Rövid áttekintés
A modul küldetése, hogy a különböző futárszolgálatok segítségével kiszállítandó küldemények kezelését megkönnyítse a rendelés felvételétől egészen a csomag vevőhöz történő eljutásáig és ellenértékének beszedéséig.
Egyaránt használható vastag kliens Kiadás, vagy sERPaMobil Kiadás funkcióval történő rendelés kiszolgálási folyamat esetén, papír alapú komissió, vagy sERPaMobil komissió illetve egyszerű Szállítólevél bevitel használatakor.
A folyamat több lépése automatizált az élőmunkaigény csökkentésére.
Papírkímélő megoldásokat is alkalmazunk (pl: papír alapú számla helyett e-mailben küldött távszámla).
Címszavakban
-Több futárszolgálat kezelése
-Csomagpont törzs folyamatos karbantartása
-Webáruházban kiválasztott csomagpont kezelése a rendelésen
-Csomagpont törzsből választható / módosítható kézbesítési hely
-Rendelés beérkezésekor automatikus adatellenőrzés
-Figyelmeztetés adathiányra
-Kiszedéskor megadható doboz darabszám
-Automatikus kommunikáció a megfelelő futárszolgálattal
-Automatikus címke lekérés
-Címkenyomtatás előre beállítható címkenyomtatóra
-Kommunikációs probléma esetén ideiglenes címke a csomag azonosítására
-Egyszerű címkepótlás utólag
-Automatikus távszámla küldés lehetősége
-Futárnak átadás előtti vonalkódos csomag ellenőrzés támogatása
-Futárnak átadott csomag állapotának folyamatos nyomon követése célba érkezésig
-Csomag státusz alapján automatikus értesítések felhasználónak és ügyfélnek
-Csomagkövető link (trackingURL) automatikus küldése e-mailben a vevő számára
Folyamat vázlat
Az egyes futárszolgálatok változatos módon végzik a munkájukat és jelentősen eltérő módon teszik lehetővé a kiszállítási folyamat kezeléséhez szükséges adatcserét, főbb vonalakban találhatók egyezések, mivel a feladat minden esetben ugyanaz: egy meghatározott helyről, egy meghatározott helyre kell eljuttatni a csomagot.
Általánosan elmondható, hogy minden futárszolgálat biztosít egy alkalmazás programozási feleületet azaz API-t (Application Programming Interface) amelyhez kapcsolódhatunk és amelyen keresztül adatokat küldhetünk és fogadhatunk. Ezek közös jellemzője, hogy előzetes szerződéskötés során a futárszolgálat megadja a biztonságos kommunikációt biztosító azonosító adatokat, amelyeket a sERPában rögzítve kialakíthatjuk a gép-gép interfész kapcsolatot a két rendszer között. Ebben a szerződésben rögzítik azt is, hogy hova és milyen rendszerességgel jöjjön a futár a csomagokért, mekkora a feladható csomagméret, milyen díjakon és feltételekkel szolgáltat a futárcég, stb.
Az API-n keresztül átküldhetjük kiszállítandó küldeményeink releváns adatait (ez szolgálatonként eltérő lehet, de lényegében a szállítási címet, az átvevő kapcsolattartási adatait, a küldemény értékét, az esetlegesen beszedendő utánvét összeget, illetve esetleg tömeg és méret adatokat. Ezen kívül bizonyos esetekben extra szolgáltatás megrendelésére vonatkozó információ is átadható.)
Ha minden szükséges adatot átadunk, akkor kérhetünk csomagcímké(ke)t, amit kinyomtatva és a doboz(ok)ra / csomag(ok)ra ragasztva egyértelműen azonosíthatjuk azokat. (Ezeket a címkéket a futárszolgálat generálja és a kész nyomtatandó PDF fájlt kapjuk meg, mi csak kinyomtatjuk azokat). A címkék tartalmazzák olvasható formában is az adatokat, illetve van vonalkódjuk és QR kódjuk is a gépi azonosításhoz.
Mivel a csomagok minden releváns adatát átadjuk azok keletkezésekor és az ezek alapján képzett címkével egyértelműen azonosítjuk azokat, így a futárnak történő átadás (tehát a tulajdonképpeni fizikai feladás) gyors és egyszerű. Az adatok átadása az API-n keresztül automatizált, így nagyon sok élőmunkát takaríthatunk meg, nem kell fájlokat exportálni/importálni.
Manapság széles körben elfogadott trend a papírtakarékosság. A legtöbb vásárló elfogadja a papír alapú számla helyett az e-mailben kapott távszámlát. Ez a környezettudatosságon kívül azzal az előnnyel is bír, hogy nem kell a számla kinyomtatását megvárni és a papírokat belecsomagolni a dobozba, hanem azt egy háttérfolyamat elküldheti a vevőnek. Erre a sERPában is van mód. Ehhez be kell állítani a Vevő - Vevőszámla generálás szállítólevélből és a Vevő - Vevőszámla (Vevő) - automatikus e-mail küldés automatikus üzenettípusokat.
A csomagok életciklusa nem ér véget a futárnak történő átadással, ez csak a kezdete a vevőhöz történő kiszállításnak. Minden szolgáltató biztosítja csomagkövetés lehetőségét. Ezt a vevő, a neki küldött úgynevezett Tracking URL segítségével teheti meg, a sERPa felhasználó pedig a programba épített automatikus állapot frissítésnek köszönhetően, a sERPában is megtekintheti a küldemény aktuális állapotát. Ehhez a Futárszolgálat adat frissítés funkcióban kell megtenni a megfelelő beállításokat, hogy időről-időre frissüljenek az állapot adatok.
A modul működése
A fejlesztés koncepciója arra alapoz, hogy a rendelés felvételekor eldől, mely futárszolgálattal (esetleg saját eszközeinkkel) szállítjuk a rendelt áruból képzendő csomagokat, ám ekkor még nem tudjuk, hogy végül hány dobozban fog elférni a küldemény.
Ezért a rendelés felvételekor (történjék ez bár egy webáruházban, vagy éppen a Partnerközpont segítségével, netán a vastag kliens bármely megoldásával Vevő rendelés, Vevőrendelés generálás, Vevőrendelés generálás FMCG), a megfelelő fuvar kiválasztásával jelezhetjük, hogy melyik futárszolgálattal kell majd elküldeni az árut. A rendelés rögzítésekor, a vevő-, vagy annak telephelye mellett, futárszolgálati csomagpont (Postapont, Csomag automata stb.) is kiválasztható. (A csomagpontokat a sERPa le tudja frissíteni az API-kon keresztül a Futárszolgálat adat frissítés funkcióban beállított időközönként.)
A modul fejlesztésekor arra törekedtünk, hogy bármilyen módszerrel is dolgozza fel a felhasználó rendelést, ( Kiadás, Komissió, sERPa Mobil Kiadás, sERPaMobil Egyszerűsített komissió, vagy éppen a Szállítólevél bevitel Kitöltés bizonylatról műveletével), mindenképpen használni tudja a futárszolgálati szolgáltatásokat. Ezért főszabályként akkor kérjük be a felhasznált dobozok (keletkezett csomagok) számát, amikor a szállítólevél elkészül. Ekkor történik meg a kommunikáció a futárszolgálattal, megkérjük a megfelelő számú csomagcímkét és azt ki is nyomtatjuk, hogy a frissen képzett csomagokra ráragasztva, azokat egyértelműen azonosítani tudjuk. (Ha a címke lekérés sikertelen valamilyen okból, például nincs internet, vagy hiányzik valamilyen adat, stb.), akkor ideiglenes címkét nyomtatunk, ami a végleges címke felragasztásáig egyértelműen azonosítja a csomagot.
Lehetőséget biztosítunk arra a Csomagellenőrzés funkció révén, hogy még a futár megérkezése előtt ellenőrizhessék, hogy az adott futárszolgálatnak szánt halmazban ott van-e minden elkészített csomag, ezek el vannak-e látva a megfelelő címkével a futárnak történő átadáshoz, illetve nem keveredett-e oda olyan csomag, ami nem oda való. A hiányzó, vagy nem megfelelő, sérült, stb. címkék pótlására is itt van lehetőség. Ha minden rendben, akkor a küldemények állapotát átállíthatjuk Futárnak átadás előtt ellenőrzöttre, amiből tudjuk, hogy átestek az ellenőrzésen. A futár érkezésekor az ellenőrzött állapotú csomagokat akár vonalkódjuk ellenőrzésével, akár egyetlen mozdulattal átadhatjuk ugyanebben a funkcióban. Ekkor az állapotuk átáll Futárnak átadottra. Ez azért fontos, mert ettől kezdve folyamatosan ellenőriztethetjük a rendszerrel azt, hogy a futárszolgálat milyen további állapotokba tette a csomagot, egészen a kézbesítésig, illetve ebből tudjuk, hogy a csomag már nincs nálunk.
A futárnak átadott állapotba kerülő csomagról javasolt küldeni egy e-mailt a vevőnek, hogy tudja, mostantól a futárszolgálatnál van a csomag. Ezt Automatikus esemény segítségével tehetjük meg. Az üzenetbe tehetünk úgynevezett tracking URL-t, amire kattintva a futárszolgálat csomagkövetési oldalára navigál a böngésző és megmutatja a csomag szállítási állapotát.
