Bevezető
Az Előkalkuláció segítségével ellenőrizhetővé válhat, hogy egy értékesítés szállítólevél kiszállításához kapcsolódó fuvarszámlát ne tudjon a fuvarozó cég többször kiszámlázni.
Az ellenőrzésen túl azt is el lehet érni, hogy a fuvarköltség összege a szállítólevél tételekhez learányosítva kerüljön eltárolásra.
A Kereskedő megállapodott egy fuvarozó céggel, hogy egyes ügyfeleihez a fuvarozó cég fogja a kiszállítani az árut. A fuvarozó cég időszakonként küldi a számláját, amelyen felsorolja, hogy melyik szállítólevelek kiszállítását hajtották végre. Annak érdekében, hogy könnyen ellenőrizhető legyen az elszámolás, a programnak kell jeleznie, hogy egy szállítólevél kiszámlázása már korábban megtörtént.
Folyamatleírás
Értékesítés szállítólevél
Az előző pont elvégzése után a szállítólevél tétel felvétel a következő lesz.
A mennyiség mező elhagyása után egy előkalkulációs ablak ugrik fel
Ebben az ablakban megjelenik a Belföldi Fuvardíj. Amennyiben csak a bevezetőben leírt ellenőrzési szempontokat kell kiszolgálni nem kell összeget megadni. Ha egyetlen fuvarozó céggel tartjuk csak a kapcsolatot, akkor Ügyfél (vagyis a Fuvarozó) kitöltése sem kötelező. Ha több fuvarozó céggel dolgozunk, akkor érdemes megadni. A Fuvarszámla iktatása során csak azokat a szállítóleveleket fogja felajánlani a program, amelyekben vagy nem volt megadva ügyfél (vagyis bárkihez tartozhatnak) vagy megegyezik a számla fejlécben megadott ügyfél az itt megadottal. (Besorolás szűkítést akkor érdemes megadni, ha nincs egy konkrét szállító, de a lehetséges szállítók egy ügyfélbesorolás tételbe sorolásával meg lehet könnyíteni tételkitöltés során a szállítólevél kiválasztását.
Vevőszámla
A számlázás a szokott módon történhet tétel kitöltéssel vagy akár bolti értékesítéssel. Ez utóbbi esetben az előző pontban ismertetett ablak nem bukkan fel, de a háttérben elkészül az előkalkulációs tábla.
Fuvarszámla iktatás
Fuvarszámlán egy szállítólevél egy tétel
A Szállítók modulban történik a fuvarszámla iktatása. Amennyiben a fuvarozó cég egy kiszállított fuvart egy tételben közöl, akkor a fejléc kitöltése után a Válasszon menüben a Tétel kitöltés menüpont választása után megjelenő ablakban be kell állítani, hogy Számla típus: Fuvarszámla.
Ezzel azt mondjuk, hogy az a számla, amit most iktatunk egy fuvarszámla és olyan szállítólevél előkalkulációs tételek alapján fog készülni, amelyek számla típusa Fuvarszámla (lásd Előkalkuláció törzs fejezet)
Ezzel magyarázható, hogy bár egy szállítószámla iktatását végezzük, mégis egy értékesítés szállítólevél kerül kiválasztásra.
Kitöltés után a számla tételét a leszámlázott összegre kell módosítani.
Fuvarszámlán több szállítólevél egy tétel
Amennyiben a fuvarszámla több szállítólevélre vonatkozik, de csak egyetlen tételt írtak a számlára az alábbiak szerint kell eljárni.
A számlaiktatás menüponthoz be kell állítani a Kitöltés:Csoportos paramétert. Alkalmazása esetén több szállítólevelet is fel lehet sorolni és a program az azonos előkalkulációhoz tartozó tételeket egy tételben fogja összevonni. Ez által lehetőség lesz az egy tételben leszámlázott fuvarköltséget az összes érintett szállítólevél között szétosztani.
Csoportos kitöltés
A kitöltés után a tétel összegét a leszámlázott összegre le lehet módosítani és a Beszerzési ár visszaírás almenüpont megnyomása után a program az előkalkuláció tételben megadott módon kiszámolja az egyes tételekre jutó fuvarköltséget. A visszaírást utólag is végre lehet hajtani az Utókalkuláció menüpontban:
Utókalkuláció
Ellenőrzés
Amennyiben egy olyan szállítólevél kerül iktatásra, amelyről már korábban megkaptuk a számlát, egyrészt a Bizonylatszám kereső ablakban F2-re nem ajánlja fel a program, másrészt ha kézzel mégis beírásra kerül a száma, a program jelzi („A Nyilvántartási szám nem üres!” üzenettel), hogy korábban már kiszámlázásra került a szállítólevél.
Amennyiben arra vagyunk kíváncsiak, hogy melyik számlán lett iktatva a fuvarszámla, a Készletek / Raktárforgalom / Módosítás menüpontban a szállítólevél kiválasztása után, tétel módosítás kereső ablakban az egyik tételen F5-Előkalkuláció funkció gomb megnyomására megjelenő ablakban látható a Számlaszáma és a tételszámla, amivel össze van kapcsolva a tétel.
