Leírás
A Funkció használatbavétele előtt javasoljuk, hogy tekintse át a Készlet leltár általános működését.
A Funkció működése nagyban függ a Készlet leltár paraméterben az itt kiválasztott Sorozat beállításaitól. Az egyes mezők értékeinek hatása is a paraméter funkcióban került leírásra annak érdekében, hogy a paraméterezést megfelelően el lehessen végezni.
Ebben a funkcióban zajlik a leltár előkészítése (leltár hatókör meghatározása, leltárívek generáltatása, bizottságok beállítása, jegyzőkönyvek generáltatása), illetve a leltározott mennyiségek Készlet leltár jegyzőkönyvben történő rögzítése után ezek jóváhagyása, majd az eltéréseket kezelő szállítólevelek generálása, amely egyben a leltározás befejezését is jelenti. Elsőre ez ijesztően bonyolultnak hangozhat, de megfelelő paraméterezéssel a leltározási folyamat nagyon felgyorsítható, automatizálható és csak azok a lépések maradnak meg, ahol mindenképpen szükség van felhasználói döntésre, beavatkozásra. Az adott igényeknek megfelelő paraméterezéshez a paraméter funkcióban szolgálunk segítséggel, konkrét példákon keresztül.
A leltározási folyamat során az egyes bizonylatok állapotai nagyon fontos tényezők. Az állapotok léptetésével halad előre a folyamat, keletkeznek az egyes bizonylatok, illetve válnak módosíthatóvá, vagy pont nem módosíthatóvá. Az, hogy a leltár, illetve a leltárív bizonylatok milyen állapottal jönnek létre, az a Sorozat beállításaitól függ. Az állapotok áttekintő képe rövid magyarázattal:
•Létrehozott állapotú leltár esetén még sem leltárív, sem jegyzőkönyv nincs, ebben a szakaszban még lehetőség van bármit módosítani, pontosítani.
•Előkészített állapotban mentve a leltárt a program legenerálja a leltáríveket és hozzájuk a tételeket, innentől az Általános fülön kevés kivétellel a mezők már nem módosíthatók, mondhatni egyet előre lépett a folyamat.
•Létrehozott állapotú leltárívre jellemzően akkor van szükség, ha különböző raktári területen különböző bizottságok leltároznak és őket ívenként szükséges felhasználói döntés alapján meghatározni. Amíg ebben az állapotban van a leltárív, még nincsenek jegyzőkönyvek.
•Rögzíthető állapotban mentett leltárívhez a program legenerálja a jegyzőkönyve(ke)t létrehozott állapotban. Ezzel a lépéssel a leltárív nem módosíthatóvá válik, a folyamat megint lépett egyet, megkezdődhet a számolás és a leltározott készlet mennyiségek rögzítése a jegyzőkönyveken. A számolási folyamat során a táblázatban látható további állapotok is lehetségesek: Számolás alatt, Rögzítés alatt, Rögzített. Az ezekkel kapcsolatos részletek a funkció Állapot mező leírásánál találhatók.
•Rögzített állapotú jegyzőkönyvnél a folyamat visszatér ebbe a funkcióba, megkezdődhet a jóváhagyási folyamat. Módosíthatóvá válnak a leltárívek szükséges mezői (leginkább a jóváhagyott készlet, de néhány egyéb mező is - részletek a mezőleírásoknál).
•Fejlesztés alatt van a kiértékelési folyamat
•A jóváhagyási folyamatot követően hiány / többlet szállítólevelek elkészítésével lesz feldolgozott a leltár és annak összes bizonylata.
Egyes állapotok a felhasználó által állíthatók, másik részüket a program automatikusan igazítja hozzá a többi bizonylat aktuális állásának megfelelően. Ezekről részletesen írunk az adott helyeken az Állapot mezők leírásában.
Tekintsük még át a készlet leltározást folyamat szemléletben, a funkcióban található fülek szerepét is beleértve: (a fülek sorrendje balról jobbra haladva egyben kronológiai szempontot is türköz).
•Az Általános fülön a leltár alap és a hatókör beállításai találhatók, illetve a leltárban szóba jövő bizottságokat is itt kell megadni. A mezők értékeinek egy része fixen a sorozatból ered, más mezőkre csak ajánlás történik, illetve vannak ajánlás nélküli mezők, melyeket esetileg kell kitölteni. Röviden, leegyszerűsítve fogalmazva itt mondjuk meg, hogy hol, milyen termékeket és kikkel fogunk leltározni.
Ha ezzel készen vagyunk, léptetjük az állapotot Előkészítettre, melynek hatására a program legenerálja a leltáríveket a sorozatban meghatározott csoportosítási szempontok szerint. Amennyiben egyértelmű a bizottság (egykörös leltár esetén csak egy, többkörös esetén csak két bizottság van megadva ezen a fülön) akkor a program a bizottságokat is ki fogja tölteni a leltáríveken. A sorozatban meghatározható az is, hogy a leltáríveknek mi legyen a kezdő állapota. Ha ez a Rögzíthető, akkor ezzel egyidőben a jegyzőkönyvek is elkészülnek, ez viszont csak akkor tud megvalósulni, ha a program ki tudta tölteni a leltárívekre a bizottságokat is. Ha ez nem tud megvalósulni - például egykörös leltárnál két bizottság is van megadva ezen a fülön - akkor a leltárívek Létrehozott állapotban jönnek létre, bizottságok nélkül és jegyzőkönyveket nem generál a program.
•A Leltárívek/Jegyzőkönyvek / Leltárívek fülön egy adott leltárív hatókörét látjuk (ez nem módosítható, a hatókör és termékek szerinti ív csoportosítást a sorozatban kell meghatározni) és jobbára a bizottságok megadására nyújt lehetőséget - lásd az előző bekezdést. Természetesen az itt található állapot mezővel adott esetben a jegyzőkönyv generálása is megvalósítható (Létrehozottból Rögzíthetőre állítással), illetve később a jóváhagyási folyamatot lehet léptetni.
•A Leltárívek/Jegyzőkönyvek / Leltárív tételek fülön egy adott leltárív tételeit látjuk. Leltárív csak akkor van, ha tétele is van, ők mindig együtt keletkeznek. Ez a fül már egy jóval izgalmasabb terület, sok információval és összefüggéssel.
A Viszonyítási készlet mezőbe a program kétszer is számol értéket. Elsőre akkor, amikor a leltáríveket a tételekkel legenerálja (ez ekkor még csak egy informális adat), másodszor akkor, amikor a jegyzőkönyveket generálja. Ekkor valósul meg a leltáríven szereplő tételekre a készlet zárolása is, ha a sorozatban úgy döntöttünk hogy zárolunk.
A Készlet jóváhagyás indításakor mezőbe akkor számolja ki a készletet a program, amikor az ív Jóváhagyás alatt állapotban kerül mentésre. Ez egy kontroll adat, ha eltér a viszonyítási készlettől, akkor ez figyelmeztet arra, hogy a leltározási folyamat során készletmozgás történt és a leltározás helyes eredménye erre a tételre nézve bizonytalan.
Amikor a raktárosok végeztek a számolással - a jegyzőkönyv(ek) Rögzített állapotba kerül(nek) - akkor folytatódhat itt a munka a leltárvezető számára a jóváhagyási folyamattal. Ennek során
•áttekintheti itt az eltéréseket - akár Excelbe exportálva a táblázatot és ott egyéni szűréseket beállítva,
•dönthet arról, hogy bizonyos tételeket újraszámoltat, vagy akár egy személyes ellenőrzést követően más jóváhagyott mennyiséget ad meg, mint amennyit a raktárosok felleltek, azaz újraszámoltatás nélkül, saját hatáskörben korrigálja az adatot,
•a talált tételeket korrigálhatja, ezeken a sorokon van lehetőség terméket is módosítani,
•kitölti a jóváhagyott készletet (ez az adat lesz az, amivel a program hiány/többlet értékeket fog számolni), melyben a Jóváhagyás gomb nyújthat segítséget számára,
•a munka befejeztével lépteti a leltárív állapotot Jóváhagyva állapotra, melynek köszönhetően lehetővé válik majd a szállítólevelek generálása.
A tételek táblázat nagyon sok oszlopot tartalmaz, melyekre nem mindenkinek lehet szüksége. Azokat az oszlopokat, melyekre adott esetben garantáltan nincs szükség, eleve elrejtettük (például nem raktárhelyes raktár leltárív tételén nem látható raktárhely kód és név oszlop) de sok oszlopról a felhasználónak kell döntenie, hogy szüksége van-e rá. A program lehetőséget nyújt a táblázat beállításainak elmentésére, ezt a tételek táblázat fejlécén jobb egérrel kattintva a Paraméterek almenüben lehet megtenni.
Fontos, hogy amikor a raktárosok mentik a jegyzőkönyvet, akkor az ott rögzített mennyiségek, talált tételek folyamatosan szinkronizálódnak ide, a leltárív tételekbe is, azaz akár részleges készenlét esetén is látható, hol tartanak a munkával a raktárosok.
•A Leltárívek/Jegyzőkönyvek / Jegyzőkönyvek fül az adott leltárívhez kapcsolódó jegyzőkönyveket és alapvető adatit mutatja meg és innen is lehetőség van a jegyzőkönyvek nyomtatására.
•A Hiány/Többlet fül nyújt áttekintést a leltározás során az aktuális eltérésekről, a Jóváhagyott állapotú leltárívekre a hiány/többlet szállítólevelek generálására akár teszt üzemmódban is és itt kapott helyet a Diszpozíciók visszavonása lehetőség, mely hiány mennyiségek esetén megmutatja, ha van útban olyan diszpozíció, ami miatt a hiány szállítólevél negatív szabad készlet miatt majd később nem tudna elkészülni.
A szállítólevelek legenerálásával végződik a leltározás, amikor a Szállítólevél generálás nem teszt üzemmódban van futtatva. Akár készül szállítólevél, akár nem, a generálással érintett összes leltárív állapota Feldolgozottra vált. Amikor minden leltárív Feldolgozott, akkor a leltár állapota is Feldolgozottra vált.
A fejlesztés alatt lévő átvezetésre is ezen a fülön lesz lehetőség. Ez lesz az a folyamat, amikor a leltárvezető az egyes hiányokat és többleteket egymással össze tudja vezetni, hogy ne leltár hiányként és többletként rendeződjön az, ha például valamit máshol találtunk meg, vagy mindössze gyártási szám eltérésről van szó, hanem ezekről az eltérésekről szállítólevél tétel ki/be párok szülessenek.
Ebben a Funkcióban
•A menüszalagon a sERPa vágólap és a csoportos törlés gomb nem használható. A Törlés gomb csak az Általános fülön aktív akkor, ha nincsenek még leltárívek és csak a Sorozatban beállított Leltárvezető felhasználó csoportba tartozó felhasználók számára érhető el,
•A nyilvántartási árak láthatósága nincs korlátozva
Fülek
Ellenőrzések
A program az adatok mentésekor az alábbi üzeneteket adhatja:
 | Hatókör átfedés nyitott, tehát nem Feldolgozott állapotú leltárral. |
Értelmetlen dolog lenne ugyan arra a termékre és raktározási helyre két leltárt futtatni, ezért ha ilyen problémát vesz észre a program, akkor ezt a hibaüzenetet fogja kiírni: |
| A leltárban megadott bizottságok száma nem elégséges! |
Mentéskor ellenőrizzük a bizottságok számát. Azért szükséges, mert garantáltan nem lehet továbblépni az egykörös leltárral, ha egyáltalán nincs bizottság, mert nem lehet majd bizottságot megadni a leltárívekre. Többkörös leltárnál a helyzet hasonló, csak abban az esetben ha nincs legalább két bizottság, akkor nem képes majd több jegyzőkönyv születni, márpedig anélkül nem lehet többkörös leltárról beszélni. |
| A leltár hatókörébe nem eshet Előfeldolgozott állapotú szállítólevél! |
A Leltár Előkészített állapotban történő mentésekor vizsgálja a program ezt a feltételt, és ha talál ilyen szállítólevelet, akkor küldi ezt a hibaüzenetet, megakadályozza a mentést és kiírja az első ilyen szállítólevél bizonylatszámát. |
| A leltár hatókörébe eső, nyitott Komissió utasítás van. |
A Leltár Előkészített állapotban történő mentésekor a program megvizsgálja a Komissió utasításokat és ha talál olyat, ami nem Létrehozott, Stornózott, Feldolgozott állapotban van, erről tájékoztató üzenetet küld. |
| Azonosítatlan termék nem maradhat a leltáríven! |
A Leltárív Jóváhagyott állapotban történő mentésekor vizsgálja a program ezt a feltételt és ha teljesül, akkor megakadályozza a mentést és az első ilyen leltárívtételre viszi a fókuszt. Az Azonosítatlan termék meghatározása mindig az aktuális sorozat paraméterében megadott termék. |
| A leltár vonatkoztatási dátuma és a jelen dátum közt olyan szállítólevél van, amely a leltár hatókörébe esik! |
Leltár mentéskor, ha bármely leltárív Létrehozott vagy Rögzíthető állapotban van és a fenti feltétel teljesül, akkor küldi a program a fenti szövegű hibaüzenetet és kiírja az első olyan szállítólevél tételt, ahol ez a probléma fennáll. Erre azért van szükség, mert normál esetben ilyen nem lehet. A készleteket a mentések során számoljuk ki, ehhez viszonyítjuk a raktárosok által leltározott mennyiségeket, ezek alapján fogunk különbséget vonni és szállítóleveleket készíteni a vonatkoztatási dátumra. Ha a két időpont közt volt készletmozgás, akkor téves végeredmény születhet. |
| Bizottságok számának ellenőrzése a leltárívekben |
Leltárív Rögzíthető állapot estén vizsgálja meg a program azt, hogy az egyes leltárívekben megadott bizottságok száma megfelelő-e. A szabály az, hogy: |
| A gyártási szám, gyártás, lejárat, megjegyzés adatok közül legalább egy kötelező! |
Gyártási szám = Egységenként vagy Mennyiséggel beállítású termékeknél, ha az talált tétel, akkor a program nem engedi a mentést, ha nincs kitöltve valamilyen gyártási szám attribútum (Gyártási szám vagy Gyártás vagy Lejárat vagy Megjegyzés). OK gomb megnyomása után a fókusz a problémás tételre lép. |
| Azonos talált tételek esetén csak egyhez lehet megadva jóváhagyott mennyiség. |
Többkörös leltár esetén fordulhat elő az, hogy mindkét bizottság ugyan azon a raktározási helyen teljesen ugyan azt a terméket, gyártási számot és tulajdonságait veszi fel talált tételként. Ezek a Leltárív tételek fül Leltárív tételek táblázatában - technikai okból - két külön sorban jelennek meg. Ezek közül csak az egyikhez van értelme nullánál nagyobb jóváhagyott mennyiséget megadni, ellenkező esetben duplán jelentkezne többletként ez a sor a szállítólevelek legenerálásakor és kétszeresen vennénk fel leltár többletnek is. Ha a felhasználó ezt elvéti, a program megakadályozza a mentést és a következő üzenetet küldi: |
Keresés
Bizonylatszám |
|
Név |
|
Szűrés
Javasolt almenü
Funkció elérése menüszerkesztéskor: Logisztika / További lehetőségek / Készlet leltár / Készlet leltár
Paraméterek
Leltár paraméter név |
|
