Jobb oldal - az adatbevitel területe

A jobb oldali rész az adatok bevitelére, módosítására szolgáló terület.

Funkciónként eltérő számú - az adatok struktúrájához igazodó lapokon - füleken strukturáltan helyezkednek el a beviteli mezők. Azt, hogy az egyes adatok melyik fülön jelennek meg, az adott funkció saját logikája határozza meg. Egy adatsor fülre kerülését indokolhatja, hogy egy bizonylaton abból az adatból több is lehet, ilyen egy számlának a tételsora, az ügyféltörzs dolgozói adatai; vagy olyan más, speciális összetartozás van közöttük, mint pl. az Ügyféltörzs Logisztika fülére került, csak a Logisztika modulban használt adatok.

Az egyes füleken belül szintén strukturáltan szerepelnek az adatok, a logikailag összetartozó adatok kerülnek egy-egy csoportba. Ezeket az adatcsoportokat ún. szeparátorsáv választja el, ami - a benne lévő adatoktól függően becsukható, kinyitható a sáv elején található kis kinyitás-összecsukás nyilakkal.

A szerapátor sávban szerepel az adatok összefoglaló neve és mellette, amikor a sáv csukva van

- zárójelben a benne lévő kitöltött sorok száma táblázat esetén;

- egy csillag a név mellett, ha a szeparátorsáv tartalmaz adatot.

Erre jó példa az Ügyféltörzs, ahol elég nagy számú szeparátorsávot használ a program:

 

         

 A szeparátor sáv beállítása (nyitott-csukott állapotok) a funkció bezárásakor mentésre kerül, a következő indításkor ezzel indul a program.

 

A beviteli mezők kezelése fejezetben részletes leírás található az egyes adattípusokról, a hozzájuk kapcsolódó lehetőségekről.

Általánosságban az adatmezők kezeléséről érdemes tudni, hogy:

 - A beviteli munka megkönnyítésére a beviteleink kezelhetők szinte teljes egészében billentyűzetről, egér használat nélkül a nagytömegű adatokat rögzítő felhasználóink kedvéért.

 - Egy mezőt egy másik mező kiválasztásával zárhatunk le (CrsDn, CrsUp, Tab, Numerikus Enter, vagy kattintás egy másik mezőre).

 - A mezőkben található keresőablakokat az F4 gombbal nyithatjuk le, illetve csukhatjuk be. A kivágás (Ctrl+X), a másolás (Ctrl+C) és a beszúrás (Ctrl+V) funkciókat igénybe vehetjük a mező tartalmának szerkesztéshez. Maszkolt mező értékének a másolásakor a maszkolás által megadott szerkezet nem kerül lemásolásra, hanem az adatbázis mezőjében letárolt módon kerül megjelenítésre az érték, azaz pl. a maszkolásnál használt jelek (/, -, ...) nem jelennek meg a beillesztés során. Dátum bevitelénél az M gombbal a rendszerdátum szerinti dátumot rögzíthetjük. Jelölőnégyzetet kattintással, vagy a Shift gombbal kapcsolhatunk be, illetve ki. A teljes gyorsbillentyű lista ezen a linken olvasható.

 - Felvétel üzemmódban a funkciókban kötelezően megadandó adatok sárga kiemelést kapnak.

Érdemes itt kiemelten megemlíteni, hogy az adatmezőkön jobb egérgombot nyomva a típusra jellemző, az adatbevitelt támogató szerkesztési, navigálási funkciók érhetők el a felbukkanó menüben; ezt a beviteli mezőknél típusonként külön tárgyaljuk.

A felbukkanó menüben minden naplózott adatmezőn rendelkezésre áll a Mezőtörténet (mezőszintű módosítási napló) elindítási lehetőség, ami Módosítás és Lekérdezés üzemmódban megmutatja az adatmező előző tartalmát is. A Módosítási napló elindítása jogosultsághoz kötött, a Bejelentkezett felhasználó funkcióban állítható be, hogy milyen naplókhoz férhet hozzá a felhasználó.

Például az Ügyféltörzs Hivatali e-mail adatán állva jobb egérgombbal a felbukkanó menüből elindíthatjuk a Módosítási naplót:

 

A beviteli funkció egészére vagy az egyes adatokra érvényes parancsok a beviteli funkciók eszköz szalagjáról indíthatók, néhány kiemelt parancs, mint pl. a Kapcsolódó funkció elindítható az adatmezőn adott jobb egérgomb felbukkanó menüjéből is és ugyancsak elindítható a parancsok mellett feltűntetett funkcióbillentyű kombinációval (Gyorsbillentyű) is. A Gyorsbillentyű kombináció a szalagon is és a felbukkanó menüben is megjelenítésre kerül. A használható billentyűk listája összefoglalva itt olvasható. Felhasználóink így kényelmesen választhatnak a nekik leginkább megfelelő használatról.

Az adatbevitelt támogató - funkciónként egyedi - speciális lehetőségek a Művelet fül szalagján érhetők el.

 

 

A beviteli funkciók eszközök szalagján választható parancsokat azok csoportjai szerint tárgyaljuk (a szalag összefoglaló leírását ezen a linken olvashatjuk) :

 

 - Üzemmód

 

A működés szempontjából legfontosabb tisztázandó, hogy a beviteli funkciók három üzemmódban működhetnek. Ezek a felvétel, módosítás, lekérdezés. A beviteli funkciók minden eleme ennek függvényében értelmezhető. Mindhárom üzemmód engedélyezhető-tiltható menüparaméterekkel, ezzel szabályozhatók az egyes bizonylatokhoz való jogosultságok: Felvétel, Módosítás, Lekérdezés.

Üzemmódot válthatunk az ikonokra kattintással vagy (az ikonra húzott egérrel látható) funkcióbillentyűk megnyomásával:

Felvétel (CTRL+F) - Módosítás (CTRL+M) és a Lekérdezés (CTRL+L).

 

 - Kapcsolódó funkciók

 

A csoportba a bizonylat nyomtatással és az adatmezőkhöz tartozó Kapcsolódó funkció és Kapcsolódó analitika funkció elindítására van lehetőség. Közös tulajdonságuk, hogy elindítanak egy-egy másik sERPa funkciót, átadva az aktuális bizonylatra vonatkozó információkat.

A Bizonylat (CTRL+L)  ikonra kattintva az aktív sERPa bizonylathoz tartozó alapértelmezett nyomtatás funkció indul el; minden bizonylathoz egy ilyen beállítás létezik. Pl. a Vevőszámla bizonylaton állva elindul a Vevőszámla nyomtatás funkció, ami átveszi az aktív bizonylatunk számát (és minden más, a nyomtatáshoz szükséges információt). A bizonylat parancs bármelyik adatmezőn kiadható, a végrehajtás előtt a program az adott bizonylat mentése előtti összes ellenőrzést végrehajtja, szükség esetén figyelmeztet pl. a hiányzó adatokra.

A Lista ikonról azok a listák indíthatók el, amelyek nem bizonylat típusúak, mint egy vevőszámla, szállítólevél nyomtatás, hanem pl. egy lekérdezésnek a listaváltozatát elkészítő funkció indul el.

Példa: A főkönyvi kivonat lekérdezéskor a Főkönyvi kivonat nyomtatás funkció indul el a Lista ikonra kattintással. Ilyen esetben a Bizonylat helyett a Lista indítható el a (CTRL+L) paranccsal. A Vevő folyószámla lekérdezés esetén a Folyószámla nyomtatás funkciót hívja meg a Lista parancs.

Egy tetszőleges adatmezőn állva - amennyiben a kiválasztott mezőhöz tartozik Kapcsolódó funkció (CTRL+K) (az adatmezőben használni kívánt adat beviteli funkciója) -, akkor azt szalagon található (gémkapocs) ikonnal  indíthatjuk el (például számlafelvételnél a Vevő mezőn az Ügyféltörzs bevitel funkció indul el).

A Kapcsolódó funkció elérhető a billentyűkombinációval is, valamint az adatmező jobb egérgombbal felbukkanó menüből is. Csak abban ez esetben aktív az ikon, ha az adatmezőhöz tartozik beviteli funkció.

Főkönyvi szám funkciót elindító kapcsolódó funkció jellegzetessége, hogy azon a főkönyvi számon fog állni a kiemelősáv (a módosító üzemmódban elinduló főkönyvi szám funkcióban), amely főkönyvi szám kód megegyezik a funkció meghívásakor beállítottal, valamint érvényes és használható a jelen pénzügyi évben (ha van ilyen). Azaz a főkönyvi listák párbeszédablakairól történő indításkor (ahol a nem használhatóra állítottak is megjelennek) bizonytalan, hogy ugyan azon a kódon belül a használható, vagy a nem használhatók közül valamelyikre kerül a fókusz.

A sERPa bizonyos adatmezőihez indítható Kapcsolódó analitika (Shift+CTRL+K) parancs is. Ez funkciónként változó, a programba előre beépített analitika (lekérdezés) funkció elindítását jelenti.

Példák: a Vevőszámla funkcióban az ügyfélen állva a Kapcsolódó analitika funkció aktív, a vevő folyószámla lekérdezés funkciót indítja el a program. Egy főkönyvi kivonat lekérdezéskor egy adott főkönyvi számon állva a főkönyvi számhoz tartozó főkönyvi karton lekérdezés funkció indul el. Ugyanezzel a filozófiával a Szállítólevél tétel Cikk adatmezőn állva a termék kartonja indul el.  

 

 - Navigáció

 

A Navigáció csoportba tartozó parancsok a funkciók Módosítás vagy Lekérdezés üzemmódjában aktívak, a keresőablakban megjelenő adatok szűrésére, az azok közötti navigálásra szolgáló parancsokat tartalmazza ez a csoport.

A Szűrés (CTRL+S) ikonra kattintva megtörténik az utoljára kiválaztott szűrés (ismételt kattintással megszűnik a szűrés!); az ikon melletti lenyitásra kattintva pedig a mentett saját és mindenki által használható szűrések közül választhatunk egy lenyíló kisablakban.

A Szűrési feltétel (CTRL+P) ikonnal elindul a szűrési feltétek megadására funkciónként változó tartalommal összeállított ablak.

Ebben az ablakban a funkcióra jellemző olyan adatmezők találhatók, amivel a keresőablakban felsorolt tételek köre szabályozható. A Szűrésekről bővebben ezen az oldalon olvashatunk.

 

A navigáció csoport további három ikonja a

- Keresés (CTRL+D) , amivel a kurzor a baloldali keresőablak Keresés mezőjére ugrik, az éppen aktuális tétel értékét beajánlva. A Keresés ikonról indított keresés működése megegyezik a Keresőablakban leírtakkal.

- Valamint az Előző (CTRL+Up) és a Következő (CTRL+Down) ikonok, amikkel a keresőablakban az előző / következő tételre léptethetjük a kurzort. Működése megegyezik a Keresőablaknál leírt Fel / Le navigációs gombbal.

 - Adatbázis

Az Adatbázis csoport parancsai a felvett adatok mentésére, a módosítás, felvétel visszavonására, vagy az egész bizonylat visszatöltésére vonatkoznak. Szinkronizáció esetén innen indítható direkt szinkronizálás egy adott tételre vonatkozóan.

 

A Rögzítés (CTRL+R) ikonra kattintva a beviteli mezőkbe felvett adatok mentésre kerülnek az adatbázisba akár Felvétel, akár Módosítás üzemmódban vagyunk. Lekérdezéskor értelem szerint az ikon inaktív. A mentés előtt a funkciókban lefutnak elő meghatározott ellenőrzések. Hiba esetén figyelmeztetést kapunk és a mentés nem történik meg.

A Visszavonás (CTRL+Z) ikonnal a beviteli mezőkbe felvett adatokat tudjuk törölni felvétel esetén vagy módosítás esetén a módosítást visszavonni, ebben az esetben a bizonylat újratöltése is lefut.

Az Újratöltés (CTRL+U) ikon hatására a képernyőn megjelenített adatokat a program újraolvassa az adatbázisból. Ennek akkor van különösen jelentősége, amikor egy bizonylatot, törzsadatot, stb. több felhasználó is szerkeszthet, az újratöltéssel a másik felhasználó által már mentett módosítások is látszanak. Ilyen jellemző konkurens pl. az Eseménykezelésben az akták kezelése. Akik rendszeresen használják ezt a sERPa funkciót, gyakran nem zárják be a funkciót, csak tálcára téve más funkciókon dolgoznak. Ilyenkor előfordulhat, hogy másik felhasználó időközben módosítja az adott aktát. Az újratöltés ilyenkor nagyon hasznos funkció, hogy mielőtt újra használatba veszi a funkciót a felhasználó, az utolsó, éppen aktuális állapotból kezdjen el  dolgozni.

Hasznos lehet akkor is az újratöltést használni, amikor módosítás vagy lekérdezés üzemmódan olyan szűréseket állítunk be egy adott funkción, ami a munkánkat, a döntéseinket támogatja. pl. a főkönyvelő leszűri az aznap kiállított, de még nem nyomtatott számlákat. Újratöltéssel folyamatosan ellenőrizheti hogy haladnak a kollégák, a nap végén, hogy maradt-e nyomtatatlan, NAV-nak még be nem küldött számla.

Az újratöltés használható a módosítások visszavonására is.

A Piszkozat rögzítése ikon kizárólag a vevőszámla, szállítószámla és az előlegbekérő fumnkcikban jelenik meg abban az esetben, ha az adott bizonylat sorozatához a számlaparaméterekben engedélyezett-e a piszkozatbizonylat készítés. Részletesen itt olvashatunk róla: Piszkozat bizonylat

A Direkt szinkronizálás indítására (ALT+D+D) ikon kizárólag módosítás üzemmódban aktív és csak az alábbi feltételek teljesülése esetén:

- az aktuális funkció (amelyben vagyunk), fel van készítve a szinkronizálásra (*Bevitel, *Naplo, *DirektSzinkron tárolt eljárásokkal történik a mentése és naplózása. Felhasználói oldalról úgy lehet megnézni, hogy kiválasztható-e a Szinkronizáció iránya funkcióban a Bizonylat típus mezőben) és a

- Szinkron adatbázis funkcióban (Kiegészítő megoldások / Szinkronizáció) be van állítva szinkron adatbázis és a

- Szinkronizáció iránya funkcióban (Kiegészítő megoldások / Szinkronizáció) van olyan irány felvéve, melynek a Bizonylat típus mezőjében az aktuális Bizonylat van kiválasztva.

Ha az adatbázisaink szinkronizálva vannak más adatbázisok között, és az adott bevitelben levő bizonylat nincs ott/nem megfelelő a többi adatbázisban (pl.: nem volt beállítva, hogy szinkronizálódjon, de kiderült, hogy mégis szükség van rá a többi adatbázisban), akkor ezzel a művelettel átkerül a többi adatbázisba - a Szinkron adatbázis funkcióban beállított adatbázisokba, és a Szinkronizáció iránya funkcióban beállított iránynak megfelelő helyre -. Csak azokat a bizonylatokat lehet szinkronizálni amik XML mentéssel rendelkeznek és a szinkron irány funkcióban rögzítve vannak. A művelet nem figyeli a modszámokat, mint a bevitelmentés, azaz az eltérő modszámmal rendelkező bizonylatokat ezzel a művelettel „rakhatjuk” rendbe. A szinkronizálást a következő fejezetben leírt funkciókban (az ott leírt bizonylatokra) lehet beállítani: Szinkronizáció.

 

 - Szerkesztés

 

A Szerkesztés csoport parancsai az adatmezők tartalmára, a bizonylatok tételsoraira és a táblázatok soraira, valamint akár az egész bizonylatra vonatkozó parancsok lehetnek, ennek megfelelően pl. a Törlés parancs használata elővigyázatosságot igényel!

 

A Beszúrás (CTRL+B) ikonra kattintva amikor

 - egy bizonylat tételsorán állunk, akkor beszúr egy következő tételsort;

 - ha olyan fülön állunk, ahol van sorrend, ott a soron következő sorba, az aktuális sort követő sorszámra kerül az új sor. (pl.: egy öttételes bizonylat második soron állva beszúrás után        egy új harmadik sor keletkezik, nem az utolsó utáni sorszámra (hatodikra) kerül be a beszúrt új sor. A beszúrás utáni tételek sorrendje ennek megfelelően szintén növekszik!)

 - egy táblázat során állva beszúr a táblázatba egy következő sort.

A Felfelé (F2) és Lefelé (F3) gombok segítségével a (bizonylat) tételek sorrendje állítható. Az aktuális tétel lefele-lefele mozgatható azokban a bevitelekben, ahol a tétel sorrend is le van tárolva. Pl. a vevőszámla tételek sorrendje állítható be így (vigyázat! a számlanyomtatás tételek nyomtatási sorrendje eltérhet a számlatételek sorrendjétől!.)

A Törlés (CTRL+T) parancs ikonról kiadva amikor

 - egy bizonylat tételsorán állunk, akkor törli az adott tételsort;

 - egy táblázat során állva törli a táblázatból az adott sort;

 - a bizonylat fejlécen (Általános fül) állva törli a bizonylatot. Ebben az esetben figyelmeztet a program: Figyelem! A parancs a kiválasztott bizonylatot / adatot törölni fogja. Folytatja?

A Növelés (CTRL+NUM+'+") és a Csökkentés (CTRL+NUM+'-") ikonokkal egy szám vagy dátum típusú adatmező értéke növelhető 1-gyel. A dátum típusú adatmezőknél ez a növelés - csökkentés napokban történik, a naptárnak megfelelően. Üres adatmezőn nem értelmezett.

Az Értékajánlás (CTRL+A) szintén az adatmezőkön használható parancs. Csak azokon a mezőkön aktív, amikre lehetséges a program adott funkciójában értéket megajánlani. Ilyen lehet pl. az kód mezőkön (ahol ez értelmezett) az utolsó érvényes kód utáni +1-et fogja beajánlani a program; ugyancsak kérhető értékajánlás azokon az adatmezőkön, aminek tartalma valamilyen beállítás szerint algoritmizálható, pl. a számla tételsoron az egységár; ami az árképzés szerint számolódik; vagy a kontírozás (főkönyvi szám és további dimenziók), amik a paraméterekben beállításra kerültek. Az értékadás jellemzően lefut a felvétel indításakor, de pl. ha elrontottuk, akkor az értékadással újra tudjuk ajánltatni, nem kell 'elmenni' megkeresni a helyes beállítást.

A Másolás  (Ctrl+Q) paranccsal lehetőségünk van a lapok (egy lap, vagy az ablak összes lapja) adatainak másolására. A kijelölt lapok adatait a

 

Beillesztés (Ctrl+W) paranccsal szúrhatjuk be. Beillesztésnél kiválaszthatjuk, hogy a Másolás paranccsal kimásolt lapok, vagy az utoljára felvett lapok adataiból az összes lap, vagy csak az aktuális lap adatait töltse ki a program.

Az Egy sor másolása (CTRL+G) ikonnal egy tételsoron állva a tételsort, egy táblázat során állva a táblázat sorát másolhatjuk le. A másolás nem igényel beillesztést, azonnal megtörténik.

A Kötelező mezők ikonnal elindítható egy ellenőrzés, ami a bizonylat mentésekor lefutó kötelező mező ellenőrzést végrehajtja. Mentési hiba / A következő mező(ke)t kötelező kitölteni. hibaüzenetet kapunk, megadva a mező helyét (lap/mezőnév)

pl.: Fejléc: Vevő, Végösszeg.

A Csoportos törlés ikonnal a szűrésnek megfelelően a keresőablak felsorol minden tétel törlését végezhetjük el. Nagy körültekintéssel használjuk ezt a parancsot! A törlés attól a bizonylattól kezdődően hajtódik végre, amin épp a keresőablakban állunk. Azoknál a bizonylatoknál, ahol csak a sorozaton az utolsó bizonylat törölhető (pl. a vevőszámla) ott ilyenkor az első törlendő tételre kell állni a kurzorral a keresőablakban. A Csoportos törlés is végrehajtja az összes ellenőrzést tételenként, amit az egyszerű törlés egyébként megtenne.

Gyakorlati haszna, hogyha pl. számlagenerálással elkészítettünk sok számlát, azokban hibát vétettünk és egyszerűbb a számlákat törölni, mint egyesével javítgatni, akkor érdemes használni ezt a funkciót.

 

 - Nézet

 

A Nézet csoportba főként a keresőablakra vonatkozó parancsok találhatók.

 

A Keresőablak látszik (Ctrl+F9) ikon hatására ki-be kapcsolgathatjuk a bevitelek bal oldali keresés részének a megjelenítését. Az az értelme, hogy kisebb felbontású monitor esetén a többi adatterületen kevésbé kell scrollozni.

Az Automatikus keresőablak ikonnal az automatikus keresőablakot bekapcsolva minden bevitel fej füléről egy másik fül valamely mezőjére kattintva eltűnik a bal oldali keresőablak.

A Tételek vízszintesen ikonnal ki-bekapcsolható, hogy az aktuális beviteli funkció jobb oldali tételeinek bal oldali keresőablakának adatai a szokásos bal oldal helyett a tételek felett jelenjenek meg.

 

A Fa teljes becsukása és a Fa teljes kinyitása az adatokat faszerkezetben is megjelenítő keresőablakok esetén aktív. A keresőablakban a faszerkezet megjelenítését szabályozza értelem szerint.

 

Nagyon hasznos parancs a Nézet csoportban a Főkönyvi napló ikonnal bekapcsolható nézet, ami a kontírozható, könyvelhető bizonylatok főkönyvi naplóját jeleníti meg egy külön kisablakban.

A Főkönyvi napló lekérdezés részleteiről itt olvashatunk.

 

 - Egyéb

 

A szalag Egyéb csoportjába tartozó három parancs:

 

 - Történet ikonnal az adott funkció legfontosabb naplózott adatai jelennek meg, a Felvette és Utoljára módosította blokkban, a felvétel és az utolsó módosítás dátuma, időpontja és felhasználója egy külön kisablakban.

Azokban a funkciókban, ahol a tételek külön naplózódnak, ott a Történet kiegészül a Tétel Felvétel és Módosítás napló adataival. Ezek a funkciók jelenleg: Bankkivonat tétel, Akta esemény, Termék szállítói árajánlat

A Vevőszámla és Szállítószámla bizonylatban, Számla bizonylat típus nyomtatás esetén a Nyomtatta adattal is kiegészül a Történet, hogy melyik személy és mikor nyomtatta ki számlaként a bizonylatot.

A kontírozható bizonylatoknál az Utoljára kontírozta adattal bővül a Történet.

A Történet kisablak felépítéséről részletesen itt olvashatunk.

 - A Rekord-ID ikonnal egy kisablakban megjelenik a kurzor aktuális pozíciójának megfelelő tétel ID lekérdezéséhez szükséges SQL select utasítás. pl.: A Szállítószámla fejlécen, vagy a keresőablak iktatószámon állva: SELECT * FROM SzallSzTetel WHERE SzallSz_ID=5157 AND SzallSzTetel_ID=1, a tételen állva: SELECT * FROM FSzam WHERE FSzam_ID = Null / SELECT * FROM SzallSzTetel WHERE SzallSz_ID=5161 AND SzallSzTetel_ID=1.

 - A Műveletek ikonról a funkcióhoz felvett művelet indítható, maga a művelet is innen elindítva vehető fel a rendszerbe. Részleteket itt olvashatunk.