Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény 2018. július 1-től hatályos 10. számú mellékletében foglaltak szerint adatszolgáltatási kötelezettség terheli az adóalanyt a belföldi adózó felé kiállított számláiról.

Az alábbi fejezet bemutatja, hogy a Nagy Machinátor programot használó cégeknek milyen feladatai vannak az adatszolgáltatással kapcsolatban. A rendelkezés szerint a cégek által használt programoknak emberi beavatkozás nélkül, automatikusan kell adatot szolgáltatni a NAV felé a rendeletben érintett számlák kibocsátását követően. (Megjegyzendő, hogy a rendelet az adatszolgáltatást a számla módosíthatatlanná tétele pillanatában várja, a Machinátorban ez a funkció a bizonylat "Számla" fejléccel történő nyomtatásával valósul meg.) Így a programot üzemeltetőnek nem az adatküldés a feladata, hanem a program adatküldésének a támogatása megfelelő paraméterezéssel.

Mit kell tenni a Machinátort üzemeltető és az adatszolgáltatásban érintett felhasználónak?

1, Technikai felhasználó létrehozása a NAV Online Számla éles rendszerben

Először Technikai felhasználót kell létrehozni a NAV Online Számla oldalon az éles rendszerben.

Itt először elsődleges felhasználót kell létrehozni (ehhez magyarorszag.hu-s belépés is szükséges!), majd az elsődleges felhasználó létrehozhat technikai felhasználót. (Részletes leírás a link alján a b) Technikai felhasználó blokkot lenyitva).

Figyelem! A tesztrendszerben korábban már létrehozott technikai felhasználó nem használható az éles rendszerben! Az éles rendszerben is létre kell hozni a Technikai felhasználót!

Technikai felhasználót adószámonként kell létrehozni. A NAV Online felület lehetővé teszi azt, hogy egy adószámhoz több technikai felhasználót is regisztráljunk, azonban a Machinátor csak egyet használ a küldésre. Ezért amennyiben egy (Machinátor)  programmal bocsátanak ki számlát, nincs értelme több technikai felhasználót regisztrálni. Ha viszont a cég más számlázó programmal is bocsát ki számlát, érdemes több regisztrációt csinálni és programonként más-más felhasználót beállítani.

Ugyanakkor meg kell jegyezni, hogy (pl. off-line boltoknál) több Machinátor programmal számlázás esetén sincs feltétlenül szükség a programonkénti külön felhasználóra, mivel a Machinátor az adatküldés során nem csak a technikai felhasználó azonosítóját küldi el, hanem a program azonosítóját is. Ez az azonosító azonban a NAV számlalekérdező felületén már nem látszik, azaz egy felhasználó használata esetén nem lehet elkülöníteni a különböző programokból (akár különböző Machinátorokból) felküldött adatokat.

A javaslat tehát az, hogy programonként és adózónként használjunk egy technikai felhasználót.

Amennyiben szállítói önszámlákat is kiállítunk, szükség van arra is, hogy a partnereinknek (akiknek a nevében mi hozzuk létre és bocsátjuk ki a szállítói számlát) is vegyünk fel technikai felhasználókat. Ekkor a szállító partnertől kapott technikai felhasználó adatokat kell a partner adószámával rögzíteni.

2, Nagy Machinátor 118-as verzió (vagy későbbi)

Frissíteni kell a 3.1.118-as (vagy későbbi) verzióra.

3, NAV adatszolgáltatás beállítása a Nagy Machinátorban

A 3.1.118-as verzióra frissítés után minden kötetben végre kell hajtani a beállításokat!

A beállításokat a Struktúra / Pénzügy / Saját adat menüpontban kell végrehajtani.

A beállításnak három alaptípusa van:

NAV Online számla: Bekapcsolva

Beállítása esetén az adatszolgáltatás teljes mértékben üzembe van helyezve.

A beállítás feltételei a következők:

- Számlasorozatok használata a számlázás, számlaiktatás során.

- Éles rendszerben létrehozott Technikai felhasználó megadásra került.

- Élő internet kapcsolat

NAV Online számla: Kikapcsolva

Kikapcsolás esetén az adatszolgáltatási feltételek ellenőrzését a felhasználó kérésére kikapcsoljuk.

A kikapcsolás feltételei a következők:

- Számlasorozatok használata esetén nincs olyan számlasorozat, amelyben Kibocsátás művelet van beállítva.

NAV Online számla: A paraméterezés elhalasztva az első érintett számláig

A 118-as verzióra frissítés után minden kötetben (akár be- akár kikapcsolt állapotban volt korábbi verzióban az adatküldés) a Saját címben alapértelmezetten az elhalasztás érték lesz beállítva.

Az érték használata esetén a program nem fogja megkövetelni az összes paraméterezési feltétel meglétét, viszont minden számla kiállítása során ellenőrizni fogja, hogy a számla eléri-e a beállított értékhatárt.

Ekkor (kibocsátásos) számlasorozatok léte esetén ez első érintett számla nyomtatásakor automatikusan bekapcsolódik az adatszolgáltatás (és meg kell adni a technikai felhasználót). Számlasorozatok nélkül az első érintett számla nyomtatásánál nem lesz automatikus bekapcsolás, ezt kézzel kell megtenni. Mindkét esetben kinyomtatódik a számla, de nem lesz elküldve és 48 óra áll rendelkezésre a küldés beüzemelésére.

Amennyiben egy olyan számla kiállítása történt, amelyben az áfa nagyobb a beállított áfa értékhatárnál, a számla kinyomtatását nem fogja megakadályozni a program, de az automatikus adatküldés addig nem fog működni, amíg az adatszolgáltatás bekapcsolásához szükséges paraméterek nem állnak rendelkezésre.

Az érték használatával a program folyamatos használatát akarjuk elérni azoknál, akiknek nagy valószínűséggel nem lesz olyan számlájuk, amely meghaladja a most előírt áfa értékhatárt, és nincs elég erőforrásuk a bekapcsolási feltételek létrehozására.

Aki nagy valószínűséggel meg fogja haladni az értékhatárt, nem ajánljuk, hogy hosszabb ideig elhalassza a paraméterezést.

Kiknek kell és kiknek nem kell adatot szolgáltatni?

Könyvelő cégek

Amennyiben egy könyvelő cég kizárólag utólagos könyvelés céljából rögzíti vagy elektronikus úton betölti a könyvelendő partner cég számláit és ebben a kötetben nem bocsát ki (nyomtat ki "Számla" fejléccel") számlát, nem kötelezett adatszolgáltatásra.

1. Ha a könyvelt adatbázisban már használva vannak a számlasorozatok, és kizárólag iktatásos típusú sorozatok vannak, a NAV Online adatküldés teljesen kikapcsolható.

A beállításoknál létezik egy közbülső állapot, az elhalasztás. A 3.1.118-as verzióra frissítés után minden kötetben (akár be- akár kikapcsolt állapotban volt korábban az adatküldés) erre áll be a program.

Az adott kötetbe történő első bejelentkezéskor megjelenik egy üzenet arról, hogy kérésre a program kikapcsolt állapotba tudja állítani az adatküldést.

2. Ha a könyvelt adatbázisban még nincsenek számlasorozatok, javasolt ezekre minél hamarabb áttérni, mivel a program a hagyományos számlaparaméterek által kialakított "számlatömbök" használatát az adatszolgáltatás bekapcsolt vagy elhalasztott állapotában nem engedélyezi.  Az adatszolgáltatás kikapcsolható, ekkor lehet használni a hagyományos számlaparaméterek által kialakított "számlatömböket", de a program nem engedélyezi a számlabizonylatok "Számla" fejléccel történő kinyomtatását, csak lezárni vagy "Rögzített számla" fejléccel kinyomtatni lehet.

Számlakibocsátó cégek

1. Amennyiben a kötetben már vannak számlasorozatok és azok között van kibocsátás típusú is, a NAV Online adatszolgáltatás kikapcsolása nem lehetséges. Meghagyható azonban (pl. technikai felhasználó hiányában) az elhalasztás, ekkor lehet nyomtatni, de az első érintett számla nyomtatásánál automatikusan bekapcsolódik az adatszolgáltatás, természetesen maga az adatküldés nem tud megvalósulni technikai felhasználó hiányában, ezt pótolni kell 48 órán beül.

2. Ha nincsenek számlasorozatok és az adatszolgáltatás elhalasztott vagy bekapcsolt, a kötetbe belépéskor figyelmeztet a program arra, hogy nem lehet számlát rögzíteni. Ekkor választhatjuk a számlasorozatok létrehozását.

Amennyiben nem hozunk létre számlasorozatokat, nincs lehetőségünk számlarögzítésre egyik modulban sem.

Milyen információkat kapunk a beküldött számlákról?

Azokról a számlákról, melyek sikeresen be lettek küldve és a NAV hiba nélkül vissza is igazolta, a Machinátor nem készít listán, azonban egy-egy konkrét számláról a számla módosításában/lekérdezésében kapunk információt a NAV Online Számla info almenüben.

Azonban az olyan számlákról, melyekkel valamilyen probléma van, listát kaphatunk a Saját cím NAV Online számla paraméterek ablakában. Itt a következős esetek számláit láthatjuk

- amelyek ki lettek bocsátva és beküldésre várnak;

- amelyek technikai felhasználó hiba miatt nem lettek beküldve;

- amelyek be lettek küldve, de még a NAV nem igazolta azokat vissza;

- amelyek be lettek küldve, de technikai felhasználó hiba miatt nem lettek visszaolvasva;

- amelyeket a NAV visszadobott (hibásnak minősített);

- amelyeket be lettek küldve, de hibásak és a Machinátorban már (időtúllépés miatt) nem lehet javítani, ill. amelyek időtúllépés miatt be sem lettek küldve.

Ezen kívül láthatjuk a programba felvett technikai felhasználókat és hogy ezek közül van-e hibás.

Mit kell tenni az egyes hibák esetén?

Megjegyzendő, hogy a rendelet szerint csak akkor tekinthető az adatszolgáltatás teljesítettnek a program üzemeltetője szempontjából, ha a NAV-tól elfogadó üzenet érkezett vissza a beküldött számlára. Hiba esetén a NAV nem fogadta be a számlát, így annak adatszolgáltatása nincs teljesítve. Amennyiben az adott kötetben valamilyen hiba van a beküldendő/beküldött számlákkal kapcsolatban, a kötetbe belépéskor a program egy tájékoztató ablakot mutat, melyben látható, mennyi és milyen hibás számlák vannak az adatbázisban.

Ez a tájékoztatás minden számlakészítés előtt is megjelenik, amennyiben el nem küldött számlák, ill. technikai felhasználói hibák vannak benne. Egy elküldött, de hibásként visszadobott számla esetén az adott számla módosításában a NAV Online Számla info almenüben kaphatunk tájékoztatást a hibáról.

Internet hiba miatt be nem küldött számlák

A kibocsátástól számítva 48 órán belül lehetőség van a programnak újra küldeni az egyébként jó adattartalmú számlát. Amennyiben ezen az időn belül újra van internet, a program automatikusan beküldi az érintett számlákat.

Technikai felhasználó hiba miatt be nem küldött számlák

A kibocsátástól számítva 48 órán belül lehetőség van a programnak újra küldeni az egyébként jó adattartalmú számlát. Amennyiben ezen az időn belül ki lett javítva a technikai felhasználó hiba (meg lett adva érvényes felhasználó), a a felhasználó megadásánál a program megkérdezi, hogy ezzel a felhasználóval küldje-e be az eddig be nem küldött számlákat. Igen válasz esetén nincs több dolgunk.

A számla be lett küldve, de technikai felhasználó hiba miatt nem lett visszaolvasva

Ki kell javítani a technikai felhasználó hibát (fel kell venni érvényes felhasználót). Ezután a program automatikusan megpróbálja visszaolvasni a korábban felküldött számlákat. (Ez történik akkor is, ha internet hiba miatt nem történt meg a visszaolvasás, de újra van internet.)

A számlát a NAV hibásnak minősítette és nem fogadta be (újraküldhető)

Mivel egy kibocsátott (Számla fejléccel kinyomtatott) számla azon adatait nem lehet módosítani, amelyek a nyomtatásba kerültek és ezáltal az adatszolgáltatásban részt vesznek, így ténylegesen nem javíthatók az ilyen számlák. A NAV állásfoglalása szerint a számlázó programnak lehetőség szerint meg kell akadályozni azon számlák beküldését (a Machinátor esetében a kibocsátásukat is), amelyekről már a program előre tudhatja, hogy hibásak lesznek és így nem lesznek befogadva. A Machinátor ezt az elvet követi és olyan adatok esetében, amelyek egyértelműen eldönthetően rosszak, nem lehet nyomtatással lezárni a számlát. Ilyen hibák lehetnek - a teljesség igénye nélkül - pl. ha az adószám érvénytelen, vagy nincs az ügyfélnek címe, ill. ha a számla tétel neve üres.

Amennyiben mégis beküldésre került olyan számla, amelyet a NAV hibásnak minősít, csak a számla sztornózásával és új, már helyes adattartalmú számla kiállításával lehet "javítani".

Megjegyzendő, hogy ha egy számla be lett küldve, de hibásnak lett a NAV által minősítve, az a NAV rendszerébe nem lett befogadva. Ezáltal minden ehhez a számlához kapcsolt alszámla (sztornó vagy helyesbítő) szintén nem lesz befogadva, hiába hibátlan, mivel olyan számlára hivatkozik, amely nem lett befogadva, azaz nincs benne a NAV rendszerében.

A javításra (a sztornó számla beküldésére) 3 munkanap áll rendelkezésre. Amennyiben ezen belül megtörtént a sztornó számla kibocsátása és beküldése, a Machinátor az adatszolgáltatást teljesítettnek tekinti és a hibás számla eltűnik a listából. Természetesen ezután szükség van az új, jó adattartalmú számla kibocsátására és beküldésére, és amennyiben ezt már elfogadta a NAV, ebben az esetben a NAV szempontjából is teljesítve van az adatszolgáltatás.

Ha egy machinátoros sztornó- vagy helyesbítő számla nem ment fel időben és már csak a NAV oldalán lehet kézzel adatszolgáltatást csinálni, az eredeti adatszolgáltatást kell érvényteleníteni ill. módosítani, nem új negatív számlát kell felvinni Az így létrejött speciális számla lesz ellenőrizve, és ha megvan benne a machinátoros számlaszám, az adatszolgáltatás teljesítettnek lesz tekintve.

 

A számla technikai felhasználó hiba miatt vagy internet hiba miatt nem lett beküldve már több, mint 48 órája

Ebben az esetben a rendelet tiltja a programból történő újraküldését még akkor is, ha elhárult a hiba. Kizárólag a NAV Online Számla oldalon lehet kézzel adatot szolgáltatni ezekről a számlákról. Azonban ha ez megtörtént, az adott (be nem küldött) számlában a NAV Online Számla info almenüben kérdésre válaszolhatjuk azt, hogy kézzel szolgáltattunk már adatot és a program ezt megkeresi a NAV adatbázisában. Amennyiben megtalálja, elfogadja és bevallottnak lesz minősítve a számla. Ha nem találja meg, az adatszolgáltatást továbbra is teljesítetlennek tekinti.

A számlát a NAV hibásnak minősítette, nem fogadta be és a visszaolvasás óta eltelt 3 munkanap

Ebben az esetben a rendelet tiltja a programból történő javítást (sztornó számla küldését). Kizárólag a NAV Online Számla oldalon lehet kézzel adatot szolgáltatni ezekről a számlákról. Azonban ha ez megtörtént, az adott (be nem küldött) számlában a NAV Online Számla info almenüben kérdésre válaszolhatjuk azt, hogy kézzel szolgáltattunk már adatot és a program ezt megkeresi a NAV adatbázisában. Amennyiben megtalálja, elfogadja és bevallottnak lesz minősítve a számla. Ha nem találja meg, az adatszolgáltatást továbbra is teljesítetlennek tekinti.

Technikai korlátozások a számlakészítésben

A csak helyes adattartalommal történő számlakibocsátás érdekében a programban néhány változás történt a számlák készítésénél:

- Kibocsátásos sorozatú számlában nem lehet egyszerre üresen hagyni a cikkszámot és a tételnév első sorát. Vagy cikk kell vagy ki kell tölteni az első név sort. Amennyiben számlasorozatot használunk és a sorozat iktatásos, ez a tiltás nem él.

- Nem lehet "Számla" fejléccel nyomtatni olyan 2018.07.01. vagy az utáni kibocsátás keltű számlát, amely (közvetlen) előtti számla (az adott sorozatban) nem nyomtatott (azaz rögzített) és a kibocsátás dátuma kisebb, mint a nyomtatandó számláé. Ez alól kivétel, ha az előző számla 2018.07.01. előtti kibocsátású.

- Amennyiben az adott sorozatban már van a most létrehozandó számla kibocsátás keltjénél későbbi (de legalább 2018.07.01.) kibocsátás keltű számla, (az erről tájékoztató üzenet után) nem lehet továbblépni a beviteli ablakban. Ez a működés iktatásos számlasorozatnál nem él.

- Előlegszámla nyomtatásánál az előlegszámla kibocsátás és esedékesség kelte a rendszerdátum lesz a korábbi működés helyett, mely szerint a banktétel könyvelési dátuma volt.

A fenti működések a vevő, szállító (önszámlázás), export, import (önszámlázás), ill. a naplófőkönyv modulokban egységesen érvényesek.