A funkció célja a belföldi és külföldi szállító számlák érkeztetése könyvelés nélkül, valamint a beérkeztetett számla igazoló személy részére történő kiadásának, visszavételének nyilvántartása.
Helyesbítő és Stornó számla felvételkor a tételek sorrendje nem módosítható, új tétel felvétele nem engedélyezett és tételt törölni sem lehet.
Amennyiben felvétel, vagy módosítás módban vagyunk, és a szállító számla paraméterben a sorozatban az érkeztetésből számlagenerálás pipa be van pipálva, és a számlaérkeztetésben az áfa dátum mezőben korábbi dátum van a nyitott időszak kezdeténél, és a szémlaérkeztetésben a könyvelhető mező értékét jóváhagyva értékre állítjuk, vagy állítja a program, akkor egy kérdést tesz fel a rendszer: "Az érkeztetett számla áfa dátuma a lezárásnál korábbi. A számlába a lezárást követő dátum kerüljön?" Lehetséges válaszok: Igen, Nem, Mégse.
a. Ha a kérdésre Igen a válasz, akkor az Áfa kelte mező értékét a lezárást követő első napra állítja a program, majd folytatódik a mentés.
b. Ha kérdésre Nem a válasz, akkor a megadott dátummal történik a mentés.
c. Ha a kérdésre Mégse a válasz, akkor a Könyvelhető mező értéke Felvétel módban "Folyamatban"-ra, egyébként az a mentett értékre módosul, és félbeszakad a rögzítést.
Az érkeztetett számlákból művelet segítségével valódi számlát tölthetünk ki. Szintén az érkeztetett számlák között tartjuk nyilván a szállítóktól kapott előlegbekérőket, melyekről folyószámlát is készíthetünk.
A rendszerbeli felvételkor automatikusan kiosztott szállító számlaérkeztetés szám 3 szegmensből áll. Az első szegmens 4 karakteren a kiállítás dátumának megfelelő pénzügyi év kezdődátuma által meghatározott évszám. A második szegmens a kiállításkor választott sorozat kódja. A harmadik szegmens egy sorszám.
A funkció mezőinek jelentése azonos a szállítószámla funkcióban leírtakkal, attól csak az alábbiakban tér el:
Típus: A választással meghatározható, hogy előlegbekérőt, előlegszámlát, vagy normál számlát érkeztetünk. Az előlegbekérő kiegyenlíthető a bankban vagy pénztárban (előlegszámla kiegyenlítés típussal), az előlegszámla vagy normál számla típusból számlát tölthetünk ki a szállító számla funkcióban.
Beérkezés kelte: A számla beérkezésének dátuma.
Kiadás kelte: Az a dátum, amikor házon belül kiadták a számlát igazolásra.
Visszavétel kelte: Az a dátum, amikor az igazoló személy visszaadta a számlát.
Igazoló személy: A táblázatba felvételkor bekerül az összes olyan személy, aki a számla paraméterben beállított kötelező igazoló személykategóriába tartozik. A kötelező igazolók felvehetnek olyan további igazolókat akik a választható igazoló személykategóriába tartoznak. Azok a személyek nem módosíthatók, akik már igazolták a számlát (az igazolás mezőben Jóváhagyva vagy Elutasítva szerepel).
Könyvelhető: Folyamatban / Jóváhagyva / Elutasítva. Kezdőértéke: Folyamatban. Ha az Igazoló személy táblázat minden sorában jóváhagyva szerepel, akkor választható jóváhagyva és elutasítva is, ha a táblázatban vegyesen szerepel jóváhagyva és elutasítva, akkor a folyamatban és az elutasítva között választhatunk.
Jóváhagyva esetén lehetővé teszi a szállítószámla funkcióból a kitöltés bizonylatról művelet elindításával (számlaérkeztetés típus választása esetén) a beérkeztetett számla lekönyvelését a bizonylat adattartalmának az átemelésével. Előlegbekérő esetén a mező előtti címke "Fizethető"-re változik. A bankban és a pénztárban csak a fizethetőként megjelölt előlegbekérők választhatók ki. Az előlegbekérő folyószámlán csak a fizethetőként megjelölt előlegbekérők szerepelnek. Amennyiben a szállítószámla paraméter funkcióban a sorozatra az "Érkeztetésből számlagenerálás" mező be van állítva, akkor a "Könyvelhető" mező "Jóváhagyva" állása estén mentéskor a felvett számlaérkeztetésből automatikusan szállítószámla generálódik az érkeztetéssel megegyező sorozatra az eddigi számlák iktatószáma szerint sorfolytonos következő sorszámmal.
Szállítószámla: Annak a számlának a számla, amelyet erről az érkeztetett számláról töltöttek ki, csak akkor választható ha a könyvelhető mező értéke: Jóváhagyva.
A könyvelési információkat (főkönyvi szám, részletező főkönyvi szám, áfa főkönyvi szám, költséghely, témaszám pozíciószám) tartalmazó mezők arra szolgálnak, hogy az itt kitöltött adatok a számlába átemelhetők legyenek, ezekből könyvelés nem történik. Természetesen a beérkeztetett számlához nem rendelhető kapcsolódó esemény és nincs átváltás fül sem.
A számlába az áfakulcs a „Ha a forrásban Termek_ID <> NULL vagy BesorolasiSzam_ID <> NULL, akkor a besorolási számban lévő, a teljesítés dátum szerint érvényes áfakulcsot kell használni. Különben ha a cél 2009.07.01 > TeljesitesDatum >= 2006.01.01. és a forrásban 25% az áfa vagy ha a cél 2009.07.01 > TeljesitesDatum >= 2006.09.01. és a forrásban 15% az áfa, akkor helyette 20%, áfát kell átemelni. Különben ha a cél TeljesitesDatum >= 2009.07.01. és a forrásban 20% az áfa, akkor helyette 25%, áfát kell átemelni.Egyébként a forrás bizonylatban szereplő áfát kell átemelni.” szabály szerint emelődik át.
A sERPa 3.0.13 verziójában történt változásokat külön fejezetben foglaltuk össze.
A Csak könyvelhetőség módosítás, Csak saját igazolás módosítás, Kontírszám módosítás, paraméterek a Módosítás = Tiltott menüparaméterrel együtt működnek (ha a módosítás engedélyezett lenne, akkor minden módosítható).
Mentésekor, ha olyan termék szerepel a bizonylaton, amelyhez van megadva DRS, akkor rögzítést követően a szülő termék összegéhez hozzáadódik a visszaváltási díjtétel összege. Továbbá ellenőrzésre kerül, hogy a DRS termék mennyisége a DRS visszaváltási díj mennyiségével megegyezik-e, ha eltér figyelmeztető üzenetet küldünk. Ha úgy próbáljuk rögzíteni a bizonylatot, hogy nincs DRS termék és visszaváltási díj kapcsolat, szintén figyelmeztető üzenetet küldünk. „Hiányzó DRS termék és visszaváltási díj kapcsolat, vagy a DRS termék mennyisége eltér a DRS visszaváltási díj mennyiségétől!”
A visszaváltási díjak a számla nyomtatásakor külön tételsoron jelennek meg.
Számlaérkeztetésből szállítószámla generálásakor a szülő tétel mező tartalmát is átadjuk a szállítószámlának.
Ha egy számlát másolunk CTRL+W, CTRL+Q, akkor a Költségszétosztás adatait nem módosítja és nem másolja.
Választás után automatikusan kitöltésre kerül a számla fejléce és tételei a választott bizonylat adatai alapján. A művelet megegyezik a vevő számlában leírt Kitöltés bizonylatról művelettel. A művelet sztornó és helyesbítő számlák rögzítésekor nem aktív.
A művelet elindításakor megjelenő mezők részletes leírása az alábbi helyen található: Kitöltés több szállítólevélről. A művelet sztornó és helyesbítő számlák rögzítésekor nem aktív.
Felvétel üzemmódban lehetőség van a művelettel helyesbítő számlát készíteni. A helyesbítő számlában szerepelni fognak az eredeti számla tételek negatív előjellel és a helyesbítő tételek pozitív előjellel.
Ha az Elhatárolások átvétele jelölőnégyzetben van pipa, akkor a mennyiség módosításának hatására arányosítjuk az elhatárolt összegeket a pozitív tételeken. Ha a Nettó vagy Bruttó egységár változik, akkor az eredeti helyesbített számláról veszi át a program az összegeket. Tételenként meghatározhatjuk az Elhatárolás pipával a fent leírt működést.
„A tétel értéke megváltozik. Kívánja megtartani az elhatárolásokat?”
Ha módosítást végzünk a tételen, de visszaállítjuk az eredeti állapotra:
„A tétel értéke nem változott. Kívánja visszaállítani az elhatárolásokat?”
Ha a jelölőnégyzetben nincs pipa, akkor a pozitív tételek nem kerülnek átemelésre a helyesbítő számlára.
Amennyiben a bizonylaton szerepel megosztás és/vagy elhatárolás abban az esetben a negatív irányú tételeken automatikusan megtörténik a megosztások és elhatárolások átemelése a helyesbítő számlára, negatív előjellel.
Tételenként megjelenik a sorok végén a Megosztás és Elhatárolás jelölőnégyzet. Amennyiben a bizonylaton nem szerepel megosztás és/vagy elhatárolás, a jelölőnégyzet inaktívra vált és nem bekapcsolható.
Helyesbítő számla rögzítésekor a program jelzi, hogy nem jön ki a tétel nettó összege, ilyenkor lehetőség van törölni vagy korrigálni az elhatárolásokat.
Felvétel üzemmódban választható, a kiválasztott számlához stornó számlát készít. A stornó számlában az eredeti számla tételek negatív előjellel szerepelnek.
A művelet a költséghely megjelenítését szabályozza, de állapotától függetlenül a tételeknél jelenik meg a költséghely, ha nem minden tételben egyforma, a menüpont neve átalakul „Költséghely a fejlécben”-re. Első elindításkor felvétel üzemmódban a fejléc a kezdőérték, utána az utoljára kiválasztott, módosításkor az adattartalom határozza meg (ha az összes tételben egyforma a kód, akkor a fejléc a bevitel helye).
A művelet a pozíciószám megjelenítését szabályozza, de állapotától függetlenül a tételeknél jelenik meg a pozíciószám, ha nem minden tételben egyforma.
A művelet az ügyletkód megjelenítését szabályozza, de állapotától függetlenül a tételeknél jelenik meg az ügyletkód, ha nem minden tételben egyforma. Ha a tételekben különböző ügyletkódok vannak, akkor mindenképpen a tételekben látszik az ügyletkód.
A tétel fülön állva Felvétel, vagy Módosító üzemmódban aktív a művelet, amelynek a bekapcsolásakor a művelet neve mellett megjelenik / eltűnik egy pipa. Bekapcsolásakor a tétel fül első mezője a Gazdasági esemény mező lesz, amelyben választhatunk a Gazdasági esemény törzsbe felvett események közül. Import esetén olyan gazdasági esemény nem választható, melyben van megadva Áfa főkönyvi szám.
A termékhez megadott tulajdonság adatokat mutatja meg. A művelet elindításakor megjelenő mezők részletes leírása az alábbi helyen található: Termék tulajdonság adatok
A tételhez megadott szállítólevélen keresztül(cikk), vagy rendelés teljesítésen keresztül(szolgáltatás) kapcsolat rendelésen levő termék tulajdonság adatokat mutatja meg.. A művelet elindításakor megjelenő mezők részletes leírása az alábbi helyen található: Rendelés tulajdonság adatok
A tételhez megadott szállítólevélen keresztül kapcsolat szállítólevélen levő termék gyártási szám tulajdonság adatokat mutatja meg.. A művelet elindításakor megjelenő mezők részletes leírása az alábbi helyen található: Gyártási szám tulajdonság adatok
Működése megegyezik a jelenlegi ár mezőn történő értékajánlással, csak a művelet nem egy tételen ajánlja újra az árat hanem a bizonylat összes tételén.
Az tételhez vagy tételekhez megosztást generál a párbeszédablak beállításai szerint.
- Párbeszédablak -
Megosztás alapja: megosztás (A számla paraméter megosztás fülén felvett adatok alapján a kiválasztott, vagy az összes tételhez megosztást generál. Hasonlóan a megosztás kézi felvételéhez, csak azokat a dimenziókat (költséghely, témaszám, pozíciószám) tölti ki, amelyek a tételben üresek.) / kommunális üzemeltetés(a kommunális üzemeltetés szerződés adatai alapján).
Minden számlatétel: (I/N)Kiválasztható, hogy csak arra a számlaételre vagy az összesre generálódjon megosztás.
Megosztás: A számla paraméter megosztás fülén felvett megosztások közül lehet választani(ha a megosztás alapja: megosztás csak akkor aktív).
Megosztás Típusa: Egyenes arányban költséghely szerint (a képletbe kerülő költséghelyek között kerül szétosztásra a tételösszeg úgy, hogy minden költséghelyre azonos összeg jut) / Egyenes arányban albetétszám szerint (esetén a képletbe kerülő költséghelyek között kerül szétosztásra a tételösszeg úgy, hogy minden költséghelyre az albetétszám szerint kerül összeg(egy költséghely több albetétben is szerepel) ) / Bérlőszám szerint(esetén a képletben lévő költséghelyek alapján megkeresi a program, hogy mely ingatlan albetétekben szerepelnek ezek a költséghelyek. Majd megkeresi, hogy ezekre az ingatlan albetétekre, mely kommunális üzemeltetési szerződések vannak felvéve. Utána ezekben a kommunális üzemeltetési szerződésekben a További adatok közé az Ügyfelek táblázatba felvett sorokat szerződésenként megszámolja és ezeknek az arányában végzi a megosztást a program) / Bérelt terület szerint(esetén a képletben lévő költséghelyek alapján megkeresi program, hogy mely ingatlan albetétekben szerepelnek ezek a költséghelyek. Ezeket szűkíti azokra, amely albetétekre van érvényes szerződés vagy a kiköltözés dátuma még nem járt le. Az albetétekből a Lakbérszámítási alapterületben megadott négyzetméterek arányában végzi a szétosztást a program.). (Ha a megosztás alapja kommunális üzemeltetés, csak akkor aktív.)
Megosztás költséghelye: a képletbe kerülő költséghelyek között kerül szétosztásra a tételösszeg.(Csak akkor aktív ha a megosztás alapja kommunális üzemeltetés.)
Ingatlan albetét típusa: (Lakás/Egyéb helyiség) Szűrés a megadott költséghelyeken lévő albetétekre. Üresen hagyva nem történik szűrés.(Csak akkor aktív ha a megosztás alapja kommunális üzemeltetés.)
Szerződés érvényesség dátumtartománya: Dátum tartomány, amely meghatározza, hogy mely időszakban érvényes kommunális üzemeltetés szerződések kerüljenek a megosztási arány számításába. Azon szerződéseket is figyelembe veszi a program amelyek már lejártak de nincs kitöltve a Kiköltözés dátuma vagy beleesik ebbe a dátumtartományba. A hóközi szerződés érvényesség kezdet/vég időarányosan csökkenti a részesedést, minden típusnál kivéve az Egyenes arányban a költséghely szerint.(Csak akkor aktív ha a megosztás alapja kommunális üzemeltetés.)
A művelettel a már felvett számlák és szállítólevelek között hozhatunk létre kapcsolatot. Megegyezik a szállítószámlánál leírt szállítólevélhivatkozás-kitöltés művelettel.
Tétel fülön állva módosító és felvétel üzemmódban aktív. A feljövő párbeszédablakon megadott „Le nem vonható áfa %" mező kitöltése után a megadott százaléknak megfelelő mértékben csökkenti a kiválasztott tétel értékét és ugyanilyen összeggel létrehoz közvetlenül a kiválasztott tétel után egy új tételt, amelyben az összegeken kívüli többi tételmező értéke megegyezik az eredeti tételével, kivétel az áfa-analitika 1, ami „Le nem vonható"-ra áll. Ha a tételhez megosztás is fel van véve, akkor a megosztások arányos részét is meggenerálja a program.
A művelet elindításakor megjelenő mezők részletes leírása az alábbi helyen található: Tételszétosztás
A művelettel közvetlenül megnyitható a bizonylat Fejléc fülének Irat táblázatába felvett iratok első iratoldala. A megnyíló Irat funkció Irat fülére kerül a fókusz, így azonnal olvashatóvá válik maga a csatolt irat. Működése megegyezik az Irat mezőn nyomott jobbegérgombra legördülő menüben választott Iratoldal megnyitása (Alt+K) menüével.
Felvétel üzemmódban aktív a művelet. Az xml fájl kitallózását követően az adatok betöltésre kerülnek az xml-ből. A program elmenti az adatokat, és módosítás üzemmódra vált. A művelet elindításakor megjelenő mezők részletes leírása az alábbi helyen található: NAV XML import
A művelet elindításakor a számlaérkeztetés átadásra került a B2B partner felé, akár többször is elindítható. (A művelet akkor látszik, ha a B2B partner funkcióban a EuroOne be van pipálva, és módosítás üzemmódba vagyunk)
A kiválasztott termékhez tartozó mértékegység átváltási táblázatba felvett mennyiségi egységekben bevihetők a mennyiségek, majd jóváhagyás után átváltva beírja a program a tétel mennyiségbe a kapott eredményt.
A művelet elindításakor megjelenő mezők részletes leírása az alábbi helyen található: Átváltás
Módosítás és lekérdezés, üzemmódban aktív a művelet és ha a bizonylat megjegyzésében található adat. Elindítása esetén kiolvasásra került a megjegyzésből a "http" kezdetű szöveg és megnyitásra kerül a böngészőbe.
Ha nincs ilyen rész akkor kiírásra kerül:
Hiba
A megjegyzés mezőben nem szerepel 'http://', vagy 'https://'-el kezdődő internet cím.
A művelet csak Lekérdezés és Módosítás üzemmódban aktív. A gomb megnyomására a háttérben új felvételre áll a program, elindul a kitöltés bizonylatról művelet annak a számlának az adataival amelyen állt a felhasználó, majd az alábbi beállításokkal kitöltésre kerül a számla. A végén felvételben áll a program a kitöltött számlával várva a mentésre.
- Számla másolás -
A Fejléc megjegyzés nyomtatása öröklődik a bizonylatból amelyet másolunk.
A főkönyvi számok másolásra kerülnek az eredeti számlából, kivéve, ha a főkönyvi szám már nem érvényes. Ekkor az utód főkönyvi szám kerül a bizonylatba, ha nincs utód főkönyvi szám akkor üresen marad a mező.
A párbeszédablakban megadottak szerint elhatárolás tételeket generál. A művelet csak akkor aktív ha az elhatárolás engedélyezett a sorozatban, és a Tétel fül van kiválasztva. A művelet futtatása minden esetben felülírja a már korábban rögzített vagy generált elhatárolás sorokat. A művelet elindításakor megjelenő mezők részletes leírása az alábbi helyen található: Elhatárolás generálás.
Keresés
Iktatószám
Keresés iktatószámra.
Számlaszám
Keresés számlaszámra.
Ügyfélnév
Keresés ügyfélre.
Sorszám
Vevőszámlák sorszám szerinti keresése. Akkor érdemes használni, ha sorozatfüggetlen sorszámozás állítottunk be.
Ha a végösszeg bevitel engedélyezett, a végösszeg kitöltésre kerül és nem egyezik meg a tételek összegével, akkor a bizonylat nem menthető. A hibaüzenetben kiírásra kerül a végösszeg, a tételek összege és az eltérés. Ok gomb hatására az eltérés a Kerekítés és áthárított áfa Kerekítéseltérés mezőjébe íródik.
Az ellenőrzés azt ellenőrzi, hogy a bevitelben megadott végösszeg és a számla tételek bruttó összege eltér-e egymástól. Eltérés esetén a Végösszeg kerekítés korrigálása menüparaméter beállítása esetén kerekítés eltérést vesz fel a számlába (leírása a menüparaméternél).
Ha az érkeztetett számla áfa dátuma az áfa lezárásánál korábbi, és a paraméter szerint a jóváhagyáskor a program egyből szállító számlát generál akkor a számla generálás indítása előtt a program az ellenőrzés folyamán a fenti szövegű hibajelzést adja. (OK megnyomása esetén) a készülő szállító számlába a program a lezárást követő első napot teszi, mégsem esetén a könyvelhető mező értékét is visszaállítja a korábbira.
Amikor a számla paraméterben a megosztás ÁFA módosítás mező értéke igaz, akkor a megosztások nettó értékétől arányosan eltérhet az áfa értéke, ebben az esetben a rendszer figyeli, és figyelmeztetést küld, ha az áfa összértéke a megosztás fülön nem egyezik meg a tételben található áfa értékével.
A felület megnézi, hogy a lemásolt számla típusa engedélyezve van-e a készülő számlánál beállított számla paraméterben. Ha nincs engedélyezve, akkor jön a hibaüzenetet: "A lemásolt számla típusa nincs engedélyezve a kiválasztott számla paraméterben!", és a számla nem menthető, különben a mentés megtörténik.
Ha a Szállítószámla paraméterben bármelyik főkönyvi számra vagy dimenizóra vonatkozó számlakontírozás mezőtípusa Könyveléshez kötelező értékkel van kitöltve, akkor a Számlaérkeztetésben a Könyvelhető mező értéke addig nem lehet Jóváhagyva értékű, amíg az összes érintett főkönyvi szám és dimenizó kontírozása nem történt meg.
Számlaérkeztetés bevitelben az itt megadott kategóriába eső személyek nem hagyhatják jóvá az Igazoló személy táblázatban a számlát, amíg nem kontírozták ki azokat a könyveléshez szükséges mezőket, amelyek a Szállítószámla paraméterben Könyveléshez kötelező értékkel kerültek beállításra. A folyamat megfelelő működéséhez a könyvelő igazoló személynek bele kell esnie a kötelező igazoló személy kategóriába is.
(Ügyfélkód / Telephelykód / Termékkód / Igazolószemély-kód / Témaszámkód) Az érték mezőnek megfelelő beviteli mezőben a szöveg mezőben megadott kód választható.
(Csak az elfogadhatók / Engedélyezett / Tiltott) A kiadás dátum, visszavétel dátum, könyvelhető, szállító számla mezők működését szabályozza. Csak elfogadhatók esetben csak azok a számlák szerepelnek, amelyekben az összes igazoló személy elfogadta a számlát.
Engedélyezett esetben (természetesen Módosítás = Tiltott) csak a könyveléshez tartozó mezők (kiadás dátum, visszavétel dátum, könyvelhető, szállító számla) módosíthatók. Csak könyvelhetőség módosítás = Csak az elfogadhatók esetben csak azok a számlák szerepelnek, melyeket az összes igazoló jóváhagyott, de a könyvelés szempontjából még elbírálás alatt (folyamatban) van.
(Csak a kötelező igazolók által elfogadottak / Engedélyezett / Tiltott) Csak azok az érkeztetett számlák látszanak, ahol az aktuális felhasználóban szereplő Szemely_ID-vel szerepel igazolás. Csak saját igazolás módosítás = Csak a kötelező igazolók által elfogadottak esetén a feltétel kiegészül, azaz csak a kötelező igazolók által elfogadott számlák láthatók.
(Csak a kötelező ig. által elfogadott elfogadhatók / Csak a kötelező igazolók által elfogadottak / Csak az elfogadhatók / Engedélyezett / Tiltott) Engedélyezett esetben csak az felhasználónak megfelelő igazoló személyhez tartozó igazolás mezők (igazolás, dátum, megjegyzés) módosíthatók, valamint a kötelező igazolók felvehetnek vagy törölhetnek választható igazolókat. Csak az elfogadhatók esetben a feltétel kiegészül azzal, hogy a felhasználó által elbírálandó (nem Elfogadott vagy Elutasított) számlák látszanak. Ha a paraméter értékben szerepel a "csak a kötelező igazolók által elfogadott" is, akkor a menüponttal kezelhető számlák köre szűkül azokra, amelyeket a kötelező igazolók mind elfogadtak már.
(Összes tétel / Módosított tételek) Azt szabályozza, hogy helyesbítő számla felvételkor az eredeti számla összes tétele, vagy csak a módosuló tételek kerülnek a helyesbítő számlába.
(Saját / Mindenki, Saját) A paraméter azt szabályozza, hogy a felhasználó az igazoló személy táblázatban csak a saját sorában (amelyben ő az igazoló) vagy az összes sorban módosíthat-e.
