sERPa súgó

Leírás

A Funkció használatbavétele előtt javasoljuk, hogy tekintse át a Készlet leltár általános működését, illetve szintén hasznos információkat tartalmaz a Készlet leltár bevitel leírása is ahhoz, hogy itt, a paraméterezést tudatosan lehessen elvégezni és az alábbiakban taglalt információkat könnyebb legyen megérteni.

Ebben a funkcióban állíthatjuk be azokat a feltételeket, melyek alapján majd az egész leltározási folyamat működni fog. Általában elegendő egy paraméter, a neve teljesen szabadon választható meg, de akár több paraméter is felvehető, ami például akkor lehet hasznos, amikor több telephelye van a cégnek és ezek külön saját adat telephellyel is meg vannak különböztetve. Ezek a beállítások találhatók az Általános fülön. A beállítások leltározási folyamatra kiható részei a Sorozat fülön találhatók.

 

A leírás alábbi része folyamatszemlélettel igyekszik segítséget nyújtani a leltározási szokásoknak és igényeknek megfelelő paraméterezés elvégzéséhez, mindezt néhány példával alátámasztva. Kifejezetten nem kitérve minden egyes mezőre, hanem koncentrálva a folyamat szempontból fontosakra és feltételezve azt, hogy a fentebb vázolt leírásokból már megszerezte az olvasó a szükséges áttekintő képet. A hivatkozott mezők mind a Sorozat fülön találhatók.

1, Az egyik véglet. Egyszerűen működő, kis cégek esete, kevés munkatárssal, ahol cél a lehető leggyorsabb leltározási folyamat.
- Meg kell adni egy sorozat kódot és nevet, melynek elég beszédesek ahhoz, hogy később tudjuk miről szól a leltár.
- Érdemes beállítani egy Leltárvezető felhasználó csoportot is, hogy a leltár összes pontján az összes funkcionalitást elérjük.
- A Leltár állapot kezdőértékét Előkészített -re kell állítani, ezzel elérve azt, hogy a leltár mentésekor azonnal elkészüljenek a leltárívek is.
- Az Egyszerűsített feldolgozás mező értékét Automatikus jóváhagyásra kell állítani, ezzel kikerülhető a teljes jóváhagyási folyamat.
- A raktár szűrés mező értéke legyen Paraméterben és adjuk is meg melyik raktárra szól majd a leltár. (ilyen környezetben jellemzően nem szűrünk semmi másra, sem termékre, sem raktár alábontásokra)
- Az Ív állapot kezdőérték mező álljon a Rögzíthető értéken, ezzel az érhető el, hogy azonnal legyenek jegyzőkönyvek is.
- Egy és csak egy Bizottságot kell beállítani a táblázatban.

Egy ilyen jellegű beállítás következménye az lesz, hogy amikor a Készlet leltár funkcióban ezt a sorozatot kiválasztjuk, akkor a leltár nevén és a vonatkoztatási dátumán kívül semmit sem kell kitölteni, minden a paraméterből ered. A leltárba beajánlásra kerül a sorozatból az az egy bizottság is, így mentéskor a program az Előkészített leltár állapot hatására le tudja generálni a leltáríveket úgy, hogy azok állapota Rögzíthető legyen, hiszen minden leltárívbe kizárásos alapon azt az egy bizottságot lehet csak beleírni, így semmi akadálya annak, hogy a jegyzőkönyvek is elkészüljenek.
Röviden összefoglalva: Egy ilyen jellegű beállítással a leltározás, azaz a számolás folyamata gyakorlatilag néhány másodperc alatt megkezdhető. A Készlet leltárban sorozat választás, név kitöltése, vonatkoztatási dátum kitöltése és mentéskor minden készen is áll, meg lehet kezdeni a munkát a jegyzőkönyveken. (Egyéb alábontásos raktár esetén még szükséges lehet alábontás szűrést megadni, mert ezek mindig leltárkor adandók meg, de ilyen környezetben ez sem jellemző.)
Ha a jegyzőkönyvre felvételre kerültek a leltározott készlet mennyiségek és Rögzített állapotban mentésre kerül a bizonylat, akkor az Egyszerűsített feldolgozás mező Automatikus jóváhagyás értéknek köszönhetően a mentéssel egyidőben a leltáríven minden tételhez kitöltésre kerül a Jóváhagyott készlet mennyiség mező és a leltárív állapota Jóváhagyva állapotra áll be, azaz azonnal kezdhető a szállítólevelek generálása.

Ha nem változnak a leltározási szokások az évek során, akkor évről évre ennyire egyszerű lesz a folyamat. Amennyiben több raktárunk van, úgy javasolt mindegyikre egy külön sorozatot felvenni a fenti beállításokkal.

Tipp: Többkörös leltár esetén a leltár megkezdése ugyanilyen gyorsan kivitelezhető, csak akkor a sorozatba konkrétan két bizottságot kell beállítani. Ekkor szintén kizárásos alapon ez a két bizottság kerül minden leltárívbe és ezekből tud készülni bizottságonként egy-egy jegyzőkönyv. Többkörös leltár esetén az Egyszerűsített feldolgozás már nem érhető el, mert a program nem fogja tudni kitalálni, hogy melyik bizottság által számolt mennyiséget írja be a leltárívre a Jóváhagyott készlet mezőbe.

 
2, A másik véglet. Nem feltétlenül életszerű, de nem zárható ki, hogy valakinek ilyen beállítás szükséges. Sok raktárral, telephellyel és munkatárssal rendelkező cég, ahol a leltárvezető minden mozzanatot kézben szeretne tartani, leltározáskor, esetileg szeretné meghatározni az egyes leltárak hatókörét, él a jóváhagyás lehetőségével és több körös leltárral dolgozik. A számolt mennyiségeket sem feltétlenül a raktárosok gépelik be a programba, ők csak papír alapon rögzítik amit találtak, a programba történő adatrögzítést külön személyzet végzi.
A program lehetőséget ad arra, hogy egy leltár több raktárról szóljon (kódképlettel is megadható a raktár hatókör) de azt javasoljuk, hogy inkább egy leltár egy raktár beállítással dolgozzanak, mert egy ekkora hatókörrel rendelkező leltár átlátása a folyamat során már nehéz lehet és gondolni kell arra is, hogy ha minden egy leltár bizonylaton fut, akkor nem tud több személy részt venni a jóváhagyási folyamatban.
Ilyen jellegű folyamat esetén az előző példából nagyjából semmi sem igaz, nem használunk ki semmilyen gyorsítási lehetőséget, nem mondunk semmilyen hatóköri konkrétumot a sorozatban. A sorozat kód és név megadásán felül nagyjából ehhez hasonló beállításokra lesz szükség:
- Meg kell adni a Leltárvezető felhasználó csoportot,
- Meg kell adni a Leltári adminisztrátor felhasználó csoportot, ők fogják a programba gépelni a papírokra rögzített mennyiségeket a jegyzőkönyvre,
- A Leltár állapot kezdőérték Létrehozott kell legyen, hogy ne generáljon a program leltáríveket és így mentés után módosítható maradjon még a leltár hatóköre és egyéb adatai,
- Ki kell pipálni a Helyesbítés és Többkörös leltár pipákat, (az egyszerűsített feldolgozás itt szóba sem jön, de nem is engedi meg a program a beállítását)
- A Raktár szűrés mezőben valamelyik Leltárkor* értéket kell választani, ez biztosítja hogy minden egyes leltárnál ott rendelkezzünk a raktár szintű hatókörről. Ugyanez vonatkozik a Raktárhely szűrés és Termék szűrés mezőkre is.
- Az Ív állapot kezdőérték ilyenkor Létrehozott kell legyen, hiszen minden lépést kontrollálni akarunk, nem akarjuk, hogy a program automatikusan jegyzőkönyveket generáljon.
- A Bizottságok táblázatba felvesszük az összes, leltározáskor szóba jöhető bizottságot, ők beajánlásra kerülnek majd a leltárba, de ott még szabadon módosíthatók lesznek.

Egy ilyen jellegű beállítás következménye az lesz, hogy amikor a Készlet leltár funkcióban ezt a sorozatot kiválasztjuk, akkor minden egyes hatókörrel kapcsolatos adatot be fog kérni a program. A leltár mentésekor nem készülnek leltárívek, az Általános fülön még minden módosítható. Amikor már nincs szükség további változtatásra, akkor a leltár állapotát Előkészítettre kell állítani és ezt elmenteni. Létrejönnek a leltárívek bizottságok nélkül, ezeket a leltárvezetőnek kell egyesével, kézzel beállítani. Amelyik leltáríven elkészült ezzel a módosítással, azt Rögzíthető állapotba állítja és elmenti a változást, hogy ehhez a leltárívhez elkészüljenek a jegyzőkönyvek. Ez teheti akár egyesével, akár a bizottságok beállítgatása után egyszerre is. Amikor ezzel a feladattal minden leltáríven elkészült, akkor a számolás idejére számára a munka itt egyelőre véget ér és akkor fog csak folytatódni, amikor a raktárosok elvégezték a számolást és a jegyközkönyvüket Rögzített állapotban mentették. Egy leltáríven a leltárvezető akkor kezdheti meg a jóváhagyási folyamatot, amikor az összes kapcsolódó jegyzőkönyv Rögzített állapotba kerül, azaz minden bizottság végzett a számolással. Ez is egy folyamat, ahogy haladnaka raktárosok, úgy lesz egyre több jóváhagyható leltárív. Ha kell, él az újraszámoltatás lehetőségével, korrigálja a talált tételek, azaz átnézi a raktárosok munkáját és minden egyes leltárívről külön dönt, hogy mikor kerül jóváhagyott állapotba. A szállítólevél generálás szakasza már az egyszerű folyamattal egyező.

 

Bízunk benne, hogy ebből a két példából kiderül a paraméterezés lényege, szemlélete és mindenki a saját folyamatainak megfelelően ezek alapján be fogja tudni paraméterezni a Készlet leltárt.

 

Egyéb tudnivalók a funkcióról:
- Olyan leltár paraméter nem törölhető, amelyre van már leltár felvéve a benne szereplő sorozatok bármelyikére.
- A funkcióban a menüszalagon a csoportos törlés és a sERPa vágólap használata is tiltott.

 

Fülek

Keresés

Javasolt almenü

Funkció elérése menüszerkesztéskor: Logisztika / További lehetőségek / Készlet leltár / Struktúra / Készlet leltár paraméter

Paraméterek