A funkció egyrészről az ügyféllel vagy a vállalkozás belső szereplőivel folytatott kommunikációk rögzítésére szolgál, másrészről különböző események automatikus rögzítését lehet vele végrehajtatni.

Ablakok

Struktúra kialakítása

A kommunikáció gyűjtőben definiált kommunikációs típusok közül lehet választani a funkcióban. Pl.: Telefonhívás, email, fax stb.

A telepítő készlet tartalmaz néhány értelemszerű kommunikációs kategóriát, azonban a felhasználó saját igényei szerint formálhatja a struktúrát.

Kommunikációk rögzítése

Valós időben rögzítés

A kommunikációk rögzítésének egy csoportját érdemes a kommunikáció megtörténtével párhuzamosan elindítani (Pl.: Telefonhívás). Ebben az esetben a program egyrészről méri a kommunikációra felhasznált időt, másrészről közvetlen lehetőséget biztosít az események azonnali rögzítésére.

Üzenetküldés

Lehetőség van a munkatársaknak szóló belső üzenet küldésére. Ha be van kapcsolva az Olvasatlan üzenet szolgáltatás (részletek itt) , akkor a felhasználók képernyőjén megjelennek az új üzenetek.

Az üzenet küldője nyomon követheti, hogy ki olvasta, ill. nem olvasta még az üzeneteket.

Email küldés, fogadás

Kimenő email választása esetén a program az email beállítások alapján el is küldi az emailt. Használata azért javasolt, mert az ügyféltörzsben rögzített személyeket kell kiválasztani az email írása során és nem kell tudni fejből az email címeiket. Amennyiben az emailcím nincs megadva a törzsadatok között, az itt megadott emailcímet elmenti a program a törzsadatok közé, ezzel könnyítve meg a következő email küldését. Az email küldés hasznos alkalmazási területe: Marketing-kampány hírlevél készítés. Amennyiben mégis az Outlookban készül az email, a Kimenő email iktatása menüpontban az Outlook kimenő levelek könyvtárából lehet kiválasztani az iktatandó emailt.

Bejövő emailt könnyen lehet iktatni a Bejövő email iktatása menüpontban.

Ha a kommunikációs gyűjtőben ki van töltve a Csatolás dokumentum gyűjtő mező, akkor a program a kommunikáció iktatásával párhuzamosan a Dokumentum- és Iratnyilvántartásmodulba iktatja az email .msg állományát. Érdemes olyan Dokumentum gyűjtőt választani, amelyik felvételéhez nem kérdez meg semmit sem a Dokumentum iktatás funkció és csendben, kérdés nélkül le tud futni (Pl.: 0500, Kommunikáció)

Kapcsolódó paraméter: DkEFolder

Utólagos rögzítés

A kommunikációk másik fajtáját csak utólag lehet rögzíteni (Pl.: Megbeszélés). Ebben az esetben a Kezdés és Befejezés időpontját a valóságnak megfelelően kell regisztrálni.

Találkozó iktatása során az Ügyfeleinkkel történő személyes találkozást lehet utólag felrögzíteni a kommunikáció modulban. Igény esetén több ügyfélhez tartozó személyek és a saját személyeink is kapcsolhatók a kommunikációs adatlaphoz.

Megbeszélés iktatása során saját kollégáinkkal folytatott megbeszéléseket lehet felrögzíteni.

Integrálódás a többi modulhoz

A kommunikációhoz kapcsolódó bizonylatok blokkban lehetőségünk van számtalan struktúra adatra (Témaszám, Költséghely stb...) hivatkozni. Ezzel az egyértelmű összekapcsolással azt lehet elérni, hogy például a Témaszám funkcióban lehetőségünk lesz a Témaszámmal (Projekt számmal) kapcsolatos összes esemény megtekintésére.

Dokumentum bizonylattípus választása után lehetőségünk van hang, videó vagy egyéb fájlokat is a kommunikációhoz kapcsolni. (Kapcsolódó paraméter: KomAuto)

Ügyféllel kapcsolatos kommunikációk kigyűjtése

Az Ügyfélszemély mezőben megadott ügyfelek és személyek alapján egyrészt az Ügyfélkapcsolat kezelés funkcióban kaphatunk információkat személyekkel folytatott kommunikációkról, másrészt az Ügyféltörzsben a Kommunikáció menüpontban ugyanezt ügyfelenként olvashatjuk a képernyőn.

Műveletek

A Műveletek funkció gomb Módosítás üzemmódban érhető el. Megnyomása után egy kis menüből választhatjuk ki a szükséges műveletet. További információ: Műveletek

Események rögzítése

Események alatt azokat történéseket értjük, amelyek a vállalatirányítási rendszer egyéb helyein történtek és az esemény összefüggésbe hozható egy vagy több ügyféllel vagy annak személyeivel (PL: Számla nyomtatása, Ajánlat nyomtatása, Üzleti lehetőség felvétele) . Éppen ezért a Eseményeket nem lehet felvétel üzemmódban felvenni. Ehelyett különböző funkciók paraméterezésével lehet elérni, hogy az esemény begenerálódjon a kommunikációs modulba.

Esemény-generálás Eszközválasztás után

Az Eszközválasztás után lefutó feladatok funkció segítségével el lehet érni, hogy az eszközválasztás ablak lefuttatása után a CRM modul részét képező Kommunikáció funkcióba egy esemény generálódjon, melyet az ügyféltörzsben vagy kapcsolatkezelés funkcióban később lekérdezni lehet.

Esemény-generálás Feladatkezelésből

A Feladatkezelés modulban különböző folyamatok kerülnek definiálásra ügyfeleink igényei alapján. A feladat definíció részét képezni, hogy a feladatban végrehajtható műveletek elvégzésével párhuzamosan a Esemény generálódjon a kommunikáció modulba. Például, ha felvesznek az Üzleti lehetőséget vagy annak állapotát módosítják, akkor a kommunikáció eseményei között is megtalálható lesz a művelet végrehajtása.

 

Törlés

A Kommunikáció bejegyzések törlésére a  következő a szabály.

Mindenki a saját maga által felvett kommunikációt tudja törölni.

Kapcsolódó paraméter: KMTörölSzem

Paraméterek