Az akcióval lekérdezhetők azok a számlák, melyek a NAV Online adatszolgáltatáshoz fel lettek küldve. Ezek a számlák lehetnek a cégünk által kibocsátott vevő számlák vagy a cégünk részéré készített szállítószámlák.
2020. június 30-ig csak a 100.000 Ft áfatartalmú, adószámmal rendelkező partnernek kibocsátott számlák voltak kötelezve az adatszolgáltatásra, így cégünk nem az összes számlája található meg eddig a dátumig a web felületen. 2020. július 1-től bármilyen belföldi adószámos partnernek kibocsátott számla megtalálható lesz, míg 2021. január 1-től bármilyen belföldi kibocsátású számla.
Számlák importálása a NAV Online rendszeréből
A működéshez szükséges lekérdezésre is jogosult NAV technikai felhasználó rögzítése a Saját címben, erre akkor is szükség van, ha a kötetben nincs kibocsátásos számlasorozat! (Csak iktatásos számlákat tartalmazó kötetben elég a "Paraméterezés elhalasztva az első érintett számláig" beállítás is, legalább ez a beállítás kell ahhoz, hogy fel lehessen venni technikai felhasználót.)
A felhasználási területek
1. Kapott szállítói számlák iktatása a programba
Iktatott szállító (vagy devizás számla esetén import) számlakét felvihetők könyvelési rendszerünkbe azok a számlák, melyeket felénk bocsátott ki egy szállító partnerünk. Ezzel gyakorlatilag kézi felvétel nélkül beiktathatjuk akár az összes kapott számlát.
A számlák lehetnek forintos vagy belföldi devizaszámlák is, a számlában található devizanem alapján dönti el a program, hogy Szállító vagy Import számlát hozzon létre.
Szállítószámlák betöltésének beállítása
2.Kapott szállítói számlák érkeztetési bizonylatok közé iktatása
3. Nem a programmal kibocsátott vevőszámla/előlegszámla beiktatása
Az olyan számlák, melyek nem ezzel a programmal készültek, hanem pl. kézi számlatömbben vagy a cégünk által használt másik számlázó programban, és ebben a programban még nincsenek jelen. A könyvelés (áfa bevallás) szempontjából viszont szükség lehet ezekre a számlákra is.
A számlák lehetnek forintos vagy belföldi devizaszámlák is, a számlában található devizanem alapján dönti el a program, hogy Vevő vagy Export számlát hozzon létre.
Vevőszámlák betöltésének beállítása
Kimenő számlák esetén választhatjuk az Előlegszámla típust is, ill. ha naplófőkönyv adatbázisunk van, annak kimenő számla blokkjába is importálhatunk számlákat.
Eredményablakok
A funkció alapvetően két ablakot mutat meg a felhasználónak.
Az első ablakban a NAV adatbázisába feltöltött számlák láthatók.
A második ablakban a Machinátor adatbázisát, az ún. feldolgozásra váró számlákat lehet látni.
A munkamenet az, hogy a felhasználó megnézi először a NAV adatbázisát és eldönti, hogy mely számlákat szeretné a Machinátorba iktatni.
Ezek a számlák kerülnek át a második ablakban, a feldolgozásra váró számlák közé.
A felhasználó ebben az ablakban kontírozhatja a számlát, majd innen kerül be végül abba a végleges machinátor analitikába, ahova szeretnénk iktatni.
NAV online számla adatbázis
A megfelelő paraméterek megadása után az eredményablakban láthatjuk az általunk kibocsátott vagy a felénk kibocsátott számlákat.
Egy sorban egy számla látható.
Pipával vannak jelölve azok a számlák, melyek betölthetők a feldolgozásra váró számlák közé, mivel még nincsenek a meglévő számláink között,
A pipa nélküli számlákat a program megtalálta a 6 számlamodul valamelyikében, így ezek betöltése alaphelyzetben felesleges.
Azonban a Működési beállításokban választhatjuk a Felülírás=Igen opciót is, ekkor a megjelölt számla betöltés közben felül fogja írni az azonos alapbizonylattal rendelkező betöltött számla adatait.
Az eredményablak bármelyik oszlop alapján sorrendezhető a könnyebb keresés kedvéért.
Elérhető számlák
Nyomógombok
Enter: Infó |
Az infó ablak megmutatja, hogy az adott számla még nincs a rendszerben, vagy ha megvan, egyeznek-e az fő adatai a meglévő számlával. |
F4: Ügyfél felvétele |
A művelet lehetőséget kínál az ügyfél felvételére, abban az esetben, ha az importálandó számla ügyfelét nem tudta azonosítani a program adószám alapján. |
F5: Számla előnézete |
A választott számla megjelenítése Machinátor jellegű ablakban. |
F6: Számla XML |
A választott számla XML-jenek megmutatása. |
F9: Kijelölt számlák felvétele |
Kijelölt számlák letöltése és továbblépés a feldolgozáshoz. |
Feldolgozásra váró számlák
A letöltés után az előfeldolgozó ablakba jutunk.
A számlák minden tétele látható az ablakban.
Ebben az ablakban lehet kontírozni, majd véglegesen a machinátorba importálni a számlákat.
Számlabetöltés előfeldolgozó ablak
Nyomógombok
Enter: Módosítás |
Az aktuális számla azon mezőinek módosítása, melyekre ez a lehetőség ki lett jelölve a Működési paraméterek Mezőválasztó ablakában. |
F7: Mezőválasztó |
A Működési paraméterek Mezőválasztó ablakában meghatározott mezők módosítása. Csak Saját személyhez kötött bejelentkezett felhasználó esetén jelenik meg. |
F3: Törlés |
A kijelölt számlák törlése az előfeldolgozó ablakból. Ha egy számla több tételes, elég az egyik tételét kijelölni a törléshez. |
Ctrl+F3: Összes törlése |
Az összes számla törlése az előfeldolgozó ablakból. |
F5: Ellenőrzés |
A kijelölt számlák ellenőrzése betöltés nélkül. |
Csoportos értékadás a kijelölt számlák módosítható mezői közöl bármelyikre. Ezen kívül ha a Működési paraméterek/Jogosultságok ablakban az Engedélyezés=Igen van beállítva, a betöltési státust is lehet módosítani Folyamatban/Engedélyezett/Elutasított állapotok között. (Ha nincs bekapcsolva az Engedélyezés, minden kijelölt számla bekonvertálható.) Folyamatban a kiinduló állapot, de így nincs bekonvertálás, Engedélyezett esetén a számla bekonvertálható, Elutasított esetén a számla kikerül a beolvasottak közül, később sincs már lehetőség a bekonvertálására. |
|
F9: Számla konvertálás |
A kijelölt számlák konvertálása a Paraméterezésben megadott számlasorozatokba. |
Shift+F9: Elutasítás |
A kijelölt számlák végleges elutasítása. Csak bejelentkezett felhasználó esetén jelenik meg. |
Ügyfél-kezelés
Adószám alapján azonosítás
A program az importálandó számlában található adószám alapján keresi meg az ügyfelet a machinátor adatbázisban.
A keresés eredményét már a NAV adatbázis ablakban megmutatja.
Csoportos adószám esetén is megtörténik az azonosítás.
Új ügyfél felvétele
A program lehetőséget kínál az ügyfél felvételére a machinátor ügyféltörzsébe, abban az esetben, ha az importálandó számla ügyfelét nem tudta azonosítani adószám alapján.
A NAV online számla adatbázis ablakban (lásd kép) az F4-ügyfél felvétel funkciógomb megnyomása után elindul az ügyféltörzs funkció, amelynek adatlapját kitölti a program a kiválasztott számlában lévő ügyfél adataival.
Amennyiben az ügyfél itt nem kerül felvételre, a számlakonvertálás előtt a program automatikusan felveszi az ügyfelet.
Ennek ellenére a kézi felvételt javasoljuk, annak érdekében, hogy teljesen kontrollált módon legyen az ügyféltörzs felrögzítve.
Ismeretlen Adószám
Ügyfél adatainak karbantartása
A program lehetőséget kínál a machinátorban lévő ügyfél adatainak karbantartására az importálandó számlában található adatok alapján.
Ha például az ügyfél címe időközben megváltozott, felhasználói beavatkozás nélkül a program gondoskodni tud az adatok aktualizálásáról.
(Működési beállítások ablak \ Ügyféltörzs módosítás mező)
Könyvelők számára
Automatikus kontírozás
Könyvelők számára a kézi adatrögzítésnél már megszokott automatikus kontírozás-ajánlás ebben a funkcióban is rendelkezésre áll.
Amennyiben a Számlaparaméterek funkcióban fel lett paramétérezve a program, az alábbi képen látható beállítás alkalmazásával aktiválhatjuk az automatikus kontírozást.
Automatikus kontírozás kérése
Csoportos kontírozás
A tételek csoportos (vagy egyenként) kontírozására a Feldolgozásra váró számlák ablakban nyújt lehetőséget a program.
Az Értékadás funkció gomb megnyomása után a kijelölt tételek egyes mezőinek lehet csoportosan értéket adni.
(Az Értékadás művelettel kapcsolatban a jogosultság kezelés fejezetben lehet kiegészítő információkat olvasni.)
Tételösszevonás Áfakategória és kontírszámok szerint
Szintén könyvelőirodák számára lehet hasznos, hogy a számlaimportálása során a program lehetőséget biztosít arra, hogy nem annyi tételben iktatja a számlákat, ahogy eredetileg ki lettek állítva, hanem a könnyebb áttekinthetőség érdekében, annyi tételbe lesz összevonva a számla, ahány áfakategóriát tartalmazott.
Az összevonást szabályozni lehet, hogy hol történjen meg.
Az első lehetőség, hogy már a feldolgozásra váró számlák közé úgy kerüljön át, hogy össze lett vonva.
Ebben az esetben már csak egy-két tételt kell kontírozni.
Akit az nyugtat meg, hogy először látni akarja az összes tételt a feldolgozásra váró számlák ablakában, ahogy ezt a papír alapú számláknál, a másik lehetőség, hogy az összevonás, csak a tényleges számlakonvertálás után történik meg.
Tételösszevonás a konvertált számlában
Készpénzes szállítószámlák automatikus kontírozása
A NAV importer funkcionalitásának fejlesztése során a program kiegészült azzal a lehetőséggel, hogy készpénzes szállítószámlák esetén is lehetőség legyen a pénztárbizonylatok automatikus generálására. Számlasorozatok funkcióban lehet a szolgáltatást aktiválni.
Struktúra adatok másolási lehetőségek kötetek között.
Könyvelő irodák tudják kihasználni, hogy az egyik kötetben beállított importálási szabályokat egy másik cégben is könnyen érvényre lehet juttatni.
Cikkazonosítás
Jogosultság kezelés
Feldolgozásra váró számlák ablak
A feldolgozásra váró számlák ablakban megjelenő oszlopokat személyenként össze lehet állítani.
Amenyiben a paraméterezést mindenki számára elérhetővé szeretnénk tenni, akkor egy személynév nélküli paramétert kell felvenni.
Feldolgozásra váró számlák jogosultságkezelése
Továbbá itt lehet azt is meghatározni, hogy az Értékadás műveletet (lásd Csoportos kontírozás) melyik oszlopon hajthatja végre a felhasználó.
Az Értékadás művelet azon a mezőn lesz végrehajtható, ahol a Módosítható osszlop be lett jelölve.
Ez utóbbit például fel lehet arra az esetre használni, ha valakinek csak ahhoz van joga, hogy a költségeket prokethez rendelje, akkor az alábbi képen látható beállítást lehet alakalmazni.
Projetkthez rendelés
Műveletek végrahajtásának szabályozása
A program lehetőséget biztosít arra, hogy az egyes műveletek végrehajtásához eltérő személyeknek legyen joguk.
Így el lehet érni, hogy valakinek csak kontírozási joga legyen, míg egy másik személynek ahhoz lesz joga, hogy a számlákat bekonvertálja.
Hibakezelés
A számlák bekonvertálása előtt a program különbőző ellenőrzési szempontok alapján ellenőrzi a bekonvertálandó számlát.
A legfőbb szempont, hogy olyan számlát ne konvertáljon be a program, amelyet kézi adatrögzítéssel nem tudna felvenni a felhasználó.
Hibák esetén az üzenet
A következő ellenőrzések futnak le:
Létező számlaszám
Amennyiben már korábban rögzítették a számlát (akár kézi adatrögzítéssel), a program megakadályozza annak újbóli bekonvertálását.
Fizetési mód
A program megakadályozza annak a számlának a konvertálását, amelynek a fizetési módja megadott számlaparaméterekben nincs engedélyezve.
Ebben az esetben vagy engedélyezni kell a számlasorozatban a fizetési módot és újra meg lehet próbálni a konvertálást.
Illetve, ha szándékos volt a fizetési mód kizárása a számlasorozatban, akkor ezeknek a számláknak a konvertálására egy külön paraméterezett funkciót kell létrehozni, amelyben olyan számlasorozat van definiálva, amelyben engedélyezve van a kérdéses fizetési mód.
Eredeti bizonylatszám ellenőrzés
Amennyiben egy helyesbítő vagy jóváíró számlát (alszámlát) konvertál a program, ellenőrzi, hogy az alszámlában hivatkozott eredeti bizonylatszámot (főszámlaszámot) megtalálja-e már a bekonvertált számlák között.
Amennyiben nem találja meg, az alszámla konvertálását megakadályozza.
Annak érdekében, hogy minél kevesebb hiba legyen, a program a feldolgozás során előszőr a főszámlákat konvertálja be, majd azt követően foglalkozik az alszámlákkal.
Abban az esetben, ha egy alszámla nem kerül feldolgozásra, a felhasználónak el kell gondolkodnia, hogy hol lehet a főszámla.
Két eset lehet:
- vagy nem lett bekonvertálva a főszámla, mert esetleg egy korábbi időszak nem került beimportálásra.
- vagy a főszámla kézzel lett rögzítve és szállítószámla esetén az alapbizonylatszám mező nem lett megfelelően kitöltve.
Ebben az esetben meg kell keresni a számlát és az alapbizonylatszám mezőt módosítani kell.
