A programban lehetőségünk van kezelni azokat az eseteket, mikor egy bocsátott és esetleg ki is fizetett előlegbekérőt/előlegszámlát teljes mértékben vissza kell vonni, azaz sztornírozni kell. Sztornírozni lehet menüponttal, ill. kézi számlafelvétellel, azonban a két funkció eltérő esetekben használható és eltérő eredményt ad.

1. Sztornírozás kézi számlafelvétellel

Csak Számla fejléccel nyomtatott (kifizetett), üres Főszámlaszám mezővel rendelkező előlegbekérőt (előlegszámlát) lehet kézzel sztornózni, azaz egy új előlegbekérő Főszámlaszám mezőjébe csak olyan bizonylatot lehet beválasztani, amely már nem előlegbekérő (ki lett már fizetve).

2. Sztornírozás menüponttal

Csak Számla fejléccel nyomtatott (kifizetett), üres Főszámlaszám mezővel rendelkező előlegbekérőt (előlegszámlát) lehet sztornózni.

3. Előlegbekérő törlése

Olyan bekérőt, amely nem lett még kifizetve és biztosan tudjuk, hogy nem is lesz, ki lehet törölni a Fejléc módosításban F3-mal, amennyiben a sorozat utolsó bizonylata. Számla fejléccel nyomtatott előlegszámlát nem lehet törölni, de egy olyan bizonylatot, amelyhez banki/pénztári fizetés van már kapcsolva, de nincs Számla fejléccel kinyomtatva, szintén ki lehet törölni.

4. Előlegbekérő törölt státuszúra állítása

Olyan bekérőt, amely nem lett még kifizetve és biztosan tudjuk, hogy nem is lesz, de nem a sorozata utolsó bizonylata, nem lehet fizikailag kitörölni. Ebben az esetben Törölt státuszúra kell állítani. Ez lehetséges az előleg bizonylat módosítása közben a Bekérő törlése almenüponttal vagy a bankból a ElőKintlevFi paraméter segítségével. A Törölt bekérőket nem lehet a bankban/pénztárban kiválasztani, és az előlegszámla listában lehet erre a státuszra szűrni.

Esetek

1. A  kifizetett előlegszámla hibásan lett kiállítva (pl. rossz dátumokkal), de a pénzt nem kell visszautalni, mivel az előleg bekérése jogos volt.

A Számla típussal nyomtatott előleg bizonylatok külön menüponttal sztornózhatók. Az előlegszámla készítés, ill. a devizás előlegszámla készítés akció Üzemmód = Stornírozás paraméterrel indított módja megkérdezi, hogy felszabadítsa-e a bank/pénztár/valutapénztár tételt (ha volt) vagy ne, majd összekapcsolja a sztornó előleg bizonylatot az eredetivel.

A sztornózandó (előleg)számla kiválasztása után F3 gombbal indíthatjuk el a sztornírozást. A funkció bekéri a sztornó számlasorozatot (ez lehet természetesen az eredeti előlegszámla sorozat is, de lehet egy másik is), a hivatkozási számot és a kibocsátás dátumát. A sztornó számla teljesítési dátuma az eredeti lesz, a kibocsátás dátuma a bevitt, az esedékesség dátuma pedig szintén a kibocsátás kelte.

Amennyiben a Terhelési értesítő értéke valamilyen pénzeszközzel ki lett fizetve, a bizonylat száma bekerül a bank/pénztár/valutapénztár tételbe. A program ebből látja, hogy ez már egy kifizetett Terhelési értesítő és nyomtatható Számla típussal). Viszont ezután a pénzügyi kiegyenlítő tétel másik Terhelési értesítőhöz nem kapcsolható. A sztornírozás funkció megszünteti a kapcsolatot az előlegszámla (korábban Terhelési értesítő) és a pénzügyi tétel között, így az másik terhelési értesítőhöz lesz kapcsolható, amely az összekapcsolás után kinyomtatható Számla típusú bizonylatként.

2. Terhelési értesítő törlése

A terhelési értesítőt (melynek a pénze még nem folyt be, így nincs belőle előlegszámla) sem művelettel sem kézi felvétellel nem lehet sztornózni. Törölni is csak akkor, ha a sorozatában az utolsó bizonylat. A ki nem egyenlített bekérők nem jelennek meg a pénzügyi lekérdezésekben, kizárólag az előleg típusú bank/pénztár tételeknél választhatók ki, azaz nem feltétlenül fontos ezeket törölni. Ha mégis ez a célunk (és nem az utolsó a bizonylat a sorozatában), akkor törölt státuszúra állíthatjuk a bizonylat módosításában elérhető almenüponttal.

3. Az egész előleg esemény meghiúsult

Ha úgy kell sztornó előlegszámlát készíteni, hogy a pénzt is vissza kell utalni, kétféle módszerrel tehetjük ezt meg.

A Sztornózás menüponttal létrehozhatunk egy sztornó előlegszámlát, majd a bankban/pénztárban felvehetünk egy követel/kiadás irányú előleg jellegű bizonylatot, melynek Előlegbekérő mezőjébe az eredeti (pozitív irányú) bekérő számát választjuk.

A másik módszer, hogy kézzel létrehozunk egy olyan bekérőt, mely a Főbizonylatszám mezőben hivatkozik a visszafizetendő előlegszámla bekérőjére, a tételeket pedig a Kitöltés számláról alponttal negatív jelleggel vesszük át a Főbizonylatszám-ból. Ezután (mint a Sztornózás esetében) a bankban/pénztárban felveszünk egy követel/kiadás irányú előleg jellegű bizonylatot, melynek Előlegbekérő mezőjébe az eredeti (pozitív irányú) bekérő számát választjuk. Végül az Előlegszámla módosításban kinyomtatjuk a kifizetett bekérőt előlegszámlaként. Amennyiben az előlegszámla sorozatra be van állítva az azonnali pénztártétel generálás, készpénzes helyesbítő bekérő esetén létrejön egy kiadás irányú pénztártétel és a negatív előlegszámla is azonnal kinyomtatható.

Kézi készítésű, negatív előlegbekérő visszautalása esetén a kiegyenlítés lezárásakor a program megkérdezi, hogy ki akarjuk-e nyomtatni az előlegszámlát.

4. Ha az előleg egy részét kell csak visszautalni.

Kézzel kell létrehoznunk (mint a 3. eset második pontjában) egy negatív előjelű bekérőt az eredetire hivatkozva, de nem vesszük át az eredeti bizonylat minden tételét, hanem manuálisan vesszük fel a visszautalandó előleg tételeket. Ezután a fentebb írt módszerrel készítjük el a banki/pénztári visszautalást/visszafizetést.

A kinyomtatott negatív előlegszámla attól függően kap különböző fejléc szöveget, hogy sztornóztuk (teljes összeggel ellentételeztük) vagy (részösszeggel) helyesbítettük az eredeti előlegszámlát.

5. Vevőszámla sztornózása felhasznált előleg esetén előleg felszabadítással

 

6. Vevőszámla sztornózása felhasznált előleg esetén előleg visszafizetéssel