A szállítónak fizetendő előlegről a szállító általában előlegbekérőt küld. Ezt rögzíthetjük a számla érkeztetés funkcióban, és ekkor az előlegbekérőkről folyószámlát is nyomtathatunk. Az előlegbekérők a könyvelésbe nem kerülnek be.
Az előleg tényleges kifizetésekor a bankban vagy pénztárban előlegszámla kiegyenlítés típusú tételt vegyünk fel. Ehhez e tételhez kapcsolhatunk előlegbekérőt és előlegszámlát is.
Amikor a szállítótól az előlegszámlát megkapjuk, akkor kerülhet be az áfa bevallásba. Ehhez rögzítenünk kell az előlegszámlát, az áfa-analitika beállításait a számla tételben adhatjuk meg.
Az előleg felhasználás az előlegszámla tételekkel szemben történik. A végszámlához előleg felhasználás típusú kapcsolódó tételt kell felvennünk, amely tételekben az előlegszámla tételekre hivatkozunk.
Számla felvételkor a rögzítés gomb megnyomása után a program felajánlja a szabad előlegeket. Előlegszámla felvételekor a bankban vagy pénztárban rögzített előlegszámla kiegyenlítés típusú tételeket ajánlja fel, normál számla esetében pedig először a régebbi típusú előlegeket (bank / pénztár előleg típusú tételek), majd az előlegszámlák még fel nem használt tételeit.
A sERPa 3.0.13 verzió előtti help részlet, régen így kezeltük az előleget:
Az előlegeket alapvetően a bankban kell rögzíteni. A bankban rögzített előleg bekerül a könyvelésbe és az ÁFA bevallásba. Számla felvételkor a Rögzítés gomb megnyomása után megjelenik egy táblázat, amelyben az ügyfél által fizetett előlegeket láthatjuk. A táblázatban kiválasztott előleget hozzákapcsolhatjuk a számlához. Ekkor a bankból az előleg felvételkor könyvelt tételek ellenkező előjellel kerülnek lekönyvelésre, az ÁFA bevallásban a bankban hozzákapcsolt összeg ÁFA része negatív előjellel meg fog jelenni. Ha a számla felvételekor nem kapcsoltuk a számlához az előleget, akkor ezt a bankban módosítás üzemmódban tehetjük meg. A könyvelésre és az áfára nincs hatása a Számlaérkeztetés funkcióban előlegszámlaként felvett és a bankban hozzákapcsolt számláknak.
