Projektkezelő rendszerünk hatékony eszközt kínál a szerződéskötéstől egészen a projekt lezárásáig.

A szerződés megkötése után könnyedén rögzíthetők a szerződésben vállalt mérföldkövek és feladatok, amelyeket határidővel és a szerződés összegeivel lehet ellátni.

A projektvezetők számára lehetőséget biztosítunk, hogy a teljes projektet átlássák és kezeljék. Meghatározhatják a projekt végrehajtásához szükséges követelményeket, amelyekhez felelősöket rendelhetnek határidőkkel.

A rendszer képes előzetes kalkulációt készíteni a várható eredményekről, és a projekt lezárása után pontos ténykalkulációt is biztosít.

Követelmények összeállításakor rögzíthetőek az anyag- és termékfelhasználási igények, valamint a belső szolgáltatások szükségletei.

A rendszer támogatja a vállalkozói szerződések kötését és az alvállalkozói teljesítések nyomon követését is. Az alvállalkozók jelenthetik teljesítéseiket, amelyeket elfogadás után tovább számlázhatunk az ügyfélnek.

A projektlekérdező felületen a projektvezetők valós időben követhetik nyomon a feladatok állását, beavatkozhatnak szükség esetén, és információkat szerezhetnek a végrehajtóktól. Minden alfeladat végrehajtása során belső információs rendszerünkön keresztül értesítéseket küldhetünk, így a projektvezetők folyamatosan tájékoztatva vannak a fejleményekről.

Amint az összes követelmény teljesült, a projektvezető kiállíthatja a teljesítésigazolást, amelyet a partner elfogadhat. Ezután kiállítható a végszámla, de lehetőség van előlegbekérő számla kiállítására is a projekt elején, amelynek kifizetését nyomon követhetjük.

Projekt felvétele

A projekt felvétele során a szerződésben vállalt mérföldköveket (vagy konkrét feladatok elvégzését) a vevőrendelés nyilvántartásba tételesen kell felvenni, határidővel ellátni.

A projekt számára érdemes egy ún. témaszámot nyitni a tématörzsben. A témaszám fogja össze az egyes bizonylatokat a teljesítés során és lehetőséget biztosít a projekt eredményének követésére. ->Témaelszámolás

Külön lehetőségként figyelembe érdemes venni, hogy a szerződésben vállalt összeg devizaneme eltérhet a számlázott devizanemtől. Ezzel általában azt a lehetőséget lehet kihasználni, hogy a partner számára devizában (pl.. EUR) fixálják az összeget, de a számlázás a teljesítés dátumán érvényes Ft/EUR árfolyam alapján történik. Ez utóbbi az előlegbekérő kiállítására is vonatkozhat.

 

 

Projektlekérdező

A projektek állapotának lekérdezésére az Ügylet-kezelés funkció használatát ajánljuk.

Az Ügylet-kezelés funkció nagy rugalmassággal alakítható a felhasználói igényeknek megfelelően.

Összetett folyamatok állapotát lehet benne könnyen áttekinteni.

A funkció alapvetően lekérdezésre szolgál, azonban lehetőség van benne különböző bizonylatgeneráló/módosító műveletek elindítására. - Bővebben

 

 

 

Projektkövetelmények meghatározása

A következő feladatként meg kell határozni, hogy a projekt teljesítményéhez milyen követelmények teljesülése szükséges.

Ezek lehetnek

- termék felhasználás,

- saját szolgáltatás végrehajtása (munkaművelet végrehajtása)

- alvállalkozói szolgáltatás igénybevétele

- vagy összetett esetben belső teljesítmény, amely szintén az előbb felsoroltakból állhat. Lényegében a projekt belső csomópontjának, mérföldkövének lehet tekinteni.

Az alábbi képen látható Teljesítés oszlopon a lefúrás fogja elindítani, az ún. Szállítórendelés ajánlás műveletet.

 

A Szállítórendelés ajánlás funkció a cikktörzsben megadott cikkbesorolás alapján (figyelembe véve a Projektraktárra vonatkozó ún. Kiszolgálási tervet) fel fogja ajánlani, hogy a projekt teljesítményét milyen forrásból kell kiszolgálni. Jelen esetben a fenti képen látható, hogy a Burkolást "Gyártani" fogja. Erre utal a táblázatban látható "G" betű. Rendelés generálás (F9) művelet elindítása után elindul a Gyártás felület, amin össze lehet állítani az igényeket.

Lehetőség van projekt sablonok használatára is. A projekthez teljesítményéhez szükséges követelményeket az ún. normajegyzékben előre fel le lehet rögzíteni.

Az alábbiakban az látható, hogy az anyag igényen kívül, az 5000 m2 burkoláshoz saját erőforrásból 4000 m2, míg alvállalkozói erőforrásból 1000 m2 lesz leburkolva.

 

Projekt követelmény-lekérdezés

Miután a követelmények meg lettek határozva, a Projekt-lekérdezőben a Teljesítés oszlop már arról tájékoztat, hogy Saját erőforrásból lesz a teljesítmény teljesítve.

A lefurás gomb ebben az esetben egy másik Ügylet-kezelés funkciót indít el, amely a Projekt követelményeinek lekérdezésére szolgál.

Ezen a felületen láthatjuk, hogy a követelmény milyen állapotban van.

A Diszponált állapot jelzi, hogy a szolgáltatás, vagy termék rendelkezésre áll.

Amennyiben az összes követelmény diszponált lesz, lehetőség lesz a pojekteljesítményének lejelentésére.

Amíg viszont a  követelmény állapota Visszaigazolt, a Teljesítés oszlopban nyomon lehet követni a szállítórendelés állapotát.

Előlegkezelés

Bekérő kiállítása

Előlegbekérő kiállítása a Projekt-kezelés művelet elindítása után lehet kiállítani.

A Projekt-kezelés művelet lényegében a Kosár funkciót fogja elindítani, amely lehetőséget biztosítás a Projektrendelés tétel módosítására, esetleges elutasítására.

Továbbá lehetőséget biztosít az előlegbekérő kiállítására is. Ehhez az egyes tételek kiválasztása után a Megrendelés műveleten lehet meghatározni a bekért előleg mértékét és annak devizanemét. (Az előleg devizaneme a rendelés fejlécében megadott Fizetés devizaneme alapján lesz megajánlva.)

Előleg lekérdezése

A Projekt-kezelésből lehetőség van az előleg állapotának lekérdezésére.

 

 

Szállítórendelés kezelése

Rendelés leadása projekt követelmény lekérdezőből

A termék és az alvállalkozói szolgáltatás megrendelés ugyanazon a módon történik.

A projeklekérdezőből a projekt követelmény ablakba lefúrás után, a megrendelendő tétel kipipálása után el kell indítani a Szállítórendelés ajánlás funkciót.

A Szállítórendelés ajánlás funkció a cikktörzsben megadott cikkbesorolás alapján, és szállító (figyelembe véve a Projektraktárra vonatkozó ún. Kiszolgálási tervet) fel fogja ajánlani, hogy a terméket vagy a szolgáltatást melyik szállítótól kell megrendelni.Jelen esetben a Burkoló alvállalkozótól lesz megrendelve a burkolás.  Rendelés generálás (F9) művelet elindítása után elindul elkészül a szállítórendelés, amelyet lehetőség van, ügyféltörzsben megadott emailcímre azonnal továbbítani.

 

Szállítórendelés leadása Gyártás ablakból

A szállítórendelés leadásáan másik lehetősége az, hogy a Gyártást menedzselő felületről indítják el a szállítórendelés ajánlást.

Ehhez a A projeklekérdezőből a projekt követelmény ablakba lefúrás után, a Projektteljesítmény ablakban lévő Gyártás műveletet kell indítani.

Mivel új követelményt a projekthez, csak ezen a felületen lehet felvenni, esetleg megfontolandó az a beállítás, hogy szállítórendelést nem lehet leadni a projekt lekérdezőből, csak a Gyártás felületről. Ezzel azt lehet elérni, hogy minden műveletet a Gyártás felületen kell végrehajtani és felhasználó számára egyszerűbb kezelés élményét eredményezheti.

 

 

 

Szállítórendelés lekérdezése

A projekkezelés felületén a rendelés leadása után látható a rendelés állapota, és a visszaigazolt szállítási határidő is.

A Száll.rend. állapot mezőre kattintva lehetőség van a szállítórendelés bizonylat módosítására/lekérdezésére.

 

Projektelszámolás

A projektek várt eredményét nyomtatási képként le lehet kérdezni.

A napi árfolyam alapján mindent forintra vált át a program és meghatározza a várható eredményt.

Amíg szállítórendelés nincs leadva, a termékek és a szolgáltatások az utolsó beszerzési áron lesznek értékelve.

Beszerzés / Alvállalkozói teljesítés lejelentése

Leigazolt mennyiség átvétele

A képen látható menüponttal lehet a termék vagy alvállakozói teljesítéseket átvenni.

A menüpontban a Beszállítás bizonylat látható, amelynek paraméterezési lehetőségei igen nagyok.

Az alábbi példában a legegyszerűbb működéssel mutatjuk be a működését.

Az alvállakozói teljesítés igazolás kézhezvétele után elindítják az menüpontot, megadják az alvállakozó nevét.

A program azonnal betölti a képernyőre az alvállakozótól megrendelt, még nyitott tételeket.

Az első mezőbe a projekt megnevezése került, annak érdekében, hogyha több megrendelés is lenne, azonosítani lehessen a tételt.

Amennyiben csak rész teljesítés történt, mint azt az alábbiakban látni lehet, meg kell adni a leigazolt teljesítés.

Azt javasoljuk, hogy az alvállakozói teljesítést Gyártási számos cikkszámként kezeljék, amelyhez az egyértelmű termékkövetés szempontjából aktiválják a Gyártási szám FIFO eljárást is. Ennek köszönhetően teljesen konkrétan nyomon lehet majd követni, hogy melyik alvállakozói teljesítés, melyik projekt teljesítményébe épült bele. Ennek következménye, hogy a program automatikusan generál egy Gyártási szám azonosítót, amelyet akár le is lehet módosítani a Partner teljesítés igazoló bizonylatának számára.

 

Teljesítésigazolás iktatása

Lehetőség van a Gyártási számhoz a teljesítés igazolás iktatására is.

Amennyiben például emailen érkezett, a Bejövő emailek közül ki lehet választani.

Projekt követelményre foglalás

Az alvállakozói megrendelés a projektben meghatározott követelményre lett leadva. A szállítói megrendelés teljesítése után a követelményre lefoglalja a program az alvállakozói teljesítményt. Az alábbi funkció teljesen automatikusan is lefutattható.

Ennek eredményeként a projektlekérdezőben látható lesz, hogy a követelmény állapota diszponált.

Projektkövetelmény lekérdezés követelmény diszponálás után

Az alábbi képen látható, hogy az alvállakozói burkolás már részben teljesült.

Projektteljesítmény leigazolása

Amikor az összes követelmény Diszponált állapotú lehetőség van a projektteljesítmény létrehozására.

Ehhez az alábbi képen látható Gyártás műveletet kell elindítani.

A projektlekérdezőben a Gyártás művelet elindítása után megjelenik a Gyártás felület.

Ide akkor is ide lehet jönni, ha kiderül, hogy valamilyen követelmény megváltozott újjal egészül ki.

Viszont ha azért lett elindítva, mert a projektteljesítményét le lehet jelenteni, a Gyártás művelet megnyomásával el lehet indítani a teljesítést.

A program megkérdezi, hogy mekkora mennyiséget tudunk lejelenteni. Lehetőség van rész teljesítés lejelentésére is.

 

Teljesítés igazolás elküldése

A projekt teljesítmény "legyártása" után lehetőség van a teljesítés igazolás elküldésére a partner számára.

Ehhez a képen látható Szállítólevél:Normál mezőnél kell az elkészült teljesítés igazolásba lefúrni, majd el lehet küldeni emailen a partnertörzsben rögzített emailcímre.

 

 

 

Számlázás

A számlázni a telesítés igazolásokat lehet.

A számlázáshoz a rendelésben megadott fizetési devizanem alapján fog számlasorozatot felajánlani a program.

Az elkészült számla a napi árfolyamon forintosította a projektteljesítményét. A számla lezárásakor a már befizetett előleget fel lehetett használni.

 

Tényeredmény lekérdezése

A számlázás után a Tény eredmény lekérdezhető

 

Folyamatkezelés (CRM) kapcsolat

A projekt egyes pontjaihoz lehetőség van CRM modulban létrehozott feladatot generálni.

Feladatot lehet rendelni

- a komplett projekthez (ez látható az alábbi képen)

- a projekt teljesítményeihez

- a projekt követelményeihez - például a beszerzőt külön kijelölhetjük egy-egy alvállalkozó megtalálására.

Minden feladatnak van határideje, felelőse.

Projektfeladat felvétele

Először el kell készíteni a projektvezető feladatát.

Ebből a feladatból lehet majd látni a teljes projekttevékenységet.

A Feladatszám (fejléc) mező lefúrás gombjára kell kattintani és elkészül a feladat.

Ezek után lehet módosítani az adatokat.

 

Projektfeladat lekérdezése

A CRM modul lekérdezési lehetőségeit az alábbi módon lehet igénybe venni.

A Munkaterület elindítás után le lehet kérdezni az elvégzetlen feladatokat.

Az alábbi példában a Projektért felelős személy láthatja a hozzá tartozó projekteket.

A feladatban a Projektlekérdezés művelet elindítása után elindul a Projektlekérdező felület.

 

Projektteljesítmény feladatok kiosztása

Miután a projektvezető elindította a feladatából a lekérdezőt, lehetősége van minden egyes projektteljesítményhez, illetve projekt követelményekhez feladatot generálni.

Az alábbi képen az látható, hogy a BURKOLÁS teljesítményhez legenerálta a 24-PROT-00001 feladatot és hozzá rendeli a Központi ügyintézőhöz (jelen esetben saját magához)

 

Projektkövetelmény feladat generálás

Projekt követelmények lekérdezése után az egyes követelményekhez is generálható feladat.

Itt lehetőség van külön beszerzőt kijelölni egy-egy anyag beszerzéséhez vagy alvállakozói szerződés megkötéséhez.

Beslő szolgáltatás esetén pedig, mint az alábbi példában látható, a munkacsoport vezetőnek (Festők) lehet kiosztani a feladatot.

 

Projektkövetelmény lekérdezése

A belső üzenetküldő lehetőségek segítségével emailt kaphat az új feladatról a Festő csoportvezető.

Ha ezek után belép a programba, akkor csak a saját feladatát látja.

A Projektlekérdező felület elindítása után a követelmények között csak a Festést látja. (Igény esetén az összes többi követelményt is láthatja)

 

A feladatkezelés felületen az Állapotmódosítás művelet elindítása után lehetősége van

- Végrehajtás alatti állapotba helyezni a feladatot.

- Kioszthat alfeladatokat, amellyel gyakorlatilag a projektcsapatot egyesével kijelölheti.

- Pontosítás kérhet a feladthoz, ezzel vissza tudja adni a megbízónak a feladatot további információk beszerzése céljából.

- Készre tudja jelenteni. A készrejelentésről, illetve a többi állapotváltozásról a Megbízót emailben lehet értesíteni.