Az alábbi esettanulmányban a nagykereskedő egy-egy szállítmányban rendkívül nagy mennyiségű árut rendel és kap meg egyben.
Egy szállítmányban 30-40 raklap áru is érkezhet egyszerre, ahol egy-egy raklap több terméket tartalmazhat, ezért az átvétel hosszabb időt vehet igénybe.
A raktár készletet mindig magas mennyiségen tartják, ezért nem kényszerülnek arra, hogy minőségi és mennyiségi ellenőrzés nélkül legyen az áru készletre véve.
A beszállítás bizonylat alap működési tulajdonsága, hogy az egy beszállításbizonylaton átvett áruk alapján egy beszerzési bizonylatot lehet generálni.
Az előbb vázolt helyzetben viszont az volt az elvárás, hogy minden egyes raklap átvétele után kerüljön az áru készletre.
Lehessen nyomon követni, hogy melyik raklap került már átvételre és melyik nem.
Ezeket az igényeket a következő folyamattal támogatja a program.
Packinglist feldolgozása
A szállító a szállítmány mellé Packinglist-et mellékel, amely tartalmazza a raklap azonosítókat is.
Amennyiben ezt a packinglistben lévő adatokat fel tudjuk tölteni a szállítórendelések közé, az áruátvételt egyszerűbbé és átláthatóbbá lehet tenni, hiszen a program a szállítórendelések alapján képes beszállítás bizonylatot generálni. A packinglist szállító rendelésen történő szerepeltetésének értelme, hogy az ígért és az átvett közötti különbségeket látni lehet a mobil átvétel során és az asztali alkalmazásban is.
Az is elérhető, hogy a szállítórendelés tételben található megjegyzés mező alapján külön-külön beszállításbizonylat készüljön automatikusan. Ha a megjegyzés mezőbe bekerülnek a raklap azonosítók, akkor az elvárásokat teljesíteni lehet.
Korábban leadott szállítórendelés
Amennyiben korábban szállítórendelés lett leadva a szállítónak, a szállítórendelés módosításával el lehet érni, hogy a generálás feltételei teljesüljenek.
A packinglistben található árut Rendeltről Visszaigazolt állapotra lehet állítani és a megjegyzés mezőbe be lehet írni a raklap azonosítót.
Nem volt korábban a szállítórendelés felvéve
Gyakori eset, hogy a szállító felé leadott rendeléseket nem rögzítik a fel a szállítórendelés modulba, vagy pedig a packinglist annyira nem követi a leadott rendelés struktúráját, hogy rendkívül hosszadalmas folyamat lenne a rendelés módosítása, és nem éri meg foglalkozni vele.
Ez utóbbi esetben az is lehetséges út, hogy a leadott rendelést egyben páratlan állapotra (nem teljesült állapotra) állítják.
Packinglist módosítása
A szállítórendelés feltöltését Excel táblázat alapján lehet végrehajtani. Azt kell elérni, hogy minden információ külön oszlopban legyen. Amennyiben a szállítótól kapott táblázat ezt a feltételt nem teljesíti, az Excel táblázatot módosítani kell.
Az alábbi példában a raklapazonosítót kellett egy új oszlopba átmásolni.
Excel feldolgozása
A módosított Excelt az alábbi menüpontban lehet feltölteni a szállítórendelések közé.
A feldolgozás után megjelenik a megjegyzés mezőben raklap azonosító
Beszállításbizonylat generálása
Beszállításbizonylat generálását a képen látható menüpontból közvetlenül a packinlist feldolgozása után végre lehet hajtani.
Lekérdezés
A legenerált beszállításbizonylatok alapbizonylat mezőjében láthatók a raklapok számai.
A bővitett készlet lekérdezésben a szállítóvisszaigazolt oszlopban látszik, hogy mennyi áru van átvétel alatt.
