Lépések
Iktatás
Több megközelítésből vehetjük fel az iratot:
1.Iratkezelés\ Irat funkcióval, amikor a felhasználó egyesével iktatja be, ahogy érkezik a levél folyamatosan, akár szkennerrel, akár megadott fájlból.
2.Iratkezelés\ Csoportos PDF irat iktatás, ekkor egy megadott könyvtárból folyamatosan veszi fel az iratot. (Nagy tömegben nagy teljesítményű szkennerrel egyszerre szkennert iratok kezelésére szolgál, amelyet egy mappába mentünk le először.)
3.Drag&drop* módszerrel, ekkor nem kell az irat funkciót elindítani, hanem egy másik bevitelben pl. szállítószámlában, az irat részre ráhúzzunk egy fájlt, akkor ha megvan a paraméterezése, iktatásra kerül és a irat iktatószám mezőbe bekerül a hivatkozás.
Levelezés közvetlenül "áthúzással" történő Outlookból beiktatása. (levélre kattintva és a jobbegér gombot lenyomva tartva a kívánt elemet áthúzzuk a sERPában megnyitott irat funkcióba. E-mailek ilyen módon való iktatása esetén a program a címzett e-mail címe alapján kitölti az ügyfelet és az ügyintézőt is.)
4.Egyes PDF listák esetén nem szükséges a programban keletkezett bizonylatok kinyomtatása, szkennelése, hanem a Kimeneti eszközválasztón (pl.: Fizetési felszólítás) nyomtatás helyett kérhető az iktatása egy megadható iratgyűjtőbe.
Részlet leírás az iktatásról, Irat funkció Irat fülén: Irat.
*RemoteApp használata esetén (a drag&drop támogatás hiányában) a csatolni kívánt iratot a <Kívánt fájl> CTRL+C A mezőbe kattintást követően CTRL+V folyamattal lehet iktatni.
Visszakeresés
A bevitelben módosítás vagy lekérdezés üzemmódban bal oldali keresőben megkereshetjük a már iktatott iratokat, ahogy más bevitelekben.
Használható a szűrési feltétel megadása a szalagon, valamint szűréseket, amelyeket gyakran használunk itt el tudjuk menteni hordómentéssel. Az irat modulban még használható visszakeresésre a Irat szűrés, amelyben előre definiált szűréseket állíthatunk be. Művelettel kapcsolhatjuk be, hogy egy kis ablakban megjelenjenek az előre definiált szűrések. A kisablak folyamatosan látható/aktív, közben a bevitelben dolgozhatunk.
Ha már megkerestük az iratot, akkor két fontos füllel találkozunk:
Iratleíró - itt találjuk meg a fejléc adatokat, mint például, ki az ügyfél, akitől/akinek megy a dokumentum, dátumokat, dimenzió számokat, illetve a saját ügyintézőt, mint tulajdonos.
Irat - A fülön az irathoz csatolt irat oldalak (fájlok) láthatók.
Elintézés
Egy irat akkor elintézett, ha az irat iratleíró(fejlécén) az a személy, aki foglalkozott az irattal, elvégezte a feladatot, ekkor beírhatja a dátumot, így a szűrésekben, ha szűrünk állapotra, akkor ezek az iratok már nem kerülnek bele a leszűrt iratok közé.
Tömeges elintézésre a Műveletben található parancs segítségével a dátum megadását egyszerre, a leszűrt iratokra egy lépésben végezhetjük el: Tényleges elintézési dátum kitöltés
Naplózás
A sERPában a keretrendszeresen használt naplózáson kívül itt megtalálható egy Napló fül, ahol a fontos mezők (pl. Saját ügyintéző, Megjegyzés, Tényleges elintézés dátum) azonnal megtekinthetőek időrendi sorrendben (tételesen)
Drag&drop
Drag&drop módszerrel a sERPa más bizonylatain is lehetőség van iktatásra. A használat felétele, hogy az adott bizonylaton (pl. akta esemény melléklet, vevőszámla, szállítólevél) meg legyen adva / meg lehessen adni a struktúra adatok között a dgra&drop számára alapértelmezett iratgyűjtőt.
A más bizonylatokon drag&droppal ráhúzott iratok azonnal iktatásra (mentésre) kerülnek, a bizonylaton szereplő adatokkal (ügyfél, dátum, tárgy, stb). Magában a bizonylatban megjelenik az iktatószám.
Az "Outlook (új)"-ba jelenleg nem került bele az a funkcionalitás ami támogatja a drag&dropot a sERPa beviteli funkciókra. (2024.10.17.)
Egyéb
•Hasznos menüparaméterek lehetnek a használat során:
Iratiktatószám nyomtatása (Engedélyezett,Tiltott) [Tiltott]
Méretkorlát oldalanként (Nincs,Érték) [Nincs]
Saját ügyintéző módosítás (Engedélyezett,Tiltott) [Engedélyezett] = Engedélyezett
Fájl megjelenítés (Nincs, Összes, Érték) [Nincs]
•Adatok archiválása
Ha az iratok nem kerültek külön irattár adatbázisba, vagy egyes iratgyűjtőknél használt irattár módosítása(áttétele) szükséges, akkor a Iratgyűjtő irattár módosítás funkciót kell használni, lehetőség szerint akkor, amikor nem folyik aktív munka, mert akár időigényes művelet is lehet az adatok mozgatása.
Képekben
-
