Rövid leírás
A mérleget (beszámolót) az üzleti év fordulónapját követő 150. napig kell elkészíteni. A programban természetesen az üzleti év eltérhet a naptári évtől, amit a Pénzügyi év funkcióban lehet beállítani. A mérlegkészítés napja az a nap ameddig bekövetkezett eseményeket még figyelembe kell venni az előző évi mérleg elkészítésekor.
Részletes leírás
A mérleg (beszámoló) elkészítéséhez a következő lépéseket kell megtenni:
Ellenőrizni kell, hogy minden érintett bizonylat bekerült-e a rendszerbe. Azt, hogy a dolgozóknál a fiókban van-e még valamilyen bizonylat, azt csak megfelelő ügymenet kialakításával lehet biztosítani, de azt mindenképpen érdemes megnézni, hogy a számlaérkeztetés funkcióban van-e olyan érkeztetett számla, amelyet még nem emeltünk át a szállítószámla funkcióba.
A főkönyvi feladás funkcióban meg kell nézni, hogy van-e az üzleti évben olyan bizonylat, ami nem adódik fel. Ha ilyet találunk, akkor annak a kontírozását el kell végezni. A programban analitikánként beállítható, hogy a bizonylatok a felvétel pillanatában már automatikusan kontírozódjanak, de amikor ezek a szabályok valamilyen okból nincsenek meghatározva, akkor előfordulhat kontírozatlan bizonylat. A kontírozatlan, vagy helytelenül kontírozott bizonylatok ellenőrzését az Audit lista segíti, ami kimutatja ezeket.
El kell végezni az ügyfelekkel a folyószámla egyeztetéseket és erről egyenlegközlő leveleket kell kiküldeni amit a program Folyószámla lista és Egyenlegközlő levél lista funkció támogatnak.
A készleteket, tárgyi eszközöket, követeléseket, kötelezettségeket, pénzeszközöket mind leltározni kell és ellenőrizni, hogy a könyveléssel egyezik-e. A tényleges leltáradatok és a nyilvántartásban található adatok közti különbségek alapján leltártöbblet, vagy leltárhiány keletkezik, ami alapján módosítani kell a vonatkozó analitikákban az adatokat.
El kell végezni az adó folyószámla egyeztetését, össze kell vezetni az adókat, gondoskodni kell a kerekítések elszámolásáról.
Meg kell tenni az árfolyam-különbözetek elszámolását (vevők, szállítók), valamint a pénzeszközök átértékelését.
Az értékvesztések elszámolását követően lehet a főkönyvi zárást lefuttatni.
Ezt követően kerül sor a mérleg és eredménykimutatás első változatának elkészítésére, amely alapján a társasági adó bevallás elkészíthető. A mérleg sorait az Összegző definíció funkcióban lehet definiálni. Az adatbázis létrehozásakor az összegző definícióba bekerül egy ProgEn által adott standard mérleg definíció, de a cégek saját számlatükrének felvételekor szükség lehet ennek a módosítására. Az összegző definícióban megadható, hogy a belőle nyomtatott listán milyen elnevezésű sorok és milyen oszlopok jelenjenek meg. A sorok lehetnek kiszámított értékek, rész és végösszegek, valamint fix szövegek. Oszloponként meg lehet adni, hogy forgalom vagy egyenleg, tény vagy tervadat, esetleg két oszlop közötti eltérés összegszerű vagy százalékos értéke kerüljön-e kiírásra. Alkalmazhatók változók is az arányosítások és a bonyolultabb összefüggések kezelésére.
- Összegző definíció funkcióban mérlegsorok definiálása -
A megszerkesztett összegzőt a Főkönyv listáin belül az Összegző listával nyomtathatjuk ki. Operatív egyeztetési célból nem csak listaként, hanem képernyős lekérdezésként is nyomtatható a mérleg, aminek az a jelentősége, hogy az egyes mérlegsorokban szereplő összegeken kapcsolódó funkciót nyomva megnézhető, hogy a megjelenő érték mely bizonylatokban történt könyvelésekből jött ki.
- Mérleg lekérdezése képernyőre -
El kell végezni a társasági adó és az elhatározott osztalék könyvelését.
Ezután újra kell futtatni a főkönyvi zárást, majd ezt követően sor kerülhet a beszámoló elkészítésére a főkönyvi kivonat, vagy összegző segítségével. A kiegészítő melléklethez más listák használatára is szükség van (korosítás, tárgyi eszköz nyilvántartás, főkönyvi összegzők ...)
- Mérleg nyomtatása -
A következő évet rögtön az év elején meg kell nyitni, de miután elkészült a végleges zárás, újra futtatni kell a nyitást, ezzel felülírva a korábbi nem végleges nyitást.
