Iratok eltárolására (lapolvasóról JPEG-ben, e-mail, Microsoft Word, Excel, és egyéb fájlok), csoportosítására és visszakeresésére szolgáló funkció.
Fülek
Leírás
Az irat iratleíró fülén az egyes mezők kitölthetőségére vonatkozó szabályokat az iratgyűjtő bevitelben lehet szabályozni.
Iratot rögzíteni csak használható iratgyűjtőbe lehet. Új irat rögzítése esetén az irat iktatószáma mentés után egy párbeszédablakban jelenik meg.
A szűrések: a szűrés ikonnal induló szűrés plusz az iratgyűjtő szűrés és a szűrés eszköztár egymást kizárják, bármelyikkel történő szűrés a másik szűrést érvényteleníti.
Az iratra áthúzott (drag&drop módszerrel) word dokumentumban, ha szerepel az «Iktatoszam» adatmező és az Automatikus iktatószám kitöltés engedélyezett (alapértelmezés), akkor a lementett irat iktatószáma beíródik az iktatott dokumentumba.
Példák:
Ha azt szeretnénk elérni, hogy egy iratgyűjtő iratai már ne legyenek módosíthatóak, de a felhasználók továbbra is láthassák, vagy csak az új iratok felvételét szeretnénk elkerülni, mert pl. évente új iratgyűjtőt kezdünk, akkor a következőket tehetjük. Fel kell vennünk egy irat hozzáférés csoportot. Az adott iratgyűjtőhöz hozzá kell rendelnünk a felvett csoportot, és be kell állítani a kívánt engedélyeket. Menü paraméterként pedig meg kell adni az Irat hozzáférés csoportot, itt értékként a hozzáférés csoport nevét kell megadni.
Törölni csak akkor tudunk egy iratot, ha a paraméterek a következőképpen állnak: Csak naplózott mezők módosítása = Nem; Törlés = Engedélyezett; Csak saját irat módosítása Igen / Nem, aszerint, hogy sajátot vagy másét akarjuk törölni.
Szinkronizáció esetén csak a fejléc szinkronizálódik (Iratleíró igen, Irat oldal nem), mivel az irat adatbázis csak egy sERPás adatbázishoz kapcsolódhat.
Ha a kiválasztott iratgyűjtőben nincs megadva sorozat, akkor nem lehet felvétel üzemmódba váltani.
Műveletek
 | Összes oldal vágólapra másolása |
Keresés
Iktatószám |
Iktatószám alapján. |
Beérkezés dátum [Tárgy] |
Az iratok elsődlegesen dátum szerint vannak rendezve, azon belül pedig tárgy szerint. Egyéb: 100 karakter kerül kiírásra. |
Irat dátum [Tárgy] |
Az iratok elsődlegesen dátum szerint vannak rendezve, azon belül pedig tárgy szerint. Egyéb: 100 karakter kerül kiírásra. |
Név |
Ügyfél / Személyre, személy esetén kerüljön kiírásra a személy neve. |
Ügyfél iktatószám |
Ügyfél iktatószám alapján. |
Szűrés
Ellenőrzések
A program az adatok mentésekor az alábbi üzeneteket adhatja:
Javasolt almenü
Funkció elérése menüszerkesztéskor: Iratkezelés / Irat
Méretezés
A program automatikusan menti a méretezés állapotát és a betölteni kívánt kép és PDF fájlokat a mentett nagyítással jeleníti meg. Az iratok közötti váltásnál a legutóbb használt méretezési beállítást használja a sERPa.
Ha a felhasználó nem az alap beállítások közül választ:
-Teljes oldal
-Teljes szélesség
-Eredeti méret
akkor az éppen aktuálisan használt (ezektől eltérő) méretet jegyzi meg a program. A méretezés a korábbi működéssel ellentétben megmarad ha a felhasználó bezárja a funkciót vagy a programot.
Amennyiben a felhasználó egyéni méretezést szeretne alkalmazni, azt a Ctrl billentyű lenyomásával + az egér görgőjével teheti meg. Ha a Ctrl billentyűt nyomva tartva a felhasználó a görgőt előre görgeti, a dokumentumban nagyítani, a görgőt lefelé görgetve kicsinyíteni tud. Az egér görgőjét a Ctrl billentyű nélkül scrollozásra használhatja a felhasználó. Előre tekerésnél a dokumentumban felfelé, míg hátra tekerésnél lefelé haladhat.
Paraméterek
|
|
(Érték) Azt szabályozhatjuk, hogy milyen kiterjesztésű file-okat ne nyisson meg az iratkezelés automatikusan, mikor az irat oldalra lépünk. (A megnyitás gombbal ekkor is meg tudjuk nyitni a file-t.) |
|
Engedélyezett,Tiltott) [Engedélyezett] |
|
(Tiltott,Engedélyezett,Figyelmeztetéssel,Jóváhagyással) [Engedélyezett] |
|
(Ügyfélkód/Telephelykód) A kiválasztott Érték után beírhatunk egy képletet, ebben az esetben csak a képletnek megfelelő bizonylatokat kezelhetünk a menüponttal. Ha egy konkrét kódot írunk be, akkor az érintett mező értéke nem módosítható a bevitelben. |
|
(Igen,Nem) [Nem] |
|
(Igen / Nem) |
|
(Engedélyezett,Csak az elfogadottak,Tiltott) [Tiltott] |
|
(Igen,Nem) [Igen] |
|
(Igen,Nem) [Igen] |
|
(Érték) |
|
(Nincs, Összes, Érték) [Nincs] Ha értéket adunk meg, akkor az annál nagyobb méretű file-ok (melyek a méretük miatt lassabban nyílnának meg) nem fognak automatikusan megnyílni, és így nem lassul le nagyon a bal oldalon való lépkedés, ha az irat fülön állunk. |
|
(Nincs / Érték / Összes, Nincs) [Nincs] |
|
(Nincs / Érték / Összes, Nincs) [Nincs] |
|
(Engedélyezett / Jóváhagyással / Tiltott) [Tiltott] |
|
(Engedélyezett,Tiltott) [Tiltott] |
|
(Érték) |
|
(Igen,Nem) [Igen] |
|
(Engedélyezett / Tiltott) [Engedélyezett] |
|
(Engedélyezett / Tiltott) [Engedélyezett] |
|
(Nincs,Érték) [Nincs] |
|
(Engedélyezett / Tiltott) [Engedélyezett] |
|
(Érték) |
|
Ugyfel_ID |
Kapcsolódó funkcióként indítva átadható a beviteli mezőben szereplő kezdő érték. |
UgyfelTelephely_ID |
Kapcsolódó funkcióként indítva átadható a beviteli mezőben szereplő kezdő érték. |
UgyfelUgyintezo_ID |
Kapcsolódó funkcióként indítva átadható a beviteli mezőben szereplő kezdő érték. |
UgyfelIktatoszam |
Kapcsolódó funkcióként indítva átadható a beviteli mezőben szereplő kezdő érték. |
IratDatum |
Kapcsolódó funkcióként indítva átadható a beviteli mezőben szereplő kezdő érték. |
SajatUgyintezo_ID |
Kapcsolódó funkcióként indítva átadható a beviteli mezőben szereplő kezdő érték. |
Iratoldal megnyitása |
'Iratoldal megnyitása' = 'Igen' belső paraméter. 'Igen' érték esetén az Irat fülre kerül a fókusz, hogy azonnal az iktatott iratoldalak közül az első legyen látható. A program funkcióiban az irat mezőkön nyomott jobb egérgomb / Iratoldal megnyitása (Alt+K) menüpont választása esetén használja az irat funkció ezt a belső paramétert, valamint a Vevőszámla, Előlegbekérő, Belsőszámla, Szállítószámla, Számlaérkeztetés funkciók azonos nevű műveletei. |
