Kommunikáció gyűjtő

A gyűjtő egyértelmű azonosítására szolgál a gyűjtő kódja és megnevezése.

A program automatikusan növekvő sorrendben adja a soron következő gyűjtő kódját.

A felhasználó számára a kód megadásának jelentősége abban állhat, hogy az egyes lekérdező funkciókban szűkítési feltételként Kommunikáció gyűjtő képletet lehet megadni.

A program telepítését követően egy induló Kommunikáció gyűjtő készlet automatikusan installálásra kerül. (PostIt program tölti fel). Az alap készlet már módosítható vagy nem használhatóra állítható.

Sorozat

Minden kommunikáció iktatószámot kap. Az iktatószám azonosítja a kommunikációt.

Az iktatószám felépítése a következő: ÉV-Sorozat-Sorszám

Az Év a iktatás évének két karakteren (P.: 2009-ben az Év=09)

A Sorozat egy három karakteres szabadon megadható azonosító, melyre azért érdemes gyűjtőként különböző értéket megadni, mert pusztán az iktatószám megtekintése elegendő lehet annak eldöntésére, hogy a kommunikáció hova tartozik.

Használható

A mezőt "Nem" értékre érdemes állítani, ha kommunikációs fajtát már nem szeretnénk használni. A Nem használhatóra állított gyűjtőkre már korábban iktatott kommunikációk továbbra is elérhetők lesznek.

Gyűjtő típus

Egyéb

Általános kommunikációs gyűjtő

Esemény

Az Esemény gyűjtőket nem lehet kiválasztani kommunikáció rögzítéskor. Felhasználásuk a feladat kezelésben  műveletfelvételéhez ajánlott. Vagyis ha egy műveletet végrehajtanak, akkor egy esemény generálódik a kommunikációk közé.

Kimenő Email

Email sablonok közül lehet választani és rögtön el lehet küldeni az emailt. Igény esetén az elküldött emailt archiválja a program a dokumentum nyilvántartásba.

Címzett címke jelenik meg.

Bejövő email

Feladó címke jelenik meg.

Bejövő hívás

Hívó címke jelenik meg.

Kimenő hívás

Hívott címke jelenik meg.

Kimenő levél

Meg lehet adni a levél címzettjét.

FTP Feltöltés

beállítása esetén az Ügyféltörzsben megadható FTP címre lehet adatállományokat feltölteni.

FTP Letöltés

beállítása esetén az Ügyféltörzsben megadható FTP címről lehet adatállományokat letölteni.

Kimenő email iktatás

Az Outlook programban megírt emailek iktatását lehet végrehajtani. A kommunikáció funkcióban a gyűjtő kiválasztása után a Sent Items könyvtár tartalmát olvassa fel a program.

Az Outlook könyvtár mezőben lehet ettől eltérő könyvtárra történő hivatkozást megadni. Továbbá igény esetén a DkEForlder paraméter értékével lehet az Outlook könyvtár mező értékét is felülbírálni.

Bejövő email iktatás

Az Outlook programban kapott iktatását lehet végrehajtani. A kommunikáció funkcióban a gyűjtő kiválasztása után az Inbox könyvtár tartalmát olvassa fel a program.

Az Outlook könyvtár mezőben lehet ettől eltérő könyvtárra történő hivatkozást megadni. Továbbá igény esetén a DkEForlder paraméter értékével lehet az Outlook könyvtár mező értékét is felülbírálni.

Üzenet

Üzenet gyűjtő esetén belső üzeneteket lehet küldeni a bejelentkezett felhasználóknak. Ahhoz, hogy az üzenetek megjelenjenek a képernyőn aktiválni kell az időzített feladatok között az Olvasatlan üzenet szolgáltatást (lásd Üzembe-helyezésnél). Az üzenetben több címzettet lehet megadni, mivel személyenként kell vizsgálni, hogy ki olvasta el már az üzenetet, ezért az üzenetet felvétele után a program annyi kommunikációs azonosítót generál, ahány címzett meg lett adva.

Csatolás dokumentum gyűjtő

A kommunkáció felvétele során a program lehetőséget biztosít dokumentumok csatolására. Csatolás esetén az itt megadott dokumentum gyűjtőbe fogja a program iktatni a dokumentumot.

FTP letöltés esetén kötelező megadni. A letöltött állomány a csatolt dokumnetumban lesz megtalálható.

Outlook könyvtár

Kimenő vagy Bejövő email iktatás gyűjtő esetén ebben a mezőben lehet az alapértelmezett könyvtártól eltérő Outlook könyvtár nevet megadni.

A könyvtárnév megadása során nem kell a felhasználó email címét megadni. A program a bejelentkezett felhasználó emailcímével fogja kiegészíteni a könyvtárnevet.

Pl.: Outlook könyvtár: Megrendelések, Bejelentkezett felhasználó email címe: NM@NM.HU

esetén a program a megnyitott Outlookban az NM@Nm.hu\megrendelések könyvtárat fogja megmyitni.

FTP könyvtár

FTP letöltés vagy feltöltés típus esetén meg lehet adni, hogy az FTP gyökér könyvtárán belül hova lépjen be automatikusan a program letöltés esetén, ill. hova legyen feltöltve az állomány feltöltés esetén.

Feladó

Azt lehet beállítani Kimenő email típus esetén, hogy a bejelentkezett felhasználó email beállításai alapján vagy a Szerverre vonatkozó email beállítás alapján kerüljön az email elküldésre.

Iktatósszám a tárgyba

Kimenő email gyűjtőtípus esetén beállítható, hogy az elkészült email Tárgy mezőjébe belekerüljön-e a kommunikáció iktatószáma.

Kapcsolódó adatok a szövegtörzsbe

Kimenő email gyűjtőtípus esetén beállítható, hogy az elkészült email Szövegtörzsébe belekerüljön-e a kommunikációhoz kapcsolódó adatok felsorolása.