A Készlet modul működésének jobb megértéséhez, fontosnak tartjuk röviden vázolni a program készlet számítási módszerét és logikáját.
Nyilvántartási ár számítási metódusok
•Három nyilvántartási ár számítási metódus áll rendelkezésünkre, amit a termékhez rendelt Termékcsoport paraméterben állíthatunk be.
oBeszerzési (ezt gyakran FIFO-ként is szokás emlegetni) mely szerint a legkorábbi beszerzésű készlet kerül elsőként értékesítésre. Ez a beszerzési áron nyilvántartott cikk típusú termékeink készletértékelési módja cikkenként, a cikk beszerzési árán történő nyilvántartáson alapszik, azaz amennyiért vásároltuk a cikket, olyan áron vesszük (cikkenként) készletre, illetve vezetjük ki a (cikkenként a cikk beszerzési árán) készletről. (Beszerzési ár = a vásárláskor fizetett ár és a beszerzéssel kapcsolatban felmerült és a beszerzési árra ráosztott költségek, pl vám, fuvardíj, stb.) Ennél a módszernél ha vettünk 10 db-ot 10 Ft/db-ért, majd 10 db-ot 20 Ft/db-ért és 10 db-ot 30 Ft/db-ért és eladunk 25 db-ot, akkor 10 db * 10 Ft/db + 10 db * 20 Ft/db + 5 db * 30 Ft/db = 450 Ft lesz az ELÁBÉ, ezzel az értékkel csökken a készletértékünk, tehát az átlagos nyilvántartási ár az értékesítési szállítólevélen 450Ft / 25 db = 18 Ft / db.
oMérlegelt (vagy súlyozott átlagár) esetén a vásárolt cikkek vásárlásonkénti árát súlyozzuk a beszerzett mennyiséggel és ezt rásúlyozzuk a cikk eddigi mérlegelt árára (figyelembe véve a beszerzés előtti készletmennyiséget). Ennél a módszernél ha vettünk 10 db-ot 10 Ft/db-ért, majd 10 db-ot 20 Ft/db-ért és 10 db-ot 30 Ft/db-ért és eladunk 25 db-ot, akkor kiszámoljuk az éppen készleten lévő mennyiség teljes nyilvántartási értékét: 10 db * 10 Ft/db + 10 db * 20 Ft/db + 10 db * 30 Ft/db = 600 Ft, majd ezt elosztjuk a teljes készletmennyiséggel: 600 Ft / 30 db = 20 Ft/db és az így kapott átlagos (súlyozott) nyilvántartási egységárat szorozzuk meg az eladott mennyiséggel, hogy megkapjuk az értékesített mennyiség nyilvántartási értékét: 20 Ft/db * 25 db = 500 Ft
oElszámoló áron történő készletértékelési mód esetén cikkenként meg kell adnunk a Termék törzsben az elszámolóár táblázatban manuálisan azt az árat, amelyen nyilvántartjuk a készleteinket. Ekkor mindig a készletmozgás időpontjára érvényesen ott megadott áron tartjuk nyilván és mozgatjuk a készletet, függetlenül attól, hogy milyen áron szereztük azt be. Ez igen torz eredményeket képes produkálni, ezért csak igen indokolt esetben szabad használni.
•A beszerzési árat a szállítólevélen rögzítjük, amelyhez kapcsolódóan a készletre vett gyártási szám mennyiséget is elmentjük. Ezért beszerzési áras nyilvántartási ár számítási módszer esetén gyártási szám / beszerzés szinten van nyilvántartási ár információnk és készletcsökkentő mozgásoknál is ezzel számolunk. Mérlegelt nyilvántartási árnál termék szinten átlagolunk, nem gyártási szám szinten.
Fontos tudnivalók
•A sERPa készlet és nyilvántartási ár számítása dinamikus. Ez azt jelenti, hogy egy adott termék / gyártási szám egy meghatározott raktárban/alábontásban lévő készletét és annak nyilvántartási értékét mindig a rá vonatkozó készletmozgások végigszámolásával állapítja meg. Tehát nem a készlet aktuális állapotát menti el, hanem azokat a lépéseket (készletmozgásokat), amik hozzá vezettek. A készletet kizárólag a szállítólevelek mozgatják / befolyásolják. A ki- / be- / átmozgatott áru mennyiségét és nyilvántartási árát a szállítólevél tételeken rögzítjük. Ezekből az adatokból számítja ki a sERPa az aktuális készlet mennyiségét és értékét. Így biztosítja azt, hogy bármilyen bizonylat módosítás történik is visszamenőleg, akkor is a helyes készlet és nyilvántartási ár adatot lássuk (hisz ezek alapján mindig újraszámoljuk az aktuális adatok figyelembe vételével).
•Visszamenőleges módosítás esetén, a módosított szállítólevél utáni olyan szállítóleveleket karban kell tartani, amelyekre a módosítás hatással van (mert a módosított árú terméket mozgatták tovább). Erre az a leghatékonyabb megoldás, ha a Készlet - Nyilvántartási ár újraszámolás automatikus üzenet típus segítségével éjszaka újraszámoltatjuk és ezzel karbantartjuk a készletet. Ez azért is fontos, mert a folyamatos és dinamikus számítási módszer ellenére is kialakulhatnak helyzetek, amikor nem pontos a nyilvántartási ár.
•A fent leírt dinamikus számítási módszerből következik, hogy megfelelően hosszú idő után, a felszaporodó mozgások, (rekordok) egy nagy forgalmú sláger terméknél hosszadalmassá tehetik a számítást. Ennek a hatásnak a kiküszöbölésére is van azonban megoldás, erről lejjebb még lesz szó!
•Egy lezárt mérleggel rendelkező pénzügyi évben már nem módosítunk készletmozgásokat (szállítóleveleket), így nem szükséges arra felkészülni, hogy ott változik a készlet. Ha tehát lezártuk a mérleget akkor erősen ajánlott a Készlet göngyölítési dátum beállítás segítségével "lezárni" a készletet is. Ezt úgy valósíthatjuk meg, hogy a készlet göngyölítés kezdődátumát beállítjuk a lezárt pénzügyi évet következő pénzügyi év első napjára. Ekkor leegyszerűsítve az történik, hogy erre a napra kiszámítja a program, hogy mennyi volt a nyitó készlet és ezt elmenti, majd a későbbiekben már ehhez, mint kiindulási készlethez képest számolja végig az ezt követő mozgásokat. (Így a korábbi mozgásokat már nem kell figyelembe vennie és nem is veszi!). Több évnyi készletmozgás esetén ez igen jelentős erőforrás megtakarítást jelenthet, ami a készletet és nyilvántartási árat használó funkcióknál észrevehető gyorsulást eredményez. További fontos indok, hogy a Készlet - Nyilvántartási ár újraszámolás csak akkor tud lefutni, ha a főkönyvi lezárás dátum korábbi, mint a készlet göngyölítés dátum (tehát azonos sem lehet!). Ellenkező esetben lezárt időszakba eső nyilvántartási árat is újra kellene számolni, ami tönkre tenné a készlet analitika és főkönyv egyezőséget. Ezt nem kockáztathatjuk, ezért ilyen esetben hibanapló bejegyzéssel megáll a számítás. Fokozottan ajánljuk, hogy a Rendszer - Hiba napló automatikus üzenet megfelelő beállításával gondoskodjanak arról, hogy e-mail értesítést küldjön a rendszer, ha valamilyen okból hibára futna a Készlet - Nyilvántartási ár újraszámolás! (A További adat fül, Hibás eljárás része mezőben a NyilvArUjrakalkulalas értéket érdemes megadni szűrőfeltételként.)
•A fenti dátumütközés elkerülése érdekében: 3.0.124 verziótól új ellenőrzés került a Lezárás funkcióba a hibás lezárás elkerülése érdekében, mentéskori ellenőrzés: "A készletgöngyölítés kezdő dátuma korábbi, mint a feladás lezárás dátuma. Ezért lehetnek feladatlan tételek a lezárás hatására. Kívánja rögzíteni?" (Igen, Nem) (A bevitelt le lehet zárni, az nem akadályozza a nyilvántartási ár újraszámolását!)
•Azon ügyfeleink, akik kiemelkedően sok készletmozgást rögzítenek évente (termékenként több tízezret/százezret), még a fenti módszer használata esetén is eljuthatnak olyan magas rekordszámhoz, ami már a göngyölítés dátumtól történő számítást is lassúvá teheti. Számukra dolgoztuk ki a Készlet gyorsítótár megoldást, ami hasonlóan működik, mint a készlet göngyölítés, de annál dinamikusabb és így remekül kiegészíti azt.
Készlet- és nyilvántartási ár újraszámítás
Ez a folyamat tulajdonképpen a mentett adatok karbantartását jelenti. Mint látni fogjuk nagyon sok körülmény befolyásolja, hogy mi a helyes ár, aminek a szállítólevél tételen szerepelnie kell. Az is fontos, hogy a tételek a megfelelő sorrendben legyenek, mert nem mindegy, hogy előbb a befelé irányuló mozgást dolgozzuk fel, vagy a kifelé irányulót. Raktárközi mozgásoknál a forrásraktár pontos nyilvántartási árának kiszámítása elengedhetetlen ahhoz, hogy a célraktárba megfelelő értékkel vigyük át az árut. Ehhez a beszerzési árat befolyásoló tényezőket (szállítószámlán szereplő ár, annak megfelelő árfolyamon történő esetleges deviza átváltását, a beszerzésre utólag ráosztott költségeket stb.) figyelembe kell venni, és újraszámolva, ennek megfelelően kell helyesbíteni a szállítólevél tételek árait. De egy esetleges bizonylatfüggetlen visszáru is módosíthatja a nyilvántartási árat és még sok más dolog is történhet. Ezeket kell a karbantartással újrakalkulálni. Ezt végzi el a Készlet - Nyilvántartási ár újraszámolás automatikus üzenet.
