A funkcióban a speciális feltételekkel dolgozó szállítókhoz adhatjuk meg termék szinten azt, hogy mely napokon fogadja be tőlünk a rendeléseket (Rendelés dátum) és mely napokon szolgál ki áruval (Szállítás dátum).
Ezeknek a dátumoknak a felvétele jellemzően tömeges generálással, egy naptári évre történik. A tömeges generáláshoz különböző szűrések állnak rendelkezésre a Termék fülön.
A Funkció használatának rövid áttekintése:
Egy szállító egyszer vehető fel a funkcióba.
Az általános fülön kötelezően megadott Termékkategória és tétel megszűri azon termékeket, melyeket ettől a szállítótól szoktunk beszerezni.
A tételek generálásához a Termék fülön további szűrési beállításokat is felhasználhatunk. Az egyszerűbb, átláthatóbb működés érdekében csak akkor generálunk tételeket, ha a szűrés eredménye üres. Ugyan ezen okokból külön kell a Szállítás dátumot és külön kell a Rendelés dátumot generálni. A funkcióba felvett adatokat egy színezhető naptár nézet teszi könnyebben áttekinthetővé.
A funkcióban az adatok tömeges törlésére is van lehetőség (tévesen generált adatok, elavult - múltbéli - adatok). Ebben az esetben is a szűrések segítenek. A szűrési eredményben szereplő tételeket lehet egy gombnyomással törölni. Ugyan ezen elv mentén helyettesítő dátum generálásra is van lehetőség.
Példa a használatra: (A példa könnyebb megértéséhez érdemes elolvasni a Termék fülön lévő mezők leírásait.)
A termékeket be kell sorolni egy Termékkategóriába (pl. Szállító) és tételbe (pl. ABC Kft., XYZ Gmbh.)
Rendelés dátum és a Szállítás dátum megadásához szükséges kategóriákba, azon belül pedig kategóriatételekbe.
A Rendelés dátumnál a szempont (kategóriatétel) lehet például a Hús, Zöldség, Fagyasztott termék. (Mindegyik fajtánál más-más napon kell a rendelést leadni)
A Szállítás dátumnál a szempont (kategóriatétel) lehet például a Hűtve szállítás és a Normál szállítás.(Mindkét fajtánál más-más napon kell az autót a szállítóhoz küldeni)
Ha a Rendelés és a Szállítás dátum generálásához nincs szükség különböző szempontokra, akkor az egyik elhagyható, sőt, ha egy szállító nem tesz különbséget az egyes termékek közt és minden termékre ugyan azon a napon kéri a rendelés leadást és terméktől függetlenül mindent adott napon enged elszállítani, akkor az utóbbi két kategorizálásra és szűrésre nincs szükség.
Az Általános fülön meg kell adni mely szállítóhoz rögzítek adatot, meg kell adni mely termékkategóriába és tételbe vannak besorolva azok a termékek, amelyeket ettől a szállítótól szoktam rendelni. Ezen mezők megadása után érdemes menteni az adatokat, mert a folyamat további részében a dátumok generálásához a mentett bizonylat kötelező feltétel.
A Termék fülre tehát most kerülnek először adatok.
A szűrés mezők segítségével meghatározzuk, hogy mely termékekre, milyen típusú dátumot (Rendelés vagy Szállítás) és milyen időszakra (Dátumtartomány) szeretnék generálni.
Elsőre generáljuk le a Rendelés dátumokat. A szűrések:
- Termék kategória = Rendelés dátum, Kategóriatétel = Hús, Dátum típus = Rendelés, Dátum tartomány = 2020.01.01. - 2020.12.31.
- a Rendelés dátum generálás gomb megnyomásakor felugró ablakban beállítom a napokra vonatkozó szabályt
pl. Minden 2. hét Kedd. (részletes leírás a Termék fülön a nyomógombok után)
a szűrésnek megfelelő termékekre a kezdődátumtól számított minden második hét keddjére beállításra kerül, hogy akkor kell rá rendelést leadni. A tételek táblázatban a generálás után azonnal láthatóak a sorok, a naptár nézetben csak mentés után.
Mentés után most generáljuk le a Szállítási dátumokat. A szűrések:
- Termék kategória = Szállítás dátum, Kategóriatétel = Normál szállítás, Dátum típus = Szállítás, Dátum tartomány = 2020.01.01. - 2020.12.31.
- Ilyen soraink még nem lehetnek, hiszen csak Rendelés dátumot generáltunk. A szűrés miatt csak a Szállítás generálás gomb lesz választható, a megjelenő mezők ugyan azok, mint az előző esetben. A beállításnak megfelelő dátumokra Szállítás dátum is bejegyzésre kerül. A folyamat ugyan az, mint az előző esetben.
A folyamat annyiszor ismétlendő, ahány variációban kötötte meg a kezünket a szállító a Rendelés és a Szállítás dátumok tekintetében.
Helyettesítő dátum generálás:
Az egyszerű szabály alapján legeneráltuk hogy minden második héten kedden kell bizonyos termékekre rendelést leadni. Viszont 2020.01.21-n a (külföldi) szállítónál ünnepnap van, ezért az a rendelés dátum a szállító által megadottak szerint 2020.01.22 szerdára módosul. Ekkor a következőképpen érdemes eljárni:
Szűrés konkrét napra: 2020.01.21 és Rendelés dátumra. Az összes olyan termék bekerül, melyet ezen a napon kellene rendelnünk. A Helyettesítő dátum generálás gomb megnyomása után felugró ablakban meg lehet adni a konkrét dátumot, amely nappal ezt a napot helyettesíteni kell. Megadjuk a 2020.01.22 -t. OK gomb után az induláskor beállított szűrésnek megfelelő összes nap státusza Érvényes -ről Törölt -re vált és a megadott 2020.01.22 -re új sorok keletkeznek Rendelés dátum típussal és Helyettesítő státusszal. A megjegyzés rovatba beírásra kerül hogy "Eredeti dátum: 2020.01.21", a régi sorokba pedig, hogy "Helyesbített dátum: 2020.01.22"
(Ha Szállítás dátumra szűrünk, akkor Szállítás dátumból keletkezik új, Helyettesítő sor.)
Elavult adatok törlése: (pl. 30 napnál régebbi adatra már nincs szükség)
- Szűrés csak dátumtartományra. Kezdő dátum üres, záró dátum a mai -30 nap. Ahogy leléptünk a záródátum mezőről, a táblázatban már csak azok a sorok láthatók, amik ilyen régi dátummal rendelkeznek. A Törlés gombbal az összes ilyen sor törölhet, majd a bizonylat menthető. Tehát villámgyorsan meg lehet szabadulni a régi adatoktól.
Ha bonyolultabb szabályrendszer szerint kell adatokat felvenni, akkor a Termék fülön a nyomógombok után részletes tipp / trükk leírás található Exceles exportálásra és importálásra.
Fülek
Javasolt almenü
Funkció elérése menüszerkesztéskor: Rendelés-nyilvántartás / Beszerzési tervezés / Struktúra
