sERPa súgó

A funkcióval az egyes analitikák és a feladás lezárásának dátumát adhatjuk meg.

Fülek

Leírás

A funkció csak módosítás és lekérdezés üzemmódokban érhető el.

 

Az analitikákba a rájuk vonatkozó lezárás dátumnál korábbi dátummal nem vehető fel bizonylat, és a korábbi dátumú bizonylatok nem módosíthatók. A lezárás azt a célt szolgálja, hogy könyvelésünk ne változzon meg visszamenőleg. Ezért vizsgálat a bevitelekben a könyvelés dátumra vonatkozik (illetve az áfa lezárás dátum minden típusú bizonylatban az áfa dátumra). Számla analitikákban ha üres a könyvelés dátuma, akkor a számla dátuma alapján kerül értelmezésre a vizsgálat.

A feladás lezárás az a dátum, amely előtt nem szeretnénk, ha a könyvelési adataink megváltoznának. Ez a dátum kell hogy az összes megadható dátum közül a legrégebbi legyen, módosításakor erre a dátumra módosulnak a korábbi dátumra beállított analitika lezárás dátumok is. A pénzügyi év beállításai sem módosíthatók, ha a pénzügyi év egy része már le van zárva.

A készlet zárás nincs hatással a rendelések módosíthatóságára.

 

Fontos !

A sERPában azoknak az adatoknak változatlansága biztosított, amelyek a Feladás zárás dátummal lezárt időszakba esnek. Az adatok egymásra való hatása miatt az egyik analitikában való módosítás a másikban is változást okozhat, így csak az összes analitika egyszerre, a Feladás zárás dátummal való lezárásának van értelme.

A Feladás zárás dátum visszaállítása egy korábbi időpontra nem javasolt. Akkor állítsuk be a lezárt időszak (pénzügyi év) végére, ha a beszámoló elkészült, a könyvvizsgálat lezárult, a tulajdonosok a beszámolót elfogadták, és az évet lezártuk (a Főkönyv év végi zárás funkcióval). Amíg a beszámolót nem tekintjük véglegesnek, semmi nem indokolja, hogy ilyen módon lezárjuk a könyvelésünket. Arra is használhatjuk a dátumot, hogy azokat az időszakokat lezárjuk amelyeket pl. az anyacég felé már lejelentettünk, és azokon később nem szeretnénk már módosítani. A Feladás zárás dátum előtti bizonylatok értelem szerűen már nem lesznek javíthatók. Ha mégis hiba maradt a lezárt időszakban, azt már csak a le nem zárt időszakban tudjuk vegyes könyveléssel ... javítani.

Ne felejtsünk el mentést készíteni a lezárt időszakokról (is).

 

Az Analitika zárás mezőket a bevitelek figyelik, nem engednek az adott dátum előtt módosítani, illetve dátum ajánláskor a lezárt időszak utáni első napot ajánlja a program. A Feladás zárás mezőt a lezárások és a főkönyvi feladás figyeli, és az adott dátum előtt nem engedi lefutni a lezárásokat, feladásokat.

 

Ha a bizonylaton az áfa dátum (vevő szállító számla, vegyes könyvelés bizonylat, bank esetén átvezetés dátum és a bizonylat pénzforgalmi) a lezárt időszakba (Lezárás: Áfa dátum) esik, akkor nem módosítható a dátum.

.

 

Javasolt felhasználás:

Az Áfa - Bevitel zárás csak az áfa dátum módosítását szabályozza. Amennyiben egy áfa időszakot lezárunk, javasoljuk az időszakhoz tartozó vevő- és szállítóanalitika bevitel lezárását is.

 

Analitikánként történő lezárás:

A programban lehetőség van lezárni analitikánként a főkönyvi feladást. Az analitika lezárását követően a főkönyvi feladás nem fut le, ezért korábban a fel nem adott tételek a táblában maradtak.  A fel nem adott tételek lassítják a program működését, ezért szükséges lezárás előtt elvégezni ezeknek a feladását.

Mi okozhat lezárt időszakban feladatlan vagy feladásra jelölt bizonylatokat?

1.        Úgy kerül lezárásra egy vagy több analitika, hogy vannak feladatlan tételek.

2.        Bármely lezárt analitikával összefüggő analitikában módosít a felhasználó. Például a Vevőszámla le van zárva, de lezárást követően egy banki kiegyenlítés kerül hozzákapcsolásra.

3.        Le van zárva egy olyan analitika, amiben olyan módosítás történik, amely az egész évre kihatással van.

 

Feladatlan tételek ellenőrzése/feladása:

1. Szükséges egy új tárolt eljárás(LezarasBevitel) készítése, amely ellenőrzi lezáráskor a feladatlan tételeket a lezárandó analitikában.

Működése:  

Egy vagy több analitika lezárásakor abban az esetben, ha a tárolt eljárás talál feladatlan tételt a lezárandó analitikák bármelyikében, akkor a program megkérdezi:

a, hogy próbáljuk-e meg feladni újra az időszakot. Ha sikerül, akkor lementi a dátumot és feladja a feladatlan bizonylatokat. (Csak a könyvelés lezárást kell figyelni.)

b, hogy töröljük-e a táblából a feladandó és lezárnadó bizonylatokat. Ha lezárandó bizonylat van, akkor nem engedjük lezárni az analitikát.

1. A felületnek meg kell hívnia a LezarasBevitel tárolt eljárást, ami mentés előtt fut le, vissza kell adnia a hibakódot, amely alapján egy párbeszédablaknak kell megjelennie, ahol három eset közül lehet választani. A kérédés ez alábbi:

" A lezárandó analitikában feladandó tételek vannak!" Három lehetőség közül tud választani ilyenkor a felhasználó nyomógombok segítségével.

A, Feladás esetén a program újból megpróbálja feladni az értintett időszakot. Amennyiben nem jár sikerrel a felhasználónak kell korrigálni a feladatlan tételeket, ebben az Audit lista nyújthat segítséget.

B, Törlés esetén a program törli a feladandó tételeket a táblából és megtörténik a lezárás.

C, Mégse, ebben az esetben nem történik meg a lezárás.

 

2.        Ha le van zárva egy analitika akkor abban már nem lehet módosítani, valamint a hozzá kapcsolódó analitikákban sem szabad módosítani.

Ezért bizonyos analitikákat nem szabad külön kezelni, hanem együttesen kell lezárni őket.

Együtt kezelendő analitikák:

Vevő esetén: Bank, pénztár, Áfa, Pénzügyi rendező tétel

Szállító esetén:Bank, pénztár, Áfa, Pénzügyi rendező tétel

Belső számla  esetén: Bank, pénztár, Áfa, Pénzügyi rendező tétel

Tárgyi eszköz esetén: Fejlesztési tartalék

Lezáráskor a felületnek meg ellenőriznie kell a fent felsorolt analitikák összetartozóságát, majd ezután meg kell hívnia a LezarasBevitel tárolt eljárást és vissza kell adnia a tárolt eljárás hibakódját. Először meg kell jelennie egy párbeszédablaknak, ahol a felhasználó eldönti, hogy csoportosan lezárja-e az együttkezelendő analitikákat.

Az üzenet Vevőszámla,Belsőszámla és Szállítószámla lezárása esetén: "A kiválasztott analitika csak abban az esetben zárható le, hogyha a kapcsolódó analitikák is lezárásra kerülnek, amelyek a következők: Bank, Pénztár, Áfa, Pénzügyi rendező tétel. Lezárja azokat is ugyanezzel a dátummal?"

Az üzenet Tárgyi eszköz lezárása esetén: "A kiválasztott analitika csak abban az esetben zárható le, hogyha a kapcsolódó analitika is lezárásra kerül, amely a következő: Fejlesztési tartalék. Lezárja azt is ugyanezzel a dátummal?"

Igen válasz esetén lezárásra kerül a megadott dátumon az összes együttkezelendő analitika. Nem válasz esetén semmi nem kerül lezárásra. Visszafelé nem történik meg az analitikák lezárása. Például, hogyha a Pénzügyi rendező tételt lezárjuk, akkor a Vevőszámla, a Belső számla és Szállítószámla nem kerülnek lezárásra a Pénzügyi rendező tétel dátumaival.

Ezután megjelenik az első pontban található kérdés, és a kapcsolódó analitikák is ellenőrzésre kerülnek feladás szempontból is.

 

3.        Ha a Mester vagy analitika feladás lezárt időszakra esik, akkor már nem engedünk analitikát befolyásoló adatokat módosítani.

 

Itt a felületnek Pénzügyi év módosításkor a lent felsorolt analitikák esetén ellenőriznie, hogy a Lezárás funkció Feladás zárás és az Analitika feladás mezők adott évi dátummal vannak-e kitöltve, amennyiben igen, akkor már nem engedjünk az adott Pénzügyi év egyik fülén se módosítást végrehajtani, kivéve a termelés feladása és a zárás-nyitás füleket.

Pénzügyi évben:

Vevő, szállító, belső számla, bank, pénztár, Készlet, Tárgyi eszköz, Áfa esetén

A termelés feladása és a zárás-nyitás fülön kívül egyiket se lehet módosítani, inaktívnak kell lennie.

 

Itt a felületnek új árfolyam rögzítéskor a lent felsorolt analitikák esetén ellenőriznie kell, hogy a Lezárás funkció Feladás zárás és az Analitika feladás mezők adott évi adattal vannak-e kitöltve, amennyiben igen, akkor már nem engedünk új árfolyam rögzítését abban az időszakban. Mentés előtt megakadályozzuk a rögzítést.

Árfolyam funkcióban:

Vevő, szállító, belső számla, bank, pénztár, Készlet, Tárgyi eszköz, Áfa esetén a legutolsó lezárás dátumig nem engedjük módosítani és felvenni az új árfolyamokat.

Műveletek

Ellenőrzések

A program az adatok mentésekor az alábbi üzeneteket adhatja:

Javasolt almenü

Funkció elérése menüszerkesztéskor: Főkönyv / Lezárás

Paraméterek