Rövid áttekintés
A logisztikai folyamatok – a beszerzéstől a gyártáson át a kiszállításig – hatékony menedzselése teljeskörű és rugalmas rendszert igényel, amely a vállalat sajátosságait figyelembe véve és azokhoz alkalmazkodva, megfelelő időben naprakész, pontos és értéket hordozó információkat szolgál. A sERPa Készlet modulban egy több szempontú és széles körű készlet nyilvántartási és anyagkönyvelési feladatokat ellátó rendszert valósítottunk meg.
A Készlet modul egy ágazatfüggetlen, minden igényt kielégítő, testre szabható, rugalmas és önállóan is jól működő rendszer, amely a kis- és a középvállalatok számára készült. A klasszikus készlet nyilvántartási feladatokon túl kezeli a magánvámraktárat, valamint lehetőséget biztosít arra, hogy a forgalom alapján elemzéseket készítsünk, amelyek a döntéshozatalban segítséget és támpontot nyújtanak.
A Készlet modulban nem foglalkozunk a beszerzéshez és vevői megrendeléshez kapcsolódó feladatokkal, valamint a számlázással. Az előbbi az Áruforgalom modul a feladata, az utóbbi kezelését pedig a Kiskereskedelem vagy a Vevő modul végzi. A készlet modul kapcsolódik továbbá a termelésirányításhoz és a főkönyvhöz.
A termékek raktározási folyamatának rögzítése és követése a készlet modulban történik. A programban a szállítólevél bevitelben felvett be, illetve ki irányú mozgások alakítják ki a készlet mennyiségét.
A termékek terméktörzsben beállított tulajdonságai meghatározzák azoknak a programban való viselkedési módját. A készletmozgások kapcsán fontos termékjellemzõ, hogy rendelkezik-e gyártási számmal a termék. A gyártási szám lehet egyedi (például egy TV gyártási száma) és lehet mennyiséggel megadható. Egy gyártási folyamatban egyszerre létrehozott termékeknek például lehet megegyezõ azonosítója. A gyártási szám a készletmozgások során rögzíthetõ a gyártás idõpontjával és a lejárati dátummal együtt. Konkrét gyártási számú termék készletmozgásait a gyártási szám karton listán és lekérdezésen tekinthetjük át.
A modul támogatja a gyártási számok generálását is, különböző Gyártási szám generálás paraméter algoritmusok alapján.
A termékekre az alapértelmezett mértékegységen kívül más mértékegységekre való átváltások is definiálhatók (így pl. a darabban nyilvántartott termékre megadható, hogy hány darab tesz ki egy kartont és mennyi egy raklapot). A meghatározott csomagolási egységekre külön-külön eltárolható a vonalkód. A termékre felvett vonalkódok a programból közvetlenül ki is nyomtathatók.
A raktárosok gyakran gyűjtő vonalkódolvasót használnak munkájuk során. Az erre az eszközre fejlesztett célprogram egyrészt támogatja az adatgyûjtést, másrészt ezeket a gyûjtött adatokat a dokkolóegységen keresztül a programba juttatja az Olvasás adatgyűjtőről művelet segítségével. A raktáros így a beérkezõ teherautón lévõ dobozokon található adatokat gyûjtõ vonalkódolvasóval leolvassa, majd a sERPa elé ülve importálja azokat a rendszerbe.
Az Idegen azonosítók segítségével a termékekrõl megadható, hogy mely ügyfél, milyen néven, kódon, vonalkóddal és mennyiségi egységben tartja azt nyilván, így lehetõség van arra, hogy a kimenõ bizonylatokra az ügyfél cikkszámait nyomtassuk rá.
Bizonylatpéldányonként megadhatjuk, hogy mely kódrendszer (saját vagy idegen) szerint nyomtassuk azokat, így nincs akadálya annak, hogy pl. az elsõ példány a saját kód szerint nyomtatódjon (amit a cég raktárosa ért), a második példány pedig az ügyfélhez megadott idegen azonosító kódja szerint (amit elvár, mert õ így képes azonosítani a cikkeit).
A termékhez rögzített térfogat- és tömegadatok, valamint a raktárhelyekre megadott teherbírási adatok alapján a program figyelmeztet, ha egy polcra a teherbírásánál nagyobb tömegû árut szeretnénk feltenni.
A szállítólevelek felvétele mozgásnemeken keresztül történik. A mozgások (s így a mozgásnemek is) lehetnek vevõhöz vagy szállítóhoz kötöttek (belföldi vagy külföldi értékesítés / belföldi vagy külföldi beszerzés), vagy ügyfélhez nem kötött bevételek, kiadások, raktárközi, illetve nyitó mozgások. A mozgásnemek meghatározzák a felvételkor megadandó adatokat, egyes mezõk kezdõértékét, módosíthatóságát, a készlet könyvelését és a választott mozgásnemmel nyomtatott bizonylatok formáját.
A mozgásnemen kívül a készlet modul másik fontos törzsadatbevitele a raktárak meghatározására szolgál. A programban tetszõleges számú raktár és raktárhely (polchely, rekesz) kezelhetõ. Raktáranként megadhatjuk, hogy abban a raktárban szükséges- e a raktárhely szintû nyilvántartás. A raktárak a hely szerinti bontáson kívül más szempontból is bonthatók, így lehetõség van további négy bontási lehetõség (ügyfél / személy / költséghely / témaszám) közül még egynek a beállítására is.
Az „ügyfél-alábontás” beállításával például a bizományosi készletek kezelése követhető; ebben az esetben az ilyen alábontású raktárban történő minden mozgás során ügyfélválasztással meg kell adni, hogy mely ügyfél bizományosi készlete mozog.
A „személy-alábontást” akkor érdemes bekapcsolni, ha a saját dolgozók kézi raktárába adtuk ki az anyagokat és ebben a kéziraktárban kell követni a mozgásokat. Ez tipikusan szerviztevékenység végzésekor hasznos. Ugyanezt a lehetőséget használhatjuk például akkor, ha a kiadott munkaruhákat, egyéni védőeszközöket, szerszámokat szeretnénk személyenként nyilvántartani. (Ezekhez a gyártási számon keresztül lejárati időt is köthetünk, ha időszakos pótlásuk szükségességét így szeretnénk követni. Például a védőeszközök zöme egy idő után cserélendő, mert elöregszik.)
A költséghely- vagy témaszám-alábontás beállításával többek közt a futó projekteken elkülönítetten kezelhető a készlet.
A készlet modul a folyamatban azt megelőző rendelés-nyilvántartás és azt követő vevő- és szállítószámla modulokkal is szoros kapcsolatban áll. A szállítólevélen szerepel, hogy mely rendelés miatt készült és kiszámlázásra került-e. A rendszer így ki tudja mutatni a nem számlázott, vagy csak részben számlázott, szállítólevél-tételeket. Azonos ügyfél több rendelését kiszállíthatjuk egy szállítólevélen is, és több szállítólevelét kiszámlázhatjuk egy számlán. Ezek az egymásból átemelt, adatbázis szinten kapcsolódó bizonylattételek biztosítják a folyamatok naprakész követését.
A raktárban a napi készletkiadási és bevételezési események mellett fontos feladat a leltározás. A rendszer szerint a raktárban található cikkekről (mennyiség nélkül, vagy akár mennyiséggel is) leltárív nyomtatható, amellyel a kollégák el tudnak indulni leltározni. Erre rávezetik a talált mennyiségeket, illetve azokat a cikkeket, amelyek a nyilvántartás szerint nincsenek, de fizikailag igen. A leltározásuk során fellelt mennyiségeket rögzítik, majd leltárkiértékelés- listát nyomtatnak, amely kimutatja a fellelt és a nyilvántartott készlet közti eltéréseket. Az eltérések alapján automatikusan leltártöbblet, illetve leltárhiány-kimutatás készül, amely jóváhagyás után a leltár szerinti mennyiségekre módosítja a készletet.
A készlet nyilvántartási ár-képzési mechanizmusa – termékcsoportonként beállíthatóan – lehet beszerzési ár, mérlegelt átlagár vagy elszámolóár. Különösen termelőcégeknél van jelentősége annak, hogy a gyártott termékek nyilvántartási árát más elven tudják képezni, mint a kereskedelmi termékekét.
Az import- szállítólevelek kapcsán a nyilvántartási ár képzésébe beszámítandó költségeket hordozó szállítószámlák analitikus szinten nyilvántartva vezethetők. A belföldi és külföldi fuvar-, vámolási és egyéb költségek vámtarifa-számonkénti bontásban az arányosítási alap (érték, nettó tömeg, bruttó tömeg, térfogat) meghatározásával tételesen nyilvántarthatók. Nyilvántartható továbbá a szállítmányhoz kapcsolódó vámokmány, befogadó nyilatkozat is.
Ezen kívül az Egyéb költség típus segítségével egy részletesebb, több lehetőséget nyújtó, tételes költség kezelés is megvalósítható.
A készletmozgások kimutatására a készletlistákon és lekérdezéseken kívül egy készletstatisztika-generátor is rendelkezésre áll, amellyel maga a felhasználó állíthatja össze a számára szükséges adatokból a készlet listáit.
