4.0.133.39384-es verziótól kezdve lehetőség van a programban egy új faktorálási folyamat alkalmazására. A paraméterezésről és a működésről részletesebben ebben a topicban olvashatunk.
Előzetes beállítások
Általános paraméter funkció beállítása
Először az Általános paraméter funkcióban kell meghatározni azt a felhasználói csoportot, akinek jogosultsága van az Ügyfél funkció fizetési feltétel fülén a Faktorlimit és a Faktorszázalék mezők értékét módosítani. Ezt a Faktorálás kezelés sáv alatt található Felhasználói csoport mezőben tehetjük meg. A beállítás azt is szabályozza, hogy a Faktorbizonylatok állapotát ki módosíthassa a FaktorAllapot segéd szkript segítségével.
Az Általános paraméterben kell meghatározni azt is,hogy az egyszerűsített vagy a bővített folyamatot szeretnénk alkalmazni. A folyamatok közötti eltéréseket külön fejezetben kerülnek kifejtésre.
-Általános paraméter beállításai-
Faktorálási információk megadása az ügyféltörzsben
Az Általános paraméterben történő beállításokat követően az Ügyféltörzsben megtalálható Faktorlimit és Faktoszázalék mezők módosíthatóvá válnak. A Faktorlimit a bank által megadott, az ügyfélre vonatkozó, a faktorálás alá bevonható számlaérték felső határa (maximuma) A Faktorszázalék az a százalékban kifezett érték, amelyet a vevőszámla értéből a pénzintézet finanszírozni fog. A faktorálási folyamat sértetlenségének érdekében a faktorszázalék mező módosítását a későbbiekben nem javasoljuk.
-Faktorlimit és faktorszázalék megadása az ügyféltörzsben-
Bővített faktorfolyamat működése
Bővített faktorfolyamatról akkor beszélünk, hogyha az Általános paraméterben található Egyszerűsített faktorfolyamat mező nincs kipipálva. Ennél a beállításnál több faktor állapotot lehet alkalmazni a bizonylatok megjelölésekor, valamint az állapotok és a kivonat importálásakor.
Ezzel a beállítással a Faktorálásra megjelölés funkcióval generált faktorbizonylatok állapota Faktorálásra megjelölt lesz. Az OTPFaktorAllapotImport szkript segítségével lehetőség van Törölt és Jóváhagyott értékűre állítani az állapot mezőt. Az OTPFaktorKivImport szkripttel lehetőség van a faktor kivonat importálására, amellyel a Megelőlegezés közleménnyel ellátott vevőszámlák Faktorált állapotot kapnak, a Fizetés közleménnyel ellátott vevőszámlák pedig Kiegyenlített állapotba kerülnek.
Faktorálásra megjelölés
A funkció segítségével lehetőség van kiválasztani és megjelölni azokat a bizonylatokat, amelyeket a döntéshozó divíziónak vagy a pénzintézetnek táblázatos formában el szeretnénk küldeni jóváhagyásra. Lehetőség van megadni különféle szűréseket, amelyekkel a leválogatás eredménye szűkíthető. Amennyiben megadtuk a megfelelő szűrési feltételeket, a leválogatás gombot kell megnyomni. A választható veszőszámlák táblázatban fognak megjelenni azok a vevőszámlák, amelyek megfeleltek a szűrésnek és amelyeknél a Faktorlimit és a Faktorszázalék mező kitöltött az ügyféltörzsben. A számla alapadatain kívül megjelenik a számla egyenlege , valamint a faktorálható összeg mező is. A táblázatban látható faktorálható összeg a kiválasztott számla végösszegének és az ügyféltörzsben megadott faktorszázaléknak a szorzata.
Faktorálás adatok sávban megtekinthető a Faktorlimit, amelyet az ügyfélben kellett megadnunk, valamint a Faktorkeret mező értéke is. A Faktorkeret mező értéke a következő számolási algoritmus szerint működik: Faktorkeret = Faktorlimit - (faktorálásra jelölt számlák x faktor százalék) - (jóváhagyott számlák x faktro százalék) - ( faktorált számlák x faktor százalék). A kiegyenlített és törölt állapotú számlák nem csökkentik a Faktorkeret értékét.
Központ és telephely ügyfelek esetén a központi ügyfélben megadott faktorlimit a telephelyekre is érvényes lesz, ezt az összeget globálisan figyeli a program. A Választható számlák táblázatban megjelenítésre kerülnek a telephely és a központi ügyfélre vonatkozó vevőszámlák is. A telephelyre vonatkozó bizonylatok megjelölése ugyanúgy csökkenti a Faktorkeret mező értékét, mintha a központi ügyfélre vonatkozó számlákat választanánk ki.
A számlák megjelölésekor a faktorkeret automatikusan csökken a faktorálható összeg mező értékével, valamint az említett mező értéke nem lehet negatív értékű. Ilyen esetben a program figyelmeztető üzenetet küld és a bizonylatok megjelölése nem történik meg. Generáláskor az is ellenőrzésre kerül, hogy ugyanazt a bizonylatot kétszer ne lehessen megjelölni.
Amennyiben módosítás történik a Faktorlimit értékében, abban az esetben generáláskor automatikusan újrakalkulálódnak a faktrálással kapcsolatos összegek. Generálás előtt is lehetőség van aktualizálni a Faktorlimit és a Faktorkeret mezők értékét a Frissítés gomb segítségével.
-A megjelölés mező segítségével kiválaszthatóak azok a vevőszámlák, amelyeket faktorálásra szeretnénk megjelölni-
A generáló funkcióval megjelölt számlákból automatikusan létrejön egy új Faktorbizonylat és a számlák állapota Faktorálásra megjelölt lesz.
-Faktor bizonylat-
Állapot módosítás a FaktorAllapot segéd szkript segítségével
Miután az érintett divízió vagy a pénzintézet jóváhagyta a faktorlálásra megjelölt bizonylatokat, lehetőség van egy segéd szkript segítségével módosítani a számlák állapotát, illetve egy új faktorbizonylatot létrehozni. Illetve azt is lehet jelölni, hogyha valamelyik számlának a faktorálásra jelölése elutasításra került.
A szkript alkalmazása jogosultsághoz kötött, csak abban az esetben lehetséges az állapotok importálása, hogyha az érintett felhasználó megfelelől jogosultsággal rendelkezik.
A korábban elkészült faktorálásra megjelölt faktorbizonylatot lehetőség van exportálni excelbe. Az Eredmény sávon kell megnyomni az egér jobb gombját és az excel lehetőséget választani.
Az elkészült excelből az 1-es sort és a G oszlopot törölni szükséges, a munkafüzetet át kell nevezni FaktorAllapot megnevezésre és az Állapot mezőben meg kell adni a megfelelő új állapotot.
Az állapot mező lehetséges értékei Jóváhagyott és Törölt lehet.
-Excel táblázat módosításai-
Miután megtörtént az excel módosítása és mentése, vissza kell lépni a sERPába és megnyitni az SQL szkript futtatás nevű funkciót. Itt először is ki kell választani a FaktorAllapotImport szkriptet az SQL szkript fülön, amit a Partnerközpontban található Kiegészítő programok mappából van lehetőség letölteni. Ezen belül a Segédszkriptek elnevezésű fájlt kell választani letöltéskor. Ezután a paraméter fülön a módosított excelt fájl elérési útvonalát kell megadni, majd a megnyomni a futtatás gombot.
-FaktorAllapotImport szkript importálása a szkript futtatás segítségével-
Az Eredmény fülön látható az elkészült faktor bizonylat sorszáma, illetve a számlával kapcsolatos fontosabb információk. Törölt érték választása esetén is készülne egy új faktorbizonylat, viszont ebben az esetben ismételten a Faktorlálásra megjelölés funkciót kellene alkalmazni és a Törölt állapotú számla a generálást követően ismét Faktorálásra megjelölt állapotot kapna.
-FaktorAllapotImport szkript importálásának eredménye-
-Jóváhagyott faktorbizonylat-
OTPFaktorKivImport segéd szkript alkalmazása
A programba lehetőség van faktorkivonatot importálni az OTPFaktorKivImport segéd szkript segítségével. A működése hasonló a FaktorAllapotImport szkripthez, ki kell választani a szkriptet az SQL szkript fülön, majd a Paraméter fülön megadni a importálandó fájl elérési útvonalát. A másik szkripttől eltérően megjelenik egy Bankszámlaszám mező, ahol meg kell határozni a bankszámla kódját, amelyre importálni szeretnénk a kivonatot. Az OTPFaktorKivImport szkript szintén a Segédszkriptek között található meg a Partnerközpontban.
-OTPFaktorKivImport segéd szkript használata-
A bővített faktorfolyamat alkalmazásakor kétféle közlemény esetén kerülnek generálásra faktorbizonylatok az importálás következményeként.
Megelőlegezés közleménnyel kerülnek importálásra azok a kivonattételek egyéb kiadás típussal, amelyeket a bank vagy a pénzintézet finanszírozott meg előzetesen. Ebben az esetben csak olyan vevőszámlák esetén történik meg a faktorbizonylat generálása, amelyek rendelkeznek jóváhagyott faktorálás állapottal. Az vevőszámla új állapota faktorált lesz.
Fizetés közleménnyel kerülnek importálásra azok a számlakiegyenlítések, amelyeket a vevő fizetett ki. Ebben az esetben csak olyan vevőszámlák esetén történik meg a faktorbizonylat generálása, amelyek faktorált állapotban vannak. A vevőszámla új állapota kiegyenlített lesz.
Egy adott excel fájl importálásakor ugyanarra a vevőszámlára vonatkozóan nem lehetséges Faktorált és Kiegyenlített állapotú faktorbizonylatot generálni. Ebben az esetben az importálást két külön excel fájlban szükséges megtenni.
Az állapotok sorrendje is fontos, először a megelőlegezés közleményű kivonatokat lehet beimportálni, ezt követően van lehetőség a fizetés közleménnyel rendelkező kivonatokat importálni úgy, hogy faktorbizonylat is készüljön. Ha felcserélődik a sorrend, akkor abban az esetben csak a kivonat importálása történik meg a faktorbizonylat létrehozása nem.
Minta excel fájlok az importáláshoz
Az importáláshoz szükséges excel fájloknak kötött szerkezete van, amelyben meghatározottak a kötelező és opcionális oszlopok, erről a OTPFaktorKivImport szkript súgójában olvashatunk részletesebben.
-Minta excel megelőlegezés közlemény esetén-
-Minta excel fizetés közlemény esetén-
Kivonat fájlok importálása
Amennyiben a közleményben a "Megelőlegezés" szó szerepel, abban az esetben az importálás dátumával automatikusan készül egy új Faktorbizonylat. A közlemény mezőben megtalálható a vevőszámlák sorszáma, ezek az értékek kerülnek az új faktorbizonylat számlaszám mezőjébe, amely alapján a többi oszlop adattartalma is kitöltésre kerül. Amennyiben a kivonat fájlban több banki napot érintő tétel is megtalálható Megelőlegezés jogcímen, abban az esetben is csak egy faktorbizonylat készül el. Ha kivonat dátumonként külön faktorbizonylatot szeretnénk létrehozni, akkor a kivonat importálását is naponta célszerű megtenni. Az új faktorbizonylaton az állapot Faktorált értékű lesz.
-Megelőlegezés típusú kivonattétel importálása-
-Faktorált állapotú faktorbizonylat-
Amennyiben a közleményben a "Fizetés" szó szerepel, abban az esetben az importálás dátumával automatikusan készül egy új Faktorbizonylat. Ebben az esetben már a kivonat importálásakor megkeresésre kerülnek az érintett vevőszámlák a Kivonat funkció Vevőszámlák táblázatában. Ezek az értékek kerülnek az új faktorbizonylat számlaszám mezőjébe, amely alapján a többi oszlop adattartalma is kitöltésre kerül. Amennyiben a kivonat fájlban több banki napot érintő tétel is megtalálható Fizetés jogcímen, abban az esetben is csak egy faktorbizonylat készül el. Ha kivonat dátumonként külön faktorbizonylatot szeretnénk létrehozni, akkor a kivonat importálását is naponta célszerű megtenni. Az új faktorbizonylaton az állapot Kiegyenlített értékű lesz.
Faktor állapot megjelenítése nevű menüparaméterrel a Számlakiegyenlítés típusú kivonattételen megjeleníthetjük az érintett faktorbizonylat állapotát is.
-Kiegyenlített állapotú kivonattétel importálása-
-Kiegyenlített állapotú faktorbizonylat-
Vevőszámla Faktor fül
A faktorált számlák állapotait és az ahhoz kapcsolódó faktorbizonylatokat a vevőszámla faktorált fülén egyben is meg lehet tekinteni. Faktorált és Kiegyenlített állapotok esetén a kivonat sorszáma is megtalálható a finanszírozás mezőben.
-Vevőszámla Faktorált fülén megtekinthetők a faktorálás során keletkezett faktorbizonylatok-
Egyszerűsített faktorfolyamat működése
Egyszerűsített faktorfolyamatról akkor beszélünk, hogyha az Általános paraméterben található Egyszerűsített faktorfolyamat mező be van pipálva. Ez a beállítás annyiban különbözik a Bővített folyamattól, hogy kevesebb faktor állapotot lehet alkalmazni a bizonylatok megjelölésekor, valamint az állapotok és a kivonat importálásakor.
A Faktorálásra megjelölés funkcióval generált faktorbizonylatok állapota Faktorált lesz, míg a másik beállítás esetén Faktorálásra megjelölt állapotot kapnak a bizonylatok. Mindkét beállítás esetén lehetőség van az OTPFaktorAllapotImport szkript segítségével Törölt értékűre állítani az állapot mezőt. Az OTPFaktorKivImport szkripttel lehetőség van a faktor kivonat importálására, amellyel a Megelőlegezés közleménnyel ellátott vevőszámlák nem állítják a bizonylatok állapotát, a Fizetés közleménnyel ellátott vevőszámlák pedig Kiegyenlített állapotba kerülnek.
