sERPa súgó

Fejlesztés alatt...

A beszerzési folyamat purchasing részének fő feladata jellemzően az, hogy az igényeknek megfelelő árut, a korábban megegyezett áron, a lehető leginkább költséghatékony módon beszerezze. Ehhez alapvető fontosságú, hogy minimalizáljuk a raktározási és készlet finanszírozási költségeket. Ez úgy érhető el, ha a lehető legkésőbbi időpontra hozatjuk be a raktárba az árut úgy, hogy az még biztonsággal fedezni tudja a felmerülő igényeket.

Ágazatonként más és más sajátosságok jellemzik a beszerzési folyamatot. Van, ahol a rendeléstől számított néhány napon belül a raktárunkba szállítja az árut a partnerünk. Olyan is van, ahol évente csak egy-két alkalommal tudunk beszerezni bizonyos termékeket, mert mondjuk azt csak a rendelésünkre gyártják a tengerentúlon és költséghatékonysági okokból olyan mennyiségeket kell előre rendelnünk, ami az egész éves forgalmunkat fedezi.  

Az is előfordulhat, hogy a vevőink rövid (néhány napos) határidővel rendelnek, ám nekünk több hétre / hónapra előre le kell adnunk rendeléseinket a szállítóink felé. Az is lehetséges, hogy további nehezítésként a termékeink rövid lejárattal rendelkeznek, tehát a túlkészletezés azzal a veszéllyel jár, hogy az áru megromlik, mielőtt eladnánk. Alapvetően az ilyen esetek kezelésében nyújt nagy segítséget a Beszerzési javaslat.

 

A funkció szerepe a jelenlegi fejlesztési szakaszban, hogy a fejlesztés alatt lévő Értékesítési előrejelzésben - a továbbiakban FC (Forecast) - meghatározott termékekre és mennyiségekre szállítórendeléseket generáltassunk a programmal. (További fejlesztési irány, hogy más módon meghatározott igényeket is figyelembe tudjon venni a funkció, ám ez a funkcionalitás még nem valósult meg.)

Az alábbi leírás könnyebb/gyorsabb megértéséhez érdemes előbb átfutni az egyes füleken lévő mezőket és nyomógombokat.

 

A funkció használata nagyon röviden: (részletes leírás a füleken a mezőknél)

A Rendelendő fül legfelső sávjában meg kell adni a beállításokat és a szűréseket, mely után leválogatásra kerülnek a szállító ügyfelek és a tételek.
Azokra a termékekre számol javasolt rendelendő mennyiséget a program, melyek megfelelnek az itt beállított szűréseknek.

Beszállítónként felsoroljuk a termékeket a program által javasolt rendelendő mennyiséggel, mely javaslat tudatában a felhasználó feladata tételesen kitölteni a rendelendő mennyiséget.
Ezek a mennyiségek több átváltásban is rendelkezésre állnak.  
Azokra a termékekre, amiknek a rendelési dátuma nem a beállításoknál megadott rendelési nap, azokra a program nem ajánl rendelendő mennyiséget, de megmutatja őket és a következő rendelési dátumukat is. Ezzel támogatjuk azt a metódust, hogy az ajánlott rendelendőre sorba rendezve a táblázatot, a felhasználó megadja a rendelendő mennyiségeket és ha például nincs meg a minimum mennyiség, akkor a nem mai rendelési dátumú termékekhez megadott Rendelendő mennyiséggel kiegészíthető a szállítmány.
A rendelendő mennyiségen felül sok egyéb információ is megjelenítésre kerül, továbbá heti bontásban látható az Értékesítési előrejelzésben megadott várható fogyás. Ezek a mezők különböző színekkel
kerülhetnek kiemelésre attól függően, hogy a fogyás milyen viszonyban van az éppen azon a héten várhatóan kialakuló készlethez képest.

 

A rendelendő mennyiségek meghatározása után a rendelésre jelölt tételekkel az Összesítés fülre lehet lépni, ahol a tényleges szállítórendelés generálás előtt táblázatos formában áttekinthetőek a generálandó bizonylatok. Ha sehol sincs megadva rendelendő mennyiség, akkor a program a "Legalább egy termékhez kell legyen megadva rendelendő mennyiség." üzenetet küldi és nem vált át az összesítés fülre.
A szétosztás több rendelésre művelettel lehetőség nyílik arra is, hogy egy rendelést több rendelésre bontson a felhasználó. Ez a funkcionalitás például akkor lehet hasznos, ha kamiononként külön rendelést szükséges generálni.

 
Ha a felhasználó mindent rendben talált, akkor egy gombnyomással legenerálásra kerülhet az összes szállítórendelés bizonylat.

 

Amennyiben kötelező visszaigazolás van beállítva a szállítórendelés sorozatokra, akkor a funkció használatának megkezdése előtt a vissza nem igazolt szállítórendeléseket át kell nézni, mert amelyik nincs visszaigazolva azt nem veszi a program várható beérkezésnek és esetleg újra generálásra kerül olyan szállítórendelés, amire valójában már nincs szükség. Ez ellen használhatjuk a 153-as verziótól a Vissza nem igazolt szállítórendelések figyelembevétele gombot.

 

Alapfogalmak:

Készlet:
 A Rendelendő fülön megadott raktár alábontásokban lévő aktuális készlet mínusz a minimum shelf life alatti szavatossági idejű készlet.

Shelf life alatti készlet:

 A Rendelendő fülön megadott raktár alábontásokban lévő aktuális készlet minimum shelf life alatti szavatossági idejű része. A Termék funkció Garancia fülén megadható Szavatossági idő és a Termék funkció Beszerzés fülén megadható Minimum shelf life% szorzataként, ennek hiányában a Szavatosság korlátozás funkcióban a termékre vonatkozó legmegengedőbb korlát szerinti minimális szavatossági időnél rövidebbel rendelkező készlet mennyiség. Erről úgy gondolkodunk, hogy ez teljes értékű készletként már nem eladható, tehát nem számolhatunk vele úgy, hogy egy bejövő rendelést kiszolgálhatunk vele. (Természetesen egyedi megállapodással ez még értékesíthető lehet, de önbecsapás lenne nem figyelembe venni a lejáratközeli állapotot.

Biztonsági készlet:

 A Terméktörzs Beszerzés fülén megadott Minimum készlet szint (nap) és a Biztonsági készlet számítás paraméter alapján kiszámolt készlet mennyiség.
 A Biztonsági készlet paraméterben megadott számú hétre előrejelzett várható fogyás promóciós részének PROMO%-nyi részét és a promóció mentes várható fogyást összeadva,
 és összegüket egy napra átlagolva megkapjuk az egy napi biztonsági készlet mennyiséget. Ezt kell megszorozni a terméktörzsben megadott Biztonsági készlet napokban paraméter értékével.
 Így kapjuk a Biztonsági készlet mennyiségét. (Promóciós rész az Értékesítési előrejelzésben szereplő PROMO adat, amelyet a Marketingakció bizonylathoz kötötten létrejött rendelések és szállítólevelek forgalma alapján számol ki a program.) 

Lead time:

 A rendelés leadásától a gyártónál történő felvétel várható napjáig eltelő napok száma. (A rendeléstől számítva hány nap múlva mehetek az áruért - Szállítói ajánlat, szállítási határidőben megadott érték)

Szállítási időtartam:

 A Szállítói árajánlatban megadott szállítási távolság napokban. (Azaz, hogy hány nap alatt ér ide az áru a gyártónál történt felrakodást követően.)

Következő rendelési nap:

 Ez a nap úgy kerül meghatározásra, hogy a program megkeresi az utolsó rendelés dátumot az adott termékhez és szállítóhoz. Ehhez a dátumhoz hozzáadja a szállítói ajánlatban a Rendelési gyakoriság napokban
 mezőben megadott értéket, tehát kiszámolja, hogy mikor kell legközelebb rendelést leadni.

 Lehet új a szállító és/ vagy a termék, azaz sosem volt még rá szállítórendelés, ezért az ilyen esetekre a program az adott (mai) napot rendelési napnak tekinti.

 Amennyiben a szállítóhoz és a termékhez van megadva a mai nappal egyező, vagy annál későbbi dátumra a Beszerzési naptárban rendelés dátum, akkor az az erősebb és az lesz a következő rendelési dátum.

 

A javasolt rendelendő mennyiség kiszámítása:

A javasolt rendelendő mennyiségét úgy számolja ki a program, hogy ha a készlethez beérkezik az úton lévő mennyiség és eladásra kerül belőle a FC-ban megadott értékesítendő mennyiség, akkor maradjon még meg a biztonsági készlet mennyiség is.
 Egyszerűsített képlettel: Javasolt rendelendő mennyiség = Készlet - Biztonsági mennyiség - FC szerinti értékesítés + Várható beérkezés

A számításnál figyelembe veendő időszakot (ameddig a most rendelendő mennyiségnek elegendőnek kell lennie) úgy határozzuk meg, hogy elegendő legyen a fenti igények kielégítésére addig, amig a most leadandó rendelést követően leadandó rendelésből majdan beérkező áru forrást tud biztosítani. Tehát két rendelési periódusnyi időre kell számolni a fogyást és a várható beérkezéseket is! (Ez különösen fontos a hosszú szállítási határidők és viszonylag ritka rendelések esetén.)

Ha a Tényleges készlet mínusz a Biztonsági készet plusz a várható beérkezés nem biztosítja a FC szerinti értékesítéshez az árualapot, akkor a FC-olt mennyiségnek csak az időarányos részét kell figyelembe venni (tehát amire nincs időben forrás, azt az igényt elbuktuk, utána már hiába érkezik be az áru, utólag nem fogjuk tudni teljesíteni a vevő igényt). Az időarányos rész számításánál a Forgalmi napok súlyarányát napok figyelembe kell venni. A várható beérkezéssel úgy kell számolni, hogy a tervezett beérkezési napot követő, a beállításoknál megadott raktározási idővel növelt napon fog forrást biztosítani az aznapra tervezett eladáshoz.

A termék megrendeléstől számított rendelkezésre állási időpontja kötött. Számításának módja:

- Ha nincs Beszerzési naptárban megadott Szállítási nap: Rendelés leadás dátuma + a Szállítói árajánlatban rögzített szállítási határidő (ekkor adja át a szállító a rendelt terméket a gyárban, vagy az általunk megjelölt címen) + a szállító ügyfélnél megadott Távolság napokban (ennyi ideig lesz úton a szállítmány, mire beér a raktárunkba)

-Ha van a Beszerzési naptárban megadva Szállítási nap: Rendelés leadás dátuma + a Szállítói árajánlatban rögzített szállítási határidő alapján kalkulált dátummal egyező, vagy azt követő szállítási nap + a szállító ügyfélnél megadott Távolság napokban (ennyi ideig lesz úton a szállítmány, mire beér a raktárunkba)

Mivel a szállító ügyfélnél telephely szinten és ügyfél szinten is meg lehet adni távolság napokban adatot, de ebben a fázisban még nem tudjuk, hogy mely telephelyről fogjuk rendelni az árut, ezért ha az ügyfélhez több távolság is meg van adva (és a szállítói ajánlatban nincs megadva), akkor az ügyélben megadottak közül a legnagyobbal számolunk (óvatosságból). Javasolt használati mód az, hogy adjunk meg az ügyfélben egy alapértelmezett értéket és ha valamely termékek esetén ettől eltérő (mert másik telephelyről, más távolságról szállítjuk), akkor abban a szállítói ajánlatban írjuk ezt felül!

Utóbbi számítási módnak akkor van jelentősége, ha a szállítónál csak bizonyos napokon vehetjük át az árut. Nagyobb forgalmú cégeknél gyakorlat, hogy a szállítások torlódásának megelőzésére, a vevők számára kiszolgálási napokat jelölnek ki. Ezeken az átvételi napokon (akár idő ablakokban) mehetnek az áruért. Sem korábban, sem később nem szolgálják ki őket, csak a naptárban rögzített következő alkalommal.

A fent leírt módon kiszámolt várható beérkezés dátum kerül a szállítórendelés tétel kért szállítási határidő mezőjébe. (Ez mutatja meg, hogy várhatóan mikor érkezik be a raktárunkba.)

 

Amennyiben az előző szállító rendelés(ek) nem fedezik egy bizonyos időszakban a szükséges mennyiséget, úgy a számolás során előfordulhat olyan, hogy a számított készlet negatívba megy át (többet terveztünk értékesíteni, mint amennyi végül érkezik és erre a biztonsági készlet sem nyújt fedezetet). A program úgy számol, hogy a készlet 0 alá sosem nem mehet, azaz amit akkor, amikor terveztük, nem tudtunk eladni, azt nem pótolja egy később beérkező mennyiség. Más szóval, az az értékesítési lehetőség elveszett.

Azok is amelyekre aktuálisan nincs rendelendő mennyiség, mert a program lehetőséget biztosít arra, hogy az egyébként rendelendő termékeken felül más termékekre is le lehessen adni rendelést, például azért, mert a rendelendőkből nem állt össze egy kamionnyi, vagy a szállító által meghatározott minimum mennyiség.

 

Amennyiben egy rendelés nem lett időben leadva, úgy azt a program nem fogja tudni pótolni, múltidőre nem fog rendelést generálni, ezzel előrébb hozva a beérkezését. Ezt a kikésést a Rendelendő fülön a heteket mutató mezőknél alkalmazott színezésekből lehet felismerni. A program a következő rendelési napra fog csak ajánlott rendelendőt mondani, aminek a következménye az, hogy az elkésett rendelés leadás miatt esetleg nem lesz elegendő készlet a közeljövőben esedékes heteken, azt követően viszont, a következő rendelések beérkezése miatt rendben lesznek a mennyiségek.

 

Azok a termékek, amiknek nincs érvényes szállítói ajánlata, de megfelelnek a szűrésnek, Ismeretlen szállító név alatt kerülnek megjelenítésre és a szállítói ajánlat - azaz információ - hiányában ezen a soron a szállítói ajánlatból eredő adatokat nem lehet megjeleníteni.

 

A program csak azokkal a termékekkel dolgozik, melyek használhatók beszerzéskor vagy eladáskor,
 (tehát a csak eladáskor használhatóak is, mert előfordulhat, hogy a már kifutó, nem beszerezhető termékből még van készlet és ez mutatja azt, hogy a helyébe lépő termékből még nem feltétlen szükséges vásárolni) illetve Alapanyag figyelés beállítása esetén a gyártható pipával rendelkezők.

 

A készleten lévő tételek lejárata megtekinthető a funkcióból elérhető Lejárat szerinti készlet művelettel.

 

 

Példa:

Március 12. kedden elindítjuk a funkciót. Ekkor a program termékenként kiszámolja, hogy a készleten, illetve várható beérkezésben lévő (azaz korábban megrendelt) áru, meddig lesz elegendő az ismert szükségletek kielégítésére úgy, hogy a beállított biztonsági készletszint alá nem kell menni.

Tegyük fel, hogy:

•az így kiszámított dátum egy bizonyos termékre, április 30-ra esik

•a termék érvényes Szállítói ajánlatában 30 napos Szállítási határidő (lead time) van beállítva

•a Szállítási távolság napokban 3 nap.

•a funkció indításakor 2 nap raktározási időt adtunk meg, mert olyan termékekkel foglalkozunk, amelyeket beérkezésüket követően el kell látni magyar nyelvű használati utasítással, és át kell őket csomagolni a hazai piac igényeinek megfelelő magyar feliratú dobozokba, amihez ennyi időre van szükségünk.

 

Ezek alapján a lezajló kalkuláció algoritmusa a következő::

•az április 30. dátumból kivonjuk a két napos raktározási időt, így megkapjuk, hogy az árunak április 28.-n kell beérkeznie a raktárba,

•ebből kivonjuk a távolságot napokban, ami jelen esetben 3 nap, így kialakul, hogy április 25.-n kellene felvenni a szállító telephelyén az árut.

•megvizsgáljuk, hogy ezen a napon van-e szállítási napja az adott terméknek, ehhez a Beszerzési naptár szerinti szállítási napokat vesszük alapul. Tegyük fel, hogy április 25 csütörtökre esik, de csak minden szerdán van szállítási napunk az adott szállítónál, ezért április 24 lesz a felrakodás dátuma (tehát ez lesz a Szállítórendelésünk Kért szállítási határideje, hisz ezt küldjük majd el a szállítónak, hogy tudja, melyik nap szeretnénk átvenni az árut).

•ebből a dátumból kivonva a 30 napos szállítási határidőt (más néven lead time-ot), kijön, hogy március 25.-n kell leadni a rendelést

•ekkor megvizsgáljuk, hogy ezen a napon van-e lehetőség rendelni az adott szállítótól és azt találjuk, hogy csak keddenként lehet rendelést leadni, azonban március 25 hétfőre jön ki. Így, mivel ha a március 26 keddet megvárnánk, akkor már lemaradnánk a szállítási napról, az egy héttel korábbi kedden, tehát március 19.-n kell a rendelést leadnunk.

•Mivel a funkció indításának dátumához képest ez a jövőben van, ezért a program nem javasol rendelni az adott termékből, hisz az alapvető törekvés az, hogy a lehető legkésőbbi időpontban vegyük készletre a terméket úgy, hogy azzal még kielégíthessük a felmerülő igényeket.

 

Ha ellenben március 19.-n kedden indítjuk a funkciót, akkor a fenti számítás szerint arra jut a program, hogy rendelési nap van. Ekkor a következők szerint jár el:

•Meg kell határozni, hogy a most rendelendő mennyiségnek meddig kell elegendőnek lenni, mert ez alapján tudjuk meghatározni a szükséges mennyiséget. Az az alapelv, hogy addig, amikorra a következő rendelésből megérkezik a majdan megrendelendő áru, hisz onnantól már az jelenti majd a forrást.

oEhhez tehát megvizsgálja, hogy mikor lesz az ezt követő rendelési nap. Mivel keddenként rendelünk, a következő szóba jöhető rendelési nap március 26. kedd lesz.

oAz akkor leadandó rendelés 30 nap múlva vehető fel a gyárban, ám az április 25 csütörtökre esik,

oami viszont nem szállítási nap. Tehát a következő (szerdai) szállítási napot vehetjük alapul, ami május 2.-re esik

oehhez hozzá kell adni a távolságot napokban, ami esetünkben 3 nap, így az áru várható beérkezése május 5.

omivel azonban 2 nap raktározási időt adtunk meg indításkor, ezt hozzáadva kiderül, hogy május 7.-re várható, hogy forrást tud biztosítani a következő rendelésből várható áru, tehát a most rendelendőnek eddig kell elegendőnek lennie.

•Ki kell számolni, hogy mennyi árura van szükség. Most, hogy tudjuk meddig kell elegendőnek lennie, már használhatjuk a fentebb leírt Javasolt rendelendő mennyiség számítási algoritmust (Javasolt rendelendő mennyiség = Készlet - Biztonsági mennyiség - FC szerinti értékesítés + Várható beérkezés) ahol a fogyási és várható beérkezési adatok számításánál a mostantól május 7.-ig terjedő időszakot kell alapul venni.

 

FIGYELEM! A Javasolt rendelendő mennyiség nem veszi figyelembe azt, hogy a Szállítói ajánlatban mi a rendelési egység és a minimum rendelendő mennyiség, csak a fenti algoritmus szerint kiszámolt nyers igényt mutatja meg. Éppen ezért a Javasolt rendelendő (száll aj szerint) mezőben mutatjuk meg a Szállítói ajánlatban megadottak szerint felkerekített mennyiségeket.

AZONBAN!!! Az így felkerekített mennyiség lehet, hogy már annyi lesz, hogy nem fogy el, mire a "szavideje berövidül" azaz a annyira lejárat közeli lesz, hogy már nem lesz eladható (minimum shelf life alattivá válik). Mindezeket figyelembe véve kell eldöntenie a beszerzőnek, hogy mennyit ír a Rendelendő mennyiségbe. Ha véletlenül olyan mennyiséget írna, ami azzal járna, hogy várhatóan nem fogyna el a rendelt mennyiség a shelf lifeon belül, akkor erre figyelmeztetünk azzal, hogy a Túlkészletezés oszlopban pirossal kiírjuk azt a mennyiséget, amely így várhatóan ránk fog romlani).

Tehát a beszerző felhasználónak kellő körültekintéssel eljárva kell döntést hoznia minden egyes tételről külön-külön!, amelyet a megfelelő javaslattal és információk széles körével igyekszünk támogatni, de végső soron a döntés és a felelősség a felhasználóé!

 

Fülek

Műveletek

Javasolt almenü

Funkció elérése menüszerkesztéskor: Rendelés-nyilvántartás / Beszerzés tervezés / Beszerzési javaslat

Paraméterek