1, Papíralapú számlakép iktatása a dokumentum modulba

Amennyiben papíron érkezik a számla, lehetőség van a Dokumentum és iratnyilvántartás modulban szkennelni és archiválni a számlát.

Az archiválás során arra kell figyelni, hogy

-Szállítóbeérkeztetés gyűjtőbe kerüljön a dokumentum és

-A Szállítót (Ügyfél mező) adják meg az adatlapon.

 

Az alábbi eset tanulmányban külön ember archiválja a papíralapon megkapott számla képét, és külön ember fogja a beérkeztetett számlák közé felvenni.

Ennek megfelelően a Szállító beérkeztetés nyilvántartási szám üresen marad, hiszen még a számlát nem érkeztették be.

2, Beérkeztetéshez nem kapcsolt dokumentumok lekérdezése

Lehetőség van azoknak a dokumentumoknak (számláknak) a lekérdezésére, amelyeket még nem kapcsoltak hozzá a Számla-beérkeztetés bizonylathoz.

 

3, Számla-beérkeztetés bizonylat rögzítése

A számla-beérkeztetés bizonylatban tételesen rögzítésre kerülnek a kapott számla adatai, viszont a szállító folyószámlán még nem jelennek meg.

A szállító számlák közé akkor kerül át az érkeztetés, ha az arra jogosult felhasználó könyvelhetőre állítja a beérkeztetés bizonylatot.

A számla-beérkeztetés bizonylat a következő módokon jöhet létre:

-Kézi adatrögzítéssel

-NAV számlaimport használatával (https://www.progen.hu/nm/help/sy_navol_import.htm)

-Beszállítás-bizonylat használatával.

 

4, Igazolók kijelölése

Egy számla igazolásához a főigazoló akár 10 igazolót is ki tud jelölni.

Minden igazolónak külön-külön lehetősége lesz a saját döntését meghozni.

Az igazolás párbeszédablak alján található a Főigazoláshoz tartozó Könyvelhető mező.

Ennek az értéke fogja meghatározni, hogy a számlát végül le lehet-e iktatni.

A főigazolás könyvelhető mezőjét módosító felhasználót (operátor) és a módosítás időpontját eltárolja a program.

Erre később szűrni lehet, illetve meg lehet tekinteni, vagy listázni lehet.

 

Amennyiben szükséges a párbeszéd ablak Mezőparaméterezéssel átalakítható.

Egyrészt így kevesebb igazoló kijelölésére lesz lehetőség, másrészt fixen lehet rögzíteni az igazoló személyeket is.

 

Abban az esetben, ha főigazló szerepet is az egyetlen igazoló fogja betölteni, akkor elég csak a főigazoló Könyvelhető mezéjét megtartani.

 

5, Számlakép hozzákapcsolása a beérkeztetéshez

A beérkeztetés bizonylat rögzítése során lehetőséget biztosít a program a számlaképnek számla-beérkeztetés bizonylathoz történő hozzákapcsolására.

Amennyiben a számlaképet már korábban, a beérkeztetés bizonylat rögzítése előtt iktatták a dokumentum és iratnyilvántartás modulba, fel tudja ajánlani a program a számla-beérkeztetés bizonylattal történő összekapcsolásra.

A két bizonylat összekapcsolásának az a jelentősége, hogy később az igazolók, a számla-beérkeztetéshez kapcsolt számlaképet meg tudják tekinteni.

Továbbá a számla iktatása után a beérkeztetéshez kapcsolt számlakép az iktatott számla mellett is automatikusan megtekinthető lesz.

 

A dokumentum almenüpont elindítása után megjelennek azok a dokumentumok, amelyek a beérkeztetett számlához lett kapcsolva.

Alapesetben még nem látunk ebben az ablakban semmit sem.

Ha ebben a fázisban kellene iktatni a dokumentumot, akkor F4:Felvétel funkcióval lehetne új dokumentumot felvenni és iktatni.

Ebben az esettanulmányban viszont már valaki korábban iktatta a dokumentumot, ezért a Dokumentum összekapcsolás műveletet kell elindítani, amely megkeresi azokat a dokumentumokat, amelyek

- a beérkeztetésben megadott ügyfélre vonatkoznak és

- még nem lettek beérkeztetéshez kapcsolva.

 

A Kiválasztás művelet elindítása után a program összekapcsolja a dokumentumot a beérkeztetéssel.

 

6, Igazolások lekérdezése

Az igazolók számára lekérdezést tud biztosítani a program, hogy

-van-e olyan számla, amelyről még nem hozott döntést

-van-e olyan számla, amit ő elfogadott, de valaki más nem fogadta el.

-van-e olyan számla, amelyben olyan igazoló lett megadva, akit ő helyettesít a lekérdezés napján.

A főigazoló számára információt tud majd biztosítani arra vonatkozóan, hogy

-van-e olyan számla, amelyhez van még olyan igazoló, aki nem hozott döntést

-melyik az a számla, amelyről már az összes igazoló véleményt formált.

-van-e olyan számla, amelyről valaki elutasítóan nyilatkozott,

-van-e olyan számla, amelyet mindenki elutasított,

-van-e olyan számla, amelyet mindenki elfogadott, de még nem lett iktatva.

 

A lekérdezéseket a számlakezelés funkcióban a Beérkeztetés fül szűrési feltételinek segítségével lehet összeállítani.

 

7, Igazolás

Az igazolás során minden igazoló a saját neve mellett tudja a könyvelhető mező értékében a döntését meghozni.

8, Főigazolás

A főigazoló miután lekérdezte az iktatható számlákat a számla-kezelés funkcióban, akár csoportosan is át tudja állítani a fő igazolás mező értékét könyvelhetőre.

Ehhez a számla-kezelésben aktiválni kell a Beérkeztetés igazolása műveletet.

9, Szállítószámla iktatása

Szállítószámlát iktatni a számla-kezelés funkcióban lehet a könyvelhetőre állított számla-beérkeztetés bizonylat alapján.

Ehhez a számla-kezelésben aktiválni kell a Beérkeztetett számla iktatás műveletet.

10, Áruszámla és áruszámlához kapcsolódó szolgáltatás számla érkeztetése

Az érkeztetési folyamat alapértelmezett működése szerint egyéb szolgáltatás számlák iktatására szolgál.

Igény esetén kialakítható egy olyan folyamat is, amelyben áruszámlák és az áruhoz kapcsolódó szolgáltatás számlák beérkeztetése is megtörténhet.

Ennek előfeltétele, hogy a beszerzés szállítólevelet a beszállítás bizonylattal hozzák létre.

Az áruszámla érkeztetése során a program össze tudja hasonlítani a beszállított árukat a leszámlázott árukkal.

Az esetleges eltéréseket megmutatja a program, és a számla elfogadása esetén nyilvántartja a számlázott és átvett áru közötti mennyiségi vagy értékbeli eltéréseket.