A magánvámraktárban a vámolás előtti importcikkeket tartjuk nyilván. Az ilyen raktár elkerített területen van, és vámszabad-területnek számít. Így a vámraktárra vonatkozó nyilvántartásoknak a vámhatóság által előírt nyilvántartási kötelezettségnek kell eleget tenniük. A magánvámraktárban csak saját vámáru raktározható be, itt a raktárengedélyes személye (a raktárengedélyes (üzemeltető) üzemelteti a vámraktárt) megegyezik a beraktározóval.
A program által készített listák azontúl, hogy a vámhatóság által előírt nyilvántartási kötelezettségnek tesznek eleget, segítik a külföldi tulajdonossal való elszámolást is. Ennek értelmében készletnyilvántartást (VKNY) és cikkenkénti anyagnyilvántartó lapot (CNYL) kell vezetnünk, emellett nyilvántartjuk a készleten lévő áruk vámterhét is a keretnyilvántartó könyvben (KNYK).
A vámraktárt lehet normál vagy egyszerűsített eljárásban üzemeltetni (nem összekeverendő a normál és egyszerűsített vámeljárással). A normál üzemeltetésnél elegendő a vámraktár-készletnyilvántartás vezetése úgy, hogy egy tételt csak egyben szabad kitárolni (fizikailag is). Az egyszerűsített üzemeltetésben lévő vámraktárnak pedig a vámraktár-készletnyilvántartás mellett kiegészítő nyilvántartásokat is kell vezetnie: cikkenkénti kiegészítő nyilvántartást (CNYL). Ennél az üzemeltetésnél egy vámraktár-készletnyilvántartás tétel több részletben, cikkenként is kitárolható.
A vámeljárás lehet normál vagy egyszerűsített. A normál vámeljárásnál az árut be- vagy kitárolni csak vámfelügyelettel lehetséges. A vámhatóság felé az adatszolgáltatás szállítmányonként vagy naponta (összesítve) történik. Az egyszerűsített vámeljárás esetében pedig a be- vagy kitárolások vámfelügyelet nélkül történnek, de tíznaponta el kell számolni a vámhatóság felé. Az egyszerűsített eljárás lehet hiányos, helyettesítő vagy helyi vámeljárás:
hiányos vámlejárás: hiányos EV-vel is rendelkezhetünk a vámáruval,
helyettesítő vámlejárás: az EV helyett használhatunk kereskedelmi vagy egyéb okmányt,
helyi vámlejárás: a vámhatóság által hitelesített, meghatározott adattartalmú naprakész nyilvántartás használata esetén kérhetünk engedélyt a helyi vámeljárásra. Elektronikus adatkapcsolatot kell biztosítani vámhatósággal, akármikor ellenőrizhetik a vámraktárt és a nyilvántartást.
Kitárolási vámhatározat bevitel
