A leltározás folyamata alapvetően két nagy csoportra osztható:
1,
A termékskála viszonylag kis mennyiségű és a gyártási számok mennyisége is alacsony.
Rövid leírás:
Ebben az esetben a leltározás fizikai része folyhat úgy, hogy a raktáros egy előre kinyomtatott papírral sorban halad a raktárban és a fellelt termékek mennyiségét (gyári számos termék esetén a megfelelő gyári szám sorába) a papírra kézzel felvezeti. Ezt követően a papír alapú leltár gépre vihető a Leltár funkcióban úgy, hogy a generált leltárívről kitöltjük a leltárt, azaz nincs szükség egyesével felvenni a termék sorokat. Ezt követően a leltár a programmal kiértékeltethető.
Részletesebb leírás:
Vegyünk példának egy tejtermékeket forgalmazó céget, ahol összesen kevesebb, mint 100 féle termék van, ezekből jellemzően 1-2 féle lejáratú (gyári számú) van készleten. Ez kinyomtatva egy kezelhető, áttekinthető mennyiségű sort eredményez.
A Leltárív funkcióban művelettel le kell generálni a leltáríveket azokra a raktárakra és raktárhelyekre/alábontásokra, ahol a leltározás folyni fog. A generálás történhet raktáranként, vagy ennek megadása nélkül az összes raktárra. Lehetőség van szűrni termékre, ha csak egy termékkör leltározására van szükség. A generált leltárívekre más szempont szerint is szabályozható, hogy milyen termékek kerüljenek fel és az is, hogy a nyilvántartás szerinti készletmennyiség kiírásra kerüljön-e.
A generált leltáríveket kell kinyomtatni és a raktáros erre fogja felvezetni a fellelt mennyiségeket.
Nyomtatáskor szabályozható a rendezettség a papíron való kikeresés legkönnyebb módját megadva. Lehetőség van üres sorok megjelenítésére arra az esetre, ha olyan termékbe botlana a raktáros, ami a leltárívre azért nem került fel, mert elméletileg az adott fellelési helyen abból a termékből nincs készlet. (Üres sorok nélkül az aláírások alatt lesz csak lehetősége talált terméket feltüntetni)
A kitöltött papír alapján a Leltár funkcióban fel kell venni a leltárt úgy, hogy meg kell adni a leltárívet. Így a program automatikusan kitölti fejléc és a tétel mezőket a leltárívről, ami alapján a raktáros is dolgozott. A tétel fülön a táblázat rendezhető oszlop fejlécére kattintva. A raktáros által fellelt és a papírra rögzített mennyiségeket kell csak kézzel beírni a leltárba és menteni a bizonylatot. Ha a leltárív úgy került legenerálásra, hogy csak készleten lévő termékek szerepeljenek rajta (általában így érdemes generálni) akkor a készleten felül fellelt termékeket a talált tétel fülre kell felvezetni.
Mentés után a bizonylat nyomtatása egyben a leltár kiértékelése is. Lehetőség van arra, hogy ne történjen meg a kiértékelésnek megfelelő szállítólevelek legenerálása, így lehetőség van először csak ellenőrizni az eredményt. Amennyiben végrehajtásra is utasítjuk a programot, úgy a többlet/hiány mennyiségekre előfeldolgozott szállítólevelek kerülnek legenerálásra. Véglegesítésükre művelettel állíthatók normál állapotúra, ekkor számol velük a program készlet szempontjából, azaz ekkor áll helyre az aktuális állapot szerinti mennyiségre a raktárkészlet.
A kiértékelés történhet egyszerre több elkészült leltár bizonylatra is a Leltár kiértékelés funkció segítségével.
2, Az első esettel ellentétes feltételek.
Rövid leírás:
Az első ponttal ellentétben nem történik leltárív generálás, a fellelt tételeket hordozható eszköz segítségével veszi fel a raktáros, egyenesen a Leltár bizonylatra. A leltár rögzítése után a folyamat megegyezik az első esetben leírtakkal.
Részletesebb leírás:
Vegyünk példának egy informatikai eszközöket forgalmazó nagykereskedést. Több száz, vagy több ezer féle termék forgalmazása, a termékek többsége egyedi gyári számos, egyes termékekből akár több száz, vagy több ezer is lehet raktáron. Ebben az esetben a kinyomtatott leltárív több száz, vagy több ezer oldal is lehet. A leltározás végeláthatatlan ideig tartana, ha a raktárost arra kényszerítenénk, hogy az éppen kézbe vett terméket megkeresse a kinyomtatott papíron és beírja a fellelt mennyiséget.
Ilyen esetben notebook, vagy jellemzőbben PDA segítségével a raktárban/raktárhelyen egy meghatározott rend szerint sorban haladva veszik fel a fellelt tételeket egyenesen a leltár bizonylatra. Minden egyes raktárra/raktárhelyre külön leltár bizonylatot kell készíteni, hiszen csak így tudja a program összehasonlítani a nyilvántartott készlettel a bevitt adatokat és kiértékeléskor legenerálni az eltérésekre a hiány/többlet szállítóleveleket.
Összefoglalva:
Az első esetben leltárív generálással gyorsan elkészíthetőek az egyes raktárakban/raktárhelyeken található termékekről a leltárívek, ezek nyomtatása után kézzel kerülnek fel a fellelt mennyiségek a klasszikus leltározás menete szerint. Ez a metódus egyben biztosítja a a leltározás bizonylatait (leltár ív és leltár a leltár felvételi jegynek megfelelő Leltár bizonylatot is, melyet a résztvevők és ellenőrök aláírhatnak. A leltárívről gyorsan és könnyen felvehető a leltár bizonylat a fellelt mennyiségekkel és következhet a kiértékelés.
Az egyes funkciók párbeszédablak mezőinek és következményeiknek részletes leírása a funkcióknál találhatók.
Tippek:
Leltározás előtt célszerű egy raktár rendezést elvégezni, ami elősegíti, hogy a fizikai számolás, mennyiség ellenőrzés és a termékek beazonosítása minél gyorsabb és pontosabb legyen. Ellenőrizni kell az azonosító címkéket, esetleges polccímkéket, a raktárhelyek és tároló eszközök egyértelmű azonosíthatóságát.
A leltározás aranyszabályai:
- Pontos leltárt álló raktár mellett lehet végezni. Tehát a leltározás közben nem jó, ha készletmozgások történnek, mert nehezíti a feldolgozást és hibákat okozhat. Ha ez mégis előfordul, akkor pontosan rögzíteni kell, hogy a ki-be mozgás vajon az előtt történt, hogy a leltárban rögzítettük az adott termék mennyiségét, vagy már az után. (Gyakran alkalmazott megoldás, hogy a leltár alatt elkerülhetetlen mozgásokról kézi bizonylattömbben készítenek szállítólevelet, megjelölve, hogy a leltározott készletből, vagy még a leltározatlanból adták ki. A leltár feldolgozásakor azokat a tételeket amelyek a számolás előtt kerültek kiadásra, hozzáadjuk a számolt mennyiséghez. A kiadást a sERPába ebben az esetben, csak a leltár feldolgozása után rögzítjük.)
- A leltározás alapossága úgy biztosítható, ha vakleltár készül (nem tudja a leltározó, hogy mennyit kellene neki megtalálnia, így rákényszerül, hogy valóban ellenőrizze a mennyiséget).
- A leltárt a felmérést követő legrövidebb időn belül ki kell értékelni/fel kell dolgozni, és a keletkező előfeldolgozott leltárhiány és többlet szállítóleveleket át is kell engedni, lehetőleg még mielőtt egyéb készletmozgások történnének.
- A papír alapú, leltárívre alapozott módszer esetében a munka gyorsítására alkalmazható módszer a raktár felosztása fizikailag elkülönülő részekre (akkor is, ha a sERPában nem raktárhelyes a raktár). Ilyenkor több példányt kell nyomtatni a leltárívből és abból minden leltárbizottságnak egy-egy példányt kell adni. A fizikailag jól elkülöníthető raktár részeket egy-egy csoport számolja meg, majd egymás eredményeit esetleg ellenőrzik is. A megszületett leltáríveken szereplő mennyiségeket akár külön-külön leltárbizonylatokra lehet felvinni, akár összesíteni lehet a rögzítés előtt.
- Ha valamilyen okból nagyon sok a pontatlanság a raktár készletben, mondjuk sok olyan tétel van, ami más raktárhelyen van, mint ahol nyilvántartjuk, akkor leltározás helyett javasolható egy "áttárolásos leltározás". Ennek lényeges előnye, hogy míg a leltár a készlethelyesbítést úgy oldja meg, hogy ahol hiányzik, ott egy leltárhiány, ahol felleltük ott egy leltártöbblet szállítólevelet rögzít, addig ez a módszer az ilyen eseteket raktárközi mozgásokkal oldja meg.
Létrehozunk egy virtuális leltár raktárt, ahová áttároljuk az összes készletet a leltározandó raktárhelyes raktárunkból.
Majd a fizikai raktárhelyeken végighaladva, a PDA-s Áttárolás funkció segítségével a fizikai fellelési raktárhelyre "áttároljuk" a virtuális raktárban nyilvántartott tételeket. Ha olyan tételt találunk, ami nincs a virtuális leltár raktárban, azt elkülönítjük, mert valószínűleg leltár többlet lesz belőle.
Ha végigértünk, akkor megnézzük, hogy mit különítettünk el, mint fellelt de a nyilvántartásban nem szereplő tételt és azt, hogy mi az, ami a virtuális leltár raktárban maradt (ezeket nem találtuk meg a fizikai raktárban). Ilyenkor ki szokott derülni, hogy a két csoport egy része egymásnak megfeleltethető, csak mondjuk elnéztünk egy cikkszámot, vagy más okból nem jól azonosítottuk a fellelt terméket. Ezeket a hibákat helyesbítjük.
A fennmaradó elkülönített tétel lesz a leltár többlet, a virtuális raktárban maradt tételek pedig a leltárhiányt alkotják.
A Leltárív lista, a Leltár kiértékelő funkció és a PDA leltár bevitel az alapján fogja a készletet megmutatni. Kell egy MP, ami a vakleltár esetén is megmutatja a készletet a három funkcióban. (Persze úgy is lehet ezt kezelni, hogy a sorozaton átírjuk a pipa értékét.)
