sERPa súgó

Rövid leírás

 

Ezen leírás egy áttekintő képet nyújt arról, miként szükséges egy vállalati felmérést, előkészületet elvégezni ahhoz, hogy a projekt modult a vállalat saját arcára, imázsára formálja, valamit miként szükséges a struktúra beállításokat létrehozni ahhoz, hogy a vállalat tökéletesen tudja használni a projekt modul által nyújtott lehetőségeket. Ezen beállításokat egy konkrét példán keresztül illusztráljuk egy vállalati vezető / projektvezető szemszögéből, melyet egy üres adatbázisból kezdünk létrehozni.

 

Tartalomjegyzék:

 

Részletes leírás

 

0. lépés, a vállalat felmérése:

Belső felmérést készítek, mivel foglalkozik a vállalat. Esetemben a vállalat, szoftverek fejlesztésével, bevezetésével, értékesítésével, támogatásával, és hardver értékesítéssel foglalkozik. Ezt a felmérést még a program telepítése előtt a program segítsége nélkül végzem, nagy alapossággal, hiszen a későbbiekben ettől függ, hogy a projektjeimet mennyire szeretném alábontani. Minél jobban szétszedem az egységeket, annál mérhetőbb és részletesebb lesz a projektem, viszont ennek az a hátránya, hogy annál nehezebb lesz majd figyelnem, nyomon követnem a részfolyamatokat.

 

 

 

 

 

A részletességre visszatérve például a logisztikai rendszertervezők bontását meg tudnám csinálni akár személyekre is, amivel a mérés bár pontosabb lenne egyénre lebontva, de a projektemben is egyéneket kellene allokálnom, hozzákapcsolnom a feladatokhoz, ami lényegesen nehezebb, mint csoportokat. Példa okáért, míg az egyik rendszertervező napi 6 órában ér rá a másik napi 10 órában, úgy csak külön külön kapcsolhatnám a feladatokhoz, figyelve az kihasználtságra, viszont ha csoportként bontom szét napi 16 órára, lényegesen könnyebb a feladatom, nem beszélve arról, ha például egy csoportot nem csak két részre, hanem több (sok) felé bontanék.

 

1. lépés, projektmodul telepítése:

A Projektkezelés modult külön kell telepítenem a már meglévő sERPa szoftverhez.

 

2. lépés, a vállalat módszertana szerint felveszem az adatokat:

Felveszem a költséghelyeket a sERPába.

Felveszem a termékeket a sERPába.

Felveszem a pozíciószámokat a sERPába.

Felveszem a témaszámokat a sERPába.

 

3. lépés, paraméter felvétele:

Felveszem a Paraméter funkcióba a szükséges adatokat.

A lekérdezés fülön azt a főkönyvi kódképletet vettem fel, amit a lekérdezésben szeretnék látni, mind az elszámolási, mind a bevétel oszlopban.

A Tevékenység szegmens fülön kitöltöm a szegmenst, majd felveszem hozzá, hogy milyen a típusa (Erőforrás, vagy Projekt), valamit a főkönyvi számokat. A szegmensekkel vezérli a program a Projekt bevitel típusát, valamint a főkönyvi feladást. A főkönyvi feladás automatikusan a főkönyvbe könyveli le azokat a feladat teljesítményeket amelyek elkészültek.

A kiemelt felhasználók fülön vannak azok a felhasználók, akik mindent látnak minden projektben, azaz olyan joguk van mint a projekt felelősöknek, csak nekik az összes projektre vonatkozik.

 

4. lépés, feladattípus felvétele:

Felveszem a Feladattípus funkcióba a szükséges adatokat, majd kitöltöm a hozzá tartozó iratgyűjtőket, ami azért fontos, mivel a funkcióban található irat mezőt szabályozzák, ami segítségével drag and drop-pal (behúzással) csatolhatunk iratot, például a feladat, a teljesítés, vagy a teljesítés igazolás funkciókban.

 

5. lépés, feladat sablon felvétele:

Felveszem a Feladat sablon funkcióba a szükséges adatokat. Ami fontos, hogy a típusát úgy adjam meg, hogy a tevékenységet tükrözze, azaz például a logisztikai fejlesztés típusa belső, míg a bevezetés értékesítés típusa értékesítés, és az eszközhasznosítás beszerzés típusú lesz. A típustól függ a későbbiekben, hogy a feladat felvételénél milyen feladat tételeket tudok felvenni Teljesítmény, Követelmény, mindkettő, vagy egyik feladat tételt sem. Fontos még, hogy minden feladat sablonhoz megadjam azt a költséghelyet, ahol előfordulhat, például egy tárgyi eszköz (személyautó), ami csak a Nagy Machinátornál van, ahhoz nem veszek fel sERPa, vagy IT költséghelyet.

Ami még lényeges, hogy ide is felvehetjük a tárgyi eszközeinket, amivel rendelkezünk, például a projekt autót is a Feladat sablon funkcióban található teljesítmények táblázatába vehetjük fel. Ennek az az előnye, hogy erőforrás felvételekor, a feladat sablon beállításánál automatikusan a rendszer kitölti a felvett feladat tételeket.

 

6. lépés, erőforrások felvétele:

Felveszem az Erőforrás funkció segítségével az összes erőforrásomat, amennyiben a feladat sablont úgy alakítottam ki, hogy benne voltak az erőforrások, úgy ebben a funkcióban csak azzal a feladat sablonnal ellátott feladatot kell felvennem, amelyikbe be van állítva, ha nem így tettem, akkor a funkció segítségével felvehetem az alábbi módon:

Ahogy a képen is látszik, a projekt autót szeretném felvenni, ezt a témaszám segítségével beállítottam, majd a Szegmensbe az Eszköz értéket választom, mivel ide állítottam be azokat a főkönyvi számokat, amelyek segítségével a főkönyvben szeretném vezetni. A referenciaszámnak én a témaszámot választottam, azonban itt beszédes, egyedi nevet érdemes megadni. A második fülön, azaz az erőforrás terv fülön tudom megadni a tervezett erőforrásom divízióját, és erőforrás tervét, azaz, hogy mennyit tervezem használni akár napi szinten.

Az erőforrásomhoz feladatot az általános fül Célfeladatok felcsukható / lenyitható sáv jobb oldalán a beszúrás ikon segítségével tudok felvenni. A gombot megnyomva megnyílik a Feladat funkció felvétel üzemmódban, ahol a Teljesítmények táblázatba felvettem a projekt autót, ahogy az a képen is látszik.

A feladat funkcióban megadom a pénzügyi terven az előre betervezett költségeket, úgy mint a tervezett beszerzési árat, karbantartási költség tervét, valamit időszakos lebontásban az üzemanyag költség tervét:

Egy típusú erőforrás felvételével elkészültem, a többit hasonló módon kell megismételnem. Természetesen idő közben módosulhat a darabszám, vehetek, vagy selejtezhetek ki (autó esetében tönkremehet), ilyen esetekben bármikor módosíthatom az erőforrásaim létszámát, tulajdonságait.

Amikor az összes erőforrást felvettem, elkezdhetek projektet felvenni.