A beszállításkezelés segítséget kíván nyújtani a beszerzési folyamatban résztvevő felhasználóknak onnantól kezdve, hogy az áru megérkezik a raktárba, egészen a kapcsolódó számla befogadásáig.
Hogyan lehetünk biztosak abban, hogy tényleg az az áru lett bevételezve a rendszerbe, ami fizikalilag megérkezett a beszállítótól?
Hogy lehet a legkevesebb munkával eldönteni, hogy végül azt számlázta le a szállító, amit átvettem tőle és amilyen áron megrendeltem tőle?
A beszállításkezelés funkció számos ehhez hasonló kérdésre ad választ.
A beszállításkezelés középpontjában a beszállításbizonylat áll. A beszállításkezelés folyamata a beszállításbizonylaton keresztül valósul meg.
Beszállításkezelés folyamata
Döntéstámogatás
A bizonylat felépítésének alapkoncepciója, hogy az egyes bizonylatgeneráló műveletek között (szállítólevél, számla, komissió utasítás, rendelés állapotmódostás) különböző ellenőrzési szempontok alapján vizsgálatokat hajt végre a program, amelyek kiértékelése segíti a felhasználót annak eldöntésében, hogyan menjen tovább a beszállítási folyamat.
Adatrögzítés azonnal
Alapvető elvárás egy ERP rendszerrel szemben, hogy lehetőséget biztosítson arra, hogy az ember által feldolgozott információ azonnal bekerülhessen az adatbázisba, annak érdekében, hogy ellátási lánc szereplői mindig megbízható, aktualizált információkhoz juthassanak.
Ott ahol az áru átvétele után az információ egy papírlapon várakozik arra, hogy majd egy adatrögzítő felrögzíti, hogyan kaphatnának a webáruházak azonnali információt arról, hogy értékesíthető a készlet. Ahol arra panaszkodtak már a kereskedők, hogy tudják, hogy az áru már megérkezett, de nem adhatják el, mert a rendszer közli, hogy nem szeretne negatív készletet kezelni, ott a beszerzési adatok azonnali rögzítésére a beszállítási bizonylat szolgáltatásai fognak segítséget nyújtani.
Folyamatszemléletű jogosultág kezelés
Az adatrögzítés és annak eldöntése, hogy a folyamat milyen irányba haladhat tovább, gyakran nem egy ember kezében van. A beszálllításbizonylat lehetőséget biztosít arra, hogy az egyes műveletek végrehajtásához (pl.: adatrögzítés, engedélyezés) felhasználói csoportokat rendeljen a felhasználó.
Annak érdekében, hogy a döntéshozatal csak a szükséges ideig állítsa meg a folyamatot, lehetőséget biztosítunk az érintett személyek azonnali értesítésére különböző csatornákon keresztül.- > Beszállítás bizonylat jogosultságkezelése
Folyamatok rugalmas átalakítása
Minden vállalkozás kialakította azt a folyamatot, amellyel a leginkább tudja biztosítani, hogy csak megfelelő, jóváhagyott információ kerüljön a rendszerébe. A beszállítás bizonylat kialakítása során arra törekedtünk, hogy a lehető legnagyobb mértékben tudjunk a helyi elvárásoknak megfelelni.
Alapértelmezett működés szerint a Raktárvezető feladata az áruhoz kapott bizonylat érkeztetése, és ő engedélyezheti az áruátvétel megkezdését is. Igény esetén viszont át lehet alakítani úgy a folyamatot, hogy a Raktárvezető beérkeztetési feladatai után, a Beszerzőre kerül a beszállításbizonylat. A Beszállítás bizonylathoz iktatott dokumentum képét és a várt szállítórendelés tételeket a Beszerző összehasonlítja, majd engedélyezi az átvétel megkezdését. Ezek után már a Raktárvezető tudja tovább menedzselni az áruátvételt.
A beszállításbizonylat legfontosabb szolgáltatásai:
-Az adatgyűjtővel átvett áru és a várt rendelés összehasonlítása, az eltérések kezelése.
-A vevőrendelésre megérkezett áru azonnali lefoglalása és azonnali kiszállításra félrerakása.
-A raktárkészletre érkezett árura vonatkozóan betárolási utasítás tervet készít.
-A NAV számlaimporteren keresztül kapott számlák és az átvett áru, érték-, és mennyiség szerinti összehasonlítása.
-Számlahelyesbítésre, árupótlásra váró beszállítások nyilvántartása.
Beszállításkezelés funkciói
Áruátvétel
Az áruátvétel azzal az eseménnyel veszi kezdetét, hogy az árut a fuvaros leteszi a raktár kapujába. Az átvételezés mobil adatgyűjtővel történik (lásd Webalapú Online Nagy Machinátor).
Két módszert is támogat a program.
-A raktáros nem tudja mit kell átvenni, csak felrögzíti, amit talált
Ebben az esetben az adatgyűjtővel vonalkód alapján, vagy cikkszám alapján azonosítják a termékeket, és opcionálisan a kapott bizonylaton kézzel jelölhetik, hogy mit találtak meg.
Ennek a módszernek az alkalmazása akkor nem javasolt, ha a termékek várhatóan nem lesznek vonalkóddal ellátva és termék azonosítása gondot okozhat.
Ahol ezt a módszert válasszák, ott nem kell átvételt megelőzni a beszállítási bizonylat megnyitásának. Az átvétel végrehajtása után elég a beszállítási bizonylatot megnyitni és feltölteni az adatgyűjtővel rögzített árukkal.
-A raktáros a szállítórendelés alapján várt tételeket látja, és rögtön látja, hogy mit vett már át
Ahol az első módszer nem alkalmazható, a következő lehetőséget biztosítja a program. Amint megérkezik az áru a raktárvezető megnyitja a beszállítás bizonylatot. A szállítóazonosítása után láthatja, hogy milyen szállítórendelések megérkezését várja a program. A rendelések kiválasztása után a raktári dolgozó meg tudja nyitni az adatgyűjtőn a beszállításbizonylatot. A raktáros a mobil felületen láthatja, hogy milyen termékeket beérkezését várták. Az adatgyűjtés során folyamatosan láthatja, hogy még mit kell valószínűleg megtalálnia a raklapokon.
Érdemes a vonalkóddal ellátott termékekkel kezdeni, így a még nem átvett termékek listája egyre kisebb lesz, és a vonalkóddal nem rendelkező termékeket egyre nagyobb esély lesz gyorsan azonosítani.
Az átvett áru feltöltése után lehetőséget biztosít a program annak jelölésére, hogy hibás árut vettek át. Ezt jelzést gyártási szám megadásával tovább lehet pontosítani.
Raktárra vétel
Mielőtt az átvett áruk alapján a raktárvezető bevételezést hajtana végre, a program lehetőséget kínál számára, hogy néhány nem várt szituáció elemzése után hatékonyan tudja eldönteni, hogy mit és hogyan vesz készletre.
A program először összehasonlítja az átvett mennyiséget azzal a mennyiséggel, amelyet a szállítótól megrendeltek. Majd a következő kérdésekre keresi a választ:
-Mi történjen a szállítórendeléssel, ha kevesebb érkezett meg, mint amennyit vártak? Maradjon nyitva a rendelést, vagy sztornózza a rendelést fennmaradt részét?
-A hibás terméket rögtön úgy kezeli a program, hogy a rendelésre kevesebb termék érkezett. De emellett a hibásnak minősített termékekről is el lehet dönteni, hogy végül raktárra vegye-e a program és automatikusan elkülönített helyre tárolja-e át.
-Továbbá az is kérdés, hogy mi történjen akkor, ha többet szállítottak a rendelt termékből, vagy esetleg olyat terméket szállítottak le, ami nem is volt megrendelve? Ezekről a nem várt tételekről eldöntheti a raktárvezető, hogy bevételezi-e az árut.
A program azzal igyekszik segíteni a raktárvezető munkáját, hogy egyrészt színezéssel jelöli azokat a tételeket, ahol valamilyen problémát talált, másrészt a probléma kezelésére vonatkozó protokoll alapján megajánlja a várható intézkedés irányát. (például, ha az a házi rend, hogy hibás terméket nem vesznek raktárkészletre és selejtezik le, hanem a szállítóval visszafuvaroztatják, akkor a program azonnal azt fogja felajánlani, hogy ne vételezzék be a hibás árut.)
Komissiózás
Miután megtörtént a raktárra vétel a vevőszolgálaton az ügyintézők, vagy épp a webáruházakban a látogatók már láthatják a készleten a frissen érkezett áruk. Ezzel párhuzamosan folytatódik a raktári munka. A beszállítás bizonylat folyamatszemléletmódban magába integrálja a komissiózással kapcsolatos teendőket.
-Először a raktárvezető számára megmutatja a program, hogy a beérkezett áru mely vevőrendelésekre érkezett be. Amennyiben több vevőrendelés lenne, mint a megérkezett áru, a raktárvezető, egy esetleges egyeztetés után eldöntheti, hogy kinek fogja az árut logikailag lefoglalni.
-A foglalás után egy újabb döntési helyzetben támogatjuk a raktár munkáját. Vannak olyan vevőrendelések, amelyet nem érdemes betárolni a raktárba, mert a visszaigazolt szállítási határidő alapján hamarosan kiszállításra kerülnek (vagy értejön a vevő). Ezeket az árukat betárolás helyett azonnak félre lehet rakni. A „félrerakás” kommunikálására a raktárvezető egy raktári komissió utasítást tud generálni, ami alapján a raktári dolgozó végrehajtja a műveletet. Nem kell feltétlenül minden vevőrendelésre jött árut félrerakni. A meghozható az a döntés is, hogy bár a vevőnek foglaljuk az árut, mégis be kell tárolni a raktár megfelelő helyére. Természetesen ebben az esetben az áru logikai foglalása alapján az értékesítés vagy a webáruház ezt a készletet nem fogja látni.
-A félrerakási utasítások generálása után a raktárvezető utasítást adhat ki a maradék áru betárolására. A beszállítási bizonylat lehetőséget biztosít annak támogatására, ha egy-egy termékcsoportra vonatkozóan külön utasításokat kell kiadni. Az ún. betárolási tervben előre meg lehet tervezni, hogy az egyes termékcsoportokhoz milyen sorozatú utasítás készüljön. Például ez alapján külön utasításokra lehet tenni a targoncával betárolható termékeket, vagy lehetőség van annak az igénynek a támogatására is, ha az egyes termékcsoportoknak a betárolását más és más raktári dolgozó hajtja végre és számukra külön utasítást kell generálni. (Például mindig ugyanaz a dolgozó tölti fel a vegyi árukat, míg a másik embernek az elektromos termékekkel kapcsolatba van áru és helyismerete a raktárban.)
Áruszámla-befogadás
