Mint bizonyára Önök is tudják, 2020. július 1-től változnak a NAV Online számlaadat-szolgáltatás szabályai, amelynek értelmében megszűnik a beküldés eddigi 100.000 Ft-os Áfa tartalomhoz kötött értékhatára. 2020. július 1-től számlaadat-szolgáltatásra kötelezettek – az ÁFA (2007. évi CXXVII.) törvény 10. mellékletének 2020. július 1-től életbe lépő változása alapján – mindazok, akik az alábbi feltételeknek együttesen megfelelnek:
• áfaalanyok
• belföldön nyilvántartásba vett áfaalany részére, belföldön teljesítenek termékértékesítést, szolgáltatásnyújtást, és
• erről számlát, számlát helyettesítő okmányt állítanak, bocsátanak ki.
Honlapunkról letölthető a Nagy Machinátor legújabb, 3.1.140-es verziója, mellyel a program felkészült az Online számlaadat-szolgáltatás július 1-től életbe lépő változására!
Fontos, hogy a 140-es verzióra történő frissítéssel automatikusan megszűnik a programban a beküldés értékhatára, nem lehet azt visszaállítani sem, a 3.1.140-es verzióra történő átállás után minden „Adóalany” státuszú ügyfélnek kiállított (belföldi áfa tartalmú) számla felküldésre kerül a NAV-hoz függetlenül annak Áfa összegétől.
Érdemes megjegyezni, hogy a számlák értékhatártól független adatszolgáltatására a jelenleg hatályos jogszabály is lehetőséget ad, a 100.000 forintos áfa értékhatár alatti számlákat jelenleg is be lehet küldeni. Ezzel a választással az Online számlaadat-szolgáltatás 2018-as bevezetése óta többen élnek partnereink közül is.
Ahhoz, hogy az Önök által használt Nagy Machinátor program megfeleljen a hatályos jogszabályi követelményeknek, feltétlenül szükséges a frissítés a 3.1.140-es verzióra 2020. július 1. előtt!
Fontos kiemelni továbbá, hogy 2020. július 1-jétől a belföldi adóalany partner adószáma (értékhatártól és adózási módtól függetlenül) a számla kötelező adattartalmát képezi, ezért számlázás előtt minden esetben szükséges tisztázni a partner jogállását!
Annak érdekében, hogy segítsük Önöket ezen jogszabálynak való megfelelésben és a nem tisztázott partneri jogállásból fakadóan elmulasztott adatszolgáltatás megelőzésében, a program tiltja a számla kiállítását, ha az ügyfél adóalanyisága nem eldöntött, azaz az Ügyféltörzs Adóalany kapcsolója (Ügyféltörzs – Adóalany: Nincs megadva) állapotban van. Az adóalanyiság ellenőrzés metódusának megváltoztatására a Saját cím/Pénzügy paraméterek/Adóalanyiság ellenőrzés mezője ad lehetőséget.
Az alábbiakban bemutatjuk, hogy a Nagy Machinátor programot használó cégeknek milyen feladatai vannak az adatszolgáltatással kapcsolatban, illetve összegyűjtöttük a leggyakoribb hibákat és az azokkal kapcsolatos teendőket is. Azon cégek számára, akik eddig is érintettek voltak az adatszolgáltatásban a teendők egy része, mint például a technikai felhasználó létrehozása és rögzítése nem aktuális, de szerettük volna teljes körűen összefoglalni az adatszolgáltatáshoz szükséges feltételeket.
A jogszabály szerint a cégek által használt programoknak emberi beavatkozás nélkül, automatikusan kell adatot szolgáltatni a NAV felé a rendeletben érintett számlák kibocsátását követően. (Megjegyzendő, hogy a rendelet az adatszolgáltatást a számla módosíthatatlanná tétele pillanatában várja, a Machinátorban ez a funkció a bizonylat „Számla” fejléccel történő nyomtatásával valósul meg.) Így a programot üzemeltetőnek nem az adatküldés a feladata, hanem a program adatküldésének a támogatása megfelelő paraméterezéssel.
Kérjük, hogy figyelmesen olvassák át ezt a tájékoztató anyagot és juttassák el a cégükön belül az összes érintett Nagy Machinátor felhasználónak!
Jelen tájékoztató anyag, illetve a benne található linkeken elérhető további leírások tartalmaznak minden olyan információt, ami a beállítások elvégzéséhez szükséges. Amennyiben mégis segítségre lenne szükségük a paraméterezésben, Tanácsadói szolgáltatás keretében, munkadíj ellenében tanácsadóink természetesen állnak rendelkezésükre a hét minden munkanapján, munkaidőben.
Mit kell tenni a Machinátort üzemeltető és az adatszolgáltatásban érintett ügyfeleknek:
- Technikai felhasználó létrehozása a NAV Online Számla rendszerben, ha eddig nem volt
Először Technikai felhasználót kell létrehozni a NAV Online Számla oldalon, az éles rendszerben. Itt először elsődleges felhasználót kell létrehozni (ehhez magyarorszag.hu-s belépés is szükséges!), majd az elsődleges felhasználó létrehozhat technikai felhasználót. (Részletes leírás a link alján a b) Technikai felhasználó blokkot lenyitva).
- Nagy Machinátor 140-es verzió (vagy későbbi)
Frissíteni kell a 3.1.140-es (vagy későbbi) verzióra. - NAV adatszolgáltatás beállítása a Nagy Machinátorban
A 3.1.140-es verzióra frissítés után minden kötetben végre kell hajtani a beállításokat, ahol eddig ez még nem történt meg!
A beállításokat a Struktúra / Pénzügy / Saját cím menü pontban kell végrehajtani.
A beállításnak három alaptípusa van:
• NAV Online számla: Bekapcsolva
Beállítása esetén az adatszolgáltatás teljes mértékben üzembe van helyezve.
A beállítás feltételei a következők:
– Számlasorozatok használata a számlázás, számlaiktatás során
– Éles rendszerben létrehozott Technikai felhasználó megadásra került
– Élő internet kapcsolat
• NAV Online számla: Kikapcsolva
Kikapcsolás esetén az adatszolgáltatási feltételek ellenőrzését a felhasználó kérésére kikapcsoljuk.
A kikapcsolás feltételei a következők:
– Számlasorozatok használata esetén nincs olyan számlasorozat, amelyben Kibocsátás művelet van beállítva.
• NAV Online számla: A paraméterezés elhalasztva az első érintett számláig
Az érték használata esetén a program nem fogja megkövetelni az összes paraméterezési feltétel meglétét, viszont minden számla kiállítása során ellenőrizni fogja, hogy a számlával kapcsolatban felmerül-e bejelentési kötelezettség.
Ekkor az első érintett számla nyomtatásakor automatikusan bekapcsolódik az adatszolgáltatás (és meg kell adni a technikai felhasználót).
Amennyiben egy olyan számla kiállítása történt, amelyről adatot kell szolgáltatni, a számla kinyomtatását nem fogja megakadályozni a program, de az automatikus adatküldés addig nem fog működni, amíg az adatszolgáltatás bekapcsolásához szükséges paraméterek nem állnak rendelkezésre.
Kiknek kell, és kiknek nem kell adatot szolgáltatni?
Könyvelő cégek
Amennyiben egy könyvelő cég kizárólag utólagos könyvelés céljából rögzíti, vagy elektronikus úton betölti a könyvelendő partner cég számláit és ebben a kötetben nem bocsát ki (nyomtat ki „Számla” fejléccel”) számlát, nem kötelezett adatszolgáltatásra.
- Ha a könyvelt adatbázisban már használva vannak a számlasorozatok, és kizárólag „iktatás” típusú sorozatok vannak, a NAV Online adatküldés teljesen kikapcsolható.
- Ha a könyvelt adatbázisban még nincsenek számlasorozatok, javasolt ezekre minél hamarabb áttérni, mivel a program a hagyományos számlaparaméterek által kialakított „számlatömbök” használatát az adatszolgáltatás bekapcsolt vagy elhalasztott állapotában nem engedélyezi. Az adatszolgáltatás kikapcsolható, ekkor lehet használni a hagyományos számlaparaméterek által kialakított „számlatömböket”, de a program nem engedélyezi a számlabizonylatok „Számla” fejléccel történő kinyomtatását, csak lezárni vagy „Rögzített számla” fejléccel kinyomtatni lehet.
Számlakibocsátó cégek
- Amennyiben a kötetben már vannak számlasorozatok és azok között van kibocsátás típusú is, a NAV Online adatszolgáltatás kikapcsolása nem lehetséges. Meghagyható azonban (pl. technikai felhasználó hiányában) az elhalasztás, ekkor lehet nyomtatni, de az első érintett számla nyomtatásánál automatikusan bekapcsolódik az adatszolgáltatás, természetesen maga az adatküldés nem tud megvalósulni technikai felhasználó hiányában, ezt pótolni kell 48 órán beül.
- Ha nincsenek számlasorozatok és az adatszolgáltatás elhalasztott vagy bekapcsolt, a kötetbe belépéskor figyelmeztet a program arra, hogy nem lehet számlát rögzíteni. Ekkor választhatjuk a számlasorozatok létrehozását.
Amennyiben nem hozunk létre számlasorozatokat, nincs lehetőségünk számlarögzítésre egyik modulban sem.
Milyen információkat kapunk a beküldött számlákról?
Azokról a számlákról, melyek sikeresen be lettek küldve és a NAV hiba nélkül vissza is igazolta, a Machinátor nem készít listát, azonban egy-egy konkrét számláról a számla módosításában/lekérdezésében kapunk információt a NAV Online Számla info almenüben.
Azonban az olyan számlákról, melyekkel valamilyen probléma van, listát kaphatunk a Saját cím NAV Online számla paraméterek ablakában.
Itt a következő esetek számláit láthatjuk:
– amelyek ki lettek bocsátva és beküldésre várnak;
– amelyek technikai felhasználó hiba miatt nem lettek beküldve;
– amelyek be lettek küldve, de még a NAV nem igazolta azokat vissza;
– amelyek be lettek küldve, de technikai felhasználó hiba miatt nem lettek visszaolvasva;
– amelyeket a NAV nem fogadott be (hibásnak minősített);
– amelyeket be lettek küldve, de hibásak és a Machinátorban már (időtúllépés miatt) nem lehet javítani, ill. amelyek időtúllépés miatt be sem lettek küldve.
Ezen kívül láthatjuk a programba felvett technikai felhasználókat és hogy ezek közül van-e hibás.
Mit kell tenni az egyes hibák esetén?
Megjegyzendő, hogy a rendelet szerint csak akkor tekinthető az adatszolgáltatás teljesítettnek a program üzemeltetője szempontjából, ha a NAV-tól elfogadó üzenet érkezett vissza a beküldött számlára. Hiba esetén a NAV nem fogadta be a számlát, így annak adatszolgáltatása nincs teljesítve.
- Internet hiba miatt be nem küldött számlák
A kibocsátástól számítva 48 órán belül lehetőség van a programnak újra küldeni az egyébként jó adattartalmú számlát. Amennyiben ezen az időn belül újra van internet, a program automatikusan beküldi az érintett számlákat. - Technikai felhasználó hiba miatt be nem küldött számlák
A kibocsátástól számítva 48 órán belül lehetőség van a programnak újra küldeni az egyébként jó adattartalmú számlát. Amennyiben ezen az időn belül ki lett javítva a technikai felhasználó hiba (meg lett adva érvényes felhasználó), a felhasználó megadásánál a program megkérdezi, hogy ezzel a felhasználóval küldje-e be az eddig be nem küldött számlákat. Igen válasz esetén nincs több dolgunk. - A számla be lett küldve, de technikai felhasználó hiba miatt nem lett visszaolvasva
Ki kell javítani a technikai felhasználó hibát (fel kell venni érvényes felhasználót). Ezután a program automatikusan megpróbálja visszaolvasni a korábban felküldött számlákat. (Ez történik akkor is, ha internet hiba miatt nem történt meg a visszaolvasás, de újra van internet.) - A számlát a NAV hibásnak minősítette és nem fogadta be
Mivel egy kibocsátott (Számla fejléccel kinyomtatott) számla azon adatait nem lehet módosítani, amelyek a nyomtatásba kerültek és ezáltal az adatszolgáltatásban részt vesznek, így ténylegesen nem javíthatók az ilyen számlák. A NAV állásfoglalása szerint a számlázó programnak lehetőség szerint meg kell akadályozni azon számlák beküldését (a Machinátor esetében a kibocsátásukat is), amelyekről már a program előre tudhatja, hogy hibásak lesznek, és így nem lesznek befogadva. A Machinátor ezt az elvet követi és olyan adatok esetében, amelyek egyértelműen eldönthetően rosszak, nem lehet nyomtatással lezárni a számlát. Ilyen hibák lehetnek – a teljesség igénye nélkül – pl. ha az adószám érvénytelen, vagy nincs az ügyfélnek címe, ill. ha a számla tétel neve üres.Amennyiben mégis beküldésre került olyan számla, amelyet a NAV hibásnak minősít, csak a számla sztornózásával és új, már helyes adattartalmú számla kiállításával lehet „javítani”.Megjegyzendő, hogy ha egy számla be lett küldve, de hibásnak lett a NAV által minősítve, az a NAV rendszerébe nem lett befogadva. Ezáltal minden ehhez a számlához kapcsolt alszámla (sztornó vagy helyesbítő) szintén nem lesz befogadva, hiába hibátlan, mivel olyan számlára hivatkozik, amely nem lett befogadva, azaz nincs benne a NAV rendszerében.A javításra (a sztornó számla beküldésére) 3 munkanap áll rendelkezésre. Amennyiben ezen belül megtörtént a sztornó számla kibocsátása és beküldése, a Machinátor az adatszolgáltatást teljesítettnek tekinti és a hibás számla eltűnik a listából. Természetesen ezután szükség van az új, jó adattartalmú számla kibocsátására és beküldésére, és amennyiben ezt már elfogadta a NAV, ebben az esetben a NAV szempontjából is teljesítve van az adatszolgáltatás.
- A számla technikai felhasználó hiba miatt vagy internet hiba miatt nem lett beküldve már több, mint 48 órája
Ebben az esetben a rendelet tiltja a programból történő újraküldését, még akkor is, ha elhárult a hiba. Kizárólag a NAV Online Számla oldalon lehet kézzel adatot szolgáltatni ezekről a számlákról. Azonban ha ez megtörtént, az adott (be nem küldött) számlában a NAV Online Számla info almenüben kérdésre válaszolhatjuk azt, hogy kézzel szolgáltattunk már adatot és a program ezt megkeresi a NAV adatbázisában. Amennyiben megtalálja, elfogadja és bevallottnak lesz minősítve a számla. Ha nem találja meg, az adatszolgáltatást továbbra is teljesítetlennek tekinti. - A számlát a NAV hibásnak minősítette, nem fogadta be és a visszaolvasás óta eltelt 3 munkanap Ebben az esetben a rendelet tiltja a programból történő javítást (sztornó számla küldését). Kizárólag a NAV Online Számla oldalon lehet kézzel adatot szolgáltatni ezekről a számlákról. Azonban ha ez megtörtént, az adott (be nem küldött) számlában a NAV Online Számla info almenüben kérdésre válaszolhatjuk azt, hogy kézzel szolgáltattunk már adatot és a program ezt megkeresi a NAV adatbázisában. Amennyiben megtalálja, elfogadja és bevallottnak lesz minősítve a számla. Ha nem találja meg, az adatszolgáltatást továbbra is teljesítetlennek tekinti.
Technikai korlátozások a számlakészítésben
A csak helyes adattartalommal történő számlakibocsátás érdekében a programban néhány változás történt a számlák készítésénél:
– Kibocsátásos sorozatú számlában nem lehet egyszerre üresen hagyni a cikkszámot és a tételnév első sorát. Vagy cikket kell választani, vagy ki kell tölteni az első névsort. Amennyiben számlasorozatot használunk és a sorozat iktatásos, ez a tiltás nem él.
– Nem lehet „Számla” fejléccel nyomtatni olyan 2018.07.01. vagy az utáni kibocsátás keltű számlát, amely (közvetlen) előtti számla (az adott sorozatban) nem nyomtatott (azaz rögzített) és a kibocsátás dátuma kisebb, mint a nyomtatandó számláé. Ez alól kivétel, ha az előző számla 2018.07.01. előtti kibocsátású.
– Amennyiben az adott sorozatban már van a most létrehozandó számla kibocsátás kelténél későbbi (de legalább 2018.07.01.) kibocsátás keltű számla, (az erről tájékoztató üzenet után) nem lehet továbblépni a beviteli ablakban. Ez a működés iktatásos számlasorozatnál nem él.
– Előlegszámla nyomtatásánál az előlegszámla kibocsátás és esedékesség kelte a rendszerdátum lesz a korábbi működés helyett, mely szerint a banktétel könyvelési dátuma volt.
A fenti működések a vevő, szállító (önszámlázás), export, import (önszámlázás), ill. a naplófőkönyv modulokban egységesen érvényesek.