A Leltárkezelés funkciót első sorban azoknak ajánljuk, akik
- tárhelyes raktárirányítás rendszert üzemeltetnek és/vagy
- a termékeket gyártási számmmal tartja nyilván.
Továbbá azoknak ajánljuk, akik
- nyomon szeretnél követni a leltározás folyamatát;
- meg akarják határozni, hogy ki a leltár felelőse, mely rekeszeket kell leltározni;
- tudni akarják, hogy a leltározásra kiírt rekeszek (tárhelyek) közül melyikkel végzett a leltározó, melyikkel nem;
- a leltár kiértékelése előtt látni akarják, hogy melyek a legnagyobb értékű eltérések;
- továbbá akik több párhuzamosan futó leltárt szeretnének elrendelni és
- szeretnék tudni az egyes leltárak közötti eltéréseket.
- a kiértékelő algoritmustól elvárják, hogy a program a hiány és többlet lekönyvelése előtt átrendezési javaslatokat tegyen a helyzet orvoslására.
Leltározás folyamata
Gyártási számos termékek kezeléseMielőtt a leltárt elkezdik, el kell dönteni, hogy gyártási számos termék esetén milyen adatok megadása legyen kötelező a leltár felvétel során. A programban a gyártási szám azonosítója mellett további 4 mezőt (2 szöveg, 2 dátum) lehet megadni a termék azonosításához. Azt kell végig gondolni, hogy ezek közül melyeket tudja a leltározó leolvasni a termékről a leltározás során?
Például A raktárban zártszelvényt tárolnak. Az árubevételezése során a Gyártási számot a program képzi automatikusan. Szöveg1 mezőben a termék Műbizonylat száma található, a Szöveg 2-ben a termék hosszát tárolják mm-ben megadva. Amennyiben a készletrevételkor nem nyomtattak egy vonalkódos azonosítót (pl. GS1 vonalkódot) a termék mellé, a leltár során a leltározó a termékre ránézve nem fogja tudni a program által képzett gyártási számot, de még a műbizonylat számát sem. A leltározó a cikkszám azonosításán túl a zártszelvény hosszát tudja lemérni.
Az előzőek alapján a gyártási szám paraméterekben be kell állítani, hogy a cikkszámon kívül kizárólag a Szöveg2 mező kitöltése kötelező. A leltárfeldogozás feladata lesz azonosítani a megadott adatok alapján a terméket.
 Gyártási szám paraméterek
Mikor van szükség egyedi gyártási szám használatára? Az egyedi gyártási szám alapján lehet egyedivé tenni és nyomon követni a termék mozgását a rekeszek között. Amennyiben alkalmazzák a ún. Gyártási szám FIFO beállítást, további adatok párosulnak a beszerzett termékhez, például a beszerzés dátuma, a beszálllító, a beszállításkori ár. |
AlapadatokA leltározási folyamatot egy ún. leltárbizonylat felvételével lehet elindítani. A leltárbizonylat tartalmazza, hogy melyik raktárt kell leltározni és mi a leltár tervezett időtartama. RekeszekEzenkívül kötelező adatként meg kell adni, hogy a raktár melyik rekeszeit, tárhelyeit kell leltározni. A rekeszek megadásának az a célja, hogy - a leltár végrehajtása során nyomon lehessen követni a leltár állapotát. - el lehessen rendelni kisebb területek leltárját. Annak érdekében, hogy a rekeszek felvétele ne jelentsen adminisztratív terhet, a rekeszeket csoportosan lehet legenerálni a bizonylathoz, amelyet előre be lehet paraméterezni. Összes rekesz leltárjaA Leltár paraméterek funkcióban a Leltársorozat párbeszéd ablakban lehet megadni a leltározandó rekeszeket. Leltárutasítás rögzítése után a program automatikusan fel fogja venni az itt megadott rekeszeket leltározásra. Amennyiben üresen hagyják, akkor a rekesztörzs összes rekesze a leltárba kerül. Rész leltár
Ki lehet írni részletárt is. Ebben az esetben érdmes a rekeszképletet használni. Lásd kép A rekeszképletet a rekesz kódja alapján kell megírni, nem kell "r"-t használni. Amennyiben rendszeresen ismétlődnek ugyanazon tárhylekre részletárak, érdemes külön Leltársorozatot létrehozni és abban fixálni a leltározandó rekeszeket. Csapatok kijelöléseA leltárkezelés funkcióban lehetőségünk van több leltározó csapatot is kijelölni, akinek egymástól függetlenül lehetőségük lesz a leltárt végrehajtani. A program egyelőre a párhuzamos leltárt támogatja, azaz a letározásra kiírt összes rekeszt párhuzamosan kell a csapatoknak leltároznia.  Két leltározó csapat
|
Lehetnek a raktárban olyan rekeszek, amelyekhez nem lehet közvetlenül hozzáférni fizikai helyzetük miatt. Például túl magasan vannak. Ezek a rekeszek előkészítést igényelnek, például le kell őket egy targoncának emelnie és csak utána kezdődhet a leltár. Az előzőknek megfelelően a leltározásra kiírt rekeszek elsődleges tulajdonsága, hogy rögtön kezdhető vagy pedig előkészítést igényel. Addig nem lehet megkezdeni a rekesz leltározását, amíg az előkészítés meg nem történik. Az előkészítés megtörténtét a rekesz állapotának megváltoztatásával lehet jelezni a leltározó csapatok felé. |
A leltár megkezdése előtti utolsó művelet biztosítani, hogy a leltár végrehajtása közben ne vigyenek el semmit sem fizikailag a leltározás alatt álló területről, vagy ne vigyenek be semmit sem. A leltározás kulcskérdése, hogy mihez képest kell kiértékelni a talált adatokat. Ezért a fizikai korlátozással párhuzamosan rögzíteni kell a programban azt a könyvszerinti állapotot, ami a viszonyításhoz alapul fog szolgálni. Ezt az lementett adatállományt hívja a program Leltárívnek. Milyen cikkek kerüljenek a leltárívbe?A leltárív generálásakor az alábbi párbeszéd ablak jelenik meg. Gyártási számokAmennyiben gyártási számos termékeket forgalmaznak, amelyek egyedi azonosítószámmal vannak ellátva, és esetleg a Gyártási szám FIFO beállítással van az életük nyomon követve, az alábbi beállítás használata javasolt. Ebben az esetben a már nullára kifutott gyártási számok is az ívben lesznek. Jelentőségét lásd a Kiértékelésben. Az alábbi ablakot beállításait Mezőparaméterezéssel lehet fix értékre állítani.
RekeszekAzoknak a rekeszeknek a készlete kerül csak a leltárívbe, amelyek letározására az utasítás elkészült (lásd fentebb Leltár utasítás / rekeszek) Lehet-e a leltározás közben rendelést felvenni, szállítólevelet írni?Mivel a program a viszonyítás pontot a leltárív eltáráolásával elmentette, lehetőség van igény esetén arra is, hogy elektronikus úton tovább follyon az adatrögzítés (rendelésfelvétel, szállítólevél írás) Ez alapvetően nem ajánlott, azonban előfordulhat, hogy erre szükség van. (Pl.: A raktárkapuhoz megérkezett árut bevételezik annak érdekében, hogy a kereskedők, vagy a webáruházon keresztül a vásárlók lássák az új készletet.) Az előzőek alapján a letározás megkezdése előtt, le kell generálni a leltárívet. Ez lesz a leltár viszonyítási pontja. Ezek után lehet elektronikusan akár szállítólevelet is generálni. Példa: -Tényleges készlet: 10 db -Elkezdik a leltárt – eltárolásra kerül a 10 db a leltárívben. -Generálnak egy beszerzés szállítólevelet 2 db-ról (de nem viszi be az árut, mert le van zárva a terület fizikai eszközökkel) – tényleges készlet 12 db-ra változik. -Végrehajtják a leltárt. Találnak 9 db-ot. A kiértékelés a 10 db-hoz képest fog megtörténni. Tehát 1db hiányt érzékel a program. Tipp:A fent jelzett helyzetet úgy is lehet kezelni, ha az áruátvételre szolgáló teret egy külön rekeszben elkülönítik és azt a rekeszt nem teszik bele a letározási utasításba. Ezzel a módszerrel készleten lesz áru, és a letározott rekeszek készlete nem fog megváltozni a leltározás során. Ennek módszernek az alkalmazásához a Beszállítás bizonylat lehetőségeit ajánljuk figyelmükbe. LeltárÍv újragenerálásA leltárívet újra lehet generálni, amennyiben úgy gondolják, hogy a viszonyítási pont megváltozott. Amikor a leltárívet először generálják meg kell adni egy dátumot. A leltárívbe az ennél a dátumnál érvényes könyvszerinti készlet menyisége fog belekerülni. Amennyiben a generálás dátuma megegyezik a rendszerdátummal, akkor a Leltár utasítás fejléc adatában látható, hogy pontosan mikor generált adat van a leltárívben. Amennyiben még azon a napon (vagy később) olyan mozgásokat hajtottak végre, amelyekhez szükséges anyagokat kivitték a letározott területről fizikailag, felmerül a leltárív újra generálásának igénye. Amennyiben későbbi napon generálják újra az ívet, mint a rendszerdátum, az utasítás fejlécében a 23:59:59 jelzi, hogy az adott nap összes mozgását tartalmazza. Különösen az veszélyes, ha mondjuk egy gyártási szám még szerepelt az ív generálásakor, majd ezt a gyártási számot még aznap eladják és ki is viszik a területről, és a leltározó ezután leltároz, és nem lesz a fellelt készletben. Ezek után a kiértékelés hiánynak fogja értékelni. Ha ebben az esetben az ívet újra generálják, akkor már nem lesz benne az ívben, nem lesz hiány.
|
FelvételA leltárfelvétel gyártási szám esetén a gyártási szám paraméterekben meghatározott módon történik. Lásd ezzel kapcsolatban fentebb a Leltár előtt fejezetet. Mobilon A leltár felvételéhez a Web-alapú Online Nagy Machinátorban ajánljuk a Mobil leltár felvétel műveletet. A leltározók egymástól függetlenül kiválaszthatnak egy-egy rekeszt a leltározása. A leltározás során természetesen a terméken található vonalkód alapján lehet azonosítani a legbiztonságosabban a terméket.
Asztali gépen Az alábbi képen látható helyen lehet rekeszenként felvenni a leltárt.
Készre jelentésA leltár szempontjából lényeges információ, hogy mely rekesz leltározását fejezték be. A Mobil leltár felvétel műveletben a Befejezés művelet szolgál annak jelzésére, hogy a rekesszek végeztek. Az asztali bevitel során a rekeszből kilépés során kérdezi meg a program, hogy befejezték-e a letárt. Ezt akkor is megkérdezi, ha semmit sem rögzítettek fel, hiszen előfordulhat, hogy tényleg üres a rekesz.
LezárásA Leltár lezárása szükséges ahhoz, hogy fel lehessen dolgozni a leltárt. Lezárni akkor lehet a leltárt, ha benne található összes rekesz állapota Kész állapotú. A képen látható Lezárás művelet az összes rekesz állapotát egyszerre változtatja Lezártra. A mobilon a Lezárt állapotú rekeszbe már nem lehet felvenni adatokat. Amíg kész állapotú volt, meg lehetett újra nyitni a rekeszt és folytatni lehetett a leltárt.
Amennyiben meggondolták magukat és mégis folytatni kell a leltárt, a képen látható Feldolgozás stornó művelet lehet visszavonni a Lezárást.
|
KoncepcióA leltárkezelés funkció legfontosabb mozzanata a feldolgozás. A feldolgozás során kerül összevetésre a leltárban fellelt készlet a könyvszerinti mennyiséggel. A feldolgozás algoritmusa a arra törekszik, hogy csak a legvégsőbb esetben mondja ki, hogy Leltár többletet talált. Méghozzá azért, mert elvileg olyan nincs is, hogy leltártöbblet, mert elvileg mindennek, ami raktárban van, volt egy beszerzése. Többletnek csak azért tűnhet, mert valamikor nem azt vették készletre, ami jött valójában vagy nem azt adták el, amit eladtak valójában vagy máshol találtuk meg, mint ahol van a nyilvántartás szerint, vagy esetleg egyáltalán nem vették még készletre a már megérkezett árut.
Az előzőknek megfelelően mielőtt úgy döntünk, hogy többletet találtunk, a következőket lehet végrehajtani ÁtrendezésAz egyik helyről átvisszük a másik helyre az árut. Így ami egyik helyen többlet volt és a másik helyen hiány, kioltja egymást. Átminősítés„B”termékből többlet van és az „A” termékből hiány. Ha feltételezhető, hogy a két terméket valamikor összecserélték, akkor „A” terméket ki lehet vezetni a raktárról (ezzel megszűnik a hiány) és helyette „B” terméket raktárra lehet venni. Ha a két mozgást összekapcsolják egymással, akkor „B” termék az „A” termék nyilvántartási árán fog készletre kerülni és nem keletkezik könyvelt érték különbség. Feldolgozás algoritmusA feldolgozás során a leltározók által felvett leltár egyes sorait párosítja a program a könyvszerinti készlet egyes soraival. A párosítás során a felvett mennyiségből és a könyvszerinti mennyiségből is egyaránt felhasznál a program, míg vagy - elfogy a leltározott mennyiség, ez a leltár hiány, vagy - elfogy a könyvszerinti mennyiség, ez a leltár többlet. Raktár/rekesz egyezés - MegfelelőA párosítás első szakaszában azokat a sorokat keresi a program, ahol a raktár és rekesz is megegyezik egymással. Ezeket a sorokat Megfelelő minősítéssel látja el. Az első szakaszban minden felvett rekordon egyszer legalább végig halad a program és csak utána következik a következő szakasz. Ha volt korábban egyezés, akkor a már csökkentett mennyiségek szerepelnek benne. Raktár egyezés - Raktárközi átrendezésA párosítás második szakaszában már csak azokat a sorokat keresi a program, ahol a Raktár megegyezik, de a Rekesz nem. Ha talál ilyen egyezést, akkor az azt jelenti, hogy megvan a termék csak nem abban a rekeszben lett megtalálva, ahol a nyilvántartás szerint van. Ezért ezeket a sorokat Raktárközi minősítéssel látja el és a létrehozott kapcsolat alapján raktárközi mozgással fogja az eltérést kezelni a program. Leltár hiány / Leltár többletAmennyiben az eddig leírt párosítási algoritmus nem fogyasztja el a mennyiségeket, el kell dönteni, hogy leltár hiány vagy leltár többletet kell könyvelni. Amennyiben a Könyvszerinti mennyiség nem fogyott el, az a leltár hiány. Amennyiben a Leltározott mennyiség nem fogyott el, az a leltár többlet. Gyártási számos termékek feldolgozása - hiány és raktárköziA Leltárfelvétel során gyártási számos termékhez nem kötelező minden adatot megadni. (Lásd ezzel kapcsolatban a Leltárfelvételt részt.) A leltárfeldolgozás feladata, hogy a leltár során fellelt gyártási számot össze tudja párosítani egy leltárívben eltárolt könyvszerinti mennyiséggel. A párosítás jelentőségét lásd a kiértékelés fejezetben. Pl.: LeltárÍv-ben tárolt könyvszerinti mennyiség
A példában tehát ugyanabból a gyártásból származó vasanyag látható (műbizonylatszám megegyezik), de különböző hosszúságú. Leltározott értékek
Feldolgozás végrehajtása a Leltár 1.sorára 1, A leltárívben keres a program egy olyan sort ahol az 1/10 rekeszre ahol a Cikkszám:VAS és a Szöveg2:3000 2, Talál egy sort, amiben a gyártási számnak az értéke Gy1, viszont ott a mennyiség 2 db. 3, Mivel a 2-bpl egy darab meglett, a feldolgozás eredménye az lesz, hogy a Gy1 gyártási számból egy hiány lesz elkönyvelve. Feldolgozás végrehajtása a Leltár 2.sorára 1, A könyvszerinti adatokban keres a program egy olyan sort ahol az 1/10 rekeszre ahol Cikkszám:VAS és a Szöveg2:2000. Ilyet nem talál. 2, Majd keres a könyvszerinti adatokban a program egy olyan sort ahol az 1 raktár és Cikkszám:VAS és a Szöveg2:2000, és bármilyen rekesz 3, Talál egy sort, amiben a gyártási számnak az értéke Gy2, a Rekesz 1/20 és a mennyiség megegyezik. 3, A feldolgozás eredménye tehát az lesz, hogy a Gy2 gyártási számot átmozgatja egy raktárközi mozgásssal. Gyártási számos termékek feldolgozása - többletLeltárÍvA leltárívben az alábbi látható egy termékre vonatkozóan. A leltárívet úgy generáltuk, hogy az az elmúlt két évben mozgott gyártási számokat is tarlmazza. Ezért az Ívben benne lesznek azok is amelyek már nullára futottak. A képen látható, hogy a 3000 mm-es vasból van 210 kg készleten és az 5000 mm-esből egyáltalán nincs.
Leltár felvételA felvétel során viszont találnak a 5000-esből 20kg-ot és a 3000-asból is többet találtak, 200 helyett 210-et.
FeldolgozásA feldolgozás művelet ablakának oszlopai hármas tagozásúak. Az első részben a leltár felvétel mezőit lehet látni, mert a feldolgozó algoritmus a felvételhez keresi a leltárívben található rekordokat. Ennek megfelelően a második részben a leltárív mezőit lehet látni. A harmadik oszlopcsoportban azt lehet látni, hogy milyen döntést hozott a program a sorokkal kapcsolatban: Itt látható, hogy megfelelő a tétel (OK), vagy többlet, hiány, vagy raktárközi mozgás lesz.
A példánk első sorában az látható, hogy a 3000-eshez talált 210 kg-hoz a leltárívben talál ugyanabban a rekeszben egy 200-kgos gyártási számot és ezzel össze is kapcsolja. A minősítés ennek megfelelően OK. Tehát a felvételi ív első soráből 200 felhasználásra került, további 10 sorsáról dönt a második sor. Ilyet nem talál az ívben ezért Többletnek minősíti. Generál neki egy gyártási számot, amellyel fel fogja venni a leltárba. A generált gyártási szám felépítése: LT+[leltárbizonylatszám]+[Leltárfelvétel rekord azonosító] Ez alapján lehet majd tudni, hogy ki és mikor találta. A leltárfeldolgozás harmadik sorában az 5000-es vas található, amelyből a leltárív szerint nincs készlet. Szintén többlet a minősítés és kaptun egy generált gyártási számot. Viszont, ha ezen a soron entert ütünk lehetőségünk lesz egy korábban kifutott gyártási számmal összekapcsolni a többletet. Azokat ajánlja fel a program, amelynek hossza ugyanaz volt, mint a leltárban felleltnek.
Az összekapcsolás után megkapja a gyártási szám felvételi ív azonosítóját, gyártási számát és a műbizonylat számát is.
|
Leltártöbblet értéke Gyártási szám eseténGenerált gyártási szám eseténamennyiben a gyártási számhoz nem tudtak leltárívben található azonosítot kapcsolni, vagy tudtak ugyan, de a gyártási szám nem gyártási szám FIFO beállítással folytatta életét, akkor a Leltár többlet az aktuális nyilvántartási egységáron lesz értékelve, ha annak értéke készlet hiányában éppen nulla, akkor az utolsó beszerzési áron fogja készletre venni a program. Ez az érték is utólag módosítható a legenerált leltártöbblet bizonylatban. LeltárIvben található gyártási számmal összekapcsolás esetén amennyiben a gyártási számhoz a leltárívben található, korábban már nullára futott gyártási számot hozzá tudtak kapcsolni , és a gyártási szám gyártási szám FIFO beállítással folytatta életét, akkor a gyártási szám megfogja örökölni az eredetbizonylat értékeit (beszerzési ár, beszálltó, beszállítás dátuma).
|
Leltárkezelés funkciói
Utolsó módosítás: 2024. 07. 01. |
