Alapvetően azokat a számlákat, amelyek "Számla" fejléccel ki lettek nyomtatva, nincs lehetőségünk módosítani, legalább is a számlára kerülő dolgokat. Tehát egy esetleg elrontott vagy helytelen adatokat tartalmazó számlán a legtöbb esetben már nincs módunk változtatni.
Ilyenkor több lehetőségünk van a kibocsátott számla végeredményének változtatására. Mindegyiknél igaz azonban, hogy a változtatást csak új számla kibocsátásával érhetjük el, hiszen a törvény nem biztosít lehetőséget a már kibocsátott számlák "visszavonására".
Egy elkészült számla javításának többféle módja lehet.
Amennyiben helyesbítés/sztornírozás készletmozgást is von maga után és a visszáru mozgásnem törzs fejlécében a Khely/témaszám megadása = Forgalomban érték van beállítva, a legenerált szállítólevélbe beemelődik a mozgásnem struktúrában ajánlott költséghely és témaszám.
Helyesbítés
Akkor használjuk, ha az ügylet megvalósult, azonban mennyiségben, értékben vagy akár tételszám vonatkozásában helytelen számla készült (a számla áfát érintő értékei rosszak). Ekkor az eredeti számla mellé készíthetünk egy olyan alszámlát, mely a főszámlával együtt tartalmazza a ténylegesen megvalósult ügyletet.
A helyesbítő számla tartalmazhatja csak a javító tételeket, de az is lehetőség, hogy az eredeti számla minden tételét tartalmazza negatív irányban, valamint a valóban értékesített termékek adatait.
Sztornózás (érvénytelenítés)
Amennyiben az ügylet meg sem valósult vagy értéket nem érintő módon lett helytelenül kiállítva (pl. rossz sorozatra, rossz dátumra, vagy az ügyfél címe rossz), az egész számlát érvényteleníteni kell, majd a helyes adatokkal újra kiállítani.
Egy számla helyesbíthető/sztornózható, ha:
- főszámla és még nincs sztornózva vagy helyesbítve, azaz nincs olyan sztornó- vagy helyesbítő számla, amelyben ő a főszámlaszám,
- főszámla és van helyesbítő számlája, de az le van sztornózva,
- normál alszámla (azaz a főszámlaszám mezőben egy másik számlaszám van) és nincs olyan másik alszámla, amelyben ő a sztornózott számlaszám (az alszámlákban van egy mező: "Sztornózott számla", mely a sztornózó alszámlában jelenik meg).
- szállítólevél kapcsolattal rendelkezik és nincs benne olyan cikk, amely jelenleg Nem választható/Csak eladáskor/Csak beszerzéskor beállítású a cikktörzsben (a Saját cím/Pénzügy paraméterek beállításától függően, alapértelmezés az engedélyezés!)
Visszáruzás
Számlahelyesbítés lehetőségei
Számla egyszerű helyesbítése
Lehetőségünk van egyszerűen felvenni egy helyesbítő típusú számlát, melynél manuálisan megadjuk a helyesbítendő főszámla számát.
Egyszerű helyesbítés
Ekkor a módosító tételeket kézzel vehetjük fel, esetleg kitölthetjük (pl. negatív irányban) egy másik - tipikusan a helyesbítendő - számláról. Ebben az esetben a számlán azok a tételek fognak szerepelni, amiket kézzel rögzítettünk rá. Amennyiben készletet is érint a művelet, manuálisan kell gondoskodnunk az értékesítés mozgás sztornózásáról vagy visszáru mozgás létrehozásáról.
Lehetőségünk van meghatározni, hogy mely számlasorozatokat lehessen használni a helyesbítésre, ill. egy normál számla helyesbítésekor (ld. lejjebb) milyen sorozatra készüljön el a helyesbítő számla.
Teljes/részleges helyesbítés
Abban az esetben, ha a számla egy vagy több tételében rossz bármilyen, az áfa értékét érintő adat (mennyiség, ár, áfa típus), egy tétel eleve nem kellene a számlára vagy hiányzik róla tétel, a számla helyesbítése a megoldás.
A kiválasztott számla tételeinek adataiban módosíthatunk. Amennyiben az összes tételt szeretnénk semmissé tenni, az F3:Mennyiség nullázással elérhetjük, hogy az elkészülő helyesbítő számlán minden tétel akkora negatív mennyiséggel szerepeljen, mint az eredeti, helyesbítendő számlán. Az egyes tételekbe Enter:Módosítással belelépve változtathatunk a mennyiségen, egységáron, kedvezményen és az áfa százalékon. F4:Felvétellel azt is megtehetjük, hogy új tételt rögzítünk a helyesbítő számlán.
Helyesbítés/szornírozás
Az F9:Lezárás gombban véglegesíthetjük a bizonylatot.
Ekkor megadhatjuk a létrejövő helyesbítő számla adatait, és kézi mozgásnem beállítás mellett megválaszthatjuk a visszáru és eladás mozgásokat.
A helyesbítő (módosító) számlára rákerülnek az eredeti tételek teljes negatív mennyiséggel és a tétel ablakban végrehajtott változások után a tételek pozitív mennyiségekkel (kivéve a teljes mennyiség nullázása):
Módosító számla tételei
Sztornírozás
A funkció arra szolgál, hogy egy szállítólevélből kitöltött számlát teljes mértékben (a tételek adatainak módosíthatósága nélkül) érvénytelenítsünk vagy módosítsunk a készletmozgást is "visszavonva".
A menüpont működése hasonló, mint a fenti helyesbítésé. A beviteli ablak azonos, a tétel ablakban viszont nincs lehetőségünk az egyes tételek adatait módosítani. F9 után az új számla adatainak beviteli ablaka is hasonló, mint a részleges helyesbítésnél, de megjelenik egy lehetőség a készletmozgásra vonatkozóan. Megválaszthatjuk, hogy sztornó vagy helyesbítő módban kerüljenek vissza készletre a cikkek. Sztornó esetén az értékesítés mozgás sztornó állapotba kerül, helyesbítésnél viszont létrejön egy visszáru mozgás. Az is lehetőség ebben az esetben, hogy a szállítólevelet felszabadítjuk, így a rontott számla érvénytelenítése után az eredeti szállítólevélből új, jó számlát tudunk készíteni.
Helyesbítő/sztornó számla adatai
A létrejövő számla az eredeti számla érvénytelenítése lesz és minden tételét tartalmazza negatív mennyiséggel.
Mennyiség, ill. ár módosítás
A funkciók a részleges helyesbítéshez hasonlóan működnek, azonban kizárólag a nevükben meghatározott mennyiséget vagy egységárat lehet velük módosítani.
Különbség köztük, hogy a mennyiségi helyesbítésnél megválaszthatjuk, hogy az eredményt egy vagy két bizonylattal hozza létre a program. Visszáru választása esetén létrejön egy teljes negatív mennyiséges visszáru bizonylat és egy értékesítés a tétel ablakban megadott mennyiséggel. Különbség választása esetén csak egy bizonylat jön létre, a mennyiség változásától függően a különbözetet tartalmazó visszáru vagy értékesítés.
Amennyiben olyan tételt kell mennyiségileg helyesbíteni, mely gyártási számot tartalmaz, a mennyiség mezőben állva F4:Gyártási szám gombbal kezelhető le a gyártási számok változása.
Sztornózás előleg visszautalással
Amennyiben egy olyan végszámlát szeretnénk sztornírozni, amelyhez korábban előlegek használtunk fel, el kell dönteni, mit szeretnénk kezdeni az ügyfél által már befizetett előleggel. Részletek
Egyéb információk
Ha számlán az összes mennyiség le lett nullázva
Ha a számlán csak mennyiség változott
Ha a számlán a mennyiség és az ár is változik
Ha a számlán csak az ár változik (Egységár, kedvezmény, Áfakulcs)
- Ha egy számlán van negatív tétel, akkor a számlát csak stornírozni lehet. Ilyenkor csak Visszáru: Stornót lehet választani.
- Ha nincs mennyiségi módosítás, gyártási számot nem enged módosítani
- Ha volt negatív mennyiség és csak stornírozni lehet, akkor üzenet:
A számlán negatív mennyiségű tétel van. Csak Stornózni lehet!
- Ha egy számlának már van helyesbítő számlája, akkor üzenet jön:
A számlát már helyesbítették. Először a helyesbítő számlát kell stornírozni!
- Helyesbítő számlát lehet stornírozni:
A Stornózással a helyesbítő számla kapcsolata a főszámlával megszűnik.
A főszámla kapcsolat törlése után a program a főszámlára meghívja az árvisszaírás funkciót ezzel biztosítva, hogy a főszámlához kapcsolódó szállítólevélen ugyanaz az összeg legyen, mint a számlán. (A helyesbítő számla lehetett készletmozgást nem igénylő árhelyesbítés, amikor csak az eredeti szállítólevélen változik az ár.) Helyesbítő számla stornírozása után a helyesbítő számlához kapcsolódó bank / pénztár tételek át lesznek pontozva a főszámlához.
A modul ellenőrzi, hogy a lezárás után választott számlasorozatban ne legyen nagyobb kibocsátás keltű számla a most kiállítandó számla kibocsátás dátumánál.
Az akcióval történő helyesbítés/sztornózás során csak olyan cél számlasorozatot lehet választani, melynek típusa (Normál/Gyűjtő) megegyezik az eredetivel.
Lehetőség van készletkapcsolatos számla sztornózásnál, ill. helyesbítésnél arra, hogy más raktár/rekeszbe visszáruzzunk, mint ahonnan ki lett adva az áru. Az akció főablakába került egy új (alapból rejtett) mező: Raktár/rekesz megadás = Automatikus / Kézzel megadott. Utóbbinál az új számla adatainak megadása során bekér a program cél raktárt és rekeszt. Ezek megadásánál figyelembe lesz véve a visszáru mozgás ajánlott érték beállítása is. Helyesbítésnél az új értékesítés mozgás is a megadott raktár/rekeszből fog történni.
Használati javaslatok
Néhány konkrét eseten keresztül bemutatjuk a helyesbítés használati lehetőségeit.
Jogi háttér
A sztornózás jogi háttere.
Helyesbítő/sztornó számla kézi rögzítése a NAV Online-ban
Ha egy machinátoros sztornó- vagy helyesbítő számla nem ment fel időben és már csak a NAV oldalán lehet kézzel adatszolgáltatást csinálni, az eredeti adatszolgáltatást kell érvényteleníteni ill. módosítani, nem új negatív számlát kell felvinni Az így létrejött speciális számla lesz ellenőrizve, és ha megvan benne a machinátoros számlaszám, az adatszolgáltatás teljesítettnek lesz tekintve.
Eredeti számla módosítása/érvénytelenítése a NAV Online-ban 1.
Eredeti számla módosítása/érvénytelenítése a NAV Online-ban 2.
Paraméterek
Üzemmód értékei
