Az oktatásszervezés javasolt első lépései és a benne található fogalmak definíciója.
Bevezetési lépések
A. Első lépés:
1. Rögzítsük a személytörzsben a funkciókban használt személyeket.
2. A felhasználókat feleltessük meg a személyeket.
3. Hozzunk létre személy kategóriákat, akár funkciónként.
4. Soroljuk be a személyeket a kategóriába. (kötelező és választható)
5. Vegyük fel egy paramétert(pl. Normál), és a sorozatokat.
6. A sorozatonként paraméterezzük be az igazoló személyeket. (kötelező és választható)
B. Második lépés:
7. Hozzunk létre az automatikus üzenetet, típusokat. (ezeket a későbbiekben személyre szabható)
8. Rendeljük hozzá a felhasználókhoz az automatikus üzeneteket.
9. Ha szükség van akkor már az elején beparaméterezhetjük a felhasználók menüit: csak saját bizonylat megtekintése vagy/és módosítása
C. Harmadik lépés:
10. Vegyük fel a törzs adatokat. (vagy a bizonylatok rögzítése közben is felvehetjük kapcsolódó funkció segítségével)
11. Vegyünk fel minden sorozatból egy-egy bizonylatot.
12. Készítsük el a sablon fájlokat.
Fogalmak
Bizonylat állapot: (Szerkesztés alatt / Rögzített). Kezdő értéke: Szerkesztés alatt.
Ameddig egy bizonylatot csak szerkeszt a felhasználó addig "Szerkesztés alatt" van, azaz nem akarja, hogy a többi személy foglalkozzon vele.
Amikor úgy dönt, hogy már minden adatott felrögzített akkor átteszi Rögzített állapotba, ekkor jelenik meg a Státusz táblázat ahova automatikusan bekerülnek személyek - paramétertől függően - vagy mi dönthetjük el hogy kik azok a személyek - paramétertől függően - ezen felül akik elbírálhatják a bizonylatot.
Bizonylat státusz: (Elbírálás alatt / Elfogadva / Elutasítva / Pontosítás kérés). Kezdő értéke: Elbírálás alatt.
Ha a bizonyalt Állapota=Rögzített, akkor jelenik meg Igazoló személyek táblázat. ” Elbírálás alatt” a kezdő értéke minden személynek. Ekkor a mezők már nem módosíthatóak, kivéve a megjegyzés rész. A táblázatban szereplő személyek kell hogy eldöntsék, hogy az adott bizonylat Elfogadható, vagy nem, azaz Elutasítja.
Ha a személy szerint „majdnem jó”/ „egyes részei bizonytalan” akkor átteheti a státuszát „Pontosítás kérés”-be, ekkor a bizonylat Állapota visszaáll Szerkesztés alatt, de a Igazoló személyek tábla megmarad, azaz látható hogy ki kérte a pontosítást. Ha a szerző ismét Rögzítettbe állítja az Állapotot, akkor a „Pontosítás kérés” automatikusan átkerül ismét „Elbírálás alatt”-ra.
Egyetlen személy döntése elegendő a bizonylat Elfogadásához vagy Elutasításához. Ebből a két állapotból nem fordítható másik állapotba. Ebben a két állapotban sem módosítható egyik mező se, csak a megjegyzés mező.
