Az alábbi funkciókkal a korábbi évek már feleslegessé váló adatainak törlésére nyílik lehetőség.
Kötet archiválás
Mentés
Az archiválás előtt javasolt adatbázis mentés csinálni.
Archiv kötet létrehozása
A kiinduló kötetet le kellmásolni ún. archív kötetbe.
Utóbbira a Kötetek generálása funkcióval nyílik lehetőség, ahol új kötet létrehozásánál bekapcsolható az Aktuális kötet teljes átmásolása funkció, mellyel tulajdonképpen egy másolat készül az aktuális kötetről.
Archív kötetben módosítások letiltása
Ezután a másolt kötetben javasolt beállítani a Módosítások letiltása funkcióban a szétválasztás dátumát, így biztosítható, hogy az archív kötet eredeti állapotában marad meg.
Archív kötetben Online számla letiltása
A legegyszerűbb, ha a sajátcímben az Adószámot kitörlik.
Archív kötetben esemény és Időzített folyamatok kikapcsolása
Annak érdekében, hogy ne történjen felesleges adatbázisművelet, vagy emailküldés, az archív kötetben minden eseményvezérlést és időzítést inaktiválni kell.
Törölhető adatok az aktuális kötetben
Miután meggyőzüdtünk arról, hogy minden adat megtalálható az archív kötetben, hozzá lehet látni az aktuális kötetben a korábbi évek adatainak törléséhez.
Kifutott számlák
A Rendszerfunkciók/Adatállomány karbantartás/Korábbi pénzügyi tételek törlése helyen törölhetők a kötet azon vevő, ill. szállító számlái és hozzájuk tartozó pénzügyi tételek, melyek a megadott dátumig teljesen kiegyenlítetté váltak, valamint a Készpénz2-es számlák (utóbbiknak nincs egyenleget befolyásoló hatása, ezért pénzügyi teljesítés nélkül is törölhetők.
Korábbi pénzügyi adatok törlése
Nem számla típusú bank, és pénztártételek
A számlák és a hozzájuk tartozó pénzügyi tételek törlése után törölhetjük a többi banki, pénztári, ill. valutapénztári tételt is a korábbi időszakból.
Korábbi nem számla típusú banktételek törlése
Készlet és rendelés adatok törlése
A Rendszerfunkciók/Adatállomány karbantartás/Készletek helyen törölhetők a megadott dátum előtti készlet forgalmak, a nem visszaigazolt, ill. diszponált rendelések, valamint a leltár adatok.
Korábbi készletforgalmak törlése
Javasolt először a készlet forgalmat törölni, mert alapbeállítás szerint (ld. RaktFHivEll paraméter) csak azok a rendelések törölhetők, melyekre nem hivatkozik raktárforgalom.
Főkönyvi adatok törlése
A Rendszerfunkciók/Adatállomány karbantartás/Főkönyv helyen törölhetők egy megadott pénzügyi év főkönyvi adatai. Megjegyzendő, hogy a korábbi törlésekkel ellentétben itt nem a megadott dátum előtti minden adat törlődik, csak egy konkrét pénzügyi év adata, ezért ha a funkciót nem minden évben indítjuk el, hanem néhány évente egyszer (vagy akár most először), minden törlendő évre külön-külön kell elindítani a funkciót.
Megadott pénzügyi év főkönyvi adatainak törlése
Nem használt ügyfelek, ill. cikkek törlése
A forgalmi adatok törlése után (igény szerint) a Rendszerfunkciók/Adatállomány karbantartás/Nem használt kódok törlése helyen törölhetjük azokat az ügyfeleket, ill. cikkeket a rendszerünkből, melyekre nincs hivatkozás a forgalmi adatbázisokban.
Az ügyfelek törlésénél választhatjuk, hogy fizikailag töröljük a "szabad" ügyfeleket vagy csak nem választhatóra állítjuk őket.
Nem használt ügyfelek törlése
Kivezetett tárgyi eszközök törlése
A Rendszerfunkciók/Adatállomány karbantartás/Tárgyi eszközök helyen törölhetjük azokat a tárgyi eszközöket, melyek ki lettek vezetve.
Kivezetett tárgyi eszközök törlése
Felesleges emailek törlése
Lehetőségünk van az archivált emailek törlésére is a Rendszerfunkciók/Adatállomány karbantartás/Email törlés funkcióval.
Archivált emailek törlése
