Az Általános fül Tételek táblázatában található Exportálás Excelbe és Importálás vágólapról gomb azt a folyamatot támogatja, amikor Excelben történik a leltározott mennyiségek és az esetleges talált tételek megadása, és az így felvett adatokat kell gyorsan, egyszerűen rögzíteni a funkcióban.
A folyamat nagyon röviden, leegyszerűsítve:
Az Exportálás Excelbe gombbal létrejön az Excel tábla, amiben a munkát el lehet végezni, ha ez készen van, akkor vágólapra kell másolni az értéket tartalmazó területet és az Importálás vágólapról gombbal lehet visszaolvasni a programba az adatokat, majd a mentés gombbal kell ezt rögzíteni.
Ezt a funkcionalitást kell tudni jól használni, mert az Excelbe szinte bármit be lehet írni. A program csak a következőkben leírtak esetén fogja tudni a kívánt eredményt produkálni. A folyamat részletesebben:
1, Az Exportálás Excelbe gombbal elkészíti a program az Excel fájt az alábbiak szerint:
Kötelező oszlopok:
- Termék kód,
- Raktárhely kód (ha raktárhelyes a jegyzőkönyv raktára, azaz létezik az oszlop),
- Alábontás kód (ha alábontásos a jegyzőkönyv raktára, azaz létezik az oszlop),
- Jegyzőkönyv ID (ez és a következő oszlop az importáláskor fog kelleni a program számára)
- Jegyzőkönyv tétel ID
Ezeken felül pedig azok az oszlopok, amik aktuálisan láthatók a táblázatban.
Nincs megtiltva, hogy csak akkor használható ez a gomb, ha még nincs rögzítve leltározott készlet mennyiség, vagy talált tétel, de alapvetően az a felhasználási rend, hogy ilyesmi még nem történt. Ha mégis "félkész" táblázat kerül exportálásra, akkor visszaimportáláskor minden adatot felül fog írni a program.
2, Az Excelben elvégezhető a munka a következők szerint:
- Nem szabad az oszlopokat eltüntetni, sorrendjüket megváltoztatni de a teljes tartalmat kijelölve az értékek nyugodtan sorba rendezhetők az oszlopfejlécek megtartásával, hiszen a Jegyzőkönyv ID és a Jegyzőkönyv tétel ID oszlopok értékei alapján azonosítani tudja majd a program a sorokat.
- A létező tételeknél kell a Leltározott készlet oszlopba beírni a megfelelő mennyiségeket és ha szükséges, akkor megadni a Tétel megjegyzést is. Létező tételhez a program csak ezt a két adatot fogja visszaemelni importáláskor.
- Amennyien talált tételt kell rögzíteni, azt az Excelben új sorba kell felvenni úgy, hogy a Jegyzőkönyv ID és a Jegyzőkönyv tétel ID oszlopok üresen maradnak. Ilyenkor ami mindenképpen kitöltendő, az a termék kód. Ha léteznek raktárhely és/vagy egyéb alábontás oszlopok, akkor azokat is kóddal kell megadni. Gyári számos termék esetén az összes attribútum kitölthető.
3, Ha készen van az Excel kitöltése, akkor a lap teljes kitöltött tartalmát - fejléccel együtt - vágólapra kell másolni és a Tételek táblázat sávjának jobb oldalán található Importálás vágólapról gombot kell megnyomni az adatok bizonylatba történő visszaírásához.
A program megvizsgálja a Jegyzőkönyv ID és a Jegyzőkönyv tétel ID értékek alapján, hogy valóban abba a jegyzőkönyvbe történik-e az importálás, ahova az adatok valók. Ha egyetlen sorban is idegen ID párost talál, akkor hibát üzen: "Az importálás nem végezhető el, mert a megadott adatok nem erre a jegyzőkönyvre vonatkoznak!" OK gomb után a fókusz visszatér a funkcióhoz és nem történik adatmódosítás. Amennyiben az ellenőrzés nem talált hibát, úgy
- az összes olyan sornál, ahol van Jegyzőkönyv ID és Jegyzőkönyv tétel ID érték, ott a program a sorokat azonosítva kitölti a Leltározott készlet és a Tétel megjegyzés mezőket az Excelben megadott értékekkel. Más adatokat nem vizsgál és nem is ír felül. Leltározott készlet esetén ha túl sok tizedes van megadva, akkor a felesleget levágja, és ugyan ezt teszi a Tétel megjegyzéssel is: ami 200 karakternél hosszabb, azt 200-ra csonkolja. Ha a táblázatban a mezőkben esetlegesen lenne már érték, azokat figyelmeztetés nélkül felülírja.
- az összes olyan sornál, ahol nincs Jegyzőkönyv ID vagy Jegyzőkönyv tétel ID érték, azt talált tételként új sorba veszi fel - tehát az Excelben a talált tétel oszlop értéke nem számít, az ilyen sorokat a táblázatba beszúrva a program ezen szabály alapján fogja a talált tétel pipát igazra állítani.
Annyi sort vesz fel, amennyit ezen szabály alapján a beillesztett tartalom megkövetel. A terméket, raktárhelyet, alábontást kód alapján azonosítja - azaz ezen törzsadatok név mezőjében mindegy mi van megadva, a kód számít, mert az az egyedi - és ha nem létezik a megadott kód, akkor a beillesztés után az a mező(pár) üresen fog maradni.
Amennyiben egységenkéti gyártási számos termék esetén az importált leltározott készlet mezőben nem 0 vagy 1 értéket adtunk meg, úgy a program ezen termékeknél nem tölt ki mennyiséget és erről a következő figyelmeztető üzenetben tájékoztat: "Egységenkénti gyártási számos termék esetén a leltározott mennyiség csak 0 vagy 1 lehet. A beimportált sorokban az ennek a feltételnek ellentmondó leltározott készlet mezők nem kerültek beimportálásra!"
Abban az esetben az importálandó sorok között van olyan amelyik nem felel meg a leltár hatókörének, nem leltározandó (pl. más az alábontás, nem felel meg a termék szűrésnek) a program "mindent vagy semmit" elven működik, azaz egyik sort sem fogja importálni, valamint hibaüzenetben tájékoztat: "Az importálás hibára futott! A vágólap N.sor XXX oszlopában lévő adat (konkrét adat) a leltárban, vagy annak a paraméterezésében megadott feltételek miatt nem illeszthető be."
Talált tételek Gyártási szám adatainak megadásához a következő szabályok érvényesek:
Ha olyan termékhez kerültek gyártási szám adatok, ami nem gyári számos, akkor a megadott értékeket figyelmen kívül hagyjuk. Ugyanez vonatkozik a nem megfelelő formátumban megadott következő adatokra is:
Gyártási szám: Maximum 50 karakter lehet, ami e felett van, azt levágjuk,
Gyártás dátum: ÉÉÉÉ.HH.NN formátumban kell megadni,
Gyártás idő: ÓÓ:PP:MM formátumban kell megadni,
Lejárat: ÉÉÉÉ.HH.NN formátumban kell megadni,
Megjegyzés: Maximum 200 karakter lehet, ami e felett van, azt levágjuk.
Az importálás befejezése után a bizonylatot el kell menteni, melynek során a főoldalon leírt ellenőrzések alapján fog megtörténni a bevitt adatok további felülvizsgálata.
