Előfordulhat, hogy a vevő levette az árut a polcról, de a program szerint nincs annyi készleten. Ez a helyzet elvileg pontos nyilvántartás mellett nem történhet meg, azonban számos magyarázata lehet az ilyen állapotok kialakulásának.

Például felcserélték az árut korábbi eladás során, vagy az árut darabolással adják el (pl.: felvágott) és a mérési pontatlanság miatt, a végén kevesebbet mutat a program, mint amit lemértek a pultnál.

Az ilyen esetekben vagy engedélyezzük a negatívkészletet, amit nem szívesen teszünk meg, mert onnantól kezdve nem lehet korrekt nyilvántartási árat számolni, vagy a másik lehetőség, hogy leltározást rendelnek el és a többletet készletre veszik. Ez utóbbi viszont időigényes, és a vevő ott van a kasszánál, csak meg akarja venni a terméket.

Erre a helyzetnek a rendezésére lett kialakítva a kosárfunkcióban a hiánykezelés.

Hiánykezelés koncepció

A hiánykezelés nem leltártöbblet. A hiánykezelés egy adhoc helyzet gyors lereagálása: el kell adni az árut, azért gyorsan készletre kell venni.

Nem leltár, mert amikor van idő azzal foglalkozni, hogy miért volt hiány, még kiderülhet az igazi oka.

Például elfelejtették az árut készletre venni, miközben már valaki betárolta a helyére. Amennyiben ez derül ki, a bevételezés szabályos végrehajtása után a hiánykezelés által generált bizonylatot sztornírozni lehet.

Az előbbieknek megfelelően a hiánykezeléshez más mozgásnemet kell használni, mint a leltártöbblet, és arra kell törekedni, hogy a hiány okának felderítése után sztornírozható legyen a bizonylat.

Esettanulmány - Gyártási számos termék hiánykezelése

Az alábbi példában egyedi azonosítóval ellátott (gyártási számos) termékeket forgalmaznak. A készleten a kiadható készlet 199 kg, viszont a mérleg 200kg-ot mutatott.

Az 200kg megadása után a program tájékoztat arról, hogy szerinte csak 199kg a kiadható, és felkínál három lehetőséget.

A "Hiánykezeléssel a teljes mennyiséget eladom" választása esetén

A kosár lezárása után 200 kg kerül a szállítólevélre, és legenerálódik a hiánykezeléssel egy raktár be mozgás.

Mivel gyártási számos termék lett kezelve, a bizonylatban a gyártási szám is szerepelni fog.

Ebben a példában a gyártási szám szerinti FIFO került beállításra, ennek megfelelően a hiánykezeléssel raktárra vett áru értéke automatikusan meg fog egyezni a gyártási szám eredeti beszerzési árával.

Amennyiben ez a beszerzési ár még utólag módosulna (például utólag érkezik meg a fuvarszámla), a hiánykezelés beszerzési ára is automatikusan módosulni fog (lásd paraméterezést alább).