Eszköz

Iktatás

Iktatás módja

Egyben

Az Eszközválasztás funkció általhasznált XML-t egy az egyben iktatásra kerül.

(Egyelőre nem került kifejlesztésre az  változat, amikor ügyfelenként, vagy személyenként szétbontásra kerülnek az XML állományok.)

Ügyfelenként külön iktatószámon

Az Eszközválasztó ablak Dokumentum iktatás funkciója alkalmas arra, hogy abban az esetben, ha egy dokumentum több ügyfélre történő hivatkozást tartalmaz, az iktatást nem egy iktatószámra tegye meg, hanem vagy ügyfelenként külön iktatószámokra darabolva iktassa a dokumentumot. Az Ügyfélre vonatkozó adaton kívül bizonylatszámokra (Pl.:Számlaszám, rendelésszám) történő hivatkozásokat is tartalmazhat. A csoportos iktatás ezeket a bizonylatszám hivatkozásokat is hozzáfogja kapcsolni az iktatószámhoz.

Az Csoportos iktatás az első adatlap kitöltésével kezdődik, a program a többi adatlapot már az első adatlapra felvett adatokkal fogja rögzíteni és csak a változó adatot (ügyfél, bizonylatszám) fogja módosítani.

A Csoportos iktatás nem működik automatikusan az összes listában, erre a funkcióra külön-külön fel kell készíteni az egyes listákat, bizonylatot készítő akciókat.

Eddig a következő funkciók alkalmasak erre:

1, Vevő/Szállítórendelés nyomtatás

2, Fizetési felszólítás generálás

Példa: Fizetési felszólítás generálás esetén több ügyfélre lehet egyszerre lekérni a felszólításokat. Ügyfelenként külön oldalra kerülnek a felszólítások és egy felszólításon belül több számlára is történhet hivatkozás.

Ha az iktatás során „Iktatás módja: Ügyfelenként külön iktatószámon” beállítást választanak, akkor annyi iktatószámot kapunk ahány ügyfélre vonatkozik a lista. Egy iktatószámon belül a program az összes számlahivatkozást felrögzíti. Ez utóbbinak akkor van jelentősége, amikor az iktatás után az érintett vevőszámlák dokumentum almenüpontjában megnézhetők lesznek a számlához kapcsolódó fizetési felszólítások.

(Mivel egy fizetési felszólításon belül vevő- és exportszámla is lehet, a frissítéshez adott dokumentum struktúrát annyiban kellett módosítani, hogy a vevőszámlára és az exportszámlára vonatkozó Fizetési felszólítás nevű szűrésváltozatba a Dokumentum besorolás képletbe a 00800004+00900004 értéket kellett írni.)

Bizonylatonként külön iktatószámon

A működés olyan mint az Ügyfelenként külön ... iktatási módban, kivéve, hogy itt ahány bizonylatszámra történő hivatkozás van annyi iktatószám fog létrejönni.

További művelet

Van

Amennyiben a listával több mindent szeretnénk egymás után végrehajtani, érdemes a További művelet:Van beállítást alkalmazni. Használata esetén az eszköz választás ablak nem tűnik el a képernyőről és ugyanannak a listának az eredményét más eszköz formátumában is el lehet készíteni. Ennek akkor van jelentősége, ha a lista legyűjtése jelentős időt vesz igénybe.

Igény esetén akár az is elérhető, hogy egy dokumentum több helyre is le legyen iktatva.

Nincs

Az érték kiválasztása esetén a művelet elvégzése után a program kilép a menübe.