sERPa súgó

 

A következő topikban a szerződés rögzítésének folyamatáról és a fontosabb funkció használati beállításokról olvashatunk. Előszöris a Szerződés paraméter funkcióban szükséges a mező megjelenítésre és ajánlásra vonatkozó beállításokat megtenni. Erről részletesebben A szerződéskezelés paraméterezésének folyamata leírásban olvashatunk. Miután a beállítások megtörténtek és a Szerződés funkcióban csak azok a mezők jelennek meg, illetve azzal az adattartalommal, amit a paraméterben meghatároztunk, megkezdődhet a dokumentumok rögzítése a funkcióban.

 

Általános fül

Legelőször a szerződés Sorozatát szükséges kiválasztani, amelyre a dokumentumot rögzíteni szeretnék.

Állapot állításra vonatkozó szabályok

A szerződés paraméter szerinti beállítások alapján az állapot mező értéke tervezet vagy aláírt állapottal kerül kitöltésre alapértelmezetten. A mezőben megjelenő értékek választhatóságát a szerződés paraméterben található esemény rögzítés pipa szabályozza. Célszerű ezt a mezőt igaz értékkel kitölteni, enélkül csak Aláírt állapotú szerződés rögzíthető. Az állapot mezőben, addig, amíg nem véglegesek a szerződés adatai, javasolt a tervezet állapotot kiválasztani, ebben az esetben a szerződés funkcióban megtalálható összes mező értéke módosíható. Aláírt állapotú szerződés esetén csak bizonyos mezők értéke módosíthatók, ezek a következők:

Szerződés általános fülön módosítható mezők módosítás jogosultsággal rendelkező felhasználók részére aláírt szerződésen: Partner kapcsolattartó táblázat, Felelős személyek táblázat, Szerződés tárgya, Érvényesség intervallum, Várható teljesítés, Kapcsolódó iratok táblázat, Besorolás táblázat, Megjegyzés.

Szerződés tételen módosítható mezők módosítás jogosultsággal rendelkező felhasználók részére, aláírt szerződésen: Tervezett költség sáv alatt található mezők, Kontírozás sáv alatt található mezők, Kapcsolódó iratok táblázat, Megjegyzés.

Az említett állapotokon kívül lehetőség van Elvetett állapotot választani, jellemzően akkor szükséges ezt választani, hogyha a tervezet állapotú szerződés meghíusúl és a szerződés nem került véglegesen megkötésre. Az aláírt állapot után már csak lezárt állapot választható, erre akkor lehet szükség, hogyha egy élő szerződés megszűnik, vagy nem kerül meghosszabbításra az érvényessége. Lezárt és Elvetett állapot esetén mentés után a bizonylat egyetlen mezője sem módosítható.

Lezárt állapot csak akkor választható számlázási tervvel rendelkező szerződések esetén, hogyha a szerződéstételen található Nettó érték vagy Érték mező (jellegenként eltérő lehet) megegyezik a kapcsolódó számlázási terven található Számla értéke mező összesített értékével. Más esetben a felhasználónak az "Új verzió létrehozása" művelet segítségével korrigálnia kell a Nettó érték vagy Érték mezőt a megfelelő értékre. Ismétlődő - számlázási tervvel jellegű számlázási terv esetén ez az eltérés nem kerül ellenőrzésre.

 

Szerződésre vonatkozó általános beállítások

Az Állapot állítást követően a Szerződés típusáról kell döntenünk, ennek a mezőnek az értéke származhat a Szerződés paraméterből nem módosítható módon, de lehetőség van manuálisan is korrigálni az értékét, ha a paraméterben úgy határoztunk róla. Az is meghatározható, hogy a mező megjelenjen-e a funkcióban. Egyedi szerződés Keretszerződés értékek közül lehet választani, az utóbbi esetén a Szerződéstétel fül nem jelenik meg.

Az Irány mező a Szerződés típushoz hasonlóan működik, paraméterből szabályozható a kezdő értéke és a megjelenítése.

Jogosultág meghatározására is lehetőség van, a beállításokról és a működésről részletesebben a Jogosultságkezelés - hozzáférés a szerződésekhez folyamatleírásban olvashatunk.

 

Szerződés adatai

A Szerződés adatai sáv alatt megjelenő mezők a következők: Partner szerződésszám, Partner, Telephely, Adószám, EU adószám és a Keretszerződés.

A címre, adószámra és hosszú névre vonatkozó adatok nem módosíthatóak a funkcióban. A Szerződés adatai sáv alatt található mezők megjelenítése a paraméterből szabályozható.

Keretszerződést csak egyedi szerződés típusú szerződésen választhatunk ki.

Ügyfél további adatok művelet

A művelet segítéségével szabályozható a Szerződés adatai sáv alatt található Hosszú név és Cím mezők megjelenítése.

Partner kapcsolattartó táblázat

A Partner kapcsolattartó táblázatban a Partner mezőben kiválasztott ügyfél dolgozói közül választhatunk alapértelmezetten. A kiválasztott dolgozó leggyakrabban használt elérhetőségei ajánlásra kerülnek az Elérhetőség 1 és Elérhetőség 2 mezőkben.

A Feladatkör mező megnevezése a Feladatkör törzsadatból választható ki, ahova szabadon definiálható feladatkörök rögzítésére van lehetőség.

 

Amennyiben olyan személyt szerenénk megadni partner kapcsolattartónak, aki nincs rögzítve ügyfél dolgozóként, lehetőség van a megadott partnerhez új dolgozót rögzíteni. A megjelenő ablakban szükséges megadni a dolgozó fontosabb adatait, mint a feladatkör, telefonszám és az email-cím. A rögzítést követően az új személy bekerül a partner mezőben megadott ügyfél dolgozói közé.

 

 

Felelős személy táblázat

A felelős személy táblázat hasonlóan működik a partner kapcsolattartó táblázathoz. Ugyanúgy a feladatkör törzsadatból lehet kiválasztani a megfelelő feladatkört, viszont itt a személy törzsből szükséges kiválasztani a felelős személyt.

 

Ezt követően a Szerződés tárgyát és Érvényességét szükséges kitölteni a szerződésben foglaltaknak megfelelően. A Várható teljesítés mezőt abban az esetben kell kitölteni, hogyha a Fizetési mód garanciális visszatartás típusú és azt szeretnénk, hogy a garanciális visszatartás megfizetésének a határideje ehhez a dátumhoz kerüljön viszonyításra.

 

A fizetési mód kiválasztását követően megjelenik a Részlet és visszatartás fül, ahol a garanciális visszatartásra vonatkozó információk jelennek meg. Ilyen esetben a "várható teljesítés dátumát követően" lehetőséget kell választani, ez szabályozza, hogy számlázáskor a várható teljesítéshez mérten kerüljön kiszámításra a garanciális visszatartás határideje a vevőszámlán.

 

 

Fizetési feltételek

A fizetési feltételek sáv alatt a fizetési módon és határidőn kívül még a szerződés devizeneméről dönthetünk, valamint, hogy milyen pénzintézet árfolyamával szükséges elvégezni a forintra történő átváltást. A sáv és a hozzátartozó mezők megjelenítése a paraméterből szabályozható.

Kapcsolódó iratok

A kapcsolódó iratok táblázatban manuálisan vagy drag & drop módszerrel is lehetőség van iratok csatolására. Az utóbbihoz a Szerződés paraméterben található Szerződés iratgyűjtő mezőt szükséges kitölteni.

 

Besorolás

A táblázat megjelenítés a Szerződés paraméterben szabályozható. Segítségével kategorizálni lehet a szerződéseket különféle szempontok alapján. Például, hogy egy kapcsolódó fontos dokumentum kitöltött-e, vagy egyéb lényegesebb információk megjelölésére szolgál.

A különféle kategóriákat a Szerződés kategória funkcióban lehet definiálni. Itt a programban már megszokott módon szabályozni lehet, hogy egy adott besorolás időfüggő vagy kötelező legyen-e a szerződésekben. Időfüggő besorolás esetén időszakok szerint lehet meghatározni a besorolások érvényességét. Kötelező besorolás esetén a szerződéseket addig nem lehet lerögzíteni, amíg az érintett besorolás kategória tételét nem választjuk ki a szerződésen.

 

Megjegyzés

A mező megjelenítése a Szerződés paraméterből szabályozható, különféle egyéb megjegyzések, leírások megadására van lehetőség a mezőben.

Szerződéstétel

A Szerződéstételen először ki kell választani a megfelelő jelleget, annak megfelelően, hogy egyszeri vagy ismétlődő szerződést szeretnénk rögzíteni, továbbá a jellegválasztás azt is szabályozza, hogy lehetőség nyíljon számlázási terv készítésére.

A jellegek közötti különbségekről és a vonatkozó gazdasági események leírásáról részletesebben A szerződéstétel jellegekkel kezelhető gazdasági események folyamatleírásban olvashatunk.

A teljesítés igazolás mező csak tájékoztatás jellegű, a Szerződés paraméterben lehet meghatározni mely jellegek esetén legyen szükséges teljesítés igazolás készíteni és a szerződéshez hozzácsatolni. Vállalkozási díj (egyszeri - számlázási tervvel) és Vállalkozási díj (ismétlődő - számlázási tervvel) jellegek esetén meghatározható, hogy szükséges-e Teljesítés igazolás készítése a kiválasztott jelleghez. Megrendelői szolgáltatás (egyszeri - egyösszegű) és Megrendelői szolgáltatás (ismétlődő - egyösszegű) jellegek esetén nem szükséges beállítani, a jelleg kiválasztását követően a számlázási terv és a teljesítés igazolás kitöltése és léterhozása ezen jellegek esetén kötelező.

 

Dátumok

Jellegtől függően változik a mezők megjelenítése. A dátumok részletes működéséről a Számlázás a szerződésekből folyamat leírásban olvashatunk.

Termék és ár

A sáv alatt megjelenő mezőkben dönteni kell, hogy cikk, szolgáltatás vagy normál típusú tételt szeretnénk rögzíteni. A kiválasztható lehetőségeket a Szerződés paraméterben szabályozhatjuk. Továbbá a termék nettó egységárát, a vonatkozó engedményeket lehetséges megadni a mezőkben. A Nettó érték mező összesíti a nettó egységár és az engedmény mezők különbségét.

 

Tervezett költség

A Szerződéstételen lehet megadni tervezett költségeket, amelyek számlázást követően átemelésre kerülnek a vevőszámlára. A tervezett költségek rögzítéséről részletesebben A tervezett költség könyvelése című folyamatleírásban olvashatunk.

 

Kontírozás

A Kontírozás sáv és a hozzátartozó mezők megjelenítése a Szerződés paraméterből szabályozható. Vevőszámla generáláskor, tervadat generáláskor a programban a mezőkben megadott adatokat emeli át az érintett funkciókba. Részletesebben a Kontírozási lehetőségek folyamatleírásban olvashatunk a paraméterezésről és a működésről.

Tervezés

A Tervezés táblázatban lehetőség van könyvelési tervadatot kapcsolni a szerződésekhez, az itt megadott összegek csökkentik a Likviditási terv funkcióban megjelenő tervadatok összegét.

 

 

A Szerződéstételen is megjeleníthető a Kapcsolódó bizonylatok táblázat és Megjegyzés mező, ezek megjelenítése szintén a Szerződés paraméterből szabályozható.

 

Számlázási terv

A Számlázási terv táblázat segítségével lehetőség van ütemezetten tervezett teljesítési összegeket rögzíteni, bejövő és kimenő számlák esetén egyaránt. Az elkészült tervsorokból előlegbekérő és vevőszámla generálására van lehetőség. Célszerű akkor létrehozni ezt a táblázatos elrendezésű ütemezést, amikor már a szerződésen minden fontosabb információ rögzítésre került az Általános és a Szerződéstétel fülön.

Jellegek, amelyek esetén megjelenik a Számlázási terv fül: Vállalkozási díj (egyszeri - számlázási tervvel), Vállalkozási díj (ismétlődő - számlázási tervvel), Megrendelői szolgáltatás (egyszeri - egyösszegű), Megrendelői szolgáltatás (ismétlődő - egyösszegű). A jellegek megjelenítését egy adott sorozaton a Szerződés paraméterben szabályozhatjuk, ugyanitt beállítható, hogy a kiválasztott jellegek esetén szükséges-e teljesítés igazolás rögzítése. Tehét a paraméterben meghatározott beállítások alapján kétféle megjelenítésű számlázási terv hozható létre.

Vállalkozási díj (egyszeri - számlázási tervvel), Megrendelői szolgáltatás (egyszeri - egyösszegű) jellegek esetén százalékos arányban szükséges megosztani a szerződéstételen szereplő Nettó érték mező összegét a számlázási terv tervezett nettó összeg mezőjében.

Vállalkozási díj (ismétlődő - számlázási tervvel), Megrendelői szolgáltatás (ismétlődő - egyösszegű) jellegek esetén a szerződéstétel szereplő Nettó érték mező értékének kell ismétlődnie a számlázási terv tervezett nettó összeg mezőjében.

Számlázási terv - Teljesítés igazolás nélkül

A verzió oszlopban megjelenítésre kerül a szerződés verziója, ennek a mezőnek a jelentőségéről az Új verzió létrehozása alcím alatt olvashatunk. A megnevezés oszlopban a részteljesítés megnevezését szükséges megadni. Pl: 1. részteljesítés, 1. mérföldkő, stb. Az előleg mező segítségével egy adott tervsorból előlegbekérőt generálhatunk, ilyen esetben az érintett tervsorhoz nem lehet teljesítés igazolást kapcsolni. A százalék mezőben megadott érték alapján lehet felosztani az érintett szerződéstételen szereplő nettó érték mezőt több számlázási terv sorra. Ismétlődő jellegek esetén ez a mező nem jelenik meg. A tervezett teljesítés dátuma mezőben szükséges megadni a tervsorok tervezett teljesítésének dátumát, illetve a tervezett nettó összeg mezőben az összeget, amelyet tervezetten számlázni szeretnénk. A százalék mező kitöltésével a tervezett nettó összeg mező összege kiszámításra kerül automatikusan. A számla értéke mezőben a ténylegesen számlázására kerülő összeg jelenik meg, ennek a mezőnek az értéke nem módosítható.    

 

 

Számlázási terv - Teljesítés igazolással

Amennyiben olyan szerződést rögzítünk, ahol teljesítés igazolást is szükséges megadni, abban az esetben a számlázási terven megjelennek új oszlopok: Tényleges teljesítés dátuma, TIG-ben jóváhagyott összeg, Teljesítés igazolás. Ezeknek a mezőknek az értéke a teljesítés igazolásról kerül kitöltésre, értékük nem módosítható a szerződésből. A módosítás mezőben az esetleges eltérések rögzítésére van lehetőség, ennek a mezőnek az összege előjel helyesen levonásra vagy hozzáadásra kerül a számla értéke mezőhöz.  A teljesítés igazolások rögzítéséről és paraméterezéséről részletesebben A teljesítésigazolás kezelése folyamatleírásban olvashatunk.

 

Kimenő irányban a Vevőszámla, Előlegbekérő táblázatokban a számla vagy előlegbekérő generálást követően elkészülő bizonylatok jelennek meg. Bejövő irányban Szállítószámla és Számlaérkeztetés mezők jelennek meg. A szerződéseket és a bizonylatokat a számlaérkeztetésben és szállítószámlában található kapcsolódó bizonylatok fülön lehet manuálisan összekapcsolni.

 

Új verzió létrehozása művelet alkalmazása

Az aláírt szerződések lényeges tartalmi elemein az új verzió létrehozása művelettel van lehetőség módosításokat végrehajtani. A művelet elérésének beállításról részletesebben a Jogosultságkezelés - hozzáférés a szerződésekhez folyamatleírásban olvashatunk.

A művelet segítségével a kiválasztott szerződés teljes adattartalma másolásra kerül egy új verziójú szerződésen. A létrehozott szerződés a verzió mező segítségével különböztethető meg a többi azonos sorszámú szerződéstől.  A művelet használatát követően az előzmény szerződés állapota módosított állapotot kap, illetve a Hatályosság dátumtartomány lezárásra kerül a lent látható párbeszédablakon megadott dátum -1 nap értékkel.

Az elkészült szerződés tervezet állapotban jött létre, illetve megkapta a 2-es verziószámot. Megjelenik egy új Hatályosság elnevezésű mező, amely a párbeszédablakon megadott dátummal került kitöltésre, a dátumtartomány értéke nem módosítható.

 

A szerződésen megtalálható összes mező módosítható az új verzión, kivéve a Számlázási terv azon sorait, amelyek egy koriábbi verzióban voltak hatályosak. A Számlázási tervben megjelölésre kerülnek a sorok verzió szerint is, a 2-es verziónál régebbi sorokat nem lehet módosítani, se törölni, míg az új hatályosságba beleeső 2-es (vagy ennél nagyobb) sorszámmal jelölt sorok törölhetők, további sorokra bonthatók.  A hatályosság mezőnek számla generáláskor van még fontos szerepe, ugyanis csak olyan számlázási tervekből lehet számlát generálni, amelynek a Tervezett teljesítés dátuma ezt követő dátummal van kitöltve.