Az Iratleíró fülön állva a nyomtatás ikonnal, (illetve Ctrl+L vagy menüből elindítva is) az iratleíró listát indíthatjuk el, a párbeszédablak kezdő értékként az éppen aktuális irat adatait ajánlja meg.
Mezőleírások
Iratgyűjtő |
Az irat tárolási helye. A mező mellett lévő gombra kattintva egy fa struktúrában választhatjuk meg az irat helyét. (Az iratgyűjtőket a Struktúra/Iratgyűjtő funkcióval kezelhetjük.) Felvételkor az az iratgyűjtő ajánlódik meg, amely a Művelet / Iratgyűjtő szűrésben utoljára ki volt választva. |
Iktatószám |
Az aktuális irat iktatószáma, ha az iratgyűjtőben a sorszám módosítás hamis. Felvétel üzemmódban csak az év és a sorozat látszik. Az iratok iktatószámában az év értéke mindig az aktuális pénzügyi év alapján kerül megadásra, a sorozat az iratgyűjtő bevitelben adható meg. |
Külső bizonylatazonosító |
Ha az Általános paraméter funkció / Általános fülén található Külső bizonylatazonosító meg van adva, akkor azt automatikusan megmutatjuk ebben a mezőben. A mező alap esetben nem módosítható, csak megmutatjuk az értékét. |
Év |
Az aktuális irat éve, ha az iratgyűjtőben a sorszám módosítás igaz. Az iratok iktatószámában az év értéke mindig az aktuális pénzügyi év alapján kerül megadásra, a sorozat az iratgyűjtő bevitelben adható meg. |
Sorozat |
Az aktuális irat sorozata, ha az iratgyűjtőben a sorszám módosítás igaz. Az iratok iktatószámában a sorozat az iratgyűjtő bevitelben adható meg. |
Sorszám |
Az aktuális irat sorszáma, ha az iratgyűjtőben a sorszám módosítás igaz. |
Irat típus |
Választható, hogy adott irat milyen típusú bizonylat, lehetséges választások (Szabályozható az Iratgyűjtő-ben): Levél, Szerződés, Munkalap, Ajánlat, Vevő rendelés, Szállító rendelés, Belső rendelés, Készletre rendelés, Keretrendelés, Előlegbekérő, Szállítólevél, Vevőszámla, Belsőszámla, Szállítószámla, Egyéb. Csak olyan típust választhatunk, amit az Iratgyűjtőben engedélyeztünk. Nem látható, ha az Iratgyűjtő-ben Irat típus mező típus = Nincs bevitel. |
Igazolás |
|
A mező bepipálásával jelezhetjük, hogy jelen irat az egy korábbi iratunk válasza. Hatására egyrészt az Előzmény mező jelen mező mellé kerül. Másrészt az előzmény mezőn kiválasztott irat alapján lehetőség van az előzményben felvett adatok jelen iratba való átemelésére az erre vonatkozó megjelenő kérdésre "Kívánja kitölteni a főbb adatokat az előzmény alapján?" adott Igen válasz kiválasztásával. Az átemelődő adatok a következők: Ügyfél, Telephely, Ügyfél ügyintéző, Tárgy, Költséghely, Témaszám, Pozíciószám, Saját ügyintéző. |
|
Ügyfél |
Az Iratgyűjtő / "Ügyfél mező típus" mező beállítása alapján kitölthető. Az ügyféltörzsben rögzített adatok közül lehet választani. A Név mező végén - amennyiben az iratgyűjtőben engedélyezett - megjelenik a További partnerek gomb. Megnyomására egy táblázatban felvehetők az irathoz tartozó további partnerek (pl. többoldalú szerződés esetén). |
Telephely |
A kiválasztott ügyfélhez rögzített telephelyek közül lehet választani. |
Ügyfél ügyintéző |
A kiválasztott ügyfélhez rögzített dolgozók közül lehet választani. |
A táblázat akkor látható, amennyiben van már elmentett további partner adat, vagy az ügyfél név mező utáni További partnerek gombbal a felhasználó megjelenítette a táblázatot. A táblázat oszlopai: |
|
Ügyfél kód |
További partner választás ügyfél kód alapján. |
Ügyfél név |
További partner választás ügyfél név alapján. |
Telephely kód |
A kiválasztott további partner telephelyének kiválasztása telephely kód alapján. |
Telephely név |
A kiválasztott további partner telephelyének kiválasztása telephely név alapján. |
Ügyintéző |
A kiválasztott további partner ügyintéző kiválasztása ügyfél dolgozó név alapján. |
Személy |
Az Iratgyűjtő / "Személy mező típus" mező beállítása alapján kitölthető. A személytörzsben rögzített adatok közül lehet választani. |
Adós
Akkor jelenik meg a terület, ha az adatbázisban a Követeléskezelés modul is használatban van.
Nyomógomb
|
||||||||||||
Adós státusz
|
||||||||||||
Ügyféltörzs nélküli ügyfél adatai
Akkor látszik, ha az iratgyűjtőben az Ügyfélkieg pipa igaz.
Név |
Ügyfél nevének kézi felvétele. (Nem választás az ügyféltörzsből.) |
Cím |
Ügyfél irányítószám adata. |
|
Helység adata. |
|
Ügyfél címe, melyet manuálisan lehet bevinni. |
|
Ország választás. Az országtörzsben rögzített, használható beállítású országok közül választhatunk. |
Adószám |
Az ügyfél adóazonosító száma, melyet manuálisan lehet bevinni. |
Ügyfél ügyintéző |
Az ügyfél ügyintézője, melyet manuálisan lehet bevinni. |
Telefon |
Az ügyfél telefonszáma, melyet manuálisan lehet bevinni. |
Fax |
Az ügyfél faxszáma, melyet manuálisan lehet bevinni. |
Az ügyfél e-mail címe, melyet manuálisan lehet bevinni. |
Ügyfél iktatószám |
Az iratgyűjtő beállítása alapján kitölthető. Az ügyféltől beérkező iraton szereplő, beküldő által adott iktatószám. |
Tárgy |
Az irat témájára vonatkozó rövid meghatározás. |
Irat dátum |
Az elküldendő, illetve beérkezett irat létrehozásának dátuma. |
Ha iratnak van-e előzménye, akkor azt itt lehet megadni az iktatószámra való hivatkozással. Egy irat több másiknak is lehet előzménye. A kereső ablakot jobb egér gombbal lenyitva tudunk szűrni, pl. így tudunk olyan iratot kiválasztani amelynek van előzménye. Ha a kiválasztott irat nincs elintézve, azaz nincs tényleges elintézési dátum kitöltve, akkor lezáráskor megkérdezzük, hogy „Kívánja, hogy az előzmény irat a mai dátumon elintézetté legyen téve?” (Igen/Nem). Ennek segítségével lezárhatjuk a már nem aktuális iratott, és nem kerül felejtésbe a korábbi irat lezárása. Amikor olyan iratot választunk ki előzménynek, amelyre már egy másik irat is hivatkozik előzményként (azaz lehet, hogy jelen iratot már valaki beiktatta), akkor kiírásra kerül egy Figyelmeztetés ablakban, hogy a "A ÉÉÉÉ-xxxx/nnnnnnnn iktatószámú irat már hivatkozik az előzménynek megadott iratra." Az előzmény mező a Válasz mező bepipálásának hatására a Válasz mező mellé kerül és a válaszként kiválasztott irat adatai alapján jelen irat adatai kitölthetők. Ennek részletes leírása a Válasz mező leírásánál található. |
Besorolás
Kiválasztható az irat kategória és irat kategória tétel, az iratgyűjtő beállítása alapján kötelezővé tehető egy-egy kategória felvétele. A táblázat oszlopai: |
|
Kategória |
|
Kód |
|
Név |
|
Mezőleírások
Költséghely |
Az iratgyűjtő beállítása szerint egy vagy több költséghely adható meg (egy mezőben vagy táblázatban). |
Költséghely
A táblázat oszlopai: |
|
Kód |
|
Név |
|
Mezőleírások
Témaszám |
Az iratgyűjtő beállítása szerint egy vagy több témaszám adható meg (egy mezőben vagy táblázatban). |
Témaszám
A táblázat oszlopai: |
|
Kód |
|
Név |
|
Mezőleírások
Pozíciószám |
Az iratgyűjtő beállítása szerint egy vagy több pozíciószám adható meg (egy mezőben vagy táblázatban). |
Pozíciószám
A táblázat oszlopai: |
|
Kód |
|
Név |
|
Mezőleírások
Az irat beérkezésének, illetve elküldésének dátuma. |
|
Tervezett elintézés dátum |
Az iratgyűjtő beállítása alapján kitölthető. Megadható, hogy az adott irattal kapcsolatosan mely határidő az, amelyig bezárólag intézkés szükséges. Amennyiben az iratgyűjtőben beállítottuk az Elintézés dátum ajánlást, az ott megadott adatok alapján beajánlódik a dátum. |
Saját ügyintéző |
Annak az ügyintézőnek a neve, akinek a rögzített irattal kapcsolatosan intézkednie kell. A mezőn történt módosítások naplózásra kerülnek. |
Érintett személy
Az iratgyűjtőben történő engedélyezés esetén személyenként megadható az irathoz tartozó érintettek. A táblázat oszlopai: |
|
Személy |
Az érintett személy(kód,név), a személytörzsből választható. |
Megjegyzés |
Rövid megjegyzés. |
Mezőleírások
Saját ügyintéző |
Annak az ügyintézőnek a neve, akinek a rögzített irattal kapcsolatosan intézkednie kell. A mezőn történt módosítások naplózásra kerülnek. |
További adat
Itt adhatjuk meg a bizonylathoz tartozó további adatokat, a szöveget az ikonsoron levő ? megajánlása gombbal ki is választhatjuk a Rendelés-nyilvántartás->struktúra->További adat szöveg-ben megadott értékek közül. Szabályozása a Iratgyűjőben adható meg gyűjtőnként. A funkció bal oldali keresőjében Külső bizonylatazonosítóra (További adat szövegre) is tudunk keresni. A táblázat oszlopai: |
|
Címke |
Felvételkor az iratparaméter alapján beajánlásra kerül, de a felhasználó felvehet új sort és törölhet benne. |
Szöveg |
További adatok megadása szövegesen |
Mezőleírások
Igazolás állapot |
Itt adható meg, hogy az irat milyen állapotban van. Választható állapotok: Iktatott, Felülvizsgált, Ellenőrzött, Utalványozott, Elfogadott, Elutasított, Visszaküldött, Utalható. Ezek közül csak azok választhatóak, amelyek az iratgyűjtőben engedélyezettek. Az iratgyűjtőben irat típusonként megadható, hogy mely igazolás állapotokat kívánjuk használni. Szintén az iratgyűjtő funkcióban beállíthatjuk, hogy ha az igazoló személy táblázat alapján az igazolás állapot automatikusan módosuljon. |
Beállította |
|
Bizonylatszám |
|
Igazoló személy táblázat
A táblázatnak több füle lehet, annyi ahány igazolás állapotot használunk az adott irat gyűjtőben. A fülek az adott igazolás állapot utolsó állapotát jelenítik meg. Az egyes igazolás állapotokhoz a kötelező és választható igazoló személyek (személy kategóriák) az iratgyűjtő funkcióban rendelhetők hozzá. A füleket akkor kell létrehozni, amikor az adott igazolás állapotba kerül az irat. A táblázat oszlopai: |
|
Sorrend |
Megadható az igazoló személyek sorrendje, mely alapján, ha az automatikus üzenet típus funkcióban a további adatok fülön a számla érkezetés típusoknál "Üzenet küldés az igazolók sorrendjében" be van pipálva, akkor az a felhasználó kap üzenetet minden módosításkor, akinél be van állítva az üzenet és az igazolók táblázatban a sorrendben a legkisebb azok közül, ahol az igazolás állapota folyamatban van. |
Kód |
Igazoló személy kódja. |
Név |
Igazoló személy neve. |
Igazolás |
Választható értékek: Elbírálás alatt, Elfogadva, Elutasítva. Az adott igazolás állapot elfogadott, ha minden igazoló személy elfogadta, elutasított ha van olyan igazoló személy, aki elutasította. |
Dátum |
Az igazolás dátuma. Igazolás mező módosításakor a dátum mező újraajánlódik a mai nappal. (automatikusan aktualizálja a program a dátumot.) |
Megjegyzés |
Az igazoló személy megjegyzése. |
Kiadás kelte |
|
Visszavétel kelte |
|
Munkaidő
Az iratgyűjtőben történő engedélyezés esetén személyenként megadható az irathoz tartozó munkaidő. A táblázat oszlopai: |
|
Személy |
A munkát végző személy, a személytörzsből választható. |
Munkaidő (óra) |
Az elvégzett munka mennyisége órában. (999,99 maximum beírható érték) |
Kiszállás (alkalom) |
Megadhatjuk hogy a csatolt munkalapon hány kiszállás alkalmat szerepeltetünk Egész típusú szám adható meg
|
Kiszállás (km) |
Megadhatjuk hogy a csatolt munkalapon hány km a kiszállás távolsága. Egész típusú szám adható meg
|
Kapcsolódó iratok
Az adott irathoz logikailag kapcsolódó iratokat lehet megadni. Az iratgyűjtőben szabályozható a megjelenítése a gridnek. A táblázat oszlopai: |
|
Irat |
A irathoz kapcsolódó iratok iktatószáma. |
Tárgy |
Nem módosítható mező. A jelen sorban a termékhez kapcsolt irat tárgya kerül kiírásra a mezőben. |
Megjegyzés |
Az irattal kapcsolatos szöveges adatok rögzítésére szolgál. A mezőn történt módosítások naplózásra kerülnek. |
Tényleges elintézés dátum |
Az a dátum, amikor a tényleges intézkedések megtörténtek és az irat lezártnak tekinthető. A mezőn történt módosítások naplózásra kerülnek, amelyek a Napló fülön láthatók. Ha a mai napnál későbbi (jövőbeni) elintézési dátumot adtunk meg, akkor erre figyelmeztet mentéskor a program. |
