A levelező program (Outlook 2003, Outlook 2007) által kezelt levelek iktatására két menüpont szolgál.

Külön menüpontban lehet látni a Bejövő levelek (Inbox) mappa és a Kimenő levelek (Sent Items) mappa tartalmát (DkEFolder paraméterrel módosítható).

A funkció elindítása után az Outlook alapértelmezett felhasználóhoz tartozó Inbox vagy Sent Items mappa tartalmát automatikusan felolvassa a program.

Lehetőségünk van a mappa tartalmát szűrni tárgy része, feladó része, címzett része szerint.

A külső levelező program (Internet mail) által kezelt levelek iktatásához a következő beállításokra van szükség.

- A Rendszerfunkciók / E-mail beállítások menüpontban, a Bejövő levelezés mezőben ki kell választani a Pop3 szerverrel

történő levelezést majd meg kell adni a Pop3 szerver nevét. (Ezt az információt a személyes mail fiókjában, a beállítások menüpontban találja.)

- A  Struktúra / Személytörzs menüpontban meg kell adni a Bejelentkezési nevét, a Pop3 felhasználónevét (Az ön E-mail címe) és a Pop3 jelszavát (Az E-mail fiók jelszava).

 

Mivel általában a legutóbb érkezett vagy küldött levél iktatására van szükség vagy egy Esc lenyomásával leállítható az összes levél beolvasása vagy az F7:Szűrés gomb használatával általánosan korlátozható a beolvasásra kerülő levelek száma.

A program az email cím alapján megpróbálja azonosítani az ügyfelet, telephelyet, ügyfél ügyintézőt. Ezenkívül a gyors adatrögzítés érdekében a Tárgy mező tartalmát és a dokumentum dátumát is átveszi a levélből. Amennyiben nem sikerült az email alapján azonosítani az ügyfelet, az adatlap kitöltése után a program felajánlja az email cím eltárolását, ezzel könnyítve meg a további iktatást.

Paraméterek