Ajánlott lépések
Irattár
Az Irattár funkcióval ajánlott egy külső adatbázist létrehozni, amelybe csak az iratok kerülnek mentésre, így könnyebb mentést végezni. Sok irat esetén ajánlott több irattárat is létrehozni, de ezt a későbbiekben átrendezhetjük a Iratgyűjtő irattár módosítás funkció segítségével.
Iratgyűjtő
Az iratgyűjtő az iratok rendszerezésére szolgáló dosszié/polcokat.
Hozzunk létre annyi iratgyűjtőt, amennyit használni szeretnénk, későbbiekben szabadon bővíthető, vagy akár átrendezhető a sorrendje és a szint is, valamint az itt található szabályozások.
A létrehozás előtt a dossziéknak a struktúráját, azaz nevét, kódját(sorozatát) és hogy a fában hol helyezkedik el, érdemes átgondolni és előre megtervezni, akár papíron először.
Az iratokat azokra az iratgyűjtőkre tudjuk rögzíteni, amelyeknél a használható pipa ki van töltve. Célszerű a fa gyűjtő részeit, ha használunk ilyet, nem használhatóra tenni, hogy elkerüljük a téves rögzítéseket.
Ajánlás az üres adatbázisba
Az üres adatbázisban a következő iratgyűjtők találhatóak meg, amelyeket átalakíthatunk, vagy akár törölhetünk is, ha ettől eltérőt szeretnénk használni.
BLEV |
Bejövő levelek (postakönyv) |
BD |
Belső dokumentumok |
CI |
Céges iratok |
KLEV |
Kimenő levelek (postakönyv) |
MELL |
Mellékletek (Eseménykezelés - Akta) |
SZRI |
Szállítói rendelés iratok |
SSZI |
Szállítói számlák iktatása |
SZSZ |
Szállítókkal kötött szerződés dokumentumok |
VSZ |
Vevőkkel kötött szerződés dokumentumok |
VRI |
Vevőrendelés iratok |
VSZI |
Vevő számla melléklet iktatása |
Ajánlott beállítások
1.Ha többségében a felhasználó saját magának veszi fel az iratot, akkor: Sajtügyintéző-ajánlás=Felhasználó menüparaméter használjuk.
2.Ha olyan iratot iktatunk, amivel később még kell foglalkozni akkor: Elintézés dátum mező típus = Normál és Elintézés dátum ajánlás = Igen és a beérkezés/elküldés dátumnak is adjunk kezdőértéket.
3.Ha az irathoz akarunk dimenzió számokat rendelni, akkor a költséghely, témaszám és pozíciószám mező típusokat és ajánlást is állítsuk be.(Normál vagy Kötelező kitölteni / Nem módosítható / Több / Több és egy kötelező / Nincs bevitel)
Irat kategória
1. Itt vegyük fel a használni kívánt kategóriákat és tételeket. (címkék, postitek) (pl. Részleg: Titkárság, Grafika, IT,..Típus: Használati utasítás, Prospektus, Tanulmány)
2. Az itt felvett kategóriát adjuk meg az iratgyűjtőkhöz, ahol szabályozhatjuk, hogy kötelező a kategória, vagy egyedi az iratgyűjtőben.
Irat hozzáférés csoport (biztonság)
Nem kell attól tartania, hogy a modulban iktatott szerződésekhez, egyéb titkos dokumentumokhoz bárki hozzáférhet. A dokumentumokhoz történő hozzáférés szabályozásával el lehet érni, hogy jogosulatlan személy ne tudja módosítani vagy lekérdezni a dokumentumot. Különböző szinteken lehet a jogosultságot korlátozni. (A modulban iktatott dokumentumok a SQL adatbázisban kerülnek fizikailag tárolásra)
1. Hozzunk létre annyi csoportot ahány szabály csoportunk van az iratkezelésbe(Főnökség, Titkárság, Adminisztráció, Raktár, Fejlesztők, Előadok,... / Adminok, felhasználók)
2. A csoportokat rendeljük hozzá a gyűjtőkhöz és adjuk, hogy a különböző műveletek: Felvétel, módosítás, törlés, lekérdezés engedélyezett, tiltott vagy csak saját iraton engedélyezett
3. A létrehozott csoportokat, rendeljük hozzá a menükhöz, mappához, vagy magához a funkcióhoz.
Tipikus eset amikor a kimenő leveleket mindenki felvehet, de a bejövő iratokra már korlátozás van.
