sERPa súgó

Sorozat

Kötelező kitölteni. Maximum 4 karakter hosszan kell a sorozat kódját megadni. Nem módosítható, ha van már felvéve leltár erre a sorozatra.

Név

Kötelező kitölteni. Maximum 50 karakter áll rendelkezésre, elnevezni a sorozatot.

Használható

[I]/N. Csak igaz értékre állított sorozattal lehet új leltározást indítani.

Leltár indítás
(Nyomógomb)

Csak akkor nyomható meg, ha
- mentett ez a Leltár paraméter és
- az Általános fülön a Használható pipa igaz értéken áll és
- itt fentebb a Használható pipa igaz értéken áll.

Megnyomásakor elindul a Készlet leltár funkció (amennyiben a felhasználó menüjében benne van) felvétel üzemmódban (ha ez nincs letiltva) azzal a sorozattal, amelyen ezt a gombot megnyomta a felhasználó, úgy, hogy minden ajánlás lefut, ami itt be van paraméterezve.
Ha az itteni beállítások úgy vannak felépítve, hogy ott már nincs kitöltendő mező (mindenről határoztunk itt a paraméterben), akkor ott már csak a rögzítés gombot kell megnyomni és itt lentebb, az Ív állapot kezdőérték mezőben megadott értéktől függően, akár kezdhető is a leltározás.

Leltárvezető felhasználó csoport

Nem kötelező kitölteni. Használhatóra állított Felhasználói csoportból lehet választani. Az itt megadott felhasználó csoportba tartozó felhasználók speciális jogosultságokat kapnak a leltározási folyamat során az erre a sorozatra felvett leltáraknál. A teljesség igénye nélkül: Tudnak Készlet leltár törölni, hozzáférnek az összes Készlet leltár jegyzőkönyvhöz, bizonyos szabályok mentén lehetőségük van a leltározás folyamatában az állapotokat visszafelé léptetni. Röviden fogalmazva, amit a program a leltározás során megenged, azt ők megtehetik. Ha nincs kitöltve a mező, akkor ezek a plusz jogosultságok senki számára nem lesznek elérhetők.

Leltári adminisztrátor felhasználó csoport

Nem kötelező kitölteni. Használhatóra állított Felhasználói csoportból lehet választani. Az itt megadott felhasználó csoportba tartozó felhasználók hozzáférnek az összes erre a sorozatra felvett leltárhoz tartozó Készlet leltár jegyzőkönyvhöz. Például akkor lehet hasznos, ha a leltározást papír alapon végzik a raktárosok és az általuk feljegyzett mennyiségeket egy másik felhasználó rögzíti be a programba. Ha nincs kitöltve, nem lesz olyan felhasználó, aki ezt a plusz lehetőséget megkapja.

Típus

[Vakleltár] / Ellenőrző leltár. Azt lehet szabályozni vele, hogy a jegyzőkönyv funkcióban a fellelt mennyiségek rögzítésekor a munkavégző felhasználók lássák-e a program szerint nyilvántartott készlet adatokat.

Leltár állapot kezdőérték

Választható értékek: Létrehozott / [Előkészített]. A leltár megkezdésekor az erre a sorozatra felvett leltárak kezdő állapotát lehet meghatározni a mezővel. Azért az előkészített az alapértelmezés, mert ez teszi lehetővé azt, hogy a leltározás a lehető leggyorsabban megkezdhető legyen. Ezzel kapcsolatosan lásd még alább az Ív állapot kezdőérték mezőt és a Leltározás nyomógombot is.

Tétel ajánlás típus

[Készleten lévők] / Valaha készleten volt.
A leltárban szereplő tételeket lehet szabályozni a mezővel. Leginkább a Készleten lévők érték van használatban, azaz a leltárívekre azok a termékek/gyártási számok kerülnek, melyekből a program nyilvántartása szerint van készleten. Ilyenkor az esetleges talált tételeket papír alapú leltárnál külön, kézzel kell felírni. Az erre szolgáló szabad helyet nyomtatáskor lehet biztosítani. A program felületén történő leltározásnál ez nem releváns, mert egy pipa jelöli az olyan sorokat, amiket a felhasználó új tételként rögzít.
A Valaha készleten volt értékkel óvatosan kell bánni, mert ilyenkor minden olyan termék felkerül a leltárívekre, ami valaha az adott leltáríven érintett fellelési helyen létezett (kivéve azt az esetet, amikor bevételezés után a szállítólevél törlésre került, azaz valódi készletmozgása nem volt)
Akkor lehet hasznos, ha kevés termékünk van és az esetleges talált tételeket nem akarjuk egyesével, kézzel felvenni, hanem biztosítunk ezeknek egy sort, ahova mennyiséget lehet beírni. Ha nagyon sok termékkel dolgozunk, de ezekből csak nagyon kevés van raktáron, akkor ez ez érték egészen szélsőséges tételszámot eredményezhet 0 készletmennyiséggel és valószínűleg teljesen feleslegesen.

Készlet zárolás

[I]/N. Igaz érték esetén a leltárban érintett azon termékek/raktárak/alábontások készlet módosítását tiltja meg a program, melyeknél a leltárív állapota nem Létrehozott, vagy Feldolgozott.

Rovancsleltár

[N]/I. Igaz érték esetén a leltározásban érintett termékek körét minden alkalommal esetileg, a leltár funkcióban kell megadni, ezért itt alább és később a leltározáskor sem adható meg semmilyen termékekre vonatkozó hatókör szűrés. Hamis érték esetén nincs ezzel kapcsolatos korlátozás.

Helyesbítés

Fejlesztés alatt, ezért a pipa jelenleg fixen hamis és nem módosítható.

Többkörös leltár

[N]/I. Igaz érték esetén két bizottság is megszámolja a leltározandó termékeket, ezért leltárívenként két jegyzőkönyvet is generálni fog a program és a Leltárív tételek fülön a leltárvezető ebből következően nem egy számolt mennyiség oszlopot fog látni, hanem kettőt.

Egyszerűsített feldolgozás

Azok számára lehet hasznos, akik nem szeretnének élni a raktárosok által a Készlet leltár jegyzőkönyv funkcióban megadott leltározott mennyiségek Készlet leltár funkcióban történő jóváhagyásával és esetleg a szállítólevél generálást is automatizálni szeretnék. Ezt nem lehet minden esetben megtenni, mert számtalan akadálya lehet az automatizált folyamat lezajlásának, ezért korlátozva vannak a választható értékek:
- Nincs: Ez az alapértelmezés, ekkor a normál folyamat szerint zajlik a leltározás. Fixen ez az érték és nem módosítható a mező, ha a Többkörös leltár mező igaz értéken áll. Ennek oka, hogy szinte kizárt, hogy minden egyes raktározási helyen, minden bizottság, minden tételre ugyan azt az adatot rögzíti és ilyen esetben a leltárvezetőnek kell eldöntenie hogy ezekből mit hagy jóvá.
- Automatikus jóváhagyás: Ezt az értéket beállítva a jegyzőkönyv Rögzített állapotban történő mentésekor a program az itt lévő tételekben megadott Leltározott készlet értékét beírja a leltárív tétel Jóváhagyott készlet oszlopába és a leltárívet is Jóváhagyva állapotba lépteti.
Ennek a lépéssornak lehet egy akadálya: Ha a Készlet leltár paraméterben van megadva Azonosítatlan termék és a jegyzőkönyvön szerepelt ilyen, akkor a leltárívet nem lehet Jóváhagyva állapotba léptetni, mert előtte az azonosítatlan terméket azonosítani kell. Ilyen esetben a program a következő üzenetet küldi: "A leltáríven a Jóváhagyott készlet mennyiségek kitöltésre kerültek, de a Jóváhagyott állapot beállítása azonosítatlan termék miatt nem végezhető el." és a leltárívet csak a Jóváhagyás alatt állapotig lépteti.
Amennyiben semmi akadálya sem a volt a folyamat végigvitelének, úgy a "A leltáríven a Jóváhagyott készlet értékek kitöltésre kerültek és a Jóváhagyott állapotban történő mentés is sikeresen befejeződött."
Mindkét esetben az OK gomb megnyomása után - ha a felhasználónak benne van a menüjében a készlet leltár funkció - akkor a program ezt elindítja és a Leltárív tételek fülön a vonatkozó leltárívre viszi a fókuszt.

Leltár hiány mozgásnem

Kötelező kitölteni. Használható beállítású Kiadás típusú mozgásnemekből lehet választani, melyekben az Előfeldolgozás pipa hamis értéken áll.
Az esetleges leltár hiányok szállítólevelei az itt megadott mozgásnemmel lesznek legenerálva.
Fontos! A program nem vizsgálja azt, hogy a kiválasztott mozgásnembe például aktuálisan szabad-e a leltárral érintett raktárra szállítólevelet felvenni, az esetleges gyártási szám tulajdonságok ott láthatóak-e, stb. A gördülékeny munkavégzés érdekében ilyesmivel nem akasztjuk el a leltározási folyamatot. Azt viszont figyelembe veszi a program, hogy a raktárhely és egyéb alábontások fejben vagy tételben megadandóak és annyi szállítólevél születik, amennyit ezek a beállítások megkövetelnek. Ez a feltételrendszer a következő 3 mezőben megadandó mozgásnemre is érvényes.

Leltár többlet mozgásnem

Kötelező kitölteni. Az előző mezővel egyezően, csak itt Bevétel típusú mozgásnemekből kell választani. Az esetleges leltár többletek szállítólevelei az itt megadott mozgásnemmel lesznek legenerálva.

Átvezetés

Fejlesztés alatt, ezért jelenleg fixen hamis és nem módosítható.

[N]/I. Arra ad lehetőséget, hogy a Leltár ellenőrzésekor az olyan tételek, melyek egy fellelési helyen hiányként mutatkoznak, de másik fellelési helyen többletként, azokat leltár hiány / többlet mozgás helyett ki / be mozgással a helyükre rendezzük.
Azért így történik ez és nem raktárközi szállítóleveleket készítünk, mert ez a rendezési (átvezetési) lehetőség nem csak pontos termék egyezés, hanem közel azonos termékekre is elvégezhető (pl. piros labda helyett kéket találtunk és ezt nem akarjuk leltár hiányként és többletként megélni) és ilyen esetben nem lehetne raktárközi szállítólevéllel megoldani a kialakult problémát. Lásd még a következő, Egyéb kiadás mozgásnem mezőt is.

Egyéb kiadás mozgásnem

Csak akkor látható és töltendő ki kötelezően, ha az Átvezetés pipa igaz értéken áll. Azon tételek kezelésére szolgál, melyek egy leltáron belül egyik fellelési helyen hiányként, a másikon többletként szerepelnek. Ezekről egy kiadás és egy bevétel szállítólevél fog készülni, melyek tételei bekerülnek a dbo.SzLevelTetelKiBePar táblába, melyen keresztül tudja a program a ki irányú termékek nyilvántartási árainak esetleges későbbi változásait átörökíteni a bevétel oldali tételekre.
A mozgásnem választás szabályai megegyeznek a fentebbi Leltár hiány mozgásnem mezőben leírtakkal és akár az ott megadott mozgásnem is kiválasztható, de érdemes a kétféle eredmény elkülönítése érdekében ehhez másik mozgásnemet felvenni.

Egyéb bevétel mozgásnem

Az előző mezővel egyezően, csak itt Bevétel típusú mozgásnemekből kell választani.

Raktár szűrés

Azt lehet szabályozni ebben a mezőben, hogy az aktuálisan felvételre kerülő leltár raktár szintű hatókörét itt, vagy a leltár funkcióban szeretnénk meghatározni. Választható értékek:
- [Paraméterben]: Ezt beállítva egy konkrét raktárt kell megadni a következő mezőben és a leltárban erre már nem lesz sem szükség, sem mód. Az itt megadott raktárra fog folyni a leltározás. Célszerű egy leltár sorozatot egy raktárra felvenni, mert jóval kezelhetőbb, áttekinthetőbb lesz a leltározás folyamata. Ezért is ez a beállítás az alapértelmezése a mezőnek.
- Paraméterben kódképlettel: Ezt beállítva egy raktár kódképletet kell megadni alább és a leltárban erre már nem lesz sem szükség, sem mód. Ezt a beállítást nagy körültekintéssel kell használni, indoklás az előző értéknél.
- Leltárkor: Az erre a sorozatra felvett leltárban kell majd egy konkrét raktárt megadni, és nem itt, a paraméterben.
- Leltárkor kódképlettel: Az erre a sorozatra felvett leltárban kell majd egy raktár kódképletet megadni, és nem itt, a paraméterben. Ezt a beállítást nagy körültekintéssel kell használni, indoklás az első értéknél.

Raktár

Akkor látható és adandó meg kötelezően egy konkrét raktár - kód vagy név alapján kiválasztva - ha a Raktár szűrés mezőben a Paraméterben érték szerepel. Az itt megadott raktárra fog szólni az erre a sorozatra felvett leltár. Az adatbázisban létező bármely raktár kiválasztható.

Raktár kódképlet

Akkor látható és adandó meg kötelezően egy raktár kódképlet, ha a Raktár szűrés mezőben a Paraméterben kódképlettel érték szerepel. Az itt megadott raktárakra fog szólni az erre a sorozatra felvett leltár úgy, hogy a raktárak használhatósági beállítása nem számít.

Raktárhely szűrés

Nem látható a mező, ha az adatbázisban nem létezik raktárhely alábontásos raktár, vagy fentebb a Raktár mezőben nem raktárhely alábontásos raktár van megadva. Máshogy fogalmazva akkor látható, ha van esély arra, hogy raktárhely szűrést kelljen érvényre juttatni akár itt, akár leltározáskor.

Kódképletes raktár szűrés esetén a program nem vizsgálja, hogy milyen alábontású raktárakról van szó, a felhasználóra van bízva, hogy kitölti-e. Nem szabad kitölteni, ha a kódképletbe nem esik raktárhelyes raktár.

Szerepe nagyon hasonló a fentebbi Raktár szűrés mezőhöz. Itt azt lehet szabályozni, hogy az aktuálisan felvételre kerülő leltár raktárhely szintű hatókörét itt, vagy a leltár funkcióban szeretnénk meghatározni. Választható értékek:
- [Nincs]: Ennél az értéknél az összes raktárhelyre szól a leltár és ezzel kapcsolatos beállítást a Leltár funkcióban sem lehet megadni.
- Paraméterben kódképlettel: Itt, a paraméterben adjuk meg raktárhely kódképlettel a leltárban érintett raktárhelyeket és a leltárban erre már nem lesz sem szükség, sem mód.
- Paraméterben besorolással: Az előző értékkel egyezően, csak itt raktárhely besorolással lehet megadni az érintett raktárhelyeket.
- Leltárkor kódképlettel: Az erre a sorozatra felvett leltárban kell majd egy raktár kódképletet megadni, és nem itt, a paraméterben.
- Leltárkor besorolással: Az erre a sorozatra felvett leltárban kell majd egy raktárhely besorolást megadni, és nem itt, a paraméterben.

Raktárhely kódképlet

Akkor látható és adandó meg kötelezően egy raktárhely kódképlet, ha az adatbázisban létezik raktárhelyes raktár és az előző Raktárhely szűrés mezőben a Paraméterben kódképlettel érték szerepel.

Raktárhely besorolás

Akkor látható és adandó meg kötelezően egy egyedi raktárhely kategória és tétel (a tétel kitöltése nem kötelező), ha az adatbázisban létezik raktárhely alábontásos raktár és fentebb a Raktárhely szűrés mezőben a Paraméterben besorolással érték szerepel.

Termék szűrés

Rovancsleltár = Igaz esetén nem látható, mert olyankor a konkrét termékkört a leltárban esetileg kell meghatározni a termékek táblázatban. A választható értékek és következmények a Raktárhely szűrés mezőnél leírtakban mindennel egyező, csak ez a termékek körére hat ki:
- [Nincs]:
- Paraméterben kódképlettel:
- Paraméterben besorolással:
- Leltárkor kódképlettel:
- Leltárkor besorolással:

Termék kódképlet

Akkor látható és adandó meg kötelezően egy termék kódképlet, ha az előző mezőben a Paraméterben kódképlettel érték szerepel.

Termék besorolás

Akkor látható a mezőpár és adandó meg kötelezően egy egyedi és nem időfüggő termékkategória, ha a Termék szűrés mezőben a Paraméterben besorolással érték szerepel. A termékkategória tétel kitöltése nem kötelező.

Ív állapot kezdőérték

Választható értékek: Létrehozott / [Rögzíthető]. Ha fentebb, a Leltár állapot kezdőérték mezőben a Létrehozott szerepel, akkor ebben a mezőben is nem módosíthatóan a Létrehozott érték fog szerepelni, mivel csak Előkészített állapotú leltárhoz tartozhatnak rögzíthető állapotú leltárívek.
Azt szabályozza, hogy amikor létrejönnek a leltárívek, akkor azoknak mi legyen a kezdő állapota.
A leltározási folyamat rendkívül gyors megkezdését lehet elérni azzal, ha fentebb a Leltár állapot kezdőérték mezőben az Előkészített értéket állítjuk be, itt pedig a Rögzíthetőt. Ilyen esetben a leltár mentésekor létrejönnek leltárívek, hiszen a leltár Előkészített, és mivel az ívek állapota ennek a mezőnek köszönhetően Rögzíthető állapotba kerül, az kiváltja a jegyzőkönyvek generálását is. Ennek a gyorsított folyamatnak a támogatása miatt lett a rögzíthető érték az alapértelmezés.
Ha itt a létrehozott érték van beállítva, akkor a leltárívek legenerálása nem fogja kiváltani a jegyzőkönyvek generálását.

Leltárív név ajánlás

A leltárívbe kerülő név mező generáláskori értékét lehet szabályozni ebben a mezőben. A beállítások során tekintettel kell lenni arra, hogy a végeredmény ne haladja meg az 50 karaktert, mert maximum ilyen hosszú lehet egy leltárív neve. Ha ezt meghaladó érték alakul ki a beállításokból, akkor a program az 50 karakter utáni részt levágja.
Választható értékek:
- Sorszám: Csak sorszámozás van, négy karakter hosszan, tehát 0001, 0002, ... lesz a leltárívek neve.
- [Leltár név / sorszám]: Például 2024 központi raktár / 0001, 2024 központi raktár / 0002, ... lesz a leltárívek neve.

Csoportosítás raktárhelyenként

[N]/I. Akkor látható, ha az adatbázisban van raktárhelyes raktár. Hamis és nem módosítható, ha fentebb a Raktár mezőben nem raktárhely alábontásos raktár van megadva.

Ebben és a következő (csoportosítás*) mezőkben - melyek és kapcsolatban vannak egymással - azt kell meghatározni, hogy a leltárhoz tartozó leltárívek milyen bontásban készüljenek el. Azt, hogy ezt hogyan lesz kényelmes használni - azaz a fellelt mennyiségeket bevinni - azt az adott raktár beállításai és a leltározási szokások (papír alapú, vonalkód olvasásos, esetleg mobil eszköz) alapján érdemes eldönteni. Például ha egy leltáríven sok raktárhely és/vagy egyéb alábontás (azaz konkrét fellelési hely) van, akkor nagyon kell ügyelni arra, hogy a megfelelő fellelési helyhez legyen feljegyezve a fellelt mennyiség. De az sem biztos,hogy kényelmes (például papír alapon történő leltározásnál) ha több száz raktárhelyre külön-külön leltárívek születnek.

Ebben a mezőben az igaz érték azt jelenti, hogy raktárhelyenként külön leltárív fog születni, hamis érték esetén minden raktárhely egy leltárívre kerül.

Mivel egy leltárívre csak egy raktár kerülhet, ezért a raktár szintű csoportosításnak nincs értelme és ezért nem is lehet szabályozni.

Csoportosítás egyéb alábontásonként

[N]/I. Akkor látható, ha az adatbázisban van valamilyen egyéb alábontásos raktár. Hamis és nem módosítható, ha fentebb a Raktár mezőben nem egyéb alábontásos raktár van megadva.

Az előző mezőhöz nagyon hasonló szabályzás, csak itt az egyéb alábontásokkal kapcsolatban kell rendelkezni. Ebben a mezőben az igaz érték azt jelenti, hogy egyéb alábontásonként külön leltárív fog születni, hamis érték esetén minden egyéb alábontás egy leltárívre kerül. Ezt az előző mezővel összefüggésben is kellhet értelmezni, ha a raktárban raktárhely és egyéb alábontás is szerepel. Óvatosan kell ezekkel a beállításokkal bánni, mert adott esetben nagyon sok leltárív születhet. Például, ha fentebb a Tétel ajánlás típus mezőben Valaha készleten volt érték van megadva és egy adott raktárunk raktárhelyes és egyéb alábontásos is és ez és az előző mező is igaz értéken áll, akkor ahány raktárhelyen és alábontásban valaha áru volt, annyi leltárív fog születni. Ez akár több ezer is lehet.

Csoportosítás raktárhely besorolással

[N]/I. Akkor látható, ha az adatbázisban van raktárhelyes raktár.

Hamis és nem módosítható, ha
- fentebb a Raktár mezőben nem raktárhely alábontásos raktár van megadva, vagy
- a Csoportosítás raktárhelyenként mező igaz értéken áll, vagy
- fentebb a Raktárhely szűrés mezőben nem a Paraméterben besorolással vagy Leltárkor besorolással érték van megadva. Ez utóbbi feltétel garantálja azt, hogy a program vagy itt, vagy legkésőbb a leltárban megtudja azt, hogy mely raktárhely kategória tételeivel kell dolgozzon.
Ha igaz értékre van állítva, akkor a fentebb, vagy a leltárkor megadott raktárhely kategória tételeibe besorolt raktárhelyekre készül egy-egy külön leltárív.
Nincs értelme igazra állítani akkor, ha arra készülünk, hogy a leltár egy konkrét raktárhely kategóriára tételbe sorolt raktárhelyekre fog szólni, hiszen ezesetben a hatókör teljes mértékben megegyezik azzal amire csoportosítani is kell, nincs mire tovább bontani a leltáríveket.

Csoportosítás termék besorolással

N]/I. Hamis és nem módosítható, ha fentebb a Termék szűrés mezőben nem a Paraméterben besorolással vagy Leltárkor besorolással érték van megadva, mert ez a feltétel garantálja azt, hogy a program vagy itt, vagy legkésőbb a leltárban megtudja azt, hogy mely termékkategória tételeivel kell dolgozzon.
Ha igaz értékre van állítva, akkor a fentebb, vagy a leltárkor megadott termékkategória tételeibe besorolt termékekre készül egy-egy külön leltárív.
Nincs értelme igazra állítani akkor, ha arra készülünk, hogy a leltár egy konkrét termékkategóriára tételbe sorolt termékekre fog szólni, hiszen ezesetben a hatókör teljes mértékben megegyezik azzal amire csoportosítani is kell, nincs mire tovább bontani a leltáríveket.