Működése
Az iratkezelés modul alapvetően a bejövő és kimenő iratok rögzítésére, archiválására nyújt lehetőséget.
Az irat beszkennelhető, de az ismert formátumokban beérkező / keletkező elektronikus dokumentumok (PDF, TXT, RTF, XML, HTML, MSG, SQL és grafikus, hang és videó fájlok) közvetlenül is csatolhatók az iktatórendszerbe.
Az iratokat az előzetesen kialakított iratgyűjtők rendszeréből a megfelelőt választva iktathatjuk. Az egyes iratgyűjtők működési módjára különböző szabályokat alkothatunk, így irat típusonként szabályozhatjuk a szükséges intézkedési ügymenetet. A csatolás egyszerűen elvégezhető a csatolandó fájl "áthúzásával" az irat funkcióba. E-mail ilyen módon történő csatolása esetén a címzett e-mail címe alapján automatikusan kitöltődnek az irat bevitelben egyes adatok (ügyfél, ügyintéző) az ügyféltörzsbe korábban rögzített törzsadatoknak megfelelően.
Az iratok képe a későbbiekben megtekinthető a programból, így nincs szükség arra, hogy azokat (eredeti, papír alapú változatban) előkeressük. Mivel az iratok ügyintézőhöz rendelhetők, követhető, hogy azokat feldolgozták-e vagy sem. Beállítható az Automatikus üzenet küldés funkcióban, hogy az ügyintéző nevére szignált iratról a rendszer automatikus értesítés (e-mail / sERPán belüli üzenet) küldjön, így az iktatást követően az irat új tulajdonosa megkezdheti az anyag feldolgozását.
Meghatározható, hogy milyen határidővel tervezzük az irat elintézését, így nem csak a felelős, de a határidő is követhető.
Az irat azonosításához hozzárendelhető az ügyfél, a telephely, az ügyfél ügyintéző és az ügyfél iktatószám. Megjelölhető az irat tárgya és megjegyzés fűzhető hozzá.
Az iratok csoportosíthatók, kategóriákba sorolhatók (a kategóriákra később, a leválogatások során szűrni lehet).
Ezen kívül Költséghely, Témaszám és Pozíciószám megadási lehetőség is segíti az iratok csoportosítását.
Az iraton elvégzett módosítások naplózásra kerülnek, kivéve az irat oldalt, mert ezek fájlmérete miatt a módosítási napló bizonyos idő után kezelhetetlenné válna.
Előnyei
A beiktatott iratok rendszerezve rendelkezésre állnak és bármikor elektronikusan elérhetők a program más funkcióiból is.
Az iratok elintézésének a folyamata naprakészen követhető. A modulban lévő iratok állapota, elintézettsége az iratleíró lista segítségével kinyomtatható, így az is tájékozódni tud belőle, akinek konkrét dolga van vele és az is, aki átfogóan ellenőrzi az ügyintézést.
A program fő beviteleiben rögzített bizonylatokhoz hozzácsatolható az irat, így például egy szállítószámla analitikában való rögzítése után a számlát ellenőrző személy a kapcsolt iratot (számlaképet) is egyszerűen megtekintheti.
Beállítható, hogy egyes bizonylatok nyomtatásakor bizonyos vonatkozó iratok automatikusan nyomtatódjanak ki, így például egy szállítólevél nyomtatását össze lehet kapcsolni a szállítólevélen szereplő termékekhez kötelezően nyomtatandó terméktájékoztató nyomtatásával is.
Az iktatott irat szükség esetén kinyomtatható és a rendszerben kapott egyedi azonosító - iktatószám - is rányomtatható. Szükség esetén az iratok csoportosan is nyomtathatók.
Lehetőség van nagy teljesítményű szkennerrel egyszerre beszkennelt PDF fájlokból - a csoportos PDF irat iktatás célfunkcióval - praktikus munkafelületen rögzíteni az iratokat.
A 120-as verziótól a fájl megjelenítő kontroll az iratok felvételét, beszkennelését, megjelenítését, szerkesztését és nyomtatását egységes kezelőfelülettel biztosítja. A fájl megjelenítésről részletesen a leírás itt található: https://www.progen.hu/serpa/help/index.html?kr_fo_tprfileviewer_fajlnezegeto.htm
Egyebek
24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet szól a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről.
"Továbbá az iratkezelési szoftvernek meg kell felelnie a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendeletben megfogalmazott követelményeknek."
Jelen iratkezelés modul (sERPa szoftver) nem rendelkezik a megfelelőséget tanúsító igazolással!
