A leltározás célja
A leltározás célja évszázadok óta az, hogy a nyilvántartás és a valóság egyeztetésével a készletek mennyiségét és így az értékét is tisztázzuk egy adott pillanatra.
Logisztikai szempontból az elsődleges cél az, hogy pontosan, raktárhelyre és gyártási számra tudjuk, hogy miből, mennyi van készleten. Számviteli szempontból ennél sokkal fontosabb, hogy a készletek értéke mennyi. A készlet leltárban a készlet érték számítás alapja a vonatkoztatási dátum, ez alapján számolja a program a készlet értékét.
E kettős igény néha érdek ütközéseket teremt, hisz a főkönyv számára a tárolási hely ritkán releváns, ezért számára csak zavaró körülmény, ha a tárolás helyének pontatlanságai miatt sok ki-be mozgás történik, miközben a készlet érték mit sem változik. Sőt, inkább problémát jelent, ha az egyik helyről hiányzó, de a másik helyen megtalált tételt leltár hiány és leltár többlet mozgásokkal kezeljük le, hisz így akár a készlet érték is megváltozhat, ha a többlet nyilvántartási ára eltér a hiányétól.
Ezért ebben az új fejlesztésben arra törekszünk (jelenleg fejlesztés alatt van), hogy az ilyen jellegű mozgásokat hiány-többlet helyett, egymással összekapcsolt Ki-Be párokkal kezeljük le, megkülönböztetve őket a hiánytól és többlettől és az összekapcsolás segítségével gondoskodva a nyilvántartási ár megtartó "áttárolásról".
Leltározással kapcsolatos alapvetés
A készlet leltárral kapcsolatban alapszabály, hogy a leltározás ideje alatt ne történjen készletmozgás a leltár hatókörébe eső raktárban, mert csak így biztosítható a valós leltáreredmény. Fontos, hogy a készlet leltáron beállított vonatkoztatási dátum és a leltározás tényleges dátuma (amikor a jegyzőkönyv elkészül) között se történjen készletmozgás, mert ez hasonlóképpen hibás leltáreredményt okozhat. A készlet leltár jegyzőkönyv elkészültével ugyanis a program viszonyítási készletetként rögzíti a hatókörbe eső raktár készletet.
A leltározást megelőző készlet változatlanságát a Készlet leltár funkcióban a készlet zárolás beállítás támogatja. A készlet zárolás biztosítja, hogy a leltárív tételek által érintett szállítólevél kartonokra (raktárra, raktárhelyre, egyéb alábontásra, termékre) nem vehető fel szállítólevél. A készlet zárolás a leltár feldolgozott állapottal automatikusan feloldódik.
Példákon keresztül mutatjuk be milyen eltérést okoz a leltáreredményben, ha egyrészt a készlet zárolás beállítása nélkül történik készletmozgás a leltár megkezdésése előtt, illetve nem a megfelelő időben generáljuk a jegyzőkönyveket.
1.példa
Nincs készlet zárolás beállítva, a leltár megkezdése előtt már elkészíti a leltárvezető a jegyzőkönyvet, a jegyzőkönyv elkészítése és a leltározás megkezdése között készletmozgás történik a leltár hatókörébe eső raktárban.
1.2023.12.20-án a leltárvezető elkészíti a leltárt 2023.12.31. vonatkoztatási dátummal, a leltáríveket a tételekkel és a leltár jegyzőkönyvet. Ekkor a leltárív tételek Viszonyítási készlet oszlopába bekerülnek a 2023.12.20-i készlet adatok, a jelen példában 1000 darab egy adott termékből.
2.2023.12.22-én bevételeznek 200 darabot ebből a termékből. Szabadon megtehetik, mert nincs beállítva a leltáron a készlet zárolás. A valós készlet 1200 darab lesz az adott termékből.
3.2024.01.02-án megkezdődik a leltározás. A jegyzőkönyvön a viszonyítási készlet oszlopban 1000, a raktárban viszont 1200 darab lesz a tényleges készlet, melyet a leltározást végzők meg is találnak és rögzítenek is a jegyzőkönyvben. Ennek következtében program 200 darabot leltár többletként fog kezelni, holott 2023.12.31-én valóban 1200 darab volt a készlet az adott termékből, tehát nincs leltártöbblet. Ebben az esetben nem a valós készletmennyiség alapján történt a leltáreredmény számítása. Segítség a leltárvezetőnek, hogy a leltáríven a Készlet leltár jóváhagyás indításakor oszlopban szereplő készlet (ami ebben az esetben megegyezik a 2023.12.31-i készlettel) és a Viszonyítási készlet oszlopban szereplő adatok között is eltérés lesz. Ez alapján nem kevés munkával kiszűrhető, millyen készletmozgás okozza a nem valós leltáreredményt.
2.példa
Nincs készlet zárolás beállítva, a vonatkoztatási dátum és a jegyzőkönyvek elkészítése között készletmozgás történik a leltár hatókörébe eső raktárban.
1.2023.12.20-án a leltárvezető elkészíti a leltárt 2023.12.31.vonatkoztatási dátummal és a leltáríveket a tételekkel. Ekkor 1000 darab a készlet egy adott termékből. A leltár jegyzőköny nem készül el.
2.2024.01.02-án az egyik raktáros bevételez ebből a termékből 200 darabot.
3.2024.01.05-én a leltárvezető elkészíti a jegyzőkönyveket, melyekbe a viszonyítási készlet oszlopba 1200 darab kerül a termékből.
4.Megkezdődik a leltár. A termékből 1150 darabot leltároznak. 50 darab leltárhiányként jelentkezik. Erre a leltárhiányra a vonatkoztatási dátummal készülnek el a szállítólevelek. Ez gond, mivel azt állítjuk ezzel, hogy 2023.12.31-én 950 darab volt a készlet, úgy hogy a program azt nem tudja, hogy az 50 darab hiány a 2023.12.31-i 1000 darabból vagy a 2024.01.05-én bevételezett 200 darabból származik-e. Tehát ebben az esetben sem valós a leltáreredmény.
3. példa
Nincs készlet zárolás beállítva, a vonatkoztatási dátum és a jegyzőkönyvek elkészítése között készletmozgás történik a leltár hatókörébe eső raktárban, ráadásul tévedésből a fizikai készletet nem leltár hatókörébe eső raktárban helyzik el.
1.2023.12.20-án a leltárvezető elkészíti a leltárt 2023.12.31.vonatkoztatási dátummal és a leltáríveket a tételekkel. Ekkor 1000 darab a készlet egy adott termékből a program szerint, viszont a fizikai készlet nem a leltár hatókörébe eső raktárban található.
2.2024.01.02-án az egyik raktáros bevételez ebből a termékből 200 darabot tévedésből a leltár hatókörébe eső raktárba, a fizikai készletet máshol helyezik el.
3.2024.01.05-én a leltárvezető elkészíti a jegyzőkönyveket, melyekbe a viszonyítási készlet oszlopba 1200 darab kerül a termékből.
4.Megkezdődik a leltár. Nem találnak egy darabot sem a termékből, mert sem az 1000, sem a 200 darab termék nem található fizikailag a leltár hatókörébe eső raktárban, ahol a program nyilvántartja őket.
5.A következmény 1200 darab hiány, melyre a program 2023.12.31-re szeretné a hiány szállítólevelet elkészíteni, ami viszont negatív készlet hibára fog futni, hiszen ekkor a program szerint, még csak 1000 darab volt a készlet. A sorozatos raktározási és leltározási hibák miatt, nemcsak a leltár eredmény nem lesz valós, hanem a készletnyilvántartás is áttekinthetetlen.
A készlet leltár elvégzéséhez szükséges programelemek
A készlet leltárban egyes funkcionalitások csak bizonyos felhasználó csoportba tartozó felhasználók számára érhetők el. A felhasználói csoportokat és a hozzájuk kapcsolódó jogosultságokat a Készlet leltár paraméterben lehet beállítani.
A készlet leltárhoz mindenképpen szükséges legalább egy leltár bizottságot felvenni, enélkül nem rögzíthető a készlet leltár. Konkrét szerepéről a Leltárbizottság funkcióleírásban találhatók részletek.
A Készlet leltár paraméterben tudjuk testre szabni azokat a beállításokat, melyek a gyors, gördülékeny és áttekinthető leltározást teszik lehetővé. Megfelelő beállítással pár kattintással elkészülnek a leltár jegyzőkönyvek, elkezdhető a leltározás, a termékek számolása, gyorsítható a készlet leltár feldolgozás folyamata.
A Készlet leltár paraméterben mindenképpen szükséges legalább egy leltár sorozatot felvenni, mert az itt beállított sorozatok választhatók majd a készlet leltár funkcióban. (Hasonlóan például a rendelés-nyilvántartás paraméterhez, ahol szintén csak a létező sorozatokkal lehet dolgozni a bevitelekben).
A leltár sorozat paraméterezés alkalmazása az évek során fogja meghálálni a beállításával eltöltött időt.
A Készlet leltárban találhatók a leltárívek és tételeik, a leltár jegyzőkönyvek, itt tudjuk jóváhagyni a leltározott mennyiségeket, itt lehet a leltár hiányra vagy többletre szállítólevelet generálni, ami a készlet leltár lezárását is jelenti egyben. Ez a funkció általában a leltárvezető hatásköre, ő készíti elő a leltárt és ő hagyja jóvá az eredményt a leltározás végeztével.
A tényleges számolási munkát a Készlet leltár jegyzőkönyvben tudják a leltárbizottságok elvégezni. A készlet leltár jegyzőkönyvben látható, hogy pontosan hol és mit kell megszámolni, illetve itt tudják rögzíteni a ténylegesen megszámolt mennyiségeket is.
6. PDA leltározás: fejlesztés alatt
Példák a Készlet leltár használatára
Az egyes cégek eltérő leltározási igényeinek megfelelően négy példán keresztül mutatjuk be, hogyan érdemes a Készlet leltárt paraméterezni, továbbá hogyan végezhető el a leltározás a sERPában ennek megfelelően.
A leírásban csak azokat a paraméter értékeket jelöljük, melyek relevánsak az adott példa szempontjából. A többi beállítást a súgóban leírtak szerint kell elvégezni.
