Szerződés paraméter beállítások
A szerződésekből történő számlageneráláshoz szükséges Vevőszámla és Előlegbekérő sorozatokat a Szerződés paraméterben található Paraméter fül alatt kell beállítani.
Vevőszámla és előlegszámla sorozatok beállítása
A Szerződés paraméterben a Sorozat fülön meghatározhatjuk, hogy a szerződésből generált számlák fontosabb tartalmi elemei módosíthatóak legyenek vagy sem. Ezt a Módosítás tiltása számlagenerálás után mező segítségével tehetjük meg.
A Számla értékének ellenőrzése beállítás azt szabályozza, hogy azokból a szerződésekből, amelyekhez számlázási terv és TIG is kapcsolódik, ellenőrzésre kerüljön-e a TIG-ben jóváhagyott összeg mező és a Számla értéke mező közötti eltérés.
Vevőszámla generáláshoz szükséges további beállítások
Az Előleg beszámítása a számlázási terv összegébe paraméter szabályozza, hogy a számlázási tervben megadott előleg az általános fülön megadott nettó érték (számlázandó összeg) részét képezi-e. Nem választása esetén az előleg nem képezi a nettó érték részét.
Előleg beszámítása a számlázási terv összegébe
A paraméterben található Áfa főszabály mező beállítása hatással van a generált vevőszámlák áfa analitika ajánlására. Ha a mező kitöltött, akkor az érintett szerződés sorozat összes tételéből vagy Egyenes adózású (Normál/Normál/27%) vagy Fordított adózású (Fordított/Normál) vevőszámla fog készülni.
Az említett analitika ajánlást csak a cikk vagy szolgáltatás típusú szerződéstétel besorolási szám áfaajánlása bírálhatja felül.
Áfa főszabály beállítása
Számlagenerálás - Számlázási tervvel rendelkező szerződésből
Teljesítés igazolással rendelkező szerződések
A számlageneráláshoz szükséges paraméterezési és beállítási információkat az alábbi súgó leírásokból tudhatjuk meg:
A szerződés rögzítésének folyamata topic Számlázási terv részében részletesen olvashattunk arról, hogy hogyan hozhatunk létre olyan szerződéseket, amelyekhez számlázási terv, továbbá teljesítés igazolás is kapcsolódik. Valamint A teljesítésigazolás kezelése folyamatleírásban a teljesítés igazolások rögzítéséről és paraméterezéséről olvashatunk részletesebben.
A Számlázási terv fül, a Szerződéstétel alfüleként jelenik meg. A számlázási terv tartalmi elemeit (mint például a Százalék, Tervezett teljesítés dátuma, Tervezett nettó összeg) manuálisan szükséges megadni.
A nem módosítható mezők (mint például a Tényleges teljesítés dátuma, TIG-ben jóváhagyott összeg és a Teljesítés igazolás) értéke a Teljesítés igazolás mezőben található bizonylatból származnak. Tehát a Számlázási tervsorát össze kell kapcsolni a megfelelő teljesítés igazolással a TIG számlázási tervből funkcióban. Ezt követően visszaírásra kerülnek az említett nem módosítható mezők értékei a Számlázási tervbe.
A Számlázási tervben található összegek, nettó összegek.
A számlázási terv tartalmi adatait ezt követően le kell ellenőrizni, amennyiben a TIG-ben jóváhagyott összeg mező és a Számla értéke mező között eltérés található, az összeg korrigálható az x. módosítás elnevezésű mezőben.
Számlázási terv
Az Előleg beszámítása a számlázási terv összegébe paraméterrel beállíthatjuk, hogy a számlázási tervben megadott előleg az általános fülön megadott nettó érték (számlázandó összeg) részét képezze-e vagy sem. Nem választása esetén az előleg nem képezi a nettó érték részét, azaz az előleg összege nélkül kell 100 %-ban felosztani a tervsorokat.
Amennyiben a számlázási terv rendben van, akkor a Számla és előlegbekérő generálás műveletet kell használni. Érdemes azon a tervsoron állni előtte, amelyből számlát szeretnénk készíteni, ezesetben a dátum intervallum megadása nélkül is megtörténik az érintett bizonylatok számlázása a számlázási terv alapján.
Ha a partner e-számlás, akkor be kell pipálni a párbeszédablakon található E-számla mezőt. Ebben az esetben a paraméterben megadott e-számla sorozaton fog elkészülni a bizonylat.
A Piszkozat mező hatására piszkozat bizonylat készül, amelyet a vevőszámla vagy előlegbekérő funkcióban szükséges ellenőrzni, majd ezt követően egy művelet segítségével igazi számlát vagy előlegbekérőt lehet létrehozni belőle. A piszkozat bizonylat egy plusz ellenőrzési lehetőséget biztosít a felhasználó számára.
A dátum intervallum mezők segítségével szűrhetünk a számlázási terv időszakára. Előlegbekérő esetén a Tervezett teljesítés dátuma mező a mérvadó, míg Számla generáláskor a Tényleges teljesítés dátuma.
A párbeszédablakon a Számla dátuma, a Könyvelés dátuma mezők értékéről határozhatunk. Illetve a számlán szereplő Saját ügyintéző és Megjegyzés mezők beállítását tehetjük meg.
A bizonylat generálás egyik alapfeltétele, hogy a szerződésnek aláírt állapotúnak kell lennie.
Számla és előlegbekérő párbeszédablak
Előlegbekérő készítése
A bizonylat generálás először mindig az előlegbekérőből készíti el a bizonylatot. Ebben az esetben nem lehet kapcsolat a szerződés számlázási tervsora és a teljesítés igazolás között.
Az éintett szerződésen, addig nem lehet módosításokat végrehajtani, amíg ezt az eredményképernyőt be nem zárjuk. A generálást követően automatikus újratöltésre kerül a szerződés.
Eredményképernyő
Az előlegbekérőből Kitöltés bizonylatról művelet segítségével, illetve az Előlegszámla generálás beállítással is lehetőség van vevőszámlát készíteni. Az előlegbekérőből készült vevőszámla bizonylatszáma megjelenítésre kerül a Számlázási terv Vevőszámla táblázatában.
Kapcsolódó vevőszámla
Amennyiben az Előleg beszámítása a számlázási terv összegébe paraméter Nem-re van állítva, azaz az előleg nem képezi a nettó érték részét, akkor az előlegsorhoz tartozó Vevőszámla táblázatban szereplő előlegszámlát fel kell osztani a számlázási terv sorai között, hogy az így kiállított előleg összegének felhasználása megtörténjen a tervsorokhoz tartozó számlák generálásakor. Ennek hatására a tervsorok számlázásakor a program beajánlja az előlegszámlát azzal az összeggel, amely az Előlegfelhasználás táblázatban az adott tervsorhoz tartozik. A számlázás csak a Generálás / Számlázás művelettel indítható. Amíg az előlegszámla nincs felosztva, a program nem engedi a tervsorokat számlázni.
Előlegfelhasználás felosztása
Vevőszámla készítése
A vevőszámla generálás az előlegbekérő generáláshoz hasonlóan működik. Ugyanakkor a generáláshoz szükséges, hogy az érintett számlázási tervsorhoz jóváhagyott állapotú teljesítés igazolás kapcsolódjon. Enélkül a számlagenerálás nem történik meg.
Amennyiben eltérés található a TIG-ben jóváhagyott összeg mező és a Számla értéke mező között és a Szerződés paraméterben található Számla értékének ellenőrzése beállítás Tiltott, akkor a számla generálás addig nem valósul meg, amíg a számlázási terv nem kerül korrigálásra,
Eltérés a számlázási tervben
Az eredményképernyőn az alábbi üzenet jelenik meg az említett esetben.
Tiltás számlázás esetén
Amennyiben a x. módosítás mezőben olyan összeget adunk meg, hogy a TIG-ben jóváhagyott összeg megegyezik a Számla érték mezőben található összeggel, akkor a számla kiállítása megtörténik.
Az éintett szerződésen, addig nem lehet módosításokat végrehajtani, amíg ezt az eredményképernyőt be nem zárjuk. A számlagenerálást követően automatikus újratöltésre kerül a szerződés.
Számlagenerálás eredményképernyő
A nem előleg típusú számlázási terv sor számlázásakor, ha az Előlegfelhasználás gridben a tervsorhoz tartozik felosztott előleg (azaz van kapcsolat az előleg és a számlázási terv sor között), akkor a számlázás generálás művelet indításakor, a felugró ablak mezőinek kitöltése után, egy újabb ablakban beajánlja azt az előlegszámlát, amely az adott sorhoz kapcsolódik. A Rögzítéskor előlegfelhasználás típusú kapcsolódó eseményt generál a számlába.
A végszámlához kapcsolt előleg összege bekerül a számlázási terv sorhoz tartozó vevőszámla tábla Felhasznált előleg nettó összege mezőbe.
Felhasznált előleg nettó összege
A szerződéskapcsolattal rendelkező előlegszámlák az Előlegfoglalás - Előlegszámla ajánlás táblázatban inaktívak, azok csak szerződésből történő számlázáskor, vagy Előlegfelhasználás típusú kapcsolódó esemény felvételével használhatók fel.
Számlagenerálás - Számlázási terv nélküli szerződésből
Szerződéstétel jellegek, amelyek esetén nem lehet számlázási tervet készíteni, ezáltal a számlagenerálás folyamata is eltérő:
Vállalkozási díj (egyszeri - egyösszegű),Vállalkozási díj (egyszeri - konfigurációval),Vállalkozási díj (ismétlődő - egyösszegű),Vállalkozási díj (ismétlődő - konfigurációval)
Dátumok sáv alatti mezők működése
Időszakonkénti elszámolás típusú fizetési mód esetén a Dátumok sáv alatt található beállítások szerint a vevőszámlán található Elszámolási időszak mezőbe is átadásra kerül a számlázási időszak.
Számlázás napja mező segítségével beállítható, hogy milyen számla keltére szeretnénk a programmal generáltatni a számlákat. A számlák generálása a Számla és előlegbekérő generálás funkció segítségével végezhető el. Ezt a funkcionalitást azoknak a partnereknek ajánljuk, akik tömegesen szerződések alapján állítanak ki számlákat.
A tömeges számla generálás folyamata:
Meg kell határozni a számlázás napjára vonatkozó beállításokat a szerződés tételen. Majd a Számla és előlegbekérő generálás funkcióban a dátum intervallum mező típusának a Számlázás napja értéket kell választani. Azt az időszakot kell megadni a mezőkben, amely beleesik a szerződéstétel érvényességébe.
Tömeges számlagenerálás
A számlázási gyakoriság mezőben azok közül az értékek közül választhatunk, amelyeket a szerződés paraméterben beállítottunk.
Választható gyakoriságok a paraméterből
Számlázás naptári időszakra mező segítségével azt dönthetjük el, hogy éven átnyúló érvényesség esetén az időszak vége 12.31 legyen vagy az érvényesség vége mezőben szereplő dátum.
Az Érvényesség intervallumba eső számlák kerülnek ellenőrzésre számlageneráláskor, továbbá ez az időszak kerül feolsztásra a Számlázási gyakoriság mező beállítása alapján.
A Teljesítés időpont mező segítségével meghatározhatjuk, hogy az időszakot a hónap elejétől vagy a hónap végétől figyelje a program.
A megfelelő dátum beállításokat követően ellenőrizhetjük a számlázási időszakokat a Terv-Tény fülön.
Terv-Tény
Számlagenerálás
Az említett jellegek esetén csak vevőszámla generálható. Ehhez a Számla és előlegbekérő generálás műveletet kell használni. A számlázási tervvel rendelkező szerződések működéséhez hasonló a párbeszédablak működése.
Viszont a Dátum intervallum mezőkben minden esetben szükséges valamilyen dátumtartományt megadni, különben a vevőszámla generálása nem történik meg. Teljesítés dátuma típus esetén a Szerződéstételen szereplő Érvényesség mező alapján történik meg a szerződések keresése.
Számlagenerálás
Az eredményképernyőn megjelenik, hogy melyik számla készült el a feltételeknek megfelelően. A számla nyomtatása elindítható az eredményképernyőről is.
Eredményképernyő
A vevőszámlán pedig megjelenítésre kerül az számlázott időszak a Tétel/Megjegyzés fülön. Ez a megjegyzés a vevőszámla listán is megjelenítésre kerül.
Számlatétel megjegyzés
Az elkészült vevőszámla megjelenítésre kerül a Terv-Tény fülön is, így nyomonkövethető, hogy mely időszakok kerültek kiszámlázásra.
Vevőszámla megjelenítés a Terv-Tény fülön
Számlagenerálás - Tört időszakra vonatkozó számlázás
A tört szerződés időszakok megfelelő számlázásához a Vállalkozási díj (ismétlődő - számlázási időszakra) jelleg alkalmazását javasoljuk. A jelleg segítségével lehetőség van napra pontosan arányosítva kiszámlázni azokat az időszakokat, amelyek a Szerződéstételen található beállítások alapján arányosított értékkel kell megjelenjenek a Terv-Tény fülön. Ebben a fejezetben az említett jelleg működése kerül bemutatásra példákon keresztül.
1. eset - Nem naptári időszakra történő számlázás mennyiség arányosítással
Az alábbi esetben egy féléves számlázási gyakoriságú szerződéstétel terv értékeinek számítása, valamint a tört időszakra történő számlagenerálás kerül levezetésre és bemutatásra.
A képen látható 100 000 HUF nettó érték összeg a szerződés gyakoriságára, azaz egy félévre vonatkozó összeget jelenti.
A számlázás naptári időszakra mező értéke hamis, ezért az első féléves időszak ebben az esetben 23.03.15-től 23.09.14-ig tart, majd követi a többi időszak:
23.09.15-24.03.14,
24.03.15-24.09.14,
valamint a 24.09.15-24.10.14 időszak, amely tört időszaknak számít.
A mennyiség arányosítás mező segítségével szabályozható, hogy a vevőszámlán megjelenítésre kerüljön-e a tört időszakra vonatkozó mennyiség, valamint a hozzákapcsolódó mennyiségi egység. Ebben a példában a számlageneráláskor a mennyiség és a mennyiségi egység mezők is kitöltésre kerülnek.
- Számlázás nem naptári időszak szerint mennyiség arányosítással-
A Terv-Tény fülön látható, hogy az első három időszakra vonatkozóan a teljes összeg, azaz 100 000 HUF kerülne kiszámlázásra, viszont a negyedik időszak esetén hozzávetőlegesen másfél hónapnyi összeg kerülne kiszámlázásra.
A negyedik időszak számolási algoritmusa a következő:
Először a mennyiségi egység kerül arányosításra: (1 / (30-15+1+31+30+31+31+28+14)) * (30+15+1+14) = 0,17 lakás
A mennyiségi egység arányosításánál a program figyelembe veszi az érintett mennyiségi egység tizedesszámát a Mennyiségi egység funkcióban, így a számlázandó összeg kalkulálásánál a program kerekített értékekkel számol.
Ezt követően a kiszámolt mennyiségi egység szorzásra kerül a nettó egységárral:
0,17* 100 000 = 17 000 Ft.
Mivel a szerződéstételen a teljesítés időpont mező érte időszak eleji, ezért a minden időszak 03.15-tel vagy 09.15-tel kezdődik.
- Terv-Tény fül számítások -
Ezt követően a számlázás a már megszokott módon a Számla és előlegbekérő generálás művelettel történik a tört, utolsó időszakra vonatkozóan:
- Számlagenerálás -
Az elkészült vevőszámla tételén a mennyiség a korábban kiszámolt, két tizedesre kerekített mennyiség lett:
- Számlatétel az arányosított mennyiségi egységgel -
A számlatétel megjegyzés fülön szintén ez az arányosított mennyiség jelenik meg:
- Számlatétel megjegyzés -
2. eset - Nem naptári időszakra történő számlázás mennyiség arányosítás nélkül
A következő eset hasonlít az 1. esethez, mivel ugyanúgy a gyakoriság féléves, a terv időszakok és azok értékei is azonosak, így a Terv-Tény fül bemutatása ebben a pontban kimarad. Az 1. esettől annyiban tér el ez a példa, hogy a mennyiség arányosítás mező hamis.
- Számlázás nem naptári időszak szerint mennyiség arányosítás nélkül -
A számlagenerálás módja is azonos az 1. pontban leírtakkal.
- Számlagenerálás -
Az elkészült vevőszámla tételen ebben az esetben a mennyiség és a mennyiségi egység mező üresen marad.
- Számlatétel mennyiség és mennyiségi egység nélkül -
A számlatétel megjegyzésben a szerződéstételen látható mennyiség és mennyiségi egység kerül megjelenítésre, viszont kiírásra kerül egy kiegészítő információ is, amely az arányosított napok számát jelenti. Tehát az összeg 30 napra vonatkozóan került arányosításra a féléves időszak tekintetében, ami 24.09.15 és 25.03.14 között 181 nap volt.
- Számlatétel megjegyzés -
3. eset - Naptári időszakra történő számlázás mennyiség arányosítás nélkül
Ebben az esetben a féléves gyakoriság a naptári időszakra vonatkozik, mivel a Számlázásá naptári időszakra mező igaz értékkel került kitöltésre. Ezalapján a számlázási időszakok a következőképp alakulnak:
23.03.15 - 23.06.30.
23.07.01 - 23.12.31.
24.01.01 - 24.06.30
24.07.01 - 24.10.31
Továbbá a képen látható 120 000 HUF nettó érték összeg a szerződés gyakoriságára, azaz egy teljes félévre vonatkozó összeget jelenti.
- Naptári időszakra történő számlázás mennyiség arányosítással -
A számlázás naptári időszakra mező beállítása miatt az első és az utolsó időszak tört időszaknak számít. A tört havi összegek meghatározásakor először a mennyiség kerül arányosításra:
1. időszak 23.03.15-23.06.30
(6 óra / (31+28+31+30+31+30)) * (31-15+1+30+31+30) = 3,58
A tört mennyiség kiszámításakor a Mennyiségi egység funkcióban meghatározott tizedes beállítás is figyelmbe kerül. Ennél a mennyiségi egységnél két tizedes került beállításra.
Majd a tört havi mennyiség szorzásra kerül a nettó egységárral:
3,58 óra * 20000 HUF/óra = 71 600 HUF
4. időszak 24.07.01-24.10.31
Ha a tört időszakban csak egész hónapok vannak, akkor ebben az esetben a két tizedesre történő kerekítés nem történik meg, mint az első esetben:
(6óra/(31+31+30+31+30+31)*(31+31+30+31) = 4
4 óra * 20000 HUF/óra = 80 000 HUF
- Tert-Tény fül számítások -
Számlageneráláskor a fent már leírt időszakokat szükséges megadni a Számla és előlegbekérő generálás művelet párbeszédablakán:
- Számlagenerálás -
Az elkészült vevőszámlán a Mennyiség arányosítás mező igaz értéke miatt megjelenik az arányosított mennyiség és a mennyiségi egység.
- Számlatétel az arányosított mennyiséggel -
A számaltétel megjegyzés fülön is megjelenítésre kerül az említett mennyiség és mennyiségi egység.
- Számlatétel megjegyzés -
Egyéb vevőszámla generálást érintő beállítások
Vevőszámla módosítása
Ha a Szerződés paraméterben a Módosítás tiltása számlagenerálás után mező igaz értékű, akkor a szerződésből generált vevőszámlák meghatározott mezői módosíthatók csak, illetve a tételösszegeket érintő műveletek nem működnek. Az érintett mezőkről itt olvashatunk:
Szerződés általános fülön található módosítható mezők és Szerződéstétel általános fülön található módosítható mezők.
Nem módosítható mezők
