sERPa súgó

Rövid leírás

Lehetőség van az értékesítési folyamat során a vevők hitelkeret kezelésének beállítására. Paraméterrel szabályozható a működés, lehetőség van ügyfél csoportokra, vagy külön ügyfelekre hitelkeretet beállítani. Lejárt tartozás esetén korlátozások vezethetők be és türelmi időt határozhatunk meg. Beállíthatjuk a tartozási összeghatárt, ameddig a korlátozást nem figyeljük. Hitelkeretet meghaladó vásárlás rögzítése során a figyelmeztetési, tiltási, jóváhagyási lehetőségeken felül az is beállítható, ha a kezelőnek engedélyt kell kérnie a tranzakcióra. Ilyenkor, az arra jogosult felhasználóktól kérhet ad-hoc hitelkeret módosítást, vagy a lejárt tartozás korlátozását is módosíthatja, ha a jogosultsága megengedi.

Ha az ügyféltörzsben a vevőhöz van beállítva központi ügyfél, akkor a központi ügyfélnél megadott hitelkeretet vizsgálja a program.

Fontos leszögezni, hogy a hitelkeret kezelés Bruttó értékkel számol. Azaz a számlák, szállítólevelek, rendelések bruttó értékét vizsgálja.

Részletes leírás

A hitelkeret egy előre meghatározott keretösszeg, amelynek erejéig a vállalatunk ki nem fizetett vásárlást engedélyez az ügyfél számára. Az a hitelkeret kezelésre vonatkozó általános szabályokat állíthatjuk be.

 

Első lépés

El kell döntenünk, hogy mi az amit szeretnénk figyelni az ügyfelek hitelkeret kialakításánál. A hitelkeret kezelés sávban hitelkeret mezőnél ki tudjuk választani, hogy a programban a hitelkeretet nem korlátozzuk, illetve ha korlátozás történik, és a hitelkeret összegét eléri az ügyfél, akkor csak készpénzért vásárolhasson, vagy egyáltalán ne vásárolhasson. Amennyiben a nincs korlátozás értéket választjuk, abban az esetben sem a Csoportos fizetési feltételben, sem az ügyfél funkció Fizetési feltétel fülén nem jelenik meg a hitelkeret kezelésre vonatkozó mezők, úgy mint a Hitelkeret, Engedélyezett lejárt tartozás, Engedélyezett késedelem mezők.

       

       

Második lépés

Szigoríthatunk a hitelkereten, hitelkeret lejárt tartozás formában. Amennyiben ezt a mezőt bepipáljuk és a hitelkeret mező értéke nem a Nincs korlátozás, abban az esetben a Csoportos fizetési feltételben, vagy az ügyfél funkció Fizetési feltétel fülén tudjuk beállítani a hitelkeret nagyságát, ha van az ügyfélnek lejárt tartozása. A lejárt tartozásra lehet türelmi időt beállítani a Türelmi idő mezőben. Ez azt eredményezi, hogy a számla lejárta után a rendszer mennyi napot engedélyezzen az ügyfeleknél mielőtt a hitelkeret értékét hitelkeret lejárt tartozással értékre csökkentené.

     

Ahogy a képen látszik ebben az esetben már van hitelkeretünk, ami 100 000 forint, hitelkeret lejárt tartozással ami 50 000 forint és bár az Általános paraméterben 2000 nap a türelmi idő a prioritásnak köszönhetően a Csoportos fizetési feltételben 10 nap, ezért ez az érvényes arra az ügyfélre, ahol ez a Csoportos fizetési feltétel be van állítva, kivéve, ha az ügyfél Fizetési feltétel fülén nincs más hitelkeret, hitelkeret lejárt tartozással, vagy türelmi idő megadva.

Harmadik lépés

Beállíthatjuk, hogy a nem számlázott szállítólevelet a diszponált rendelést és az előlegbekérőt figyelje-e a program.

Negyedik lépés

Az engedélyezett lejárt tartozás mezőben tudjuk beállítani, hogy az ügyfélnek legyen lejárt tartozás esetén engedélyezett korlátozás, vagy sem. Beállítása esetén a programban választani lehet, hogy lejárt tartozás esetén ne legyen korlátozás, csak készpénzben lehessen fizetni, vagy a korlát elérésekor ne lehessen vásárolni. Hiába az Általános paraméterben a hitelkeret mező értéke nem Nincs korlátozás, amennyiben az engedélyezett lejárt tartozás mező értéke nincs korlátozás , abban az esetben a Csoportos fizetési feltételben, vagy az ügyfél funkció Fizetési feltétel fülén nem jelenik meg a engedélyezett lejárt tartozás mező, és a program úgy számol, mintha nem engedélyeznénk lejárt tartozást. Ugyan ez a feltétel érvényes az engedélyezett késedelem mezőnél is.

     

     

Ahogy a - Általános paraméter, engedélyezett lejárt tartozás mező értéke nem a nincs korlátozás - nevű képen látszik az engedélyezett lejárt tartozás mező értéke megváltozott a nincs korlátozás értékről, ezért a Csoportos fizetési feltétel Általános fülén megjelent az engedélyezett lejárt tartozás mező, amihez 10 000 forintos értéket rendeltem hozzá. Amennyiben az engedélyezett késedelem mezőt is módosítjuk (ahogyan az - Általános paraméter, engedélyezett késedelem mező értéke nem a nincs korlátozás - nevű képen látjuk), akkor a Csoportos fizetési feltétel Általános fülén megjelenik az engedélyezett késedelem mező is, aminél most 15 napos értéket adtam meg.

 

A Csoportos fizetési feltétel Általános fülén és az ügyfél funkció Fizetési feltétel fülén lehet megadni az értékeket amit szeretnénk beállítani. Nagyon fontos megemlíteni a prioritást. Az ügyfél funkcióban megadott értékek felülírják a csoportos fizetésben megadott értéket, hiába van csoportos fizetési feltétel beállítva az ügyfélnél.

Hitelkeret kezelés fontosabb mezői:

Hitelkeret - Az itt megadott összeg az ügyfélnél levő ki nem fizetett áru maximális értéke, ha az ügyfélnek nincs türelmi idő után lejárt számlája vagy nincs hitelkeret lejárt tartozással megadási lehetőség. Ha az általános paraméterben az van a hitelkeretre beállítva, hogy nincs korlátozás, akkor nem jelenik meg a mező.

Hitelkeret lejárt tartozással - Az itt megadott összeg az adott ügyfélnél levő ki nem fizetett áru maximális értéke, ha az ügyfélnek van türelmi idő után lejárt számlája. Amennyiben az általános paraméterben a hitelkeret lejárt tartozással-ra nincs pipa beállítva, akkor nem jelenik meg a mező. A mező maximális értéke a hitelkeret maximális értékével lehet egyenlő, a minimális értéke pedig nullával. Úgy nem lehet mentést véghezvinni, hogy a mezőben nagyobb érték van megadva, mint a Hitelkeret mezőben, ebben az esetben a következő hibaüzenet jelenik meg: "A Hitelkeret lejárt tartozással mező értéke nem lehet magasabb a Hitelkeret mező értékénél!".

A csoportos fizetési feltételnél, ha a mezőből töröljük az adatot és üresen hagyjuk, akkor a program automatikusan 0 értéket tölt ki a mezőbe.

Az ügyfélnél, amennyiben a mezőből töröljük az adatot és üresen hagyjuk, akkor a program automatikusan a hitelkeret maximális összegével fog számolni.

Türelmi idő - Nap bevitel, hozzáadódik a fizetési határidőhöz. Amennyiben az általános paraméterben nem az van az engedélyezett lejárt tartozás mezőre beállítva, hogy nincs korlátozás, vagy ha az általános paraméterben a hitelkeret lejárt tartozás mező be van pipálva, akkor jelenik meg a mező. A mező kitöltésével minden csoportos fizetési feltételre, valamint ügyfélre egyenként felülírhatjuk az általános paraméterben alapértelmezettként megadott türelmi időt.

Engedélyezett lejárt tartozás - Az itt megadott összeg a lejárt számlák maximális összege. Amennyiben az általános paraméterben az van a lejárt tartozásra beállítva, hogy nincs korlátozás, akkor nem jelenik meg a mező. Ha a csoportos fizetési feltételben az engedélyezett lejárt tartozás mezőbe nem viszünk fel értéket a program 0 értékkel fog számolni, azaz, ha van lejárt tartozás, akkor az általános paraméter szerinti beállított értéket fogja figyelni  A korlát elérésekor csak készpénzért vásárolhat, illetve A korlát elérésekor nem vásárolhat.

Engedélyezett késedelem - Az itt megadott napszám a maximális megengedett késés. Amennyiben az általános paraméterben az van maximum késésre beállítva, hogy nincs korlátozás, akkor nem jelenik meg a mező. Abban az esetben ha a csoportos fizetési feltételben nincs érték megadva a mezőben, akkor 0 nap késedelmet enged.

 

Példa

A Csoportos fizetési feltétel Általános fülén beállítottuk a hitelkeret összegét 100 000 forintra, a hitelkeret lejárt tartozás összegét 50 000 forintra, a türelmi időt 10 napra, az engedélyezett késedelmet 10 000 forintra és az engedélyezett késedelmet 15 napra, ahogy azt az alábbi képen is lehet látni:

Az ügyfél funkció Fizetési feltétel fülén beállítottuk a hitelkeret összegét 200 000 forintra, a hitelkeret lejárt tartozás összegét 80 000 forintra, a türelmi időt 3 napra, az engedélyezett késedelmet 20 000 forintra és az engedélyezett késedelmet 15 napra, ahogy azt az alábbi képen is lehet látni:

A példában látható, hogy az DB ügyfélkóddal ellátott ügyfélhez a csoportos fizetési feltétel mezőben fel van véve a vk nevű csoportos fizetési feltétel. Ebben az esetben a program az ügyfélnél felvett adatokkal számol, hiszen annak nagyobb a prioritásuk, ezért az lesz a számottevő.

1. verzió: Amennyiben az ügyfélnek nincs lejárt tartozása, akkor akár 200 000 forintos összegig is vásárolhat átutalással.

2. verzió: Amennyiben az ügyfélnek  van lejárt tartozása, ami  mondjuk 30 000 forint és a késedelme jelen esetben mindegy, hogy több, vagy kevesebb mint 15 nap (mivel az engedélyezett lejárt tartozás meghaladja a megadott 20 000 forintos értéket), akkor a hitelkeret lejárt tartozással mezőből származó 80 000 forint mínusz lejárt tartozás összege 30 000 forint (80000-30000=50000), azaz 50 000 forint összegig vásárolhat átutalással.

3. verzió: Amennyiben az ügyfélnek  van lejárt tartozása, ami  mondjuk 10 000 forint és a késedelme 20 nap (mivel az engedélyezett késedelem meghaladja a megadott 15 napos értéket), akkor a hitelkeret lejárt tartozással mezőből származó 80 000 forint mínusz lejárt tartozás összege 10 000 forint (80000-10000=70000), azaz 70 000 forint összegig vásárolhat átutalással.

4. verzió: Amennyiben az ügyfélnek  van lejárt tartozása, ami  mondjuk 15 000 forint és a késedelme kevesebb mint 15 nap, akkor a program a hitelkeret értékével fog számolni, tehát az ügyfél 200000-15000=185000 forintig vásárolhat átutalással.

A ügyfelek hitelkeret kezelés figyelésének legjobb módja a Vevőszámlánál a Számlaösszesítő művelet, a Szállítólevélnél a Szállítólevél összesítő művelet, az Ajánlatnál a Rendelés összesítő művelet és a Vevő rendelésnél a Rendelés összesítő művelet.

A műveleteken a következő információt kapjuk:

A DB ügyfélkóddal rendelkező vevőre a feljebb már említett értékek beállításával, ahogy a számlaösszesítő ablakban látszik, mivel nincs lejárt tartozása, ezért 200 000 forintos hitelkerettel rendelkezik. Van egy nem lejárt számlája ami 10 000 forint, ez a vevőszámlán és a számlaösszesítőn (folyószámla egyenleg mező) is látszik. Engedélyezett lejárt tartozása 20 000 forinti, az engedélyezett késedelme 15 nap, a ki nem használt hitelkeret összege 190 000 forint, ez az az összeg ameddig még vásárolhat átutalással, mielőtt egyenlítené a meglévő tartozását. Látszik még a számlaösszesítőn a kihasználtság mező, ami jelen esetben 5 %, ezt a program úgy számolja , hogy a teljes hitelkeretéből hány százalékot használt ki, azaz 200 000 forintnak a 10 000 forint az 5 százaléka (10000/200000=5%). A lejárt tartozás sáv alatt látnánk a lejárt tartozás összegét, de mivel ennek a vevőnek nincs, ezért a mező kitöltetlen magad, csak úgy mit a legnagyobb késedelem és a számítás dátuma mező.

Még egy fontos dolgot megemlítenék a Vevőszámlánál, Szállítólevélnél, Ajánlatnál és a Vevő rendelés funkciók használatánál. Amennyiben a felhasználónak nincs jogosultsága módosítani a hitelkereten, vagy a lejárt tartozáson, lehetőség van a menüparaméterben megfelelő beállításoknál engedélyt kérni olyan személytől akinek van jogosultsága annak megadására. A Hitelkeret túllépés paraméterben történő beállítása a következő lehet:

 

Ahogy azt a képen látjuk, a tiltott azt jelenti, hogy nem módosítható, az engedélyezett ennek ellentettje, azaz szabadon módosítható. A figyelmeztetéssel azt jelenti, hogy a program egy figyelmeztető ablakot dob fel. A jóváhagyással azt jeleni, hogy a felhasználónak jóvá kell hagyni a hitelkeret módosítást. Az engedélyezéssel pedig azt jeleni, hogy a egy jogosult felhasználótól kell engedélyt kérnünk, ahogy ezt a következő kép is mutatja:

A fenti "Engedélyeztetéssel kért hitelkeret módosítás" című képen látszik, hogy jelen esetben kik azok a személyek, akiktől lehet kérni engedélyt a módosításra (azt a személyt, vagy személyeket kell bepipálni, akiktől kérjük az engedélyt, ebben a táblázatban csak azok a személyek jelennek meg, akiknek joguk van engedélyt adni), a szövegben, hogy mit is szeretnék pontosan. Az engedély kérés küldése gomb megnyomása után kérjük az engedélyt. Emennyiben megkaptuk, úgy az engedélyező kód beállítása után a hitelkeret erre az egy tranzakcióra megváltozott.

A Lejárt tartozás túllépés paraméter kicsit egyszerűbb, a hitelkeret túllépéshez hasonlóan és funkcionalitásban megegyezően a következő beállítások lehetségesek (Engedélyezett, Figyelmeztetéssel, Jóváhagyással, Tiltott), ahogy az az alábbi képen látszik.

Ezen paraméterek működési elve megegyezik a hitelkeret paraméterben használtakéval.

 

Történhet olyan eset, hogy bizonyos időre kellene megnövelni a hitelkeret / hitelkeret lejárt tartozással értékét, vagy az engedélyezett lejárt tartozás értékét. Ebben az esetben nyújthat nagy segítséget a Hitelkeret-módosítás vagy a Lejárt tartozás korlátozás-módosítás.

A Hitelkeret-módosítás művelet csak abban az esetben érhető el, ha az általános paraméterben a hitelkeret mező értéke nem nincs korlátozás. A Lejárt tartozás korlátozás-módosítás funkció akkor indítható el, ha az általános paraméterben az engedélyezett lejárt tartozás mező értéke nem nincs korlátozás. A funkciók csak felvétel és lekérdezés üzemmódban indítható. Ha hibásan vittünk be adatott, akkor azt negatív összeg bevitelével javíthatjuk.

Ezen műveletek használatához jogosultságra van szükségünk, amit a felhasználó törzsben lehet beállítani, ahogy az alábbi képen látható:

A képen látható, hogy a kiválasztott felhasználó jogosult lesz a maximális hitelkeret módosításán 300 000 forintos összegig, ez azt jelenti, hogy a DB ügyfél 200 000 forintos hitelkeretét meg tudja növelni határozott időre, akár 500 000 forintra is. A képen továbbá az is jól látszik, hogy a maximális lejárt tartozás korlát módosítás mező értéke 150 000 forint, ami azt jelenti, hogy a DB ügyfélkóddal rendelkező ügyfél esetén engedélyezett lejárt tartozás, aminek értéke 20 000 forint, megnövelheti a felhasználó plusz 150 000 forinttal, ezáltal maximálisan 170 000 forintot eléve. Természetesen ez egy példa, és a példa összegeivel számolunk, ez a való életben, nagyobb, de akár kisebb összegeket is jelenthet.

A következő képen láthatjuk, ahogy az előbbi elméletet gyakorlatban alátámasztva a DB ügyfélkóddal rendelkező ügyfélnél megnöveltük a hitelkeretet 100 000 forinttal, ahogy az látszik is az érvényes hitelkeret módosítás mezőben. Így az ügyfélnek meghatározott időre a hitelkerete 300 000 forint lett, amit a módosított hitelkeret mező mutat.

A Lejárt tartozás korlátozás-módosítás funkció is hasonló képen működik, mivel a DB kódú ügyfelünknek nincs lejárt tartozása, ezért a Luk001 kódú ügyfelet nézzük meg az adatbázisunkból, ahol a lejárt tartozás összege 6 016 090,583 forint volt. Ahogy a képen is látszik a lejárt tartozását az adott rövid időszakra módosítottuk 7 000 000 forinttal, ez azt jelenti, ha csoportos fizetési feltételben volt beállítva 1 000 000 forint a lejárt tartozásra,és mi még 7 000 000 forinttal módosítottuk, akkor a módosítás időszakára 8 000 000 forintra változott.

Kivételes bizonylatkezelés

Komissió modult használó ügyfeleink esetében arra kellett figyelemmel lennünk, hogy egy Komissió bizonylat nem szállítólevél és nem is rendelés, tehát külön elbírálásban kell részesíteni. A komissiózási folyamat röviden a következő:
- Az első lépés a komissió foglalás, ami a diszponálással van szoros összefüggésben, ezért az általános paraméter diszponált rendelés mezőjének igaz állása esetén kell érvényre jusson.
- A következő lépés a Komissió utasítás, ami már közvetlenül megelőzi a szállítólevél készítését. Abból indultunk ki, hogy amikor utasítás készül, akkor az azzal a céllal készül, hogy a raktárost (hamarosan, maholnap) az áru összeszedésére utasítsuk. Értelmetlen lenne összeszedetni vele az árut, majd a komissió feldolgozásakor (amikor a szállítólevél készül) állítani meg a folyamatot és meggátolni a szállítólevél elkészítését, ezzel arra kárhoztatva őt, hogy adott esetben mindent pakoljon vissza a helyére. (Ha idő közben ezeket a helyeket elfoglalta más áru, akkor még kínosabbá válik a helyzet.) Azzal a problémával is szembe kell(het) nézni, hogy ha túrára szedetés történik és ezért egy komissió utasításra kerül több vevő még több rendelése, akkor rettentően nehéz helyzet állhat elő, ha egy problémás vevő miatt megáll a teljes szállítmány kiszolgálása.

Fentiek miatt sokkal jobb megoldás, ha utasítás generáláskor figyelmeztetünk arra, ha hitelkeret, vagy lejárt tartozás problémával állunk szemben és ezt csak akkor tesszük, ha az Általános paraméterben a Nem számlázott szállítólevél mező igazra van állítva, hiszen ekkor számít az, hogy szabad-e szállítólevelet készíteni a korlátozásokba ütköző esetekben. Más szavakkal, röviden: A szállítólevél készítési szándék szintjén vizsgáljuk azt, hogy az áru kiadható lesz-e.
Komissió utasításként kell értelmezni az Előkészítő utasítás típusú bizonylatokat is, hiszen kár lenne áthelyezni az előkészítő térbe az árut csomagolásra, ha utána úgysem adjuk oda a vásárlónak.

A Komissió generálás funkció azért is különösen alkalmas arra, hogy ott vizsgálódjunk, mert akár rendeléstétel szinten szabályozható az, hogy miből legyen utasítás. Konkrét vevőkkel van dolgunk, konkrét rendelésekkel (adott beállításnál a készpénzes rendelés nem csökkenti a hitelkeretet) így lehetőség van arra is, hogy csak 1-1 rendeléstételt zárjunk ki a komissiózásból.

További részletek a fentebb már említett korlátozásokat kezelő menüparamétereknél olvashatók.