Folyamat leírás
Számla ügyfél alkalmazása olyan esetben lehet szükséges, amikor például egy szerelő/kivitelező vállalkozó (ő lesz a bizonylatokon az ügyfél) ad le rendeléseket, de a számlát nem a saját nevére, hanem a megbízója (ő lesz a számla ügyfél) nevére kéri.
A Rendelés-nyilvántartás paraméter Bizonylat sorozat fülén állítható be, hogy egy adott vevőrendelésre vagy ajánlatra felvehető-e számla ügyfél. Amennyiben igen, úgy a folyamat alapjai rendelkezésre állnak. Ezzel a beállítással még egy mező használatára nyílik lehetőség: Árazás számla ügyfélre. Ezzel az határozható meg, hogy az adott bizonylaton a termékek egységárát az ügyfélre (szerelő) vagy a számla ügyfélre (megbízó) megadott árazás szerint kell meghatározni. Azt jellemzően a szerelő dönti el, hogy a kedvezményét áthárítja-e a megrendelőjére, vagy sem.
A folyamat túlnyúlik a Rendelés-nyilvántartás modulon, hiszen ezekből a rendelésekből szállítólevél, majd számla fog születni. Ezen folyamat során, minden olyan esetben, amikor az újraárazás lehetősége fennáll, akkor a bizonylaton beállított árazási szabálynak (ügyfélre vagy számlaügyfélre) megfelelően jár el a program.
- A Szállítólevél bevitelben is lehetőség van a fenti két mező kezelésére. Ezt a beállítást a Mozgásnemben kell elvégezni.
- A Vevőszámla funkciót csak annyiban érinti ez a folyamat, hogy az egyes (alább felsorolt) generáló funkciók által készített számla ügyfele nem a szállítólevélen szereplő ügyfél lesz, hanem az ott megadott számla ügyfél.
Itt fontos megjegyezni, hogy a Kitöltés bizonylatról, Gyorsított számlakitöltés több szállítólevélről és a Kitöltés több szállítólevélről műveletek NEM kezelik az itt taglalt folyamatot.
A funkcióban az árazás mindig csak a számlában szereplő ügyfélre történhet, ezért aki úgy áraz számlaügyfeles esetben, hogy az árazás a szerelő/kivitelező árain zajlik, annak a vevőszámlában le kell tiltania az ár újraajánlást,különben az újraárazás már a számlán szereplő megbízóra fog megtörténni.
Mivel a számlát a megrendelőnek kell kiegyenlítenie, ezért a hitelkeret és lejárt tartozás kezelés a teljes folyamat során a számla ügyfélre történik, ha az meg van adva.
Tekintettel arra, hogy az esetek többségében a szállítóleveleket jellemzően nem a szállítólevél bevitel funkcióval, hanem valamely generáló funkcióval készítik a felhasználóink, ezért általánosan érvényes szabály az, hogy a szállítólevelek generálásakor a program nem vizsgálja azt, hogy a keletkező szállítólevél mozgásnemében a számla ügyfél bevihető-e. Az ilyen esetet program paraméterezési hibának tekintjük és nem akasztjuk meg a folyamatot és a munkavégzést (akár sok más szállítólevél elkészülését is). Ha a rendelésben be van állítva, akkor a felhasználói szándék világos, a szállítólevél mozgásnemben a beállítás hiánya minden bizonnyal tévedés. Ha nem így járnánk el - mivel látatlanban készülnek generáláskor a számlák, a felhasználó már csak az eredményt látja - akkor rengeteg rossz számla születhetne egyetlen tévedésből kimaradt beállítás miatt.
Alkalmazó funkciók (vázlatosan, részletek a funkcióknál)
Ajánlat : Beviteli funkció, a számla ügyfél és a rá történő árazás bevitelének szintjéig van szerepe. Ha kitöltése más bizonylatról történik, akkor ezen mezők átemelése is megvalósítható.
Vevő rendelés : Az Ajánlattal egyezően.
Vevőrendelés generálás : A párbeszédablakon állítható be a két mező, az itt megadottak a generált rendelésre is rákerülnek. A funkcióval Ajánlat bizonylat is készíthető. A program nem figyeli, hogy a megadott ajánlat sorozaton megadható-e a számla ügyfél, a program el fogja készíteni az ajánlatot számla ügyféllel. A felhasználónak kell gondoskodnia arról, hogy ez a megadott ajánlat sorozaton látható is legyen.
Vevőrendelés generálás FMCG : A Vevőrendelés generálással egyezően.
Szállítólevél : Az Ajánlattal egyezően.
Kiadás : Korábbi rendelésekből készít szállítóleveleket és számlákat, ezért itt a párbeszédablakon a Számla ügyfél mező csak a kiadandó rendelések szűrésére van hatással. Arról, hogy kire kell számlázni és árazni, arról itt már nem lehet rendelkezni, ezt a vevőrendeléseken már megtette az illetékes. A számla ügyfélre szűrés itt kicsit szabadabb, mivel új tételek már nem kerülhetnek be a szállítózandó, számlázandó halmazba, mint például a Kiskereskedelem számlázás funkciónál.
Kiskereskedelem Számlázás : A funkció működése igen összetett, képes meglévő rendelésekből (művelettel akár ajánlatból is) szállítólevelet és számlát készíteni, képes számlázatlan szállítóleveleket belefoglalni a most készülő számlába és képes mindezek mellett új tételeket is kiszolgálni. Ebből következően a Kiadással ellentétben itt a Számla ügyfélre szűrés és annak eredménye jóval szigorúbb azért, hogy a kiszolgálásra kerülő tételek átláthatóak maradjanak.
A párbeszédablakon megadható a Számla ügyfél. Ez az adat szűri a már korábban elkészült és most feldolgozandó bizonylatokat is és az új tételekkel kapcsolatban is érvényre jut. Az árazásról rendelkező pipa is megtalálható a párbeszédablakon, azonban annak hatása csak az új tételekre van. A Kiadással egyezően, a korábbi bizonylatokon az ott megadott árazás jut érvényre.
Számla generálás több szállítólevélről :
Fontos!!! Ez a funkció már nem vizsgálja a hitelkeretet és a lejárt tartozást, mégpedig abból a megfontolásból, hogy ha már korábban odaadtuk az árut (elkészült a szállítólevél) akkor saját magunkkal tolnánk ki, ha nem készítenénk el a számlát, hiszen úgy semmi esélyünk sem lenne arra, hogy kifizetik az árut.
Kitöltés ajánlatról művelet.
Kitöltés bizonylatról műveletek:
- Rendelés bizonylat Szállítólevél
- Rendelés bizonylat Ajánlat
- Rendelés bizonylat Vevő rendelés
- Szállítólevél kitöltés Szállítólevélről
- Szállítólevél kitöltés Ajánlatról
- Szállítólevél kitöltés Vevő rendelésről
